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02.07.1993 - 

Optische Massenspeicher eignen sich gut fuer die Belegspeicherung einer Bank

Eine verschwundene Ueberweisung steckt sicher im WORM-Archiv

Unter dem Namen WORM-Speicher (Write once, read multiple) verbirgt sich eine optische Platte, auf der Daten aufgezeichnet werden koennen, die sich nicht wieder veraendern lassen. Im Vergleich zu Magnetbaendern oder Festplatten kostet WORM-Speicher wenig, bietet aber viel Platz, um auch Grafikdateien unterzubringen. Nicole Winkler* beschreibt am Beispiel der Dresdner Bank, wo dieses Speichermedium seine Vorteile ausspielen kann.

Eigentlich war es die Nachforschungstruppe der Dresdner Bank in Muenchen schon lange leid, jeden Tag aufs neue ueber Microfiche- Sichtgeraete verschwundene Ueberweisungen muehsam aufzuspueren, Alimente zu pruefen oder Mietzahlungen zu verfolgen. Ein WORM- Archivierungssystem versprach Abhilfe.

"Als ich 1990 zum ersten Mal von der Moeglichkeit eines elektronischen Recherchesystems hoerte, war ich sofort begeistert", erinnert sich Willi Notdurft, Abteilungsdirektor der Dresdner Bank AG in Muenchen. Aufgabe der Niederlassung in der bayrischen Metropole ist es, fuer die insgesamt etwa 100 angeschlossenen Geschaeftsstellen taeglich bis zu 100 000 Belege und mehrere hunderttausend beleglose Umsaetze aufzubereiten, zu kontrollieren und fehlerfrei zu verwalten.

Bei etwa 150 dieser Belege faellt zusaetzlich Arbeit an: Sie gehoeren zu der Sorte, bei denen Nachforschungen notwendig sind. Dies ist immer dann der Fall, wenn etwa eine Lastschrift nicht gedeckt ist, eine falsche Bankleitzahl das Geld fehlleitet oder Kundenanfragen nach verschwundenen Ueberweisungen geklaert werden muessen. Diese Rechercheaufgaben wurden bis vor kurzem noch ueber ein Microfiche-Archiv geloest.

Wo hier frueher insgesamt acht Mitarbeiter fuer jede Recherche von ihrem Platz aufstehen, sich im Archivschrank den richtigen Satz Microfiches suchen und mit Hilfe von Lesegeraeten umstaendlich den verlangten Datensatz aufspueren mussten, bleiben sie heute gelassen sitzen: Die Recherche laeuft jetzt schnell und bequem am Bildschirm ab.

An dem rein schematischen Ablauf der Nachforschungen hat sich dagegen wenig geaendert: Grundsaetzlich wird und wurde jede Nachforschung nach einem bestimmten Muster durchgefuehrt. Einzig die Methode zur Recherche ist heute sehr viel komfortabler und schneller geworden. Statt wie frueher bis Mittag auf Daten vom Vortag warten zu muessen, liefert das System heute die Informationen bereits zu Arbeitsbeginn: "Ein weiterer Vorteil, den unsere Nachforscher sehr zu schaetzen wissen", bestaetigt Bankdirektor Notdurft.

Der Wunsch nach Rationalisierung bestand seit langem, scheiterte aber an den Anforderungen, die Daten unveraenderbar und gesichert abzulegen. Mit WORM ist es heute kein Problem mehr. Die Speicherung der Daten erfolgt nach der WORM-Technik: Die Informationen werden mit einem Laserstrahl in die Oberflaeche der optischen Platte eingebrannt und koennen beliebig oft gelesen, aber nicht veraendert werden.

In Zusammenarbeit mit der Frankfurter Zentrale der Dresdner Bank wurde ein Pflichtenheft erstellt. Gesucht wurde nach einem Anbieter optisch-elektronischer Medien, der in der Lage war:

- die komplette Dokumentation des Tagesgeschaeftes (beleghafter und belegloser Zahlungsverkehr) vollautomatisch gesichert nach GOB/GOS (Grundsaetze ordnungsgemaesser Buchfuehrung/Speicherbuchfuehrungabzulegen;

- die Online-Anbindung an den IBM-Grossrechner des Muenchner Rechenzentrums zu realisieren;

- einen umfangreichen Suchkriterien-Katalog zu erstellen und

- den direkten Zugriff auf die Belegdaten von jedem Arbeitsplatz aus zu ermoeglichen. Darueber hinaus sollten Einsparungen bei Raum-, Personal- und Materialkosten erzielt werden. So ist allein die taegliche Verfilmung auf Mikrofiche ein Posten, der mit ueber 100 000 Mark jaehrlich zu Buche schlaegt.

Anhand dieses Pflichtenheftes wurden nun verschiedene Konzepte geprueft. Den Zuschlag erhielt das Archivierungssystem "Elarc" der Rost & Partner GmbH, Frankfurt, das nach Meinung der Dresdner Bank am besten die vorgegebene Zielsetzung erfuellen konnte. Dabei war sicher mit entscheidend, dass der Frankfurter Anbieter von Haendlerinformations-Systemen bereits seit zehn Jahren am Markt existiert und mit der Bank seit Jahren erfolgreich kooperiert.

Nach intensiven Vorbereitungen konnte das System im Juli 1992 installiert werden. Unmittelbar danach wurde die Verfilmung eingestellt. Seit diesem Zeitpunkt arbeitet die Nachforschungstruppe ausschliesslich mit dem elektronischen Archiv, das aus optischen Platten und einem Plattenwechsler, der sogenannten Jukebox, besteht. Diese Einheit bietet den Vorteil eines mechanischen Plattenwechsels und haelt bis zu 32 GB fuer den direkten Zugriff bereit. Grundsaetzlich ist dabei die Aufruestung bis in den Terabyte-Bereich moeglich.

Bei Bedarf werden sekundenschnell die benoetigten Informationen abgefragt und an den Terminals der Sachbearbeiter angezeigt. Die Arbeitsplatz-Terminals sind mit einer RS/6000 von IBM verbunden, die als Server fungiert. Aufgabe des RISC-Rechners ist es, die am Abend vom IBM-Host kommenden Daten plattengerecht aufzubereiten und dem eigentlichen Archivierungssystem zu uebergeben.

Vor dem Schreiben auf die WORM-Platte wird noch ein Strategiemodul durchlaufen, das die Ablage der Daten fuer den Lesezugriff optimiert. Dabei werden die Kriterien des schnellen Zugriffs und minimalen Platzbedarfs erfuellt. Weiter ist bei einer Bankanwendung noch zusaetzlich ein GOB-Modul integriert, das die gesicherte Ablage garantiert und fuer die Konsistenz der Daten beziehungsweise Datentraeger sorgt.

Der Zugriff auf im Archiv abgelegte Daten erfolgt menue- und maskengesteuert ueber ein Recherchemodul. "Dabei konnten wir unsere Suchbegriffe und den Maskenaufbau selbst bestimmen", betont Willi Notdurft. "Nur so war gewaehrleistet, dass sich das System unseren spezifischen Anforderungen anpasst und wir uns nicht umgekehrt dem System anpassen mussten."

An einem Beispiel wird der Gesamtablauf am besten klar: Am Ende eines jeden Tages fassen die angeschlossenen Bankfilialen alle eingegangenen Schecks und Lastschriften zu sogenannten Primanoten zusammen. Das sind nach uebersichtlichen Mengen sortierte Belegbuendel. Bevor diese zum Lesesystem und damit in den Host- Rechner kommen, gehen sie in die Codiergruppe. Dort werden die einzelnen Belege codiert, das heisst maschinenlesbar gemacht. Jeder Scheck und jede Lastschrift verfuegt ueber eine Codierzeile im unteren weissen Feld, mit der sie sich eindeutig zuordnen laesst. Codierzeilen enthalten immer Daten wie Bankleitzahl, Konto- und Schecknummer - alles Informationen, die fuer die Nachforschung von entscheidender Bedeutung sind.

Ist die Arbeitsvorbereitung abgeschlossen, kommen die Belege zur automatischen Datenerfassung. Gleichzeitig werden sie mikroverfilmt. Dabei erhaelt jeder Beleg seine individuelle Microfichenummer zugeordnet.

Diese Nummer ist es auch, die im folgenden typischen Arbeitsbeispiel der Nachforschungsgruppe eine tragende Rolle spielt: Angenommen, die Ueberweisung eines Dresdner-Bank-Kunden ueber 5050 Mark an ein anderes Geldinstitut ist nicht angekommen. Um herauszufinden, wo der Betrag gelandet ist, geht der Sachbearbeiter ueber eine einfache Menueleiste in die Abstimmungsliste des Tages, an dem die Ueberweisung haette durchgefuehrt werden sollen. Ist das Geld tatsaechlich ueberwiesen worden, zeigt das System den Betrag mittels eines Rollbalkens schnell an.

Da nun jedem Umsatz, der ueber die Beleglesung laeuft, automatisch eine Microfichenummer zugeordnet ist, findet sich der Betrag ueber diese Zahlenkombination (per Copy-Befehl uebernehmbar) in jeder gewuenschten Liste wieder.

Ueber die Nummer wird klar, wo die 5050 Mark geblieben sind. Anstatt sie an die fuer Sparkassen zustaendige Clearing-Stelle geschickt zu haben, hat ein Bearbeiter sie einer anderen Bank zugeschrieben: Die Bankleitzahl war falsch codiert.

Da die Dokumente ueber lange Zeit verfuegbar gehalten werden muessen, ist bei der Dresdner Bank in Muenchen zusaetzlich ein sogenannter historischer Arbeitsplatz realisiert. Hier wird zusaetzlich zur normalen Arbeitsplatz-Ausstattung ein WORM- Einzellaufwerk bereitgestellt, in das bei Bedarf die gewuenschte aeltere Platte eingelegt und fuer Recherchezwecke gelesen werden kann.

"Gibt es Datentraeger im Archivsystem, auf die nur selten ein Zugriff erfolgt, so ergaenzen sich Jukebox und Mensch zu einem kostenguenstigen Ganzen; diese Loesung ist wesentlich billiger als die Anschaffung einer neuen Jukebox zur Aufnahme von Platten, auf die nur sporadisch zugegriffen wird", lautet das Fazit eines Mitarbeiters.

Seit knapp einem Jahr in Betrieb, hat die Muenchner Loesung bei der Dresdner Bank schon Schule gemacht. Urspruenglich nur fuer eine Abteilung konzipiert, wird derzeit geprueft, ob das System jetzt auch in Stuttgart, Mannheim und Nuernberg installiert werden kann. Denn das Archivierungssystem enthaelt Schnittstellen in Form von Libraries, die eine Integration in verschiedene DV-Landschaften ermoeglichen.

*Nicole Winkler ist freie Journalistin in Muenchen.