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Durch zentrale Lenkung an der Entscheidungsfindung beteiligt:


17.03.1978 - 

EDV-Kommission garantiert Mitsprache der Fachabteilungen

MÜNCHEN (de) - Versteht man die EDV als Dienstleistungsbetrieb für das gesamte Unternehmen, so müssen alle Fachabteilungen zu mehr Mitverantwortung gebracht werden. Wie ein zentrales Lenkungssystem für die EDV aussehen könnte, das alle Fachabteilungen an der Entscheidungsfindung beteiligt, untersucht Jürgen Vedder, freier Unternehmensberater in Monheim. Fazit: In der Praxis hat sich eine 'EDV-Kommission".

Der Rationalisierungsnutzen eines EDV-Verfahrens steht in direktem Zusammenhang zu der diesem Verfahren zugrunde liegenden Organisation sowohl in ablauftechnischer als auch in personeller Hinsicht.

Erfahrungsgemäß werden die erwarteten Rationalisierungseffekte eines EDV-unterstützten Verfahrens oft dann nicht erreicht, wenn eine kleine Gruppe von EDV-Spezialisten, häufig über die Köpfe der betroffenen Fachabteilungen hinweg, über die Gestaltung der zukünftigen Arbeitsabläufe in der Fachabteilung entscheiden muß, weil niemand sonst sich zuständig fühlt.

Selbst der Einsatz hochqualifizierter Organisations- und EDV-Fachleute und betriebswirtschaftlich lupenrein geplante Organisations- und EDV-Abläufe führen häufig dann nicht zum gewünschten Erfolg, wenn der Faktor Mensch nicht eingeplant wurde, das heißt, die betroffenen Mitarbeiter der Fachabteilung am Entscheidungsprozeß nicht beteiligt waren.

Fachabteilungen als Konkurrenten

Darüber hinaus stehen die einzelnen Fachabteilungen untereinander häufig in einer Konkurrenzsituation, wenn es darum geht, Prioritäten für die Entwicklung von EDV-Verfahren zu setzen. In aller Regel ist dann die von der eigenen Abteilung gewünschte EDV-Unterstützung die dringendste Sache, die es im Augenblick überhaupt geben kann. Diese Konkurrenzsituationen sind er fahrungsgemäß häufig gegeben, da die Entwicklungskapazitäten der EDV-Abteilungen ja nur sehr begrenzt zur Verfügung stehen. Außerdem gibt es überall dort Konflikte, wo das Teiloptimum nicht mit dem Gesamtoptimum des Unternehmens übereinstimmt.

Um eine Gesamtstrategie erfolgreich einsetzen zu können, ist es aus den oben angeführten Gründen erforderlich, alle Unternehmensbereiche für das Gesamtziel zu interessieren und zu motivieren. Das bedeutet nichts anderes, als die Fachabteilungen stärker als bisher gemeinhin üblich in den Entscheidungsprozeß mit einzubeziehen und ihnen damit auch mehr Mitverantwortung für die EDV-bezogenen Entscheidungen zu übertragen.

DV-Kenntnisse entbehrlich

In der Praxis hat sich in dieser Hinsicht die Bildung eines EDV-Lenkungsorgans, einer "EDV-Kommission", in der alle Fachabteilungen des Unternehmens vertreten sind, sehr bewährt.

Eine solche EDV-Kommission könnte sich wie folgt zusammensetzen:

- Vorsitzender: der für die EDV disziplinarisch zuständige Fachbereichsleiter oder Geschäftsführer,

- Mitglieder: je ein maßgeblicher, für alle EDV-Angelegenheiten entscheidungsbefugter Vertreter eines jeden Fachbereichs und, last but not least, der EDV-Leiter selbst.

Es ist dabei völlig unerheblich, ob die Mitglieder einer solchen EDV-Kommission Vorkenntnisse in der EDV haben oder nicht. In erster Linie geht es doch um organisatorische Angelegenheiten, über die sie entscheiden sollen. Rein EDV-technische Themen müssen eben vom Leiter der EDV so aufbereitet werden, daß sie für alle verständlich sind.

Kein Debattierklub

Welche Aufgaben soll eine solche Kommission übernehmen? Nun, in erster Linie ist sie das Lenkungsorgan der EDV schlechthin. Nicht mehr der EDV-Leiter trifft die Entscheidungen über die zukünftige Entwicklung seiner Abteilung und die Abläufe in den Fachabteilungen, sondern die EDV-Kommission tut dies. Im einzelnen wären etwa folgende Aufgaben von der EDV-Kommission zu übernehmen:

- Entscheidung über das Gesamtziel,

- Prioritätenvergabe für die Teilziele,

- Entscheidungen über alle maschinellen und personellen Maßnahmen im EDV-Bereich,

- Projektfortschrittskontrolle.

Schlägt man die Bildung einer solchen EDV-Kommission vor, so treten häufig die Gegner des Kommissions- und Konferenzunwesens auf den Plan. Zu Recht, wie man meinen könnte, denn oft sind doch solche ständigen Kommissionen reine Debattierklubs, die eine Entscheidungsfindung manchmal mehr hemmen denn fördern. Dies ist jedoch ein generelles Problem, das nicht nur für die EDV-Kommission zutrifft. Natürlich ist ein formaler Ablauf vorzusehen, der die bekannten Regeln der Konferenzführung berücksichtigt:

- Rechtzeitige Information der Kommissionsmitglieder über die Tagesordnung,

- schriftliche Anträge der Fachabteilungen zur Tagesordnung,

- Zusammenstellung der Tagesordnung auf Veranlassung des Vorsitzenden,

- Vorbereitungspflicht der Kommissionsmitglieder anhand der verteilten Unterlagen

- Protokollführung während der Kommissionssitzungen, um alle wichtigen Entscheidungen und die Meinungen einzelner zu bestimmten Punkten schriftlich zu erfassen.

Werden diese Regeln konsequent angewendet, dann ist erfahrungsgemäß jede Kommission auch arbeits- und entscheidungsfähig. Die hier vorgeschlagene EDV-Kommission ist zumeist ohnehin nur eine Institutionalisierung bereits in der Vergangenheit durchgeführter laufender Sitzungen über die zentralen EDV-Themen mit häufig wechselnder Teilnehmerschaft. Man mag bezweifeln, ob so etwas zu besseren Ergebnissen führt.

"Black-box"-Denken abgebaut

Entscheidend ist jedoch letztlich, daß die Mitwirkung aller Fachabteilungen an den die EDV betreffenden Entscheidungen eine ganze Reihe positiver Folgen für das Gesamtziel nach sich zieht:

Zunächst einmal wird die EDV für alle Beteiligten transparenter, so daß das "Black-box-feeling" abgebaut wird. Das Verständnis der Fachabteilungen untereinander verbessert sich, so daß auch bereichsorientierte Teilziele unter dem Aspekt des Gesamtoptimums behandelt werden können.