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09.01.1981

Eine Million Rechnungen im Jahr verlangen Leistung:Begrüßungsschreiben für den Neukunden

DÜSSELDORF - Die Stadtwerke Düsseldorf AG gehören mit rund 700 Millionen Mark Jahresumsatz zu den 60 größten Energieversorgungsunternehmen in der Bundesrepublik Deutschland. Jährlich spuckt die zentrale EDV über eine Million Rechnungen, Mahnungen, Änderungsmitteilungen und Kanalbenutzungs-Gebührenbescheide aus, die versendet werden müssen.

Bis 1979 war das nur ein Mengenproblem. Die Teilbetragsbescheide und -quittungen waren in das Rechnungsformular einbezogen, entsprachen aber nicht dem üblichen Bankformat und konnten für Überweisungen nicht benutzt werden. Die Stadtwerke wurden daher von den Banken und Sparkassen immer wieder aufgefordert, die Rechnungszahlscheine entsprechend umzugestalten.

Das manuelle Beifügen von bis zu sechs ausgefüllten Durchschreibe-Einzahlscheinen in Banknorm je Rundschreiben lag bei der Anzahl der Rechnungsvorgänge jenseits jeder Diskussion. Ein Ausweg: Den Kunden seinem Schicksal und der Arbeit des handschriftlichen Ausfüllens zu überlassen? Ein Unding - nach Ansicht der Stadtwerke.

Sie fanden den Ausweg - zusammen mit Böwe, Büromaschinenfabrik Augsburg. Der Hersteller von Anlagen der Datenträgerverarbeitung lieferte eine Böwe 126. Sie löste vor allem das Zuordnungsproblem bei der Zusammenfassung von maschinell ausgefüllten, losen Einzahlungsscheinen mit den dazugehörigen, ebenfalls maschinell erstellten Rechnungen.

Zudem versieht das Gerät alle Sendungen mit den Tarifmitteilungen, mit Einzugsermächtigungs-Vordrukken, falls der Empfänger Barzahler ist, oder mit einem Begrüßungsschreiben, wenn es sich um einen Neukunden handelt.

Bank entsprochen

Das Ganze läuft wie folgt ab: Die zentrale EDV stellt die mit Rechnungs- und Kundendaten versehenen Rechnungsformulare und Zahlscheine jeweils zwei Formularsätze nebeneinander = Doppelnutzen) dem Postversand zur Verfügung. Die DIN A4-Rechnungen werden zweimal gefalzt, die Zahlscheine geschnitten und der Sammelstation zugeführt. Danach erfolgt die Zusammenführung. Dabei steuern EDV-seitig auf den Formularen aufgedruckte Steuerzeichen die Sammelstation und zwei Anlagestationen. Die dritte Beilagenstation arbeitet konstant. Alle Teile der jetzt komplettierten Sendung werden dann der Kuvertierstation zugeführt, dort in die Briefhülle eingelegt und diese automatisch verschlossen.

4000 Briefe pro Stunde

Die Vorteile dieser von den Stadtwerken entwickelten Lösung: Sie entspricht nicht nur den Bankforderungen, sondern auch denen eines bei den Stadtwerken im Aufbau begriffenen Kundeninformationssystems, zu dem auch das kundenfreundliche Gestalten der Rechnungen gehört.

Nach Anlaufschwierigkeiten klappt die Zuordnung von Rechnungen, Zahlscheinen und Beilagen hundertprozentig, fehlerhafte Kuvertierungen kommen nicht vor. Und das selbst bei einer Spitzenleistung von 4000 Briefen je Stunde, die allerdings nur strekkenweise gefahrenren wird.

Auch bei vergleichbaren Unternehmen laufen dieses Herstellers mit gutem Erfolg.