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09.03.1979 - 

EDV im Eisen- und Haushaltswaren-Einzelhandel

Eigener Mini ist günstiger als RZ-Service

GAUTING (bi) - Bei aufwendigen Arbeiten zur Inventur 1977 kam dem Geschäftsführer Horst Ritter des Einzelhandelsunternehmens Eisen-Schmid Horst Ritter GmbH in Gauting der Gedanke an eine eigene EDV. Die Zusammenarbeit mit einem Rechenzentrum erwies sich als nicht effizient genug. Die Anschaffung eines EDV-Erfassungsgerätes und der speziellen Software verbunden mit monatlichen RZ-Kosten von 400 Mark erschienen Ritter zu teuer, auch wenn damit das Inventurproblem des Eisen- und Haushaltswarengeschäfts mit seinen mehr als 20 000 Artikeln gelöst gewesen wäre.

Wir entschieden uns für die Digital-Anlage "VT 78" mit einem Drucker Kosten 31 000 Mark. Nachdem sich eine günstige Finanzierungsmöglichkeit über die Kreditanstalt für Wiederbau aus dem Sonderprogramm (ERP-Datenverarbeitungsprogramm) anbot, war der Kauf günstiger als Leasing.

Nach der Disposition der Anlage besuchte ich einen Basic-Lehrgang, wieder an dem schweizer Institut Damals war noch kein Programm für den kommerziellen Bereich für die "VT 78" vorhanden

Hauptsäule ist das Lagerprogramm

Sofort nach Kursende und Lieferung der "VT 78" haben wir mit der Programmierung begonnen, und zwar mit dem "Warenwirtschaftsprogramm" Hauptsäule ist das Lagerprogramm. Alle Artikel sind auf Disketten abgespeichert und durch Aufteilung der einzelnen Warengruppen auf unterschiedliche Disketten ist ein rascher Zugriff im Dialogverfahren möglich. Bei Rechnungs- und Wareneingang wird über den Bildschirm, im Dialogverfahren der Artikel aufgerufen, die Wareneingangsmenge erfaßt, mit Einkaufs- und Verkaufspreisänderungen. Nach der Eingabe der Wareneingangsrechnung druckt die Anlage automatisch die Preisetiketten in der entsprechenden Menge aus.

Die Bestellungen laufen gleichfalls via Dispositionsprogramm über die "VT 78". Nach turnusmäßigen Bestandskontrollen nach Warengruppen oder nach Fehlmeldungen für einzelne Artikel werden sie am Bildschirm aufgerufen. Hierbei erscheinen folgende Informationen: Bisher bezogene Mengen im laufenden Jahr, im Vorjahr, Inventurbestand, bereits disponierte Mengen und eventuelle Rückstände. Die Bestell-Eingaben können täglich erfolgen, der Bestellausdruck nach Bedarf wöchentlich ein- oder zweimal. Mit diesem Programm verbunden ist ein Lieferanten-Adreßprogramm. Bei Wareneingang wird von der bestellten Menge oder dem Rückstand automatisch abgebucht. Doppelbestellungen entfallen. Außerdem können Sonderangebote der Lieferanten und des Einkaufsverbandes konzentriert und gezielt in Anspruch genommen werden.

Mit dem Lagerprogramm verbunden, können gleichzeitig Sonder- oder Mengenrabatte in der Kalkulation berücksichtigt werden.

Ein weiterer Bestandteil ist das Inventurprogramm. Auch dieses Programm hat sich bei der am 31. Dezember 78 vorgenommenen Inventur von und fehlerfrei bewährt. Die erforderlichen EDV-Listen lagen vor Am 8 Januar '79 war die Inventur aufgenommen und von ausgerechnet, aufgeteilt nach Warengruppen, mit Einkaufswerten und Verkaufswerten und unter Berücksichtigung von mehr als 20 000 verschiedenen Artikeln mit den jeweils entsprechenden Stückzahlen

Verschiedene EDV-Listen erlauben Transparenz Neben einer Liste, die sämtliche über einen Artikel gespeicherte Daten enthält, gibt es gesonderte Listen für den Verkauf, als Ersatz für ein Preisbuch und als Sortimentsüberblick. Eine weitere Liste druckt alle gespeicherten Artikel je Lieferant aus. Mit dieser Liste werden die Bestände die Dispositionen aufgenommen.

Zusammen mit Albrecht Richheimer, dem Dozenten am. "Schweizerischen Institut für höhere - kaufmännische Bildung" in Zürich, wurde das Programm für die kurzfristige Erfolgsrechnung entwickelt. Die Tagesumsätze der einzelnen Warengruppen werden nach dem Tagesabrechnungsstreifen in dem Programm erfaßt, einschließlich Kunden- und Artikelzahl (wie auch eventuelle Nachlässe). Aus dem Lagerprogramm sind die Verkaufswerte je Warengruppe bekannt. Die monatlichen Endsummen der Verkaufe werden zusammen mit dem monatlichen Wareneinkauf je Warengruppe gleichfalls euer erfaßt, ferner die Kosten des laufenden Monats aus der Buchhaltung.

Aus diesem Programm ist monatlich je Warengruppe (32) ersichtlich Umsatz, Wareneinkauf EK, Wareneinkauf VK, Handelsspanne, DM-Lagerbestand und Bruttonutzen - und zwar je Monat. Die aufgelaufenen Werte im laufenden Jahr und die Vergleichswerte aus dem Vorjahr sind ebenfalls abrufbar.

Die abschließende Erfolgsrechnung liefert den Überblick über den finanziellen Erfolg. Die Entwicklung des Betriebes und der einzelnen Warengruppen läßt sich jederzeit überblicken. Erforderliche Schlußfolgerungen daraus können somit schnell und kurzfristig gezogen werden und nicht erst dann, wenn die Bilanz vorliegt. Die Abweichung zwischen dem errechneten Lagerbestand und dem tatsächlichen Lagerbestand per 31 Dezember '78 lag unter 1 Prozent.

Das gleichfalls von uns erarbeitete Fakturierprogramm ermöglicht es, eine monatliche Sammelrechnung für die gewerblichen Kunden auszustellen. Die einzelnen Lieferscheinpositionen werden mit den Warengruppennummern und der Preiseinheit eingegeben. Die Rechnungsschreibung erfolgt monatlich, abschließend werden die Umsätze je Warengruppe ausgedruckt.

Buchhaltungsprogramm

Die Firma "epicom", Gesellschaft für angewandte Informatik mbH, Schönwald, entwickelte für uns das Buchhaltungsprogramm für die monatliche Buchhaltung. Auf Wunsch sind tägliche oder wöchentliche Auswertungen möglich. Das Programm ist leicht zu handhaben und brachte im Einsatz keinerlei Probleme. Zum Test und zur Kontrolle wurde die Buchhaltung noch zusätzlich über das bisherige Rechenzentrum abgewickelt.

Ein Lohn- und Gehaltsprogramm ist derzeit bei "epicom" in der Entwicklung. Die monatliche Belastung für Zins und Tilgung betragt 400 Mark zuzüglich 328 Mark für Service und Wartung von Digital für die VT 78 mit Drucker "LA 180" ein akzeptabler Preis.

Für uns war es zunächst ein Risiko, eine Digital-Anlage, ohne kommerzielle Software zu kaufen. Der Mut zum Risiko wurde belohnt Warum sollen nur Großbetriebe des Handels eine eigene EDV-Anlage haben?

Die Anlage wurde Ende Juni 78 geliefert. Tier Wochen später war bereits das Lagerprogramm im Einsatz und heute laufen alle Programme. Die erarbeiteten Programme stehen anderen DEC-Anwendern über die Firma "epicom" zur Verfügung Wir mochten daß von unserer Arbeit auch andere mittelständische Einzelhandelsunternehmen künftig profitieren und deshalb wurde die Zusammenarbeit mit der "epicom" gewählt, die gleichzeitig OEM-Handler von Digital ist. "epicom" wird diese Programme auf weitere anwenderspezifische Erfordernisse anpassen, weiterentwickeln und pflegen.