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12.09.1975 - 

Statt monatlich 12 Meter Regal 484 Mikrofiches

Eigene Anlage erst ab 350 000 Bildern

12.09.1975

Von Klaus Gehrmann Exklusiv für CW

WUPPERTAL - Die Vorwerk Elektrowerke, durch ihren Staubsauger "Kobold" gut bekannt, stellen Elektro-Haushaltsgeräte her, die von 3700 eigenen Vertretern im Direktvertrieb verkauft werden. Dadurch sind alle Käufer direkte Kunden des Werkes, das im Laufe der Jahre mehrere Millionen Kunden bearbeiten muß. Davon werden jeden Monat 100 000 Konten als ausgeglichen heraussortiert und - als aufbewahrungspflichtige Unterlagen - ordentlich archiviert.

Um sich ein Bild von der Größenordnung zu machen, hier einige Zahlen: 100000 Kundenkonten füllen 150 Ordner, das sind 12 Meter Regal pro Monat bzw. 144 Meter Regal pro Jahr.

Dieser durch die Steuergesetze erforderliche Platzbedarf störte uns schon lange. Als Organisationsabteilung des Hauses bemühten wir uns deshalb bereits 1973 um eine Sondergenehmigung des Finanzamtes für die Übernahme der Archivkonten auf Mikrofilm,- und zwar bevor sie in der EDV überhaupt gedruckt wurden.

Keine Fixkosten

Als Verfilmungstechnik erwies sich der Mikrofiche, ein postkartengroßes Filmstück, mit 207 EDV-Seiten Inhalt und einer gut lesbaren Überschrift, als der zweckmäßigste Weg. Allerdings ist selbst bei einem Beleganfall von monatlich 100 000 Konten eine eigene COM-Anlage noch lange nicht wirtschaftlich. Der Break-Even-Point wurde mit 350 000 Bildern im Monat errechnet. Deswegen wurden die Arbeiten an die ZEDA in Wuppertal vergeben, die ihr Service-Rechenzentrum um eine COM-Anlage erweitert hatte. Dieser COM-Service wird nach tatsächlichem Arbeitsanfall berechnet, Fixkosten wie bei einer eigenen Anlage gibt es nicht. Die Kosten sind also immer abhängig von der Anzahl bearbeiteter Kundenkonten und steigen bei gutem Umsatz oder sinken bei Umsatzrückgang.

Einsparung von 40 000 Mark

Nach einem Dreivierteljahr praktischen Einsatz kann bereits eine Bilanz gezogen werden:

Aus 100 000 monatlichen Archivkonten (= 12 Meter Regal) sind 484 postkartengroße Mikrofiches geworden. Der Raumbedarf hierfür entspricht noch nicht einmal der Hälfte einer Schreibtisch-Schublade. Gegenüber den Verfilmungskosten für COM lassen die weggefallenen Raummieten sowie Kosten für Ausdruck und Formulare noch eine jährliche Einsparung von 40 000 Mark dem Unternehmen zugute kommen.

Aufgrund dieser guten Erfahrungen hat Vorwerk-Elektro inzwischen weitere Arbeitsgebiete auf ihre Rentabilität untersucht und durch den COM-Einsatz verbilligt.

Klaus Gehrmann ist Leiter der Technischen Organisation, Vorwerk-Elektrowerke, Wuppertal