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29.06.2005

Einer für alles und alle mit einem

Schulze ist freier Autor der Website CIO.de und dem CIO-Magazin.
Multifunktionsgeräte brauchen weniger Platz und verursachen geringere Betriebskosten als Peripheriegeräte mit dedizierten Einzelfunktionen. Fast immer fällt die Bilanz für die Vielzweckmaschinen günstig aus.

Der Traum vom papierlosen Büro scheint ausgeträumt. Statt immer weniger wird immer mehr Papier bedruckt. Drucker, Fax und Kopierer schwärzen Seite um Seite, da die meisten Menschen die digitale Informationsflut lieber klassisch auf Papier konsumieren. Und trotz E-Mail und EDI (Electronic Data Interchange) hat das Fax als Medium für Bestellungen und andere geschäftliche Kommunikation noch lange nicht ausgedient. Allerdings sind die spezialisierten Büromaschinen oft nur marginal ausgelastet und dösen den Großteil des Tags im Standby-Betrieb vor sich hin. Für jeden Zweck ein eigenes Gerät vorzuhalten scheint unwirtschaftlich: Eine Studie des schweizerischen Bundesamts für Energie (BFE) hat ergeben, dass zum Beispiel ein Drucker nur acht Prozent seines aufgenommenen Stroms für das Drucken selbst benötigt.

Eine bessere Maschinenauslastung und damit mehr Effizienz versprechen die Multifunktionsgeräte. Sie kombinieren verschiedene Funktionen, zum Beispiel Drucker, Scanner, Fax und Kopierer, in einem einzigen Gerät. Der Grundgedanke dabei ist, dass sich zumindest die Druckeinheit bei allen heutigen Büromaschinen derselben Technologie bedient. Insbesondere durch das langsame Verschwinden der analogen Kopierertechnik funktionieren die aktuellen Büromaschinen nach dem gleichen Prinzip. Warum also einen Laserdrucker nur als Ausgabegerät für die PCs nutzen? Ein integrierter Scanner macht daraus auch gleich einen Fotokopierer. Und wenn schon Druckwerk und Scanner eingebaut sind, ist der Ausbau zu einem Faxgerät auch nicht mehr sehr aufwändig.

Umgekehrter Dokumentenweg

Sowohl die klassischen Kopiereranbieter als auch die Druckerproduzenten sehen in "Multifunctional Printing" (MFP) seit einiger Zeit einen Trend. Einer der Auslöser dafür ist, dass der bis dato unverzichtbare Kopierer ebenso wie das Faxgerät mit der verstärkten Nutzung digitaler Daten und der E-Mail-Kommunikation an Bedeutung verlieren. Bislang verlief etwa die Verteilung von Massensendungen nach dem Motto "Print and Distribute": Ein Schreiben wurde ausgedruckt, dann mehrfach kopiert und schließlich versandt. Inzwischen gehen Aussendungen vermehrt den Weg des digitalen Versands, bei dem das Drucken dem Empfänger überlassen bleibt. Das Verfahren ist also umgekehrt: Distribute and Print.

Mitverantwortlich für die immer präsenter werdenden Multifunktionsgeräte ist aber auch der Druckermarkt: Drucker sind alltäglich geworden und der Markt längst gesättigt. Zudem sind Drucker, Kopierer und Faxe sehr langlebige Produkte - insbesondere was größere Arbeitsgruppengeräte angeht. Um den Kunden eine Neuanschaffung schmackhaft zu machen, müssen die Hersteller durch zusätzliche Funktionen erkennbare Mehrwerte schaffen. Ein paar Seiten mehr Durchsatz pro Minute sind kein wirksamer Kaufanreiz.

Dass diese Rechnung in allen Marktsegmenten - vom Home-Office bis zu Arbeitgruppengeräten - aufgeht, bestätigen die Daten der Marktbeobachter. So stellt zum Beispiel Gartner Dataquest fest, dass die Tintenstrahl-Multifunktionsgeräte im ersten Quartal 2005 in Westeuropa nach verkauften Stückzahlen zum ersten Mal die reinen Tintenstrahldrucker hinter sich gelassen haben. Im Lowend-Segment sind multifunktionale Geräte inzwischen also fast schon der Standard.

Auch IDC sieht die MFP-Kisten auf dem Vormarsch. Von 2003 bis 2004 hat sich laut den Analysten der Markt in Westeuropa mehr als verdoppelt, 2004 gingen rund 54 Prozent mehr Multifunktionsgeräte über den Ladentisch als im Vorjahr. Den Ton geben die Tintenstrahler an: Laut IDC machte diese Technologie über 87 Prozent des gesamten MFP-Markts im vergangenen Jahr aus. Farbgeräte führen noch ein Nischendasein und können nur rund ein Prozent des Kuchens für sich verbuchen. Allerdings mit großem Potenzial: Für das Jahr 2004 ermittelte IDC ein Wachstum der Farbtechnologien von über 126 Prozent im Vergleich zum Vorjahr. Das Fazit der Marktforscher: "Die Tintenstrahlprodukte werden weiterhin die erste Wahl der Endverbraucher sein, der Bürobereich bevorzugt Monochrom-Geräte."

Farbe kommt ins Büro

In Sachen Geschwindigkeit stehen die Multifunktionsgeräte den reinrassigen Druckern und Kopierern nicht nach. Standardgeräte bringen es schwarzweiß auf rund 15 bis 20 Seiten pro Minute. Große Unterschiede gibt es vor allem beim Druck in Farbe. Hier hängt die Geschwindigkeit besonders von der eingesetzten Technologie ab. Zwar dominieren diesen Markt noch Tintenstrahler, die in der Regel durch ihre Ausstattung und die relativ hohen Seitenpreise für Arbeitsgruppen kaum geeignet sind. Farblaser sind jedoch in den vergangenen Monaten deutlich im Anschaffungspreis gesunken und werden zunehmend eine Option.

Bei Farblasern kommen zwei Techniken zum Einsatz, um die vier Grundfarben zu einem Bild zu mischen: Single-Pass und Four-Pass. Bei dem meist eingesetzten Four-Pass-Verfahren wird das Papier viermal durch das Druckwerk geführt und bei jedem Durchgang mit einer Farbe bedruckt. Bei Single-Pass besitzt die Druckereinheit vier Druckwerke, die hintereinander angeordnet sind. Das Papier kann so in einem Durchgang bedruckt werden, der Seiten-Output ist deutlich höher als beim Four-Pass-Verfahren.

Modularer Ausbau

Attraktiv ist die netzwerkfähige Kombination aus Drucker und Kopierer: Beide Maschinentypen sind im Büro unverzichtbar, sie in ein Gerät zu konsolidieren liegt also nahe. Denn neben der besseren Auslastung versprechen die MFPs eine Reihe weiterer Vorteile. Besonders die Geräte der gehobenen Leistungsklasse sind in der Regel modular aufgebaut. Die Basis bildet - je nach Hersteller - ein Kopierer oder ein Drucker. Weitere Funktionen wie Netzwerkfähigkeit oder Scanner können nachträglich eingebaut werden.

Das Einsparpotenzial kann auf die Formel "Aus vier mach eins" gebracht werden: Statt Fax, Scanner, Drucker und Kopierer braucht es nur ein Gerät. Das spart nicht nur bei den Anschaffungskosten, sondern auch an den Verbrauchsmaterialien. Zudem vereinfacht sich hier der Bestellvorgang, da der Lieferantenstamm verkleinert werden kann. Und auch für die IT-Administration wird das Leben durch den konsolidierten Gerätepark etwas leichter.

Allerdings haben die Multifunktionsgeräte auch einige Nachteile. Ein Ärgernis, das alle Maschinen betrifft, die von mehreren Mitarbeitern genutzt werden, ist die räumliche Entfernung: In der Regel steht das Gerät an allgemein zugänglichen Stellen, meist im Gang. Für jede Kopie und jeden Ausdruck muss man das Büro verlassen. Das ist nicht nur lästig, sondern auch zeitaufwändig. Denn häufig entwickeln sich um den Drucker regelrechte Plauderecken, die Verweildauer der Kollegen ist meist deutlich höher als zwingend notwendig. Ein anderes Problem ist, dass durch Multifunktionsgeräte so genannte Single Points of Failure entstehen. Ist das Gerät kaputt, streikt nicht nur ein Drucker; auch Kopierer, Scanner und Fax sind betroffen. Dieser Punkt kann jedoch mit entsprechenden Wartungsverträgen zumindest entschärft werden. (ls)