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14.09.1979 - 

Führungskräfte, Personal und Fachabteilung an einem Strang:

EDV kann auch ein Klima der Kooperation schaffen

"EDV für Führungskräfte" und "EDV am Arbeitsplatz", diese beiden Themenkomplexe gehören dichter zusammen, als es auf den ersten Blick scheinen mag. Aus der Flut der Literatur, insbesondere zum ersten Komplex, Haben wir einen aktuellen Titel aus dem Oldenbourg Verlag, München, ausgewählt, der sich an Führungskräfte wendet, die "die EDV in den Griff bekommen" wollen. Wir zitieren ein Kapitel, das die nicht zu unterschätzende Rolle der Mitarbeiter, die direkt in der Fachabteilung, an ihrem Arbeitsplatz, mit der EDV konfrontiert sind, behandelt. Der Autor, dieses Paperbacks "Rationalisierung der Datenverarbeitung", Horst Futh, beschreibt "die Rolle der EDV - Benutzer" und erläutert wie diese Rolle zweckmäßig und für alle befriedigend ausgefüllt werden kann. Das Buch kostet 56 Mark.

Bei der Darstellung der EDV-Aktivitäten außerhalb der EDV-Abteilung haben wir darauf hingewiesen, wie wichtig heute die Mitwirkung der EDV-Kontaktleute und der übrigen Mitarbeiter der Fachabteilungen bei EDV-Prozessen ist. Genausowenig wie man die Fragen der Wirtschaftlichkeit und Sicherheit der EDV dem EDV-Personal allein überlassen kann, dürfen die EDV-Anwendungen ohne die aktive Mitwirkung und Kontrolle der Kräfte in den Fachabteilungen gestaltet und eingeführt werden .

Hierbei kommt es darauf an, daß

þdie EDV-Anwender innerhalb eines EDV-Ausschusses an der EDV-Gesamtplanung mitwirken.

þin den Fachabteilung ausgebildete EDV-Kontaktleute vorhanden sind,

þdie übrigen Mitarbeiter in den Fachabteilungen in den EDV-Grundlagen und in den Fragen der Zusammenarbeit mit den EDV-Leuten geschult sind,

þdie Mitarbeiter der Fachabteilungen bei der EDV-Analyse, der Projektsteuerung und der Projektabwicklung aktiv mitarbeiten,

þder Änderunlgsdienst bei bestehenden Programmen sinnvoll, wirtschaftlich und sicher abgewickelt wird,

þdie umgestellten EDV-Systeme in den Fachabteilungen sicher gehandhabt werden und

þdie Mitarbeiter der Fachabteilungen mit den Maßnahmen des Datenschutzes und der Datensicherung vertraut sind.

Fachliche und personelle

Voraussetzungen

Die Rolle der EDV-Benutzer muß zunächst durch eine neue "EDV-Philosophie" zum Ausdruck kommen. Sie besagt, daß die Mitwirkung bei EDV-Prozessen als eine Führungsaufgabe verstanden werden muß, die man weder auf Untergebene noch auf EDV-Spezialisten übertragen kann. Größenordnung und Investitionsrisiko der EDV, vor allem

aber die langfristige Bindung an Verfahrenstechniken und EDV-Lösungen zwingt die Führungskräfte dazu, eine aktive Rolle bei EDV-Prozessen zu spielen.

Als nächstes kommt es darauf an, die Führungskräfte der Fachabteilungen vom "Nur-Abteilungsdenken" zum unternehmerischen Mitdenken zu bringen (was sicher nicht nur durch die EDV bedingt ist). Denn Computer werden nicht abteilungsweise eingesetzt und Computerlösungen sind heute integrierte Programmkomplexe, die nicht an Abteilungsgrenzen haltmachen, sondern sich an Gesamtabläufen im Unternehmen orientieren. Aus diesem Grunde ist es wichtig, wenn die Führungskräfte im übergeordneten EDV-Ausschuß mitarbeiten und bei der langfristigen EDV - Gesamtplanung mitwirken.

Schließlich müssen die notwendigen personellen Voraussetzungen geschaffen werden. Sie bestehen im Einsatz gut ausgebildeter EDV-Kontaktleute, die bei EDV-Umstellungen, Änderungen und bei der Handhabung umgestellter EDV - Systeme mitwirken und zeitweise Teammitglieder der EDV-Mannschaft sind sowie in der EDV-Schulung der Führungs- und Fachkräfte in den Fachabteilungen.

Strukturorganisatorische

EDV-Grundlagen

Erfahrungen haben gelehrt, daß es im allgemeinen unsinnig und unwirtschaftlich ist, mit der Einführung der EDV vorhandene Organisations- und Personalstrukturen in den Fachabteilungen zu erhalten. Die mehr zur Beschwichtigung abgegebene Erklärung "in Ihrer Abteilung wird sich durch die EDV nichts ändern", führt zu Anachronismen zwischen alt und neu, die sich negativ auf die neuen EDV-Abläufe auswirken und den Rationalisierungserfolg vielfach in Frage stellen. Statt dessen sollte man nach neuen Struktur- und Personalsystemen suchen, um die neuen EDV-Techniken möglichst wirkungsvoll einzusetzen. Dies gilt umso mehr, weil mit einer EDV-Umstellung in der Regel auch die übrigen, von der Umstellung nicht unmittelbar betroffenen Aufgaben in den Fachabteilungen rationalisiert werden.

Im einzelnen kommt es im strukturorganisatorischen Bereich der Fachabteilung auf folgende Maßnahmen an:

þEs ist festzulegen, in welcher Rolle und bei welchen EDV-Aufgaben die Führungs- und Fachkräfte der Fachabteilungen mit den Mitarbeitern der Organisations- und der EDV-Abteilung zusammenarbeiten (durch Stellenbeschreibungen, Arbeitsanweisungen etc.)

þDer Übergang zum Dialogverkehr erfordert eine stärkere Dezentralisierung mit größerer Selbständigkeit und Verantwortung der einzelnen Aufgabenträger. Diese müssen mehr Entscheidungsfreiheit haben weil beim Computerdialog Rückfragen beim Vorgesetzten nur in Ausnahmefällen sinnvoll und wirtschaftlich sind; diese Dezentralisierung ist durch eine klare Aufgabe- und Befugnisdarstellung (durch Stellenbeschreibungen) sowie durch geeignete organisatorische und programmtechnische Maßnahmen (Benutzeridentifikation, Prüfung der Zugriffsberechtigung und Rückkontrolle) sicherzustellen und abzusichern.

Ablauforganisatorische

EDV-Aktivitäten

Die ablauforganisatorischen EDV - Aktivitäten in den Fachabteilungen erstrecken sich auf

þdie Mitwirkung bei der EDV - Analyse und Projektsteuerung und Projektabwicklung,

þdie Auflösung und Mitarbeit beim Änderungsdienst,

þdie Handhabung der umgestellten EDV-Systeme und

þdie besonderen Maßnahmen des Datenschutzes und der Datensicherung.

Hier seien nur diejenigen Aufgaben genannt, die ausschließlich der Rolle der Anwender bei EDV-Prozessen zuzuordnen sind. Ganz allgemein kommt es darauf an, daß zwischen Fachabteilungen, Organisations- und EDV-Abteilung eine klare Abgrenzung bei den EDV-Aufgaben und -Verantwortungen festgelegt wird.

Die ablaufmäßige Zusammenarbeit in Fachabteilungen, Betriebsorganisation und EDV-Abteilung bezieht sich zunächst auf die Entwicklung und Einführung neuer EDV-Projekte, also auf die Umstellung von Arbeitsgebieten auf die EDV, im einzelnen

þauf die EDV-Analyse, das heißt die Durchführung einer Voruntersuchung (Vorkalkulation), bei der Mitarbeiter der betreffenden Fachabteilungen mitwirken müssen und die Führungskräfte den EDV-Auftrag an die EDV-Abteilung erteilen,

þauf die Projektsteuerung, das heißt die Planung, Überwachung und Kontrolle der Projektabwicklung, in die auch die an der Umstellung beteiligten Mitarbeiter der Fachabteilungen einbezogen werden und

þauf die Projektabwicklung selbst, an der die EDV-Kontaktleute und die übrigen Mitarbeiter der Fachabteilungen mitwirken und die Führungskräfte die Ziele formulieren und sachliche Kontrollen durchführen.

Beim Änderungdienst kommt es auf folgende Punkte an:

- alle Programmänderungen sollten nach außerbetrieblichen, betriebsnotwendigen und wünschenswerten Änderungen unterschieden werden.

- Es ist festzulegen, wer in den Fachabteilungen Änderungen beantragen und genehmigen darf.

- Es ist festzulegen, durch wen die durchgeführten Änderungen kontrolliert werden.

- Für den Änderungsdienst sollte ein Formular verwendet werden, das alle Schritte vom Anfang der Änderung bis hin zu ihrer Freigabe aufzeichnet.

Für die Handhabung umgestellter EDV-Systeme benötigen die Mitarbeiter in den Fachabteilungen neben einer ausführlichen Einweisung, Terminapläne, Ablaufübersichten und, je Arbeitsschritt, eine Arbeitsanweisung mit Belegmuster, und zwar für die

- Datenerfassung auf Datenerfassungsbeleg und Datenträger,

- Direkteingabe und Dialogverkehr,

- Behandlung von Eingabe- und Fehlerprotokollen und

- Auswertung von Computerlisten.

Sofern die Maßnahmen des Datenschutzes und der Datensicherung nicht Bestandteil der obengenannten Ablaufdarstellung sind (Arbeitsanweisungen), müssen die Führungs- und Fachkräfte in

den Fachabteilungen auch hier entsprechende Arbeits- und Organisationsanweisungen erhalten, im einzelnen für die

- Handhabung personenbezogener schutzwürdiger Daten,

- Handhabung organisationsbezogener schutzwürdiger Daten und

- Sicherung von Daten, die nicht dem Datenschutz unterliegen.

Zusammenfassung

Bei allen anwendungsbezogenen EDV-Aktivitäten sollten die EDV-Benutzer in geeigneter Weise mitwirken.

Für die obengenannte Mitwirkung sind die personellen Voraussetzungen (Ernennung von EDV-Kontaktleuten, Schulung der Mitarbeiter in den Grundlagen der EDV) zu schaffen.

Die Mitwirkung der Mitarbeiter in den Fachabteilungen sollte in Stellenbeschreibungen und Arbeitsanweisungen dokumentiert werden.

Bei Anwendung des Dialogverkehrs muß den Sachbearbeitern mehr Selbständigkeit und Entscheidungsspielraum eingeräumt werden.

Die Mitwirkung und Kontrolle der Fachabteilungen erstreckt sich vornehmlich auf die EDV-Analyse, die Projektsteuerung, die Projektabwicklung, den Änderungsdienst, die Handhabung umgestellter EDV-Systeme und den Datenschutz und die Datensicherung.