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09.02.2001 - 

Content-Management/Konzernweites CM in der Aachener und Münchener Gruppe

Einer für alle: Informations-Management mit Content-Sharing

Effizienzsteigerung und Ausbau der Vertriebswege sind zurzeit häufig gehörte Schlagworte. Um dies zu realisieren, verlangt die Konzernführung von ihren Mitarbeitern eine hohe Flexibilität. Diese wiederum benötigen dafür ein Mehr an Information. Manfred Schmidt* beschreibt am Beispiel der Volksfürsorge, wie die Aachener und Münchener Gruppe diesen Anforderungen mit Content-Management gerecht werden will.

Seit 1997 arbeitet die AM-Gruppe an der Verbesserung der Strukturen innerhalb des Konzerns und ihrer 14 Tochtergesellschaften. Im Zuge dieser Umgestaltungen übernahm das in der AM Informatik angesiedelte "Technische Kompetenzzentrum Neue Medien" 1998 das zentrale Hosting für alle bereits bestehenden Web-Auftritte des Konzerns. Daraus resultierten diverse Migrationsprojekte, die eine gemeinsame Basis für künftige I-Net-Projekte legten. Gleichzeitig entstand ein Flaschenhals, nämlich die tagesaktuelle Pflege der zu betreuenden Web-Präsenzen. Die Problematik wurde immer größer: Für das Jahr 1999 wurde sogar eine Verdoppelung derartiger Projekte erwartet. Eine Verlagerung der Inhaltspflege in die Fachbereiche der Gesellschaften wurde damit unumgänglich: Der Content sollte dort gepflegt werden, wo er entsteht.

Die Mitarbeiter in den Fachbereichen im Umgang mit HTML zu schulen war zu aufwändig. Auch eine Realisierung der Intranet-Auftritte mit den Informationsdatenbanken und Diskussionsforen der konzernweit eingesetzten Groupware Lotus Notes wurde wegen des hohen Anteils an Eigenentwicklungen verworfen. Die AM-Gruppe entschied sich vielmehr für die Einführung eines ausgereiften Content- Management-Systems (CMS), mit dem die immer stärker zusammenwachsenden Internet-Welten ohne Schnittstellenprobleme verknüpft werden konnten.

Nach der ersten Orientierung am Markt waren sich alle Beteiligten sehr schnell einig, zunächst die bestehenden Ressourcen innerhalb des Konzerns zu nutzen. Erstes Ziel sollte sein, in der Ausweitung der Netzauftritte aller Tochtergesellschaften schneller voranzukommen. Eine genauere Untersuchung ergab jedoch, dass Anbieter, die nicht auf Lotus Notes aufbauten, eine eigene technische Infrastruktur einsetzten, die im Konzern nicht vorhanden war.

Es galt, eine Konkurrenzsituation zweier Systemwelten nebeneinander auf alle Fälle zu vermeiden. Die Einführung einer weiteren Technik hätte zudem hohe Investitionen in die Infrastruktur bedeutet. Deshalb fiel die Entscheidung für Webgate von der Innovation Gate GmbH aus Ratingen. Das System baute auf Lotus Notes auf, bot einige weitere Funktionen und verfügte darüber hinaus über eine sehr umfangreiche Installationsbasis.

In einem ersten Schritt erfolgte das Rollout des CMS durch die AM Informatik. Navigationskonzept und Framelayout wurden durch einheitlich definierte Richtlinien realisiert und parallel dazu Layout sowie Styleguide zur Unterstützung der in den Tochtergesellschaften festgelegten Corporate Identity umgesetzt. Die Intranet-Auftritte des Konzerns wurden zuerst migriert; die Internet-Präsenzen sollten nur bei Bedarf folgen. Der Content eines Web-Auftrittes wurde auf mehrere Webgate-Datenbanken verteilt und die Domino 4.6 Intranet-Server in die allgemeine, konzernweite Notes-Domäne "AM-Comnet" integriert. Eine schnellstmögliche Migration dieser Server auf Domino 5 war beabsichtigt.

Der Testlauf begann nach einigen Vorbereitungsarbeiten für die Installation im Sommer 1999. Als Pilotprojekt diente dabei das Intranet der Volksfürsorge: Hier starteten die Vorbereitungen zur Einführung im Oktober.

Zunächst musste ein klares Benutzergruppenkonzept erstellt werden. Außer den etwa 2400 Volksfürsorge-Mitarbeitern in Hamburg sollten auch alle anderen Mitarbeiter der zentralen Verwaltungen der AM-Gruppe über einen Notes-Client oder einen Browser auf das Intranet der Volksfürsorge zugreifen. Jedoch durfte nicht jeder dieser Nutzer Zugang erhalten, da einige Informationen selbst innerhalb des Hauses noch einmal Zugriffsbeschränkungen unterlagen. Dies betraf jedoch weniger als 20 Prozent der Dokumente. 80 Prozent des Contents der Volksfürsorge sollten frei zugänglich sein. Zirka 120 verschiedene Benutzergruppen wurden daher definiert.

Rund 200 Mitarbeiter der Volksfürsorge erhielten Autorenrechte zur Dokumentenpflege. Autorisierungsrestriktionen in der Dokumenteneinstellung wurden dabei unterlassen. Dahinter stand das Konzept, dass alle, die über Know-how verfügen, die entsprechenden Dokumente selbst pflegen sollten. Die jeweiligen Netz-Fachbereichskoordinatoren sind für den Inhalt und die Aktualität verantwortlich.

Stephan Weiß vom Competence Centrum Neue Medien in Hamburg: "Wir wollten in erster Linie Engpässe vermeiden und den Workflow schlank halten. Diese Autoren haben Zugriff auf alle Datenbanken. Dadurch können sie auch bestimmte Informationen oder Vorlagen anderer Mitarbeiter nutzen." Die Nutzung von Synergien untereinander stand im Vordergrund.

Neben den Autoren wurden 16 Netz-Koordinatoren in den Fachbereichen beauftragt, die Technik in die Abteilungen hineinzutragen, die internen Schulungsmaßnahmen zu koordinieren und Patenschaften zu übernehmen. An einer ersten Schulung durch den Hersteller nahmen die Fachbereichs-Koordinatoren sowie einige Spezialisten teil. Im Vorfeld hatten diese Spezialisten bereits zahlreiche Dokumente angelegt und warteten nun ungeduldig auf den Einsatz des neuen Systems. Danach schulten bereits ausgebildete Mitarbeiter ihre Kollegen in praxisnahen Workshops.

Mit der Erstellung der Dokumentenvorlagen und der Vorbereitung der Mitarbeiter auf das Info-Medium begann Mitte Januar 2000 die heiße Vorbereitungsphase. Am 6. April startete das neue Intranet mit knapp 1400 Inhaltsseiten. Umfangreiche Marketing-Aktivitäten sollten zusätzliche Anreize schaffen, weitere Autoren und Bereiche dafür zu gewinnen, Informationen bereit zu stellen. Die Resonanz auf den Start des Intranet war insgesamt sehr gut.

"Im Grunde genommen ist das Ganze ein Öffnen in Richtung Knowledge-Management und Informationsweitergabe", erklärt Koordinator Weiß. "Das Einführungskonzept sollte nicht nur demonstrieren: ,Jetzt haben wir es!'' Wir wollten mit den ersten Bereichen und Funktionen auch Beispiele und Potenziale darstellen, damit sich jeder aktiv mit diesem Medium auseinandersetzt. Inzwischen ist bereits ein Großteil der potenziellen Autoren regelmäßig aktiv."

Erwartungsgemäß wurden jedoch auch bald die Schwachpunkte deutlich: Jeder Bereich baute seine Eigenarten (zum Beispiel unterschiedliche dynamisch generierte Bereichsnavigationen) in den Auftritt ein. "Durch das Feedback der Abteilungen untereinander und die daraus resultierenden Ad-hoc-Veränderungen konnte das System aber beweisen, dass es flexibel nutzbar ist", beschreibt Weiß den Intranet-Start. "Wir wollten zeigen, dass wir von heute auf morgen alles so ändern können, wie es neue Anforderungen und organisatorische Veränderungen erfordern. Der Flaschenhals IT war verschwunden, und die Kollegen hatten an Flexibilität und Aktualität der Information gewonnen." Als meist genutzte interaktive Anwendung innerhalb des Intranet kristallisierte sich nach kurzer Zeit die "Materialbestellung" heraus. Sukzessive wird das Intranet nun um weitere interaktive Anwendungen ausgebaut.

Mit der Migration auf Lotus Domino 5 und die neueste Webgate-Version sollen bald zusätzliche Features wie zum Beispiel eine Office-Schnittstelle zum Tragen kommen. Dann benötigen die Autoren keinen Notes-Client mehr, dessen Stärken im Moment noch im Bereich der Text-Formatierung liegen. Mit dem Office-Interface dürfte diese Beschränkung wegfallen, dann können komplex formatierte Texte in Word gepflegt und von dort direkt ins Intranet eingestellt werden.

Zentraler Baukasten mittels XMLDa die Unternehmen der AM-Gruppe untereinander Verbindungen und Partnerschaften unterhalten und Produkte dieser Partner über ihre Vertriebskanäle anbieten, wird auch der Gedanke des "Content-Sharing" in den kommenden Monaten weiter ausgebaut. Derzeit stellt zum Beispiel die Volksfürsorge Produktbeschreibungen der Deutschen Bausparkasse Badenia und der Central Krankenversicherung sowie bestimmte Produkte der AM Generali Invest Kapitalanlagegesellschaft mbH über ihre Internet-Homepage bereit. Diese Dokumente werden noch ohne Content-Sharing von der Volksfürsorge selbst gepflegt. Über Webgate und mittels XML sollen diese Produktbausteine den verschiedenen Gesellschaften nun als zentraler Baukasten zur Verfügung gestellt werden. Sie werden dann nur noch an einer Stelle des Content-Management-Systems gepflegt und unter Berücksichtigung bestehender Kooperationen sowie Vertriebsabsprachen jeweils im individuellen Layout der jeweiligen Internet- und Intranet-Auftritte angezeigt.

Technisch ist diese Lösung bereits weitestgehend umgesetzt. Gelöst werden muss noch das Problem der automatischen Signalisierung bei Content-Veränderungen. Schließlich will der Content-Nehmer umgehend erfahren, ob sich ein Produkt, das er übernommen hat, verändert. Auch die Außendienstler in ihren lokalen Büros sollen dann über ein eigenes Intranet bedient werden; sie werden zurzeit eingerichtet. Deren wesentliche Inhalte sollen von der jeweiligen Tochtergesellschaft per Content-Sharing übernommen werden, um den Pflegeaufwand zu minimieren.

*Manfred Schmidt ist Mitarbeiter der AM Informatik GmbH in Aachen, einer Tochter der Aachener und Münchener Gruppe, und dort Projektleiter I-Net der Abteilung Neue Medien.

Die GruppeAn der Spitze der Aachener und Münchener Gruppe steht die AMB Aachener und Münchener Beteiligungs-Aktiengesellschaft. Sie gibt den strategischen Rahmen und die Unternehmensziele vor, die von den Tochtergesellschaften mit eigenen Mitteln umgesetzt werden. Der AM-Konzern ist mit seinen 22000 Mitarbeitern bis heute zur drittgrößten deutschen Erstversicherungsgruppe gewachsen und konzentriert sich als Breitenversicherer traditionell auf die Versicherung von Privatkunden im Inland. Die AMB hält außer an den Aachener und Münchener Versicherungen auch Mehrheitsbeteiligungen an der Thuringia, Volksfürsorge, Advo Card, Cosmos, Generali Lloyd, Central und Deutschen Bausparkasse Badenia. Die gesamten Beitragseinnahmen aus dem Versicherungsgeschäft betrugen im Jahr 2000 etwa 10,7 Milliarden Euro. Neben den eigenen Außendienstorganisationen hat die AM-Gruppe Zugang zum weltweit größten Finanzdienstleistungsvertrieb der Deutschen Vermögensberatung DVAG und eine weit reichende Vertriebskooperation mit der Commerzbank.