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26.10.1990 - 

Die Organisation des Alltags nicht dem Zufall überlassen

Eine gute Zeitplanung ist die Grundlage beruflichen Erfolgs

Zeitplanung beginnt nicht bei der Planung des Tages, hier endet eigentlich die Planung der Zeit. Sie beginnt mit einer langfristigen Lebensorganisation und setzt sich über die mittelfristige bis zur kurzfristigen Planung fort. Dies gilt im beruflichen und unternehmerischen Bereich ebenso wie im privaten.

Unsere Zeit ist zu schade, als daß wir sie dem Zufall überlassen sollten. Sie muß bewußt erlebt werden.

Deshalb ist ein gutes Zeit-Management notwendig. Folgendes sollte man dabei bedenken: Eine Planung wird stets nur so gut sein, wie es die Ziele sind.

Auch über die Aufgabe, die man so täglich verrichtet - meist sind es ja Routineaufgaben - sollte man einmal grundsätzlich nachdenken. Der Italiener Paretto hat bereits vor über hundert Jahren festgestellt, daß wir 80 Prozent unseres Erfolges

in nur 20 Prozent der uns zur Verfügung stehenden Zeit erreichen.

Dieses Verhältnis läßt sich auf viele Bereiche übertragen. So bewirken zum Beispiel 20 Prozent aller Besprechungen 80 Prozent der Beschlüsse; 80 Prozent des Ausschusses, der produziert wird, läßt sich auf 20 Prozent aller Fehlermöglichkeiten zurückführen.

Versprechungen reichen von dubios bis unehrlich

Noch nie wurden so viele "Zeitplanungen" angeboten wie heute. Die Versprechungen in bezug auf die "Zeitersparnis" sind von dubios bis unehrlich einzustufen. Untersuchungen und Tests von Zeitplanbüchern, die häufig auch noch veröffentlicht und ausgezeichnet wurden, haben eher noch die Umständlichkeit und das Format ausgezeichnet als die Wirksamkeit der Systeme.

"Zeitplanungen", die für alle Eventualitäten - einer unterlassenen persönlichen und unternehmerischen Planung - ein Formblatt haben, machen statt weniger, mehr Arbeit. Wenn durch eine "Zeitplanung" auch noch die Aufgaben von Mitarbeitern überwacht werden können (oder müssen, sonst würden diese Formblätter ja nicht existieren), dann stimmen sowohl in der Zeitplanung als auch in der Führung und somit im Gesamt-Management mehrere Faktoren nicht.

So wird nicht Zeit geplant und sinnvoll genützt, sondern vergeudet. Kriterien eines guten Zeit-Managements müssen Grad der Entlastung, Übersichtlichkeit, maximale Größe und Stärke des jeweiligen Zeitplansystems sein. Nur so kann es dem Timing wirklich dienen, und zwar in allen Bereichen und fast jeder Situation.

In den USA hat sich ein Wort eingebürgert, das auch bei uns gerne verwendet wird und unter dem man sich auch etwas vorstellen kann, nämlich "Timing . Mann könnte es mit "Zeitteilung" oder "Zeiteinteilung" übersetzen. Durch das Wort "Zeitplanung" könnte man auch annehmen, man könne Zeit beliebig planen oder erzeugen.

Zeit-Management ist die Kunst, die vorhandene Zeit richtig einzusetzen. Zeit muß eingeteilt und geregelt werden. Vorhandene Konstanten sind so zu teilen und zu regeln, daß sie dem Erfolg dienen, im privaten oder persönlichen Sektor und im beruflichen beziehungsweise unternehmerischen Bereiche.

Zeit-Management oder Timing muß alle Bereiche der Zielsetzungen, ob persönlich oder beruflich, erfassen und ihnen dienen. Im persönlichen Bereich sind dies das Lebensziel, die Familie, die Gesundheit, der Urlaub, das Hobby, die sonstigen Verpflichtungen und vieles mehr; im beruflichen Bereich die Karriereplanung, die Weiterbildung, die Unternehmensziele, die ökonomische Führung, die Mitarbeiterführung, das Controlling, das Marketing, die Unternehmensphilosophie bis hin zur Corporate

Identity

Zeit Management muß vor allem der Kommunikation dienen. Ziele ohne Abgabe von

Zeitfaktoren sind Absichtserklärungen oder Willensbekundungen haben nur dann eine echte Chance, wenn sie mit einem guten Timing in Einklang stehen. Und dieses Timing zu erarbeiten ist auch Management.

Nicht die Größe oder Farbe eines sogenannten Zeitplaners bewirkt ein gutes Timing, sondern ein System, das alle Bereiche der beruflichen und persönlichen Ziele beinhaltet. Sprüche, daß allein ein Zeitplanbuch 25 Prozent Zeiteinsparung bringt, sind eben Sprüche.

Man muß also Ziele haben. Ziele zu haben bedeutet aber auch, Prioritäten zu setzen.

So sollte man sich zunächst einmal einen konkreten Jahreszielplan erarbeiten, in dem steht, was man im Jahre 19.. alles erreichen will - privat und beruflich.

Zunächst jedoch sind vorab einmal die Erfolge und Mißerfolge des laufenden Jahres, auch wieder im privaten wie im beruflichen Bereich zu analysieren .

Als nächsten Schritt werden die Ziele in bezug auf den Beruf und das Einkommen, aber auch in bezug auf Familie, Hobbies, Freundschaften, Urlaub, gesunde Ernährung, sportliche Betätigung etc. beschrieben.

Aus diesem Jahresziel lassen sie dann als Teilschritte Monatsziele ableiten, wieder sowohl beruflich als auch privat.

Es gibt keine großartigen Leistungen, sondern immer nur eine Reihe kleiner Erfolge, die dann letztendlich zu einer großen Leistung führen.

Dieser Tatsache tragen die Tagespläne Rechnung. Hier listet man die durchführungsreifen Maßnahmen beziehungsweise Aufgaben auf.

Erledigt wird eine Aufgabe nach der anderen, und beginnen sollte man nie mit einer Aufgabe, wenn eine andere noch nicht abgeschlossen ist. Dies verringert den Streß und steigert die Leistung.

Auch Zeitreserven sind für Dinge einzubauen, die trotz bester Planung nicht vorhersehbar sind.

Hilmar Wollner ist Berater am Josef Schmidt Colleg in Bayreuth.