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19.03.2004 - 

Dokumenten-Management unter J2EE und Windows

Easy Software skaliert mit Java-Server

MÜNCHEN (fn) - Der Dokumenten-Management-Spezialist Easy Software AG aus Mülheim an der Ruhr hat seine bisherige Beschränkung auf Windows aufgehoben und liefert mit "Easy Enterprise X" eine J2EE-basierende Plattform für das Highend aus. Damit will das Unternehmen vor allem mit SAP-Kunden ins Geschäft kommen.

Hatte Easy Software bislang mit dem Windows-Produkt "Easy Archiv" vorwiegend den Mittelstand bedient, will die Firma Anwender mit höheren Anforderungen an die Skalierbarkeit mit dem neuen Produkt Easy Enterprise X ansprechen. Das X-Produkt nutzt die Java Virtual Machine (JVM) sowie die J2EE-Mechanismen eines Applikations-Servers. Damit soll es Kunden möglich sein, verteilte Installationen der Dokumenten-Management-Software einzurichten, etwa um verschiedene Standorte einzubeziehen. Das an die JVM angepasste Kernsystem (Enterprise X Kernel) verfügt über selbst entwickelte Cluster-Funktionen, die es erlauben, bei Bedarf weitere Instanzen des Kernels hinzuzufügen, um auf diese Weise mehr Last zu bewältigen. Die Programmlogik hat der Hersteller in Enterprise Javabeans codiert. Sie arbeitet in der J2EE-Ablaufumgebung. Ein Web-Server präsentiert die Benutzeroberfläche.

Das bisherige Windows-Produkt hört nun auf den Namen "Easy Enterprise I" und wurde in Details verbessert. Ein Umstieg auf die X-Variante soll problemlos möglich sein. Bestehende Archive lassen sich einbinden, wobei einmalig ein Indizierungslauf notwendig ist, um die Metadaten beziehungsweise die Volltextindizes für die neue Umgebung aufzubauen.

Metadatenkonzept

Die Metadaten werden in einer relationalen Datenbank vorgehalten und gestatten es dem Anwender, Dokumente über Kriterien wie die Belegnummer oder den Kundennamen zu suchen. Zudem spielen diese Daten eine zentrale Rolle bei der Verknüpfung der Easy-Software mit Business-Applikationen wie SAP R/3 und "Navision" von Microsoft Business Solutions.

Über den Volltextindex, der nun in einer eigenen Datenbank liegt, können Nutzer durch Eingabe beliebiger Wörter recherchieren. Hatte sich Easy bei der Volltextsuche bisher auf ein System des Partners Verity verlassen, wird Easy Enterprise nun standardmäßig mit der Open-Source-Suchtechnik "Lucene" ausgeliefert. Beim Indizieren von Dokumenten legt der Anwender fest, welche Felder sowohl in der Meta- als auch in der Volltextdatenbank abgelegt werden sollen.

Die eigentlichen Inhalte, sprich eingescannte Papierformulare, Dokumente, E-Mails oder elektronische Belege aus der Finanzbuchhaltung, speichert die Software nach wie vor in einer Verzeichnisstruktur. Easy Software hat ein neues, auf XML aufsetzendes Container-Konzept entwickelt, das einige Beschränkungen des Vorgängers in puncto Datenformate und -organisation behebt. Als Speichermedium unterstützt Easy neben Festplatten, DVDs und Jukeboxen auch Storage-Systeme wie beispielsweise die für diesen Zweck in Mode gekommene "Centera"-Lösung von EMC.

Zusätzlich zu den Inhalten umfasst der Container eine Kopie der Indexinformationen, was das Restaurieren des Systems erleichtert, falls die Index-Datenbank ausfallen oder gar zerstört werden sollte. Archive des Vorgängerprodukts Easy Archiv bindet Easy Enterprise X über die Archiv-Schnittstelle des Kernel-Moduls an. Über dieses Interface können Unternehmen auch Dokumentenspeicher von Drittherstellern ankoppeln.

Web-Client runderneuert

Das Java-Produkt liefert der Hersteller nur noch mit einem Web-Client aus. Ob es auch einen "fetten" Desktop-Client geben wird, steht noch nicht fest. Die Web-Unterstützung zählte nicht gerade zu den Stärken des Anbieters. Hier will Easy zur Konkurrenz aufschließen und legt der Windows-Software ein überarbeitetes Web-Interface bei. Viele gängige Funktionen lassen sich nun über reine HTML-Masken nutzen. So konnte ein bisher im Browser benötigter Viewer zum Betrachten von Dokumenten entfallen, da ein Rendering-Server die unterschiedlichen Formate in eine Web-kompatible Darstellung umwandelt. Für das Editieren von Inhalten, das Einfügen von Annotationen sowie das Skalieren oder Drehen von Dokumenten sind aktive Komponenten (Applets) erforderlich.

SAP-Integration

Die dritte Produktlinie der neuen Enterprise-Familie, das optionale "Plus"-Paket, umfasst die drei bestehenden Bausteine "Core Applications" (Integration mit SAP, Navision, Lotus Notes und Microsoft Exchange), "Easy Logistics Center" (Workflow, E-Commerce) sowie "Common Options" (Cold, Reporting, digitale Signatur und Capture).

Mit Easy Enterprise X will sich der Hersteller vor allem bei Großkunden mit SAP-Durchdringung als Lösungslieferant für die Archivierung, Eingangsprüfung und Vorgangsbearbeitung von Geschäftsdokumenten empfehlen. Nach Angaben des Anbieters nutzen rund 700 Kunden bereits Easy Archiv, das über die Schnittstelle "Archivlink" an R/3 angebunden ist. Die Komponente "Easy for Mysap" (ein Teil von Core Applications) bietet neben der reinen Dokumentenübernahme eine zusätzliche Funktion, die über eine Datenbankabfrage die Indexdaten eines Belegs aus dem ERP-System abruft. Dies erlaubt eine komfortablere Dokumentrecherche am Easy-Frontend. Alternativ dazu können Benutzer auch den Sapgui zur Recherche im Archiv heranziehen. Der Zusatz "SAP Retrieval" erweitert hierzu den SAP-Client entsprechend. Derzeit arbeitet Easy daran, Enterprise X an SAPs Portal-Server sowie an den "Web Application Server" der Walldorfer anzupassen. Prinzipiell läuft die Java-Software unter allen J2EE-Plattformen. Zurzeit gilt dies nur für Jboss, Anpassungen an "Websphere" von IBM und "Bea Weblogic" sollen folgen, wenn Kunden es wünschen.

Navision-Kopplung

Für die Anbindung anderer Softwareprodukte hat Easy den "Enterprise XML Server" entwickelt. Darüber lassen sich sowohl Microsofts Office-Paket als auch Business-Anwendungen integrieren. Auf der CeBIT zeigt das Softwarehaus beispielsweise ein überarbeitetes Verfahren zur Integration in die ERP-Software Navision. Die Windows-Variante seiner Dokumenten-Management- und Archivierungssoftware liefert Easy zur CeBIT aus, die X-Version soll im Juni auf den Markt kommen.

Abb: Neuentwicklung für das Highend

Mit Enterprise X bringt Easy Software eine plattformübergreifende Java-Lösung auf den Markt. Quelle: Easy Software