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Voraussetzung für eine Computerunterstützte Büroorganisation:


24.10.1986 - 

Eine Organisationsdatenbank schafft Ordnung

Bürokommunikation ist nicht nur ein technisches Problem sondern ein organisatorisches und personelles zugleich. Diese Vielschichtigkeit, verbunden mit der durch multifunktionale Bürosysteme steigenden Komplexität sowie der Masse der In Büro-Analysen und -planung einzubeziehenden Informationen, führt zwangsläufig zu neuen Instrumenten und Werkzeugen. Die Kölner Unternehmensgruppe Schumann GmbH hat durch eine Projektgruppe unter Leitung von Manfred Schällmann ein Gesamtkonzept der computerunterstützten Büroorganisation (CBO) entwickelt, deren wesentlicher Bestandteil eine Organisations-Datenbank (ODB) Ist.

Die Organisationsplanung ist die bereichsübergreifende Planung der Gesamtstruktur eines Unternehmens. Sie hat unternehmensbezogene Strukturkonzepte zu entwickeln. Partielle organisatorische Lösungen sind nur dann noch möglich, wenn übergreifende Gesichtspunkte, zum Beispiel in der Form von Rahmenbedingungen, in die Planung einbezogen werden.

Aufgrund der durch neue Techniken -.insbesondere Datennetze und multifunktionale Bürosysteme schnell zunehmenden Komplexität von Organisationsgebilden, sind herkömmliche Methoden der Organisationsarbeit nicht mehr einsetzbar.

Die Masse der einzubeziehenden Daten, einschließlich deren vielfältige Beziehungen untereinander, läßt sich ohne computerunterstützte Organisationsinstrumente nicht mehr bewältigen. Wenn unter anderem umfangreiche Daten für Analysearbeiten erhoben werden müssen, sollte aus Gründen der Wirtschaftlichkeit auch für eine geordnete Speicherung zur späteren Wiederverwendung der Daten gesorgt werden, zum Beispiel für ein Redesign der Büroorganisation.

Insgesamt besteht die Forderung nach einer Planung der Organisation und damit verbunden - weil anders nicht mehr machbar - die Forderung nach Instrumenten und Werkzeugen für ein systematisch-methodisches Vorgehen.

Diese Forderung läßt sich nur mit einer Datenbank erfüllen, in der die Gesamtstruktur eines Unternehmens abgebildet werden kann. Die nachfolgend beschriebene Organisations-Datenbank erfüllt weitgehend alle Wünsche nach einem umfassenden Strukturierungsinstrument für den Organisator.

Leistungen der Organisations-Datenbank

- Die konsequente Trennung aller Komponenten der Büroarbeit in die bekannten vier organisatorischen Subsysteme Arbeit, Personal, Information und Kommunikation und Sachmittel sowie die strenge Unterscheidung nach Stamm- und Strukturdaten bringt die gewünschte Transparenz.

- Personelle, maschinelle, instrumentale, lokale und informatorische Zuordnungen sowie hierarchische Beziehungen innerhalb und außerhalb der Subsysteme sind durch die ODB von außen für den Organisator zugänglich. Er kann auf der Anwendungsebene Beziehungen herstellen, lösen oder durch temporär hergestellte Beziehungen im beschränkten Umfang neue Konfigurationen simulieren.

Alle Phasen von Büroorganisationsprojekten (Analyse, Planung, Realisierung, Erprobung und Redesign) werden von der ODB ständig unterstützt. Die Organisations-Datenbank ist gleichermaßen ein Planungs-, Steuerungs- und Kontrollinstrument.

Für jede, Projektphase werden im weiteren Ausbau spezielle Werkzeuge, wie

Transfer

Übernahme von Daten aus anderen Datensammlungen.

Form

Erstellung von Erhebungsformularen

List

Erstellung von Listen und Tabellen

Graf

Erstellen von Grafiken

Kalk

Durchführung von Berechnungen

Projekt

Projektüberwachung bereitgestellt.

Eine Reihe von Katalogen erleichtert dem Organisator die Zielbildung, die Methodenauswahl, den Aufbau und die Pflege der ODB sowie die Systemauswahl.

ZKAT

Katalog von Zielen, Beweggründen und Impulsen

MKAT

Katalog von Analysemethoden

VKAT

Katalog von Arbeitsvorgängen

IKAT

Informationen-Katalog

SMKAT

Sachmittel-Katalog

AKAT

Anbieter-Katalog Bürosysteme

Aufbau der Organisations-Datenbank

Die ODB kann und muß auf Grund des umfangreichen Datenmaterials sukzessive aufgebaut werden. Abhängig von der vordringlichen Organisationsaufgabe können "Abstriche" jeweils an der Breite (Begrenzung - - der Organisationseinheiten, Aufgaben, Informationen, Sachmittel) und der Tiefe (nur bestimmte Hierarchiestufen) vorgenommen werden.

Datenübernahmen

Durch die Übernahme vorhandener Daten kann der Erhebungsaufwand erheblich reduziert werden. In der Regel liegen etwa folgende Datensammlungen in Unternehmen vor:

Gesamt-Organisation

Geschäftsordnung

Rechnungswesen

Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung und anderes

EDV-Abteilung

Job-Accounting-Daten, Berechtigungstabellenen Leitungszuordnung für Terminals, Datei- und Programmverzeichnisse etc.

Organisations-Abteilung

Aufgabenbeschreibung, Organigramme, Ablaufdiagramme, Arbeitsanweisungen, technische Beschreibungen etc.

Telefon-Zentrale

Telefonverzeichnis, Gebührenverzeichnis

Die Daten können bereits in ihrer rudimentären Form gezielt in dafür vorgesehene Datenbankfelder eingegeben werden.

Bevor der Organisator an die oftmals heikle Datenerhebung vor Ort herangeht, sollten die bereits vorhandenen Daten hinsichtlich der Konsistenz und Plausibilität geprüft werden. Erfahrungsgemäß werden schon in diesem Stadium der Organisationsarbeit erstaunliche "Entdeckungen" gemacht, die zu Abhilfemaßnahmen führen.

Erhebungen

Erhebungen am Arbeitsplatz sind unumgänglich.

Oberstes Gebot ist es, den Erhebungsaufwand so gering wie möglich zu halten, da zusätzliche Arbeitsbelastungen in Grenzen gehalten werden sollen.

Deswegen sollen alle Datenerhebungen

- möglichst in einem Zug erfolgen,

- durch entsprechende Ankündigungen gut vorbereitet sein und

- mit gezielten und weitgehend vorausgefüllten Fragebögen durchgeführt werden.

Auswertungen mit der Organisations-Datenbank

Die ODB unterstützt bei vollem Ausbau sämtliche Organisationsaufgaben. Exemplarisch sind einige organisatorische Fragestellungen und die Verwendung von Daten der ODB dargestellt:

- Arbeitsablauf-Diagramme,

- Arbeitsanalyse,

- Arbeitsplatzprofile,

- Arbeitsprozeß-Strukturierung,

- Informationsangebot,

-Informationsstruktur,

-Informationsverteilung,

-Konfigurationen von Büro- und DV-Systemen,

-Personalstruktur,

-Stellenbesetzung,

-Zuordnung von Kabelanschlüssen zu Räumen,

-Zuordnung von Möbeln zu Räumen,

-zuordnung von Programmen und Diensten zu Computern,

-Zuordnung von Telefonen zu Räumen, Personen und Stellen.

Weitere - nahezu unbegrenzte-Auswertungen sind möglich. Die ODB stellt darüber hinaus die Ausgangsdaten für

- Aufgaben- und Arbeitsanalysen,

- Informationsbedarfsanalysen und

- Kommunikationsanalysen zur Verfügung.

Die ODB sorgt bei der Bearbeitung von Büroprojekten für die notwendige Ordnung und Transparenz. Zum Aufbau der Datenbank ist allerdings ein nicht unbeträchtlicher Ersterfassungsaufwand zu leisten, der jedoch auf Reorganisationsvorhaben beschränkt werden kann. Eine ständige Pflege der Stammsätze und Strukturen macht die Beauftragung eines Organisators erforderlich, der alle erreichbaren Informationen in die ODB eingibt und sie damit auf einem aktuellen Stand hält.

Heute werden in größeren Unternehmen ein oder mehrere Büroorganisatoren beschäftigt, die ohne ausreichendes Instrumentarium lediglich eine sehr beschränkte Anzahl von Daten verwalten können. Strukturen, wie sie mit der ODB bearbeitet werden können, sind auf herkömmliche Art und Weise nicht nachvollziehbar.

Wie bei allen Informationseinrichtungen läßt sich der Nutzen nur teilweise quantifizieren. Um den unternehmensspezifischen Nutzen einer ODB ermitteln zu können, werden in der Regel Tests mit diesem neuartigen Instrument erforderlich sein.

Zusammenarbeit zwischen Anwendern und Beratern

Die Organisations-Datenbank wird in der Unternehmensgruppe Schumann zur fachgerechten und rationellen Durchführung von Projekten eingesetzt und dem Kunden zur Weiterführung zum Kauf sowie Endbenutzern als Softwareprodukt - ablauffähig auf einem PC AT unter MS-DOS - angeboten.