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03.09.1999 - 

Dokumenten-Management

Ein Markt gewinnt allmählich Akzeptanz

Erfolgreiche Projekte zur Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) gibt es derzeit noch viel zu wenige, Negativbeispiele dafür genug. Zu selten wird bedacht, daß es sich angesichts der wachsenden Informationsflut um eine strategische IT-Entscheidung handelt, die unternehmensübergreifend getroffen werden muß. Klaus Engelhardt* beschreibt, was ein DMS können muß und wie sich der inzwischen reife Markt darstellt.

Ob Unterschriftskarten oder Depotunterlagen in der Finanzwelt, Verträge im Versicherungswesen, CAD-Zeichnungen in Konstruktionsbüros, ein- und ausgehende Faxe oder auch Audio- und Videoaufnahmen - geschäftskritische Informationen werden in immer größeren Mengen generiert. Sie alle müssen bedarfsgerecht organisiert, gesichert, schnell wiederauffindbar und nutzbar sein. Gerade hier beginnen bei den meisten Organisationen und Unternehmen die Probleme. Die größten Schwierigkeiten liegen im Handling der Dokumente, also in einem gezielten und effizienten Informationsfluß.

Um eine bestimmte Information zu finden, wird immer mehr Zeit benötigt. In unserem papiergebundenen Umfeld entfallen 80 Prozent der Office-Arbeitszeit auf den Transport, Zugriff und die Ablage von Dokumenten - unter Umständen gerade die Zeit, um die man im Konkurrenzkampf beim Kunden zu spät kommt.

Nicht erst seitdem die Kundenorientierung als besonders sensibles unternehmensstrategisches Instrument entdeckt wurde, denkt man über die moderne Organisation von Informationen und Datenflüssen nach. Doch nicht zuletzt im Zeitalter von Inter- und Intranet, von weltweitem Dokumentenaustausch in verteilten Umgebungen und grenzenloser Kommunikation sehen viele Unternehmen im Einsatz elektronischer Dokumenten-Management-Systeme (DMS) den entscheidenden Ausweg aus dem Informa- tionsdschungel.

Häufig vermuten Anwender dahinter aber auch ein Allheilmittel und vergessen die Erfahrungen der DV-Vergangenheit: daß nämlich selbst massiver Technikeinsatz keineswegs automatisch entsprechende Produktivitätssteigerungen oder andere Wettbewerbsvorteile zur Folge hat. Ist die Ausgangsbasis nicht professionell vorbereitet, führt der Weg zwangsläufig zum Mißerfolg. Mit anderen Worten: In einer informationstechnisch ineffizient arbeitenden Organisation wird durch IT-Einsatz diese Ineffizienz nur beschleunigt. Viele Workflow-Anwender können davon leidvoll berichten.

Wer DMS einführen möchte, hat es nicht leicht mit der Systemauswahl. Nimmt man alle Produkte einschließlich der Branchen- und Speziallösungen zusammen, kommt man auf gut 160 Anbieter. Werden etwas umfassendere Produktanforderungen gestellt, bleiben davon kaum 40 Hersteller im Rennen. Nimmt man auch noch Kriterien wie Marktdurchdringung, Installationsbasis, Partnerkompetenz oder eigenständige Überlebensfähigkeit hinzu und bewegt sich zusätzlich das Projektvolumen über 500000 Mark, was eher die Regel als die Ausnahme ist, schmilzt die Basis der möglichen Anbieter auf unter zwanzig.

Marktwachstum schützt nicht vor Übernahmen

Dann sollte es nicht mehr so schwer sein, die für den Einzelfall am besten geeigneten zwei oder drei Anbieter ausfindig zu machen und ihre Produkte sehr genau unter die Lupe zu nehmen. In Zukunft mag dies noch einfacher werden, denn das Übernahmefieber macht nicht vor DMS oder Workflow halt, wie die Beispiele von Filenet, SER oder CE zei- gen. Dieser Prozeß wird durch das derzeit zu beobachtende Ansteigen der durchschnittlichen Projektgrößen gefördert, und auch die Internationalisierung des Geschäfts trägt ihren Anteil dazu bei.

Über das zu erwartende Wachstum im DMS-Markt sind sich die Analysten einig. Es liegt bei gut 30 Prozent, nach Abschluß der Jahr-2000-Problematik mit den dafür gebundenen Manntagen und Kosten eher noch höher. Das Marktvolumen wird dagegen unterschiedlich eingeschätzt: Analysten gehen für Europa von einer Bandbreite zwischen vier und sechs Milliarden Mark im Jahr 2000 aus, rund 35 Prozent davon entfallen auf den deutschsprachigen Raum.

Grundsätzlich weist eine DMS-Systemarchitektur zwei Hauptebenen auf: die dynamisch ausgebildete Ablageebene zur Aufnahme veränderbarer und temporärer Informationen sowie die statische Archivebene zur revisionssicheren Aufnahme aller unveränderbaren Informationen.

Zu den Aufgaben eines DMS gehören:

-das Bearbeiten und Verändern von Informationen,

-das Erfassen von Informationen, sofern sie noch nicht rechnergestützt vorliegen,

-das Konvertieren der Informationen in eine zur Archivierung geeignete Form,

-das Attributieren der jeweiligen Information, um sie wiederfinden zu können,

-ein Retrievalsystem,

-das Verteilen von Informationen, falls nötig auch an andere Kommunikationssysteme wie Fax oder E-Mail,

-das Administrieren der DMS-Inhalte, Ablagestrukturen und Benutzerrechte,

-das Administrieren und gegebenenfalls das Unterstützen der Organisation von Datenflüssen und Bearbeitungsprozessen im Rahmen vorhandener Arbeitsabläufe, sowie schließlich

-das generelle Darstellen der Informationsinhalte am DMS-Client.

Ablage je nach Lebensdauer

Obwohl im Grundsatz jede Information in ein DMS eingestellt werden kann, müssen schon aus Wirtschaftlichkeitsgründen Differenzierungen vorgenommen werden. So ist die Übernahme kurzlebiger Dokumente (Kurzzeitdaten) in ein DMS fast immer unwirtschaftlich; sie werden im Host gehalten. Daten mit mittlerer Lebensdauer von wenigen Tagen bis einigen Wochen werden in der Praxis zunächst auf Magnetplatten abgelegt und später auf Bändern gesichert. Eher selten gelangen sie auch in das optische Langzeitarchiv.

Bei den Daten mit langer Lebensdauer handelt es sich um die klassischen DM-Daten. Solche Dokumente werden entweder aus juristischen Gründen lange aufbewahrt, wobei ein Zugriff auf sie nur in seltenen Fällen erfolgt. Oder es handelt sich um Dokumente wie CAD-Daten, Patentinformationen, Buchungsvorgänge, Manuals, Stücklisten oder Reparatur- und Betriebsanleitungen, auf die immer wieder einmal zurückgegriffen werden muß. Solche stets lebenden Informationen stellen die Hauptbasis für den Einsatz von DMS dar.

Trotz der relativ klaren Funktionen und Aufgaben eines DMS verstehen nicht alle das gleiche unter diesem Begriff. So bezeichnet das "Archivsystem" die Ablage und Wiederbeschaffung von Informationen, während das "optische Archivsystem" Medien wie Worm, CD-R, DVD-R und wiederbeschreibbare optische Platten meint. Bei "elektronischen Image-Systemen" (EIS) beziehungsweise "Image-Management-Systemen" (IMS) stehen die Ablage und die Verwaltung von eingescannten Dokumenten (Images) im Vordergrund. Das "Engineering Document Management System" (EDMS) dient überwiegend der Organisation von technischen Zeichnungen und Stücklisten - und sollte nicht mit dem unter gleichem Kürzel verwendeten "Eletronic Document Management System" verwechselt werden. Auch spricht man von einem "Bürosystem" und meint damit Daten, die vorwiegend aus der Textverarbeitung und Tabellenkalkulation stammen und in ein Ablage- und Retrievalsystem eingebunden sind. Bei der Begriffsbildung ist ferner zu beachten, daß DMS je nach Anforderung verstärkt um Groupware- und Workflow-Funktionen erweitert wird.

An dieser Begriffsvielfalt und der dadurch bedingten Verwirrung haben auch die Standardisierungsinitiativen im DMS-Umfeld nicht viel geändert. Normen sind, wie nicht anders zu erwarten, für die meisten Marktplayer lediglich ein intensiv gepflegter Diskussionsstoff, und es überrascht kaum, daß bisher nur wenige Produkte auf gemeinsame Standards getrimmt sind. Dieses Dilemma abzustellen hat sich die amerikanische AIIM (Association for Information and Image Management) vorgenommen. Sie initiierte die offene Vereinigung DMA (Document Management Alliance), die durch die Zusammenlegung der DEN (Document Enabling Networking) und der Shamrock-Gruppe zustande kam.

Der DMA sind inzwischen mehr als 150 Anbieter weltweit beigetreten. Sie definiert Schnittstellen für die Interoperabilität von DMS. 1996 wurde ein API-Konzept in erster Version vorgestellt. Im Frühjahr 1998 legte die DMA die Version 1.0 vor. Zum API-Satz gehören nicht nur Schnittstellen zum Ansprechen von Recherchefunktionen in der DM-Datenbank, sondern auch umfangreiche Funktionen für den Zugriff auf die Dokumente. Bisher haben sich allerdings nur enttäuschend wenig Anbieter zu den APIs bekannt, und es ist nicht abzusehen, wann sich dies grundlegend ändert.

Neben der DMA arbeitet eine zweite Standardisierungs-Initiative unter dem Dach der AIIM mit der ODMA-Gruppe (Open Document Management API). In ihr sind mehr als 50 Anbieter und Integratoren zum Thema Anbindung von Applikations- und DM-Systemen tätig. Eine ODMA-Schnittstelle beschreibt zum Beispiel das Image-Enabling, das heißt die projektspezifische Integration von DMS-Funktionen in bestehende Anwendungen. Die ODMA-Interfaces sind bisher von Anbietern und Applikationsherstellern besser aufgenommen worden als die der DMA. Dies betrifft die Anbieterseite ebenso wie die Applikationsseite.

Die Unterstützung solcher Standards kann für die Produktauswahl eine wichtige Rolle spielen, schließlich handelt es sich bei der DMS-Einführung um eine strategische Entscheidung. Sie muß eine gesamtheitliche Unternehmenssicht ebenso berücksichtigen wie zukünftige Unternehmensziele.

Die meisten Fehler beim Thema DMS werden in der Vorbereitung gemacht. Fehlen systematische Detailanalysen, Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen und unternehmensstrategische Aspekte, ist ein Scheitern mit erheblichen ideellen und finanziellen Verlusten programmiert. Zum erfolgreichen Angehen des komplexen Themas gehört ein Vorprojekt ebenso wie eine darauf folgende, generalstabsmäßige Planung.

Es ist fast immer sinnvoll, externen, anbieterneutralen Sachverstand einzubinden. Bereits der Analyseaufwand wird häufig unterschätzt. Doch ist dieser letztlich die Ausgangsbasis für die DMS-Strategie und damit der wichtigste Faktor für den Erfolg. Dabei interessieren viele Fragen, beispielsweise welche Informationen wann und wo im Unternehmen entstehen, wer sie bearbeitet, wie hoch die Zugriffshäufigkeit darauf ist, ob sie geändert, abgelegt und archiviert werden, um nur einige zu nennen.

In die DMS-Überlegungen vieler Unternehmen müssen heute auch Intra- und Internet-Aspekte eingebunden werden. Dabei ergibt sich mittlerweile immer häufiger die Chance, mit dem Dokumentenzugriff unter einer Browser-Oberfläche weniger abhängig von proprietären DMS-Clients zu sein. Doch damit nicht genug: Heute denken sogar ernstzunehmende Entwickler intensiv über künstliche Intelligenz nach.

Knowledge-Management als künftige DM-Facette

In diesem Zusammenhang gewinnt das Thema Knowledge-Management als Fokus für heutige DMS immer stärker an Konturen. Dabei handelt es sich um eine weitere Klasse von Informationen, die aus intelligenten Verknüpfungen und weiteren Ergänzungen vorhandener Daten entstehen. Solche Informationen, die eine Art neue Wissensbasis bilden, werden als Knowledgeware bezeichnet. Sie fachen die Diskussion um den Wandel vom herkömmlichen Dokumenten-Management zum Knowledge-Management an. Diese Diskussion ist noch im Fluß, doch kristallisiert sich schon heute mit Knowledge-Management eine weitere wichtige Facette von DMS heraus.

*Dr. Klaus Engelhardt ist selbständiger Berater für Archivierungs-, Dokumenten-Management- und Workflow-Syteme in Sprockhövel.