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05.04.2002 - 

Süd-Chemie koppelt E-Procurement mit SAP-Software

Einkaufssystem spart 30 Prozent

MÜNCHEN (fn) - Die Süd-Chemie AG hat für sechs Standorte ein E-Procurement-System eingeführt und eng mit SAP R/3 verknüpft. Statt sich selbst mit der Katalogpflege zu befassen, beauftragte der Konzern den Lieferanten der Bestellsoftware mit der Produktdatenverwaltung.

Vor der Einführung eines E-Procurement-Systems bestellten die sechs deutschen Werke der Süd-Chemie eigenständig Büroartikel, Werkzeuge und Laborbedarf. Dies führte zu einer Vielzahl von Geschäftsverbindungen mit Lieferanten. Um dem Wildwuchs Einhalt zu gebieten, erstellte das Unternehmen, das zu den weltweit führenden Anbietern für chemische Katalysatoren und Additive zählt, zunächst für alle Niederlassungen einheitliche Papierkataloge. Doch diese stießen bei den für die Beschaffung zuständigen Mitarbeitern auf wenig Gegenliebe, so dass sie weiterhin munter Waren bei beliebigen Lieferanten orderten.

Im Herbst 2000 begann eine Expertengruppe, sich über E-Procurement Gedanken zu machen. Aus dieser Gruppe heraus wurde ein Projekt ins Leben gerufen, dessen Abwicklung die CPL Service GmbH übernahm, eine hundertprozentige Firmentochter, die sich auf Einkaufsprozesse spezialisiert hat. Das Ziel des E-Procurement-Vorhabens war es, den Einkauf katalogfähiger Artikel über eine in das Intranet eingebundene Software abzuwickeln. Diese Warengruppen machen zwar nur etwa 1,5 bis zwei Millionen Euro des gesamten jährlichen Bestellvolumens der Süd-Chemie AG von rund 125 Millionen Euro aus, doch entfallen auf diese Artikel etwa 83 Prozent aller Bestellvorgänge innerhalb des Konzerns.

Bei der Suche nach geeigneter Software zur Realisierung des Bestellsystems war die Integration in das zentrale SAP-R/3-System sowie die Unterstützung des Datenformats BMEcat ausschlaggebend. Den Zuschlag erhielt Ca Content aus Mainz. Obwohl SAP selbst inzwischen eigene E-Procurement-Produkte anbietet, kamen die Walldorfer bei diesem Projekt nicht zum Zuge. "Die Entscheidung fiel im November 2000, damals war SAP noch nicht so weit", begründet Projektleiter Henning Schrödter das Vorgehen. Für Ca Content sprach unter anderem, dass der Anbieter neben der Software auch fertige Lieferantenkataloge anbietet beziehungsweise die Pflege kundenspezifischer Kataloge im Rahmen eines Dienstleistungsvertrages übernimmt. "Die Katalogqualität ist entscheidend", bemerkt Schrödter. "Wenn ein Bedarfsträger ein Produkt nicht innerhalb kurzer Zeit findet, tut sich ein Unternehmen schwer, die Vorteile eines elektronischen Bestellwesens glaubwürdig darzustellen." Schrödter vergleicht dies mit dem Kaufverhalten von Web-Surfern in Online-Shops, die spätestens nach der zweiten erfolglosen Produktrecherche den Anbieter wechseln würden.

Das Ca Content-Produkt "Ca Professional" wurde in die vorhandene Intranet-Website der Süd-Chemie eingebettet. Der Mitarbeiter füllt den Warenkorb, indem er Produkte aus den Lieferantenkatalogen auswählt. Ca Professional reicht den Auftrag an das MM-Modul von R/3 weiter, wo zunächst geprüft wird, ob der Angestellte berechtigt ist, Waren zu ordern, und ob die Kostenstelle korrekt angegeben wurde. Gleichzeitig kontrolliert das System, ob das Bestellvolumen dieses Bedarfsträgers nicht schon überschritten wurde.

Stimmen alle Angaben, legt die ERP-Software eine Bestellung an, vergibt eine Bestellnummer und schickt den Datensatz an Ca Professional zurück. Das Bestellsystem erzeugt aus den Informationen eine E-Mail und versendet sie an einen zentralen Messaging-Server von Ca Content. Dort werden die Daten in ein für den jeweiligen Lieferanten verarbeitbares Format gebracht. Mitarbeiter des Wareneingangs verbuchen über die Web-basierende E-Procurement-Software die angelieferten Produkte, woraufhin das ERP-System eine Gutschrift an den Lieferanten erzeugt, so dass auch die Bezahlung automatisch abgewickelt werden kann.

R/3-AnbindungDie Anbindung von Ca Professional an R/3 realisierte Ca Content über den Internet Transaction Server (ITS) von SAP. Dieses System erlaubt eine Internet-gestützte Kommunikation mit dem ERP-Programm. Als Schnittstelle nutzt die E-Procurement-Lösung Idoc. Die Datenfelder aus der Bestellsoftware werden über Mapping-Tabellen in ein von R/3 verarbeitbares Idoc-Formular umgewandelt. Die Benutzerverwaltung von R/3 führt nicht den einzelnen Bedarfsträger, sondern lediglich die Einkaufssoftware. Dennoch ist ein auf den einzelnen Besteller heruntergebrochenes Reporting möglich, da die im ERP-System angelegten Bestellaufträge einen Vermerk des Einkäufers enthalten.

Das Ziel beim E-Procurement ist bekanntlich, Bestellvorgänge kostengünstiger zu gestalten. Berechnungen der Süd-Chemie zufolge belaufen sich die finanziellen Aufwendungen für einen Online-Auftrag auf nunmehr etwa 85 Euro. Vor der Einführung des elektronischen Bestellwesens dauerte der Einkaufsvorgang von der Bedarfsanmeldung über die Genehmigung bis hin zum Wareneingang rund eine Woche, wobei dieser Vorgang inklusive Beschaffungsanforderung im ERP-System sowie Kontaktaufnahme zum Lieferanten Prozesskosten von etwa 125 Euro verursachte.

Neben den Prozesskosten wollte Süd-Chemie auch die Einkaufspreise senken. Beispielsweise müssen die Auftragssachbearbeiter beim Supplier keine per Fax eingehenden Aufträge erfassen.

Einstandspreise gekapptDarüber hinaus reduzieren sich durch die Bestellung über elektronische Kataloge Tippfehler. Mit dem Argument, die elektronischen Bestellungen würden schließlich auch die Verwaltungsaufwendungen beim Lieferanten reduzieren, verlangte die CPL um bis zu zehn Prozent günstigere Einstandspreise.

Für Schrödter zählt ein gut durchdachter Einführungsplan zu den Erfolgsfaktoren einer E-Procurement-Lösung. Zunächst wurden ein Standort mit der Software ausgestattet und Testanwender mit der Handhabung vertraut gemacht. Auch die Zahl der Kataloge und die darüber angebotenen Waren hatten die Verantwortlichen anfangs bewusst eingeschränkt. Behutsam sollten die Mitarbeiter an das neue System herangeführt werden, die teilweise jahrzehntelang Waren über einen Papierkatalog bestellt hatten. Nach Angaben des CPL-Mannes liegt der Anteil an Bestellungen bei Lieferanten, mit denen keine Rahmenverträge geschlossen wurden, praktisch bei null. Abgeschafft wurden darüber hinaus zeitintensive Genehmigungsvorgänge. Für jeden der 80 Bedarfsträger ist ein Bestellbudget hinterlegt. Hat ein Mitarbeiter sein Einkaufskontingent ausgeschöpft, blockiert die E-Procurement-Software weitere Aufträge. Über die Höhe des Budgets befindet der jeweilige Abteilungsleiter.

Katalogpflege per Remote-AccessZurzeit bestellen 80 Bedarfsträger in den sechs Standorten der Süd-Chemie über das E-Procurement-System Werkzeuge, Büroartikel und Chemikalien für den Laborbedarf. Hierzu wurden drei Lieferantenkataloge in die Bestellsoftware eingebunden. Die Pflege dieser Kataloge übernimmt Ca Content, indem sich Experten per Fernzugriff in das System einklinken und aktuelle Daten der Lieferanten übermitteln.

Als nächsten Schritt will Schrödter das Bestellsystem für die Beschaffung von Sicherheitsausstattung wie etwa Schutzbekleidung, Laborausstattung, Reisen sowie IT-Bedarf erweitern. Darüber hinaus sollen künftig auch Investitionsgüter über die bestehende Lösung geordert werden können.

SAP und E-ProcurementDie Anbindung eines Bestellsystems an die ERP-Software von SAP hängt in erster Linie davon ab, ob sich das Unternehmen für die E-Procurement-Software "Enterprise Buyer Professional" (EBP) der Walldorfer oder für ein Produkt eines anderen Herstellers entschieden hat. Im Falle von EBP braucht sich der Anwender über die Integration keine Gedanken zu machen, da SAPs Produkt bereits mit der ERP verbunden ist. Hier stellt sich dann lediglich die Frage, ob auch das mitgelieferte Katalogsystem zum Einsatz kommt. Kataloge anderer Anbieter lassen sich über die Standard-Schnittstelle Open Catalog Interface (OCI) mit dem E-Procurement-System von SAP verknüpfen.

Realisiert das Unternehmen sein Projekt mit einem anderen E-Procurement-Produkt, kann er dieses entweder über den "Internet Transaction Server" (ITS), so geschehen bei der Süd-Chemie, oder über den "Business Connector" realisieren. Beides liefert SAP mit seiner ERP-Software mit. Der Business Connector sorgt für einen Datenaustausch zwischen einer Anwendung und einem oder mehreren R/3-Modulen über ein XML-Format. Der ITS stellt ein Web-Interface zur ERP bereit, der Datentransfer kann beispielsweise über die Idoc-Schnittstelle von SAP erfolgen.

Abb: Anbindung der Lieferanten

Süd-Chemie versendet die Bestellinformationen in formatierten E-Mails an Ca Content oder direkt zum Lieferanten. Quelle: CPL/Südchemie