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Die DV-gestützte Zeichnungsverwaltung macht. sich schnell bezahlt

Ein neues Image für Archivare durch die elektronische Ablage

09.10.1992

Mit der Verwendung eines elektronischen Archivs eröffnen sich Möglichkeiten, schnell und kostengünstig auf den Dokumentenbestand zuzugreifen und so den Wiederverwendungsgrad von Zeichnungen signifikant zu erhöhen. Zugleich läßt sich über Hochleistungsplotter eine deutliche Rationalisierung der Zeichnungsproduktion erzielen. Nebenbei sinkt der Platzbedarf für Zeichnungsarchive drastisch, Effiziente Datensicherungs- und Wiederbereitstellungskonzepte reduzieren die Kosten für die Erstellung und Lagerung von Sicherheitskopien.

Gemeinhin soll mit Hilfe der elektronischen Archivierung gleich einer ganzen Reihe von Anforderungen entsprochen werden: platzsparende und langfristige Archivierung der vorhandenen und zukünftigen Zeichnungen, Reduzierung des Verwaltungs- und Handhabungsaufwandes, Vermeidung von Inkonsistenzen durch Mehrfachablage, Integration des Systems in die vorhandene, aber nicht selten heterogene DV-Landschaft, Erhöhung der Wiederverwendbarkeit von Zeichnungen, automatisierte Dokumentenausgabe sowie Wachstumspotential in bezug auf zukünftige Entwicklungen im Unternehmen.

Aus diesen Anforderungen lassen sich zwei allgemeine Zielsetzungen ableiten: Reduzierung der Archivierungskosten und Leistungssteigerung durch eine effiziente Unterstützung des Auftragsdurchlaufes. Der produkt- und projektbezogene Einsatz von Dokumenten (Zeichnungen) erfordert mithin eine leistungsfähige Systemlösung mit den Teilaufgaben Datenerfassung, Bereitstellung und Bearbeitung von Zeichnungen am Arbeitsplatz sowie Verwaltung beziehungsweise Archivierung konventionell und elektronisch erstellter Dokumente.

Der Vorteil einer solchen Lösung kann erst durch modularen Aufbau der Teilkomponenten zur Wirkung kommen. Damit wird ein hohes Maß an Flexibilität beziehungsweise Austauschbarkeit einzelner Komponenten oder Bereiche beim Einsatz des elektronischen Archivs erreicht.

Bei der Implementierung eines elektronischen Archivs ist die überdurchschnittlich lange Aufbewahrungsfrist der Dokumente (Zeichnungen) zu berücksichtigen. Der Einsatz neuer Technologien im DV-Bereich darf keinesfalls durch die Inflexibilität einer vorhandenen Lösung nicht verhindert werden. Es muß die Möglichkeit bestehen, vorhandene Datenbestände bei Bedarf in veränderte Systemumgebungen zu überführen.

Alte Systeme in Schritten ersetzen

Vor, der Umsetzung eines Lösungskonzeptes muß zunächst die Frage gestellt werden, welches Nutzenpotential durch den Einsatz elektronischer Archive in Unternehmen besteht. Ein wichtiger Aspekt sind die Bedingungen, die an die Erschließung eines Nutzens zu knüpfen sind. Da es praktisch immer mehrere Nutzenbereiche gibt, stellt sich unmittelbar die Frage, wie die optimierte Erschließung eines Nutzens in einem Bereich die Optimierung eines weiteren Nutzens in einem zweiten Bereich fördert, hemmt oder gar verhindert.

In einem nächsten Schritt sind die Aufwendungen zur Erschließung der Nutzen in allen Bereichen zu spezifizieren. Bewertet man die Aufwand-Nutzen-Relationen mit den jeweiligen Einflußfaktoren, erhält man als Ergebnis eine Reihenfolge der Bereiche, die für eine schrittweise Einführung eines elektronischen Archives prädestiniert sind.

Ein DV-System, das alle relevanten Dokumente der konventionellen Archive in einem elektronischen Archiv vorhält, das über ein Dokumentenverwaltungssystem verfügt, welches die wesentlichen Merkmale eines Dokumentes (Zeichnungsnummer, Erstellungsdatum, Sachnummern etc.) recherchierbar macht, und das die Dokumente an einer Workstation darstellen kann, läßt einen beachtlichen Nutzen erwarten.

Jährliche Einsparungen in Millionenhöhe

Hierzu ein Beispiel - die verwendeten Zahlen wurden einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung eines Anlagenbauers entnommen: Die Konstruktionsabteilung erstellt jährlich zirka 20 000 Neuzeichnungen und etwa 20 000 Änderungen. Mit Neuzeichnung ist hier gemeint, daß der Konstrukteur mit einem leeren Transparent seine Arbeit beginnt. Eine Änderung hingegen wird auf der Kopie eines vorhanden en Transparentes vorgenommen. Der Aufwandsunterschied zwischen Änderung und Neuzeichnung beträgt im Mittel 1500 Mark. Bei der Annahme, daß durch das elektronische Archiv 10 Prozent der Neuzeichnungen in Änderungen überführt werden können, ergibt dies eine Ersparnis von 2000 mal 1500 Mark. Das entspricht ergo einem Wert von drei Millionen Mark pro Jahr.

Darüber hinaus sind Kosteneinsparungen in der Arbeitsvorbereitung und im Archiv zu erwarten: Ein elektronisches Archiv ermöglicht Zugriffszeiten von durchschnittlich ein bis fünf Minuten, je nach Art und Weise der Recherche. Diese Zeit enthält die Formulierung der Recherche, und die Anzeige der ersten Zeichnung am Bildschirm. Der eigentliche Archivzugriff ist typischerweise in einer Minute bewältigt. In klassischen Archiven betragt die Zugriffszeit 15 bis 45 Minuten in Abhängigkeit der Archivierungsart (Original oder Filmlochkarte). Diese Zeit schließt die Suche des Konstrukteurs nach der Zeichnungsnummer nicht mit ein.

Auch hierzu ein Beispiel: Bei 20 000 Änderungen pro Jahr werden mindestens 20 000 mal 15 Minuten gespart. Das macht alleine mindestens 5000 Stunden pro Jahr.

Ein weiterer wesentlicher Vorteil der Dokumentenverwaltung ist die, Versionskontrolle. Darunter ist zu verstehen, daß alle Beteiligten auf der gleichen Version eines Dokumentes arbeiten. In der Praxis ist das mit konventionellen Mitteln sehr aufwendig (Abstimmungsaufwand) und leider nicht immer sicher. So kommt es immer wieder vor, daß nachgestaltete Bearbeitungsschritte auf der Grundlage einer nicht mehr gültigen Version eines Dokumentes ausgeführt werden und der Fehler erst nach Fertigstellung bemerkt wird. Diese Kosten sind projektbezogen sehr hoch und gefährden darüber hinaus den Terminplan.

In einem elektronischen Archiv können auf einem Quadratmeter Stellfläche mehr als 600 000 A0-Zeichnungen gespeichert werden. In einem konventionellen Zeichnungsschrank sind maximal 1000 A0-Zeichnungen Unterzubringen. Die reinen Speicherplatzkosten für eine A0-Zeichnung im elektronischen Archiv betragen derzeit zirka sechs Pfennige. Eine Mikrofilmkarte kostet dagegen zirka 1,25 Mark. Ein elektronisches Archiv benötigt zur Betreuung etwa, zwei Mitarbeiter. In konventionellen Archiven sind üblicherweise drei bis zehn Mitarbeiter beschäftigt.

Vom Grobkonzept zur Detailplanung

Dem potentiellen Nutzen stehen allerdings Aufwendungen zum Aufbau der elektronischen Archive gegenüber. Hier ist zu unterscheiden zwischen den Systemerstellungskosten (Infrastruktur), den Kosten zur Erfassung der Altbestände und den Betriebskosten. Untersuchungen bei verschiedenen Anwendern zeigen, daß vor allem die beiden ersten Kostenarten nicht unerheblich, jedoch gegenüber dem potentiell erzielbaren Nutzen klein sind.

Es erscheint ratsam, zunächst die Nutzenbereiche zu identifizieren und den Nutzen grob zu beziffern. In einem Grobkonzept sind für diese Bereiche systemtechnische Lösungsansätze, ein Vorschlag zur effizienten Erfassung des benötigten Altbestandes und eine grobe Beschreibung der betrieblichen Abläufe mit dem neuen System zu erarbeiten. Dabei ist vor allem auf Abhängigkeiten und Wechselwirkungen zwischen den identifizierten Bereichen zu achten. Das Ziel ist es, zunächst eine Insellösung zu erstellen, die sich dann schrittweise ausbauen und mit Lösungen in andere Bereiche integrieren, läßt, ohne dabei die bereichsspezifische Nutzenoptimierung zu verhindern.

Eine Zeichnungsverwaltung beispielsweise gestattet es der Konstruktion, ähnliche Teile zu finden und so den zusätzlichen Aufwand einer Neukonstruktion zu vermeiden. Vorteile haben jedoch auch die nachgelagerten Abteilungen, wenn erkennbar ist, daß vorhandene Unterlagen wiederverwendet werden können.

Untersuchungen im deutschen Maschinenbau machen die Konstruktion für 90 Prozent der vermeidbaren Kosten verantwortlich, die in den nachgelagerten Abteilungen entstehen. Da die Kosten außerhalb der Konstruktion anfallen bleiben viele Einsparungsmöglichkeiten ungenutzt, wenn man nur in den Abteilungen rationalisierte in denen die Kosten anfallen. Denn der Kostenverursacher ist hier nicht die Abteilung, in der die Kosten auflaufen.

Eine Bewertung des Nutzenpotentials der Dokumentenverwaltung bei jedem Anwender erfordert genaue Kenntnis der Zusammenhänge. Sie ist des halb Teil der zu spezifizierenden ersten Ausbaustufe. Eine Bewertung darf also nicht auf den direkten Kosten und der Zeitersparnis beruhen; es sind auch zum Beispiel die Reduzierung des Aufwandes zur Durchführung eines sicheren Änderungsdienstes oder der Kornfort beim Suchen zu bewerten.

Wenn zur, Suche eines Vorganges - in der Abschätzung des Mitarbeiters - mehr Zeit vergeht, als zum Neuanlegen, wird er das rechnergestützte Verfahren (eventuell unbewußt) boykottieren. Der Einsparungseffekt könnte sich aber erst in der nachfolgenden Bearbeitung oder der abschließenden Dokumentation ergeben, so daß hier der Gesamtnutzen für das Unternehmen und nicht der Abteilungsnutzen bewertet werden muß. Im Rahmen der Implementierung, des elektronischen Archivs müssen Bewertungskriterien ermittelt und getestet werden, die für das Gesamtunternehmen gelten.

Definition der ersten Realisierungsstufe

Die erste Ausbaustufe des elektronischen Archivs soll zunächst die Anforderungen des vorliegenden Mengengerüstes einer abgegrenzten Anwendergruppe abdecken. Dabei ist vor allem auf Wechselwirkungen und Einflüsse auf Lösungen in tangierten Bereichen zu lachten. Bei der Definition der ersten Realisierungsstufe fließen die spezifischen Anforderungen der ausgewählten Anwendergruppe ein die mit dem System arbeiten soll.

Dazu zählen unter anderem: Vorlagenart und Erfassungsmöglichkeiten, Art und Umfang der Qualitätssicherung, Klassifizierungsart und Umfang, Zugriffshäufigkeit bestimmter Benutzergruppen, Zugriffsarten (umfangreiche Recherchen, Direktzugriff auf bekannte Zeichnungen), Belegungsstrategie der Massenspeicher Verteilungsschema der Dokumente auf die Massenspeicher sowie Abbildung von wesentlichen Arbeitsabläufen in der Dokumentenverwaltung (zum Beispiel Freigabeprozeduren und Mitteilungswesen).

Bei der Definition der ersten Ausbaustufe sollten die betroffenen Mitarbeiter beteiligt werden. Eine umfangreiche Betreuung während der ersten Ausbaustufe ist unerläßlich, damit sich Schwachstellen, die die Akzeptanz beeinflussen, unmittelbar beseitigen lassen.