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06.05.1988 - 

Modifikationen an Standardsoftware können leicht ins Geld gehen:

Eigenentwicklungen oft wirtschaftlicher

Während sich Standardlösungen im PC-Markt für den Anwender meist bezahlt machen, sind im Großrechnerbereich Eigenentwicklungen häufig die günstigere Lösung. Denn allzuoft werden hier nur die Lizenzgebühren in die Planung einkalkuliert; die wirklichen Kosten entstehen aber erst durch die individuellen Anpassungen.

Bei genauer Betrachtung des Standardsoftware-Marktes zeigt sich, daß für gleichartige Programme die Preise in Abhängigkeit von der Anlagengröße sehr stark variieren. In Gesprächen mit Anwendern wird ferner deutlich, daß der Aufwand für die Installation wiederum mit dem Preis der Pakete steigt.

Ende der 60er Jahre initiierte die deutsche Bundesregierung ein Projekt, um die Entwicklung anwendernaher, mehrfach verwendungsfähiger Standardsoftware zu fördern. Ziel der Maßnahme war es unter anderem, auch kleineren und mittleren Firmen den Zugang zur DV zu ermöglichen. So sollten standardisierte Softwarelösungen für kommerzielle Applikationen angeboten werden, die ohne spezifische DV-Kenntnisse beim Anwender genutzt werden können.

Grundlage für diese Überlegung war, daß in den Unternehmen eine Vielzahl von gleichartigen Problemen auf einen Schlag zu lösen sei. Mehrfachentwicklungen waren aus volkswirtschaftlicher Sicht zu vermeiden. Die betriebswirtschaftlichen Vorteile sollten sich damals mit der schnellen Verfügbarkeit von Softwarelösungen für das einzelne Unternehmen und der Einbringung von Fach- und DV-Wissen in die Unternehmen automatisch ergeben. Für Standardsoftware sprach auch die kostengünstige Beschaffung und die Unabhängigkeit von DV-Spezialisten beim Anwender.

Zwanzig Jahre später stellte sich allerdings heraus, daß diese Ziele nicht bei allen DV-Anwendern in gleicher Weise erreicht wurden. Lediglich am unteren Ende des DV-Marktes haben sich Standardlösungen voll ausgezahlt. Ohne diese kommerziellen Pakete hätten die PCs nicht in so großen Stückzahlen verkauft werden können.

Heute setzen Klein- und Mittelbetriebe vorwiegend Standardprogramme ein, ohne daß hauptamtliche Organisations- und DV-Spezialisten in den Unternehmen vorhanden sind. Die Lizenzgebühren und der Installationsaufwand sind relativ gering. Änderungen an der Software unterbleiben in der Regel, da die Kosten für Programmanpassungen den Unternehmen zu hoch sind. Die Anwender passen deshalb häufiger ihre interne Organisation an die installierte Software an, bevor ein Mehrfaches der Lizenzgebühren für Modifikationen ausgegeben wird.

Im Gegensatz dazu zeigt sich im Mainframe-Bereich, daß die angestrebten Förderungsziele für Standardsoftware nur sehr bedingt erreicht wurden. Die Lizenzgebühren sind oft im Vergleich zu kleineren DV-Anlagen um mehr als das 100fache höher, ohne daß die Software dabei entsprechende Leistungen, vor allem in punkto Qualität, bietet. Auch ist der Installationsaufwand gewaltig und verschlingt viel Zeit. Zusätzlich müssen Spezialisten für die Standardsoftware zu horrenden Preisen angeheuert werden. Und dennoch stellt sich nach der Umstellung die Frage, ob es nicht wirkungsvoller gewesen wäre, ein eigenes System zu erstellen.

Eine wesentliche Ursache für die fehlende Effizienz von Standardsoftware im Mainframe-Bereich vor allem liegt in dem Mangel an Standardproblemen in diesem Bereich. Denn der Anwender kann weder seine eigenen Probleme definieren, noch weiß er eine Lösung dafür. Auch sind die Verantwortlichen in der Organisation/Datenverarbeitung nicht bereit, das Unternehmen an die zu installierende Software anzupassen.

Allzuoft werden zur Entscheidungsfindung zunächst nur die Lizenzkosten mit den geschätzten Kosten einer Eigenentwicklung verglichen. Hier wird schon der erste entscheidende Fehler gemacht, da mit einem Standardprogramm nie die vollen Kosten einer Eigenentwicklung eingespart werden können; auch dann nicht, wenn sich das Unternehmen im Idealfall voll an die Software anpassen würde.

Das Konzept der Software-Entwicklung zeigt, daß der Aufwand in allen Phasen nicht durch die Installation von Standardsoftware abgedeckt werden kann. In Phase 1, "Projektvorschlag", muß stets der gleiche Aufwand betrieben werden, egal, ob später die Programme selbst geschrieben oder ob ein Standardpaket gekauft werden soll. Die Entscheidung, ob ein Projekt Oberhaupt in Angriff genommen werden soll, wird in beiden Fällen gleich ausfallen.

Die Phase 2, "Fachliches Grobkonzept", kann mit Sicherheit auch nicht verkürzt werden. Für die Ausschreibung der Standardsoftware muß ein Pflichtenheft erstellt werden, daß in seinem Aufwand mindestens dem Grobkonzept einer Eigenentwicklung entspricht. Zusätzlich sollten die eingehenden Angebote unter, anderem dahingehend überprüft werden, inwieweit sie dem eigenen Pflichtenheft entsprechen. Dieser Aufwand entfällt dagegen bei einer Eigenentwicklung.

Das "Fachliche Feinkonzept", Phase 3, wurde nur dann entfallen, wenn die Standardsoftware in allen Einzelheiten der eigenen Konzeption entspricht. Dies ist jedoch sehr unwahrscheinlich. Will sich ein Unternehmen an die angebotene Software voll anpassen, so sind in der Phase 3 die notwendigen innerbetrieblichen Anpassungen zu beschreiben. Soll dagegen das Softwareprodukt an die Vorstellungen des Unternehmens angepaßt werden, so ist das fachliche Feinkonzept wie bei einer Eigenentwicklung zu erarbeiten. Es müssen also Aufgabenstellungen für die Programmierer geschrieben werden.

Der Aufwand in der "Realisierungsphase" 1 (Phase 4 des Projektes) hängt von den Modifikationen der Standardsoftware ab. Dabei ist zu berücksichtigen, daß die Anpassung in manchen Fällen das gleiche Ausmaß annehmen kann wie eine Neuprogrammierung. Auch muß der Systemtest genauso sorgfältig und aufwendig wie bei einer Eigenentwicklung vorgenommen werden. Hier ist nicht nur die Richtigkeit der Programme insgesamt zu überprüfen, sondern auch, ob die Standardlösung wirklich den Anforderungen der Fachabteilung entspricht.

"Standardmäßige" Anpassung möglich

Die "Einführung" (Projektphase 5) kann gegenüber einer Eigenentwicklung durchaus aufwendiger sein. Da durch Fremdsoftware die bestehenden, eingefahrenen Strukturen stark verändert werden, sind die Mitarbeiter dementsprechend zu schulen. Teurer kommt oft auch die "Softwarepflege" (Phase 6), denn die Anpassungen des installierten Systems haben sich häufig zu weit vom eigentlichen Standard des Softwarehauses entfernt.

Aufgrund all dieser Nebenkosten, die zusätzlich zu den Lizenzgebühren anfallen, zeigt sich, daß in manchen Fällen eine Eigenentwicklung die günstigere Lösung sein kann. Aber auch die "Handarbeit" muß sorgfältig geplant werden, damit es nicht zu einem finanziellen Desaster kommt.

Sicherlich können Standardprogramme so geschrieben werden, daß sie einen breiten Raum für ähnliche Aufgabenstellungen lassen. In diesem Fall kann die Software "standardmäßig" angepaßt werden, wobei jedoch beachtliche Hardware-Ressourcen benötigt werden. Allerdings fassen sich Standardprodukte hinsichtlich der Kosten nur dann optimal einsetzen, wenn die Anwender auch die Bereitschaft mitbringen, sich an die Möglichkeiten der angebotenen Software anzupassen. Ist dies nicht der Fall, so kommt es zu erheblichen Folgekosten.

Zweierlei Maß für die Anpassungsfähigkeit

Standardsoftware kann demnach nur in Geschäftsbereichen eingesetzt werden, die nicht von außen durch den Markt bestimmt sind. Solche sind zum Beispiel die Lohn- und Gehaltsabrechnung, das Finanz- und Rechnungswesen, die Materialbuchhaltung und die Bürokommunikation. Arbeitsgebiete wie zum Beispiel die Auftragsbearbeitung mit firmenspezifischen Preis- und Rabattsystemen sind schlecht oder gar nicht für Standardprogramme geeignet.

In der Praxis gewinnt man häufig den Eindruck, daß DV-Fachleute die Anpassungsfähigkeit des Unternehmens mit zwei verschiedenen Maßen bewerten. Bei Eigenentwicklungen zum Beispiel erwarten und verlangen sie, daß sich sowohl die Fachabteilungen als auch in vielen Fällen die Kunden und Lieferanten an die von ihnen entworfenen Konzeptionen anpassen.

Haben sie sich dagegen für ein Standardprodukt entschieden, so unterschätzen sie die Anpassungsfähigkeit des Unternehmens und fordern unnötige und aufwendige Softwareänderungen. Allzuoft zeigen aber gerade diese DV-Fachleute selbst keine Bereitschaft, die von ihnen entworfene Konzeption zugunsten einer preiswerten Standardlösung zu überdenken.

Solange Software standardmäßig eingesetzt wird, bewegen sich auch die Pflegekosten in einem fest vorgegebenen Rahmen. Von Nachteil kann jedoch sein, daß der Anwender Release-Änderungen akzeptieren muß, die für ihn keine Vorteile bringen. Auch hier gilt wieder die Generalregel: Anpassungsbereitschaft erspart Kosten.

Wurden jedoch starke individuelle Veränderungen oder Ergänzungen durchgeführt, so steigen auch die Pflegekosten überdurchschnittlich an. Ist ein Unternehmen aufgrund der vielen Änderungen dazu gezwungen, die Softwarepflege selbst zu übernehmen, können Kosten entstehen, die zu einem späten Zeitpunkt die Wirtschaftlichkeit der Standardsoftware in Frage stellen.

Zunächst die eigene Problemstellung klären

Verärgerungen wegen überhöhter Kosten oder Terminverschiebungen lassen sich aber vermeiden, wenn einige wenige Punkte beachtet werden: Nur Standardprobleme sind mit einer Standardsoftware kostengünstig zu lösen. Und erst wenn die eigene Problemstellung genau analysiert ist, kann das richtige Produkt gefunden werden.

Beachtet werden muß aber auch, daß beim Einsatz von Standardsoftware die Kosten für die fachlichen Grob- und Feinkonzepte und die Tests sicherheitshalber in der gleichen Höhe wie bei einer Eigenentwicklung anzusetzen sind. Ferner ist die Anpassungsfähigkeit des Unternehmens voll und ganz auszunutzen, denn im umgekehrten Fall kann sich niemals eine wirtschaftliche und individuelle Lösung ergeben. Schließlich gilt noch zu berücksichtigen, daß jede Änderung der Software Mehrkosten verursacht - sowohl bei der Planung und der Realisierung als auch beim Test und bei der Pflege.

*Robert Hürten ist Mitarbeiter der EDV-Controlling Unternehmensberatung GmbH, Heppenheim.

Übersicht über das 6-Phasenkonzept

1. Projektvorschlag

- Bearbeitung Projektantrag

- Voruntersuchung

- Erstellung erster Wirtschaftlichkeitsbetrachtung

- Festlegung Projekt- und Phasenorganisation

2. Planungsphase 1

- Erstellung Idealkonzept

- Ist-Aufnahme und -Analyse

- Fachliche Grobkonzeption

3. Planungsphase 2

- Fachliches Feinkonzept

- DV-Grobkonzept

- Abstimmung der Leistungsbeschreibung

- Testplan

- Schulungsplan

4. Realisierungsphase 1

- DV-Feinkonzept

- Softwareanpassung

- Programmierung

- Stammdatenübernahme

- Test

- Arbeitsanweisungen

5. Realisierungsphase 2

- Einweisung Anwender- und RZ-Personal

- Organisationsanpassung

- Probebetrieb

- Übergabe/Abnahme

Projektende

6. Einsatzphase

- Verfahrensabwicklung (Produktiveinsatz)

- Softwarepflege

- Erfolgskontrolle des realisierten DV-Projektes (Verfahrensanalyse)