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13.06.2003 - 

Softwaretrends/Basis für effizientere Prozesse

Eintrittskarte zur Portalimplementierung

Web-basierende Unternehmensportale gehören derzeit zu den gefragtesten Anwendungssystemen. Sie bieten gute Möglichkeiten, Kosten zu sparen und über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg Geschäftsprozesse zu verbessern. Experten empfehlen jedoch, Portalsoftware nicht in einem Big Bang, sondern schrittweise einzuführen. Von Michael Pohl und Mathias Maul*

Trotz gekürzter IT-Budgets und gesunkener Investitionsbereitschaft in E-Business-Lösungen planen immer mehr Unternehmen den Aufbau von Web-basierenden Portalen als zentrale Informations- und Prozessplattformen für Mitarbeiter, Lieferanten und Kunden. Rund 85 Prozent der 2000 weltweit größten Unternehmen werden nach Schätzungen der Meta Group (2002) bis 2004 eine Portallösung auswählen.

Der Nutzen von Portalen liegt zunächst darin, dass sie ihren Benutzern die Arbeit in vielfacher Hinsicht erleichtern. Im Idealfall geschieht das folgendermaßen:

-Portale fischen aus der täglichen Informationsflut für jeden einzelnen Benutzer genau die Informationen heraus, die für ihn relevant sind.

-Portale gewährleisten, dass mehrstufige Arbeitsprozesse nach einem vorgegebenen Schema abgewickelt werden, automatisieren einzelne Prozessschritte und koordinieren die Aktivitäten der beteiligten Personen. Beispielsweise lassen sich Beschaffungsprozesse vollständig über ein Portal abbilden und steuern.

-Portale sorgen für Einheitlichkeit. Die Benutzer müssen sich nur einmal anmelden und können dann alle durch das Portal integrierten Anwendungen nutzen (Single-Sign-on). Probleme mit Benutzernamen und Passwörtern und der damit verbundene Administrationsaufwand werden so auf ein Minimum reduziert - eine erhebliche Erleichterung, wenn man bedenkt, dass viele Unternehmen über mehrere Dutzend Systeme mit eigener Benutzerverwaltung verfügen.

-Portale sind zu jeder Zeit und von jedem Ort aus nutzbar. Da der Zugriff über den Browser erfolgt, ist dazu nur ein Internet-Zugang erforderlich. Dadurch wird standortübergreifende Teamarbeit oder Heimarbeit unterstützt.

Das Potenzial zur Kostensenkung durch Portale ergibt sich daraus, dass gewachsene, redundante IT-Landschaften vereinheitlicht werden. Besteht die Aufgabe darin, mehrere Anwendungen über ein Portal zu integrieren, lassen sich Querschnittsfunktionen, die in allen Einzelanwendungen zur Verfügung stehen (Präsentation, Authentifizierung oder Benutzerverwaltung) auf der Ebene des Portals implementieren. Die entsprechende Funktionalität ist also nur noch einmal bereitzustellen. In Großunternehmen existieren außerdem häufig zahlreiche Einzel-Intranets, die sich durch ein Portal konsolidieren lassen. So gab es bei einem weltweit agierenden Konzern rund 200 solche Anwendungen, die im Prinzip gleichartige Aufgaben erfüllten und durch ein Portal vereinheitlicht werden konnten - das Ergebnis waren Einsparungen in zweistelliger Millionenhöhe.

Realistische Amortisation

In der Regel sind die Kostenreduzierungen durch das Portal so groß, dass sich die Investition innerhalb kurzer Zeit amortisiert. Allerdings sind die Versprechungen einiger Softwarehersteller im Bereich von wenigen Monaten zu kurz gegriffen, oft sind Zeiträume zwischen einem und drei Jahren realistischer.

Ein Unternehmensportal berührt in der Regel zahlreiche Systeme, Prozesse und Mitarbeiter in verschiedenen Organisationseinheiten. Portalprojekte sind deshalb im Vergleich zu anderen IT-Projekten ausgesprochen komplex. Deshalb sind erfahrungsgemäß zwei Maßnahmen erforderlich: die Objektivierung der Erwartungen, die an das Portal geknüpft sind, und die Unterteilung des Gesamtprojekts in mehrere Umsetzungsschritte.

Um die Erwartungen an ein Portal so früh wie möglich zu objektivieren, sollte auf der Grundlage einer Ist-Analyse eine Kosten-Nutzen-Analyse erarbeitet werden, in deren Rahmen der tatsächliche ökonomische Wert des Portals und seine Rentabilität für das Unternehmen ermittelt wird. Außerdem sollte ein Portalkonzept entwickelt werden, das die zu integrierenden Systeme, Prozesse und Informationen beschreibt und damit deutlich macht, wo genau der Nutzen liegt und welche Anstrengungen erforderlich sind.

Zur erfolgreichen Implementierung des Portals haben sich mehrere Schritte herauskristallisiert:

-Zunächst sollte die Portalinfrastruktur aufgebaut werden. Dazu gehören neben der Bereitstellung von Funktionen wie Single-Sign-on, Benutzer-Management, Authentifizierung oder Suche auch sauber definierte Schnittstellen für die Anwendungsintegration.

-Im zweiten Schritt sind die ersten Anwendungen in das Portal einzubinden. Das Ziel dabei ist, durch "Quick Hits" schnelle Erfolge zu erzielen und in einer frühen Phase Akzeptanz bei den Benutzern des Portals zu schaffen. Dazu sollten die Anwendungen zwei Voraussetzungen erfüllen: Sie müssen zügig anzubinden sein und einen signifikanten Nutzen für die Portalbenutzer haben. Geeignet sind dazu häufig Anwendungen, die Sekundärprozesse abbilden, zum Beispiel die Beschaffung von Büromaterial, Personaladministration oder Personalentwicklung. Auch im Funktionsumfang der Portalsoftware enthaltene Dienste wie Team-Rooms eignen sich als Quick Hits.

-Der dritte Schritt besteht in der Integration der Anwendungen, mit denen die Primärprozesse des Unternehmens gesteuert werden. Dazu gehören beispielsweise Bestands-, Buchungs- und Vertriebssysteme. Die Integration dieser Systeme kann äußerst komplex sein. Deshalb ist es sinnvoll, die Sekundärsysteme vorzuziehen.

-Erst im vierten Schritt sollten die anwendungsübergreifenden Prozesse im Detail überdacht und unter Berücksichtigung der vielfältigen Automatisierungs- und Optimierungsmöglichkeiten, die ein Portal bietet, neu gestaltet werden.

Dass sich die erhofften Verbesserungseffekte durch den Einsatz von Portalen tatsächlich erreichen lassen, hat eine große Zahl von Implementierungen mittlerweile bewiesen. Allerdings werden in der Praxis gelegentlich Fehler gemacht, die den Erfolg von Portalprojekten gefährden können. Ein typisches Problem ist zum Beispiel, wenn das Topmanagement des Unternehmens das Portalprojekt nicht konsequent genug unterstützt. Da unternehmensweit erhebliche Anpassungen erforderlich sind, ist in solchen Fällen der Erfolg gefährdet. Dies gilt auch für eine fehlende Portalstrategie. In der Praxis lässt sich beobachten, dass man sich ohne hinreichende Gründe für die Implementierung und Nutzung mehrerer Portallösungen entscheidet, wo eine einzige ausgereicht hätte. Die Folge ist ein Wildwuchs.

Die Auswahl des falschen Portalprodukts hat ihren Grund meist darin, dass es Schwierigkeiten gab, den gegenwärtigen und zukünftigen Lösungsbedarf zu identifizieren. Vielen Unternehmen fehlt außerdem der Überblick über den Markt dieser Lösungen und das Wissen über die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten von Unternehmensportalen.

Vorhandene Infrastruktur nutzen

Eine weitere Hürde ergibt sich, wenn die bestehende Infrastruktur nicht genutzt wird. Ein Portal sollte so weit wie möglich auf Systemen aufsetzen, die im Unternehmen bereits angewendet werden. Gibt es zum Beispiel Systeme für Dokumenten-Management oder für Online-Zusammenarbeit, hat es meistens keinen Sinn, diese Funktionen noch einmal mit dem Portal abzubilden und dadurch teure Redundanzen zu schaffen.

Außerdem ist darauf zu achten, dass ein Portal die wesentlichen Prozesse unterstützt. Vielen Unternehmen fällt es schwer, diejenigen Geschäftsprozesse zu identifizieren, deren Optimierung erfolgskritisch ist - also solche, die regelmäßig bearbeitet werden müssen und deren Bearbeitung besonders viel Zeit kostet. Stattdessen werden Randprozesse ausgewählt, mit denen sich keine großen Effizienzvorteile erzielen lassen. Verschenkter Nutzen auch dann, wenn die richtigen Prozesse zwar erkannt, aber nur abgebildet und nicht angepasst worden sind. Dabei bieten Portale hervorragende Möglichkeiten der Neugestaltung. In vielen Fällen ist es sinnvoll, Prozessschritte anders zu ordnen, Verantwortlichkeiten neu zuzuweisen und Teilprozesse zu automatisieren, die vorher manuell bearbeitet werden mussten. Erst hier sind signifikante Kosteneinsparungen möglich. (ue)

*Michael Pohl ist Direktor des E-Business + Technology Center South von CSC Ploenzke in München. Mathias Maul arbeitet dort als Consultant.

Angeklickt

Die Schritte zum Portal:

- Unternehmens- und IT-Strategie erarbeiten;

- Big Picture mit Prozessen und IT-Architektur entwerfen;

- Plattform (Infrastruktur) installieren und etablieren;

- rasche Erfolge schaffen (Quick Hits), etwa durch Teamkalender;

- ständig Neuerungen bringen, so dass eine Akzeptanz der Nutzer geschaffen wird;

- ein Business Process Reengineering vornehmen und die dazu gehörenden Applikationen finden, überarbeiten und via Portal im Sinne der optimalen Prozesse verknüpfen.

Abb: Projektphasen

Portale setzen auf weiteren Integrationswerkzeugen etwa für die Backend-Integration auf. Deshalb sollten Anwender bei der Auswahl eines Produkts insbesondere auf die Integrationstechniken Wert legen, die zum Lieferumfang des Portals gehören. Quelle: CSC