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05.09.2006

ECM ist hierzulande Stückwerk

Die elektronische Verwaltung von Dokumenten und Inhalten ist erst ansatzweise erreicht.
Innerhalb der einzelnen Branchen gibt es bei Banken und Versicherern den größten Nutzerkreis von ECM-Software.
Innerhalb der einzelnen Branchen gibt es bei Banken und Versicherern den größten Nutzerkreis von ECM-Software.

Umfassende Lösungen für Enterprise-Content-Management (ECM) bleiben die Ausnahme in deutschen Unternehmen. Zu diesem Schluss kommt jetzt eine branchenübergreifende Umfrage des Beratungs- und Marktforschungsunternehmens Techconsult aus Kassel. Von den befragten IT-Entscheidern aus rund 2200 Firmen mit 20 bis 999 Mitarbeitern gaben lediglich 200 an, ECM-Basisfunktionen einzusetzen (siehe Kasten "Basisfunktionen"). Nur jeder vierte Vertreter des gehobenen Mittelstands (laut Techconsult Unternehmen mit 500 bis 999 Mitarbeitern) betrieb eine entsprechende Lösung.

ECM-Funktionen

ECM bleibt ein schillernder Begriff. Er wird in Unternehmen unterschiedlich verstanden und lässt sich aufgrund der vielen Einsatzmöglichkeiten und Techniken nur schwer abgrenzen. Folgt man der Definition der internationalen Hersteller- und Anwendervereinigung Association for Information and Image Management International (AIIM), so steht ECM für Techniken, Werkzeuge und Methoden, mit denen sich elektronische Inhalte erfassen, verwalten, speichern, aufbewahren und bereitstellen lassen. Kernfunktionen einer ECM-Lösung sind nach Ansicht von Techconsult solche für Check-in/Check-out, Versions-Management, Suchen und Navigieren, virtuelle Akten sowie für eine digitale Archivierung. Diese Funktionen könnte man auch als "klassisches" Dokumenten-Management bezeichnen.

Grundsätzlich lasse sich aber erkennen, dass der Anteil der IT-Budgets, der auf entsprechende Projekte entfällt, stark wachse, so die Berater. Damit einher geht ein geschärftes Bewusstsein: So bejahte die Hälfte der Betriebe, Strategien und Standards für den Umgang mit Dokumenten zu besitzen. Allerdings erweisen sich diese bei näherem Hinsehen meist lediglich als Datenschutzgrundsätze und Archivierungsrichtlinien. Ganzheitliche ECM-Strategien konnten nur 36 Prozent der Ansprechpartner vorzeigen. Als häufigsten Grund für die zögerliche Einführung führen die Unternehmen Probleme mit dem Budget, aber auch eine schlechte Kosten-Nutzen-Messbarkeit eines entsprechenden Projekts an. Dennoch meint der Großteil (branchenübergreifend 72 Prozent der befragten Unternehmen), mit Dokumenten angemessen umzugehen.

Druck durch Gesetzgeber und Datenaufkommen

Die wichtigsten Treiber für den Einsatz von ECM-Technik sind immer engmaschigere gesetzliche Verpflichtungen zur transparenten Aufbewahrung von Daten und Dokumenten sowie die Informationsflut, die eine effizientere Dokumentenverwaltung erforderlich macht. Zwar erklärten 75 Prozent der Befragten, bereits über eine revisionssichere Archivierung zu verfügen, doch spricht laut Techconsult der Grad der Umsetzung der entsprechenden Regelwerke gegen diese Selbsteinschätzung. Ebenso wird die größte Ursache der Datenflut, nämlich E-Mails, vernachlässigt. Die Befragten sehen stattdessen in Rechnungen, Verträgen und Angeboten die wichtigsten geschäftskritischen Daten, die in eine ECM-Lösung gehören. Techconsult wendet ein, dass diese Dokumentenarten Bestandteil von Text-Mails ohne Anhang sein können. Eine separate Verwaltung des E-Mail-Verkehrs sei zudem wegen der schieren Dokumentenmenge problematisch. So gaben 46 Prozent der Unternehmen an, jeden Tag zwischen 100 und 1000 geschäftliche elektronische Nachrichten zu senden oder zu empfangen. (as)