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Mobile Devices/Frage der Datensynchronisation vorrangig


08.09.2000 - 

Effektive IT-Lösungen mit PDAs müssen plattformunabhängig sein

Daten nicht nur am Arbeitsplatz zur Verfügung zu haben, sondern überall dort, wo sie gebraucht werden, ist einer der wichtigsten Ansprüche an moderne Kommunikation. Eine tragende Rolle kommt dabei den PDAs (Personal Digital Assistants) zu. Frank Dlugos* beantwortet praktische Fragen ihrer Integration in die Unternehmens-IT.

Der Markt für PDAs nimmt rapide und kontinuierlich zu. Laut einer ausführlichen Studie der amerikanischen Gartner Group werden bis zum Ende des Jahres 2002 voraussichtlich 80 Prozent der Mitarbeiter, die häufig unterwegs sind, mindestens zwei und 40 Prozent drei Geräte zur Informationsverarbeitung besitzen. Diese Zahl wird weiter steigen: Bereits im Jahr 2004 werden 60 Prozent der Angestellten über wenigstens drei verschiedene PDAs verfügen und etwa 80 Prozent der IT-Abteilungen mindestens drei Betriebssysteme unterstützen.

Derzeit wird der Markt für mobile Geräte von drei führenden Betriebssystemen beherrscht: Palm OS, EPOC32 von Symbian und Windows CE. Ausschlaggebend für die Wahl des mobilen Geräts sind letztendlich die jährlichen Kosten und der Nutzen bei seinem Einsatz (Total Cost of Ownership).

Der Einstieg von Key Playern wie beispielsweise IBM, Compaq, NEC, Hewlett-Packard, Nokia, Ericsson und Microsoft signalisiert, dass die PDAs mehr Potenzial haben als nur den Einsatz in privaten Bereichen. So können Unternehmen bestimmte Schlüsselziele realisieren, wie beispielsweise die Rationalisierung von Geschäftsprozessen, indem sie ihren Mitarbeitern PDAs zur Verfügung stellen.

Die optimale Auszunutzung aller Vorteile der PDAs in der Unternehmensumgebung, ohne Einschränkung ihrer Funktionalität und Kontrolle, rückt als Unternehmensziel immer mehr in den Vordergrund. Dabei sehen sich die Firmen vor verschiedene Herausforderungen gestellt, die sowohl von praktischen Nutzungskriterien als auch den technischen Einschränkungen der heutigen Infrastruktur bestimmt sind. Die Entwicklung klarer Strategien für den Einsatz der mobilen Geräte in ihrer bestehenden Infrastruktur ist daher unerlässlich, wenn es darum geht, die Möglichkeiten der PDAs effizient zu nutzen.

Neue IT-Strategien sind gefragtObwohl viele Unternehmen am liebsten ein bestimmtes PDA und Betriebssystem als Standard erklären würden, wird dies schnell unmöglich werden. So kaufen sich Mitarbeiter privat PDAs und bringen sie ins Büro mit, um auf ihre E-Mails, Kalenderinformationen und Kontake zuzugreifen. Die Vielfalt wird dabei immer größer, beispielsweise durch neue Handys und Communicators. Zusätzlich zu den verschiedenen Betriebssystemen hat jedes Unternehmen eine Vielzahl von firmenspezifischen Anwendungen, die es zu unterstützen gilt. Aus diesem Grund muss eine effektive Lösung weitgehend plattformunabhängig sein.

Ein wesentlicher Bestandteil der IT-Strategie für die mobilen Geräte ist die Frage der Datensynchronisation. Bis vor kurzem wurden Informationen direkt zwischen PDA und PC synchronisiert. In diesem Fall wurde das PDA physisch mit dem PC über Kabel verbunden. Die neuesten Technologien ermöglichen zwar die Synchronisation über Modem, gehen jedoch stets von zwei Prämissen aus: Zum einen muss der Benutzer einen PC haben, zum anderen diesen auch dann eingeschaltet lassen, wenn er selbst nicht im Büro ist.

Datensynchronisation mit dem ServerIm Unternehmensbereich werfen diese Voraussetzungen relevante Kritikpunkte auf. Oftmals ist es nicht kosteneffektiv, mobile Mitarbeiter mit PDAs auszustatten, da sie keinen Zugriff auf einen PC haben, den sie aber bräuchten, um das PDA zu synchronisieren. Einen PC jedoch ständig am Netzwerk eingeloggt zu lassen, wäre ein unakzeptables Sicherheitsrisiko. Darüber hinaus sind Synchronisationen, die für persönliche Daten entwickelt werden, unter Umständen nicht für Multi-User-Interaction geeignet.

Wie soll beispielsweise ein Unternehmen Hunderte von Mitarbeitern managen, die alle zur selben Zeit die Datenbank aktualisieren wollen? Die Datenintegrität hat hier Vorrang, und die Synchronisationsprodukte müssen auch in gesicherten Multi-User-Umgebungen funktionieren. Für den Unternehmensbereich liegt die Lösung auf der Hand: Synchronisation zwischen PDA und Server statt zwischen PDA und PC.

In keinem Fall kann ein neues Mobile-Computing-System eine Stand-alone-Lösung sein. Vielmehr muss es eng in existierende Systeme eingebunden werden. Um eine vollständige Integration zu erreichen, sind vorhandene Geschäftsprozesse in den Datentransfer einzubeziehen. Nur so kann eine nahtlose Lösung entstehen. Außerdem müssen als Antwort auf unternehmensdefinierte Anfragen spezifische Aufgaben ausgelöst werden können, die vom und zum PDA übermittelt werden. So wird beispielsweise eine Zahlungsaufforderung, die von einem PDA an den Server geschickt wurde, automatisch in ein bestehendes Workflow-System zur Autorisation und Bezahlung übermittelt.

Einer der entscheidenden Schlüsse, die aus der Client-Server-Revolution gezogen werden konnten, war, dass die Supportkosten die Hardware-Kosten bei weitem übertrafen. Das kann doppelt auf die PDAs zutreffen: Man stelle sich nur die Kosten eines Unternehmens vor, dessen Mitarbeiter deutschland- oder gar europaweit verteilt arbeiten und das die Geräte jedes Mal in die Unternehmenszentrale zurückrufen muss, sobald die Anwendungssoftware der PDAs aktualisiert werden soll. Für einen effektiven Einsatz der PDAs muss das System fern-installiert und -aktualisiert werden können.

Auch das Management der PDAs sollte aus der Ferne erfolgen können. So ist es sinnvoll, dass das System bei jedem Verbindungsaufbau einen "Schnappschuss" vom Status des PDAs macht. Denn sobald ein PDA Gefahr läuft, zu wenig Speicherplatz zu haben, kann das Problem erkannt und behoben werden, bevor der Benutzer es als solches überhaupt wahrnimmt.

Deutlich effizientere GeschäftspraktikenDas Managen und Überwachen der Informationen, auf die von den mobilen Mitarbeitern zugegriffen wird, ist eine Schlüsselherausforderung für die Unternehmensorganisation. Aus Sicherheitsgründen ist es unbedingt notwendig, dass alle Transaktionen in einem Log-file protokolliert werden, so dass das Management jederzeit nachvollziehen kann, wer wann welche Information hatte. Für die IT-Beauftragten, die für das Backup der Systeme verantwortlich sind, ergeben sich daraus wesentliche Bedenken. PCs, die mit dem LAN verbunden sind, können den File Server für das Backup nutzen. Für PDA-Benutzer muss es jedoch eine Standardmethode geben, um automatisch eine Sicherung der Informationen durchzuführen.

Akkurater Datentransfer ist das A und OServer-Verbindungen können träge und unzuverlässig sein. Da die meisten Verbindungen relativ langsame Datentransferraten haben, muss die Synchronisation so effizient wie möglich sein. Ihre Mechanismen sollten eine minimale Anzahl von Informationen übermitteln und gleichzeitig die Datenintegrität sicherstellen. Da die kabellose Kommunikation leicht unterbrochen werden kann, muss der Synchronisationsprozess genau da wieder aufsetzen, wo er abgebrochen wurde - statt wieder am Beginn anzufangen -, und trotzdem die Datenintegrität sicherstellen.

Nur sehr wenige Unternehmen haben alle Daten an einem einzigen Ort. Normalerweise sind sie an einer Vielzahl von Plätzen in unterschiedlichen Datenstrukturen gesichert. Der Benutzer sollte sie schnell und einfach von diesen verschiedenen Speichern synchronisieren können - mit nur einem Knopfdruck.

Die Geräte haben Standardanwendungen für E-Mail, Kontakte, Kalender und Aufgaben vorinstalliert, die einfach mit den Unternehmens-Groupware-Servern wie beispielsweise MS Exchange und Lotus Domino synchronisiert werden können. Dies sind erste, einfache Schritte, bei denen der Einsatz von PDAs eine Erweiterung der bisherigen Geschäftsprozesse darstellt. Der nächste Schritt ist der Aufbau einer Applikation, die Unternehmensdaten zum Benutzer bringt. Dabei wird es sich voraussichtlich um kundenspezifische Anwendungen handeln, die bestimmte Anforderungen eines Unternehmens widerspiegeln. Sie müssen nicht komplex, sollten aber effizient sein.

Vielleicht ist es der größte Fehler der Entwickler, wenn sie beim Programmieren der PDA-Anwendungen versuchen, Desktop-Anwendungen zu replizieren. Sie gehen davon aus, dass die Benutzer dieselben Erfahrungen haben. Im Grunde müssen jedoch die Applikationen für PDAs neu überdacht werden. Dies bedeutet, die Balance zwischen den benötigten Daten und dem begrenzten Display sowie den Speicherkapazitäten der PDAs genau zu halten.

Damit Organisationen alle Vorteile aus dem Mobile-Computing-System ziehen können, ist es notwendig, eine umfassende IT-Strategie auszuarbeiten, um einen passenden Rahmen zu entwickeln. Dieser muss eine Server-basierende Lösung beinhalten, die sich in die vorhandene Infrastruktur einpasst, so dass eine möglichst große Anzahl von Daten einfach und nahtlos synchronisiert werden kann.

Die Strategie muss außerdem sicherstellen, dass sich die mobile Lösung vollständig managen lässt. Trotz der möglichen Schwierigkeiten in der Entwicklung einer Mobile-Computing-Strategie kann der Return on Investment phänomenal sein. So erfolgt das Payback oftmals innerhalb von Wochen statt Jahren. Ganz gleich, ob Unternehmen zum Ziel haben, die internen Prozesse stromlinienförmig zu gestalten, die Produktivität des Einzelnen zu steigern oder die Zeit der Beantwortung von Kundenanfragen zu verringern - gezielt eingesetztes Mobile Computing öffnet ihnen die Türen zu einer deutlich effizienteren Gestaltung ihrer Geschäftspraktiken.

*Frank Dlugos ist Produktmanager XTND-Connect Server bei der Extended Systems GmbH in Herrenberg.

Abb: Eine Server-basierende Lösung, die sich in die vorhandene IT-Infrastruktur einfügt. Quelle: Dlugos