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25.10.2007

Einzelbüros sind tabu

Ingrid Weidner arbeitet als freie Journalistin ín München.
Neue Raumkonzepte fördern die Kommunikation der Mitarbeiter und sparen Kosten.

Berlin, Ernst-Reuter-Platz. Das Hochhaus der TU-Berlin wirkt nüchtern und zweckmäßig. Doch spätestens wenn der Besucher in der 16. Etage aus dem Aufzug tritt und die gläserne Eingangstür ansteuert, bündelt das große Panoramafenster alle Blicke. Berlin liegt einem förmlich zu Füßen. Alle Gedanken an enge Büroflure verschwinden. Das Foyer mit seinem Schiffsparkett kommt weitläufig daher, in dieser Höhe ist der Himmel über Berlin näher als die Straße. Der Architekt konzipierte die Telekom Laboratories wie ein Schiff, das dort vor Anker liegt. Die offenen Büroräume sind fest in der Hand junger Forscher, die nur für einige Zeit hier anheuern, ihre Doktor-, Diplom- oder Seminararbeit schreiben und anschließend wieder weiterziehen.

Buchtipp

Wie alles anfing und welche Konzepte erfolgreich umgesetzt wurden, können Interessierte in dem übersichtlich gestalteten Buch nachlesen. Hintergründe und zahlreiche Beispiele des Forschungsprojekts Office 21 illustrieren, wie individuelle Lösungen aussehen können. Ergebnisse der wissenschaftlichen Begleitforschung ergänzen den Band.

Dieter Spath/Peter Kern (Hrsg.): Office 21. Zukunftsoffensive Office 21 Mehr Leistung in innovativen Arbeitswelten. Egmont vsg Verlagsgesellschaft mbH. Köln/Stuttgart 2003. ISBN 3 8025 1625 7.

Was ist Office 21?

1996 wurde die Initiative "Office 21, Zukunft der Arbeit" vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) aus Stuttgart mit zweijähriger Laufzeit ins Leben gerufen. Eine Grundidee war, Arbeitsplätze ergonomisch so zu gestalten, dass Menschen Maschinen sowie die dazugehörige Infrastruktur komfortabel bedienen können. Im Mittelpunkt stand die Arbeitsum-gebung von Wissensarbeitern. Also Menschen, die Ideen entwickeln, forschen, an unterschiedlichen Aufgaben und in wechselnden Teams arbeiten. Eine Frage war, wie Büroplätze aussehen sollen, damit Menschen gut und effektiv zusammenarbeiten können. Anfangs schlossen sich zehn Industriepartner an. Inzwischen läuft das Projekt seit fast zwölf Jahren erfolgreich. Heute gehören 25 unterschiedliche Firmen zum Netzwerk, vom IT-Hersteller über den Möbelproduzenten bis zum Immobilienmakler. Die IAO-Projektgruppe berät Unternehmen, die neue Konzepte entwickeln und umsetzen möchten.

In einer so genannten Technologieroadmap 2012 arbeiten die Fraunhofer-Forscher aus Stuttgart an zukunftsorientierten Projekten. So experimentieren sie beispielsweise damit, Inhalte auf flexiblen, papierähnlichen Displays darzustellen.

Hier lesen Sie ...

wie der Arbeitsplatz eines Wissensarbeiters aussehen kann;

wie die Büroarchitektur dem Denken auf die Sprünge hilft;

weshalb es das ideale Büro nicht gibt, dafür viele innovative Konzepte.

Geplant waren die Räume für 75 Forscher, die sich 50 Arbeitsplätze nach dem Desk-Sharing-System teilen sollen. Keiner steckt sein Territorium ab, dekoriert es mit Nippes und verschanzt sich dahinter, so die Idee. Jeder Mitarbeiter bucht sich immer wieder aufs Neue einen Arbeitsplatz, je nachdem, mit wem er an welchem Projekt bastelt. Inzwischen arbeiten dort 150 Wissenschaftler und Telekom-Mitarbeiter, denen 110 Arbeitsplätze zur Verfügung stehen.

"Am ersten Tag erhält jeder neue Kollege eine RFID-Karte und einen Laptop", erläutert Hermann Hartenthaler, verantwortlich für die Planung und Realisierung der Bürowelt in den Telekom Laboratories in Berlin. "Diese Arbeitsmittel reichen, um gleich mit der Arbeit zu beginnen." Die RFID-Karte erfüllt verschiedene Funktionen: Sie dient als Eintrittskarte in das Gebäude, Arbeitsplatz oder Besprechungsraum lassen sich damit buchen. Gleichzeitig stellt sie den Schlüssel zur IT-Infrastruktur dar, enthält die Zugangsdaten für die E-Mail-Adresse und alle weiteren Applikationen wie die Telefonnummer. Auch der jeweilige Arbeitsplatz wird damit gestaltet, etwa wie hell die Schreibtischlampe leuchten soll.

Denkerzellen sind für besondere Aufgaben zu buchen

Diese Annehmlichkeiten sollen Nachteile der offenen Büroumgebung kompensieren, etwa dass sich der Arbeitsplatz kaum mit persönlichen Dingen wie Postern oder Pflanzen gestalten lässt. Die Ausstattung jedes Mitarbeiters wird durch einen Roll-Container komplettiert. Mit einer Ausnahme sitzen auch die dort arbeitenden Professoren und Führungskräfte an Schreibtischen in der offenen Bürolandschaft.

In den T-Labs wird eine moderate Form des täglichen Arbeitsplatzwechsels praktiziert: Arbeitsteams können für vier bis sechs Wochen feste Plätze buchen; niemand muss täglich umziehen. Die acht kleinen Einzelbüros, "Denkerzellen" genannt, sind für besondere Aufgaben buchbar, etwa wenn jemand in ruhiger Umgebung und ungestört arbeiten möchte. "Wir hatten Probleme mit der Lautstärke in den offenen Büros", erläutert Hartenthaler. Mit Stellwänden und einer schallschluckenden Deckenverkleidung sei dieses Problem inzwischen gelöst.

Einzelne Anwendungen der T-Labs sind auch in anderen Geschäftsbereichen wie T-Systems oder T-Mobile im Einsatz. "Für Service- und Vertriebseinheiten ist Desk-Sharing besonders attraktiv, um sich mit den Kollegen auszutauschen. Zusätzlich lassen sich Kosten sparen, denn Vertriebsmitarbeiter sind oft unterwegs und benötigen keinen festen Arbeitsplatz", so Georg Onkelmann von T-Systems Enterprise Services GmbH.

Die T-Labs sind gleichzeitig Experimentierfeld für zukünftige Serviceprodukte, etwa eine intelligente Gebäudesteuerung oder vereinfachte Zugangstechnik mit RFID. Das komplette Gebäude wird Web-unterstützt verwaltet. Fällt eine Glühbirne an einem Arbeitsplatz aus, gibt der Systemadministrator, der auch die IT-Infrastruktur und Firewall verwaltet, einen Auftrag an einen Dienstleister weiter, der anschließend die defekte Lichtquelle austauscht. Selbst die klassischen Postfächer im Flur denken mit: Wartet dort ein Paket, wird eine E-Mail an den Empfänger verschickt.

Besprechungsraum für jede Stimmung

Der Besprechungsraum "Island" leuchtet in kräftigem Rot. Die Wände in der Signalfarbe erinnern an Felsformationen und symbolisieren Feuer und Energie. "Wenn es Konflikte innerhalb einer Arbeitsgruppe gibt, empfehle ich diesen Raum", meint Hartenthaler mit einem Augenzwinkern. Denn sich verbal gegen einen Kontrahenten vor einer roten Kulisse durchzusetzen erfordert besondere kommunikative Fertigkeiten. Dagegen wählt ein Projektleiter möglicherweise das "grüne Zimmer", wenn Ideen gefragt sind. Dort sorgen ein geschwungener Tisch, der keine rechtwinkligen Kanten, sondern nur runde Außenlinien hat, sowie Stühle auf Rollen und eine quietschgrüne Sitzgruppe in der einen Ecke des Raums für fließende Kommunikationsströme. "Es funktioniert wirklich", erzählt der Physiker Hartenthaler selbst etwas überrascht, "wir haben es schon oft probiert und sind immer wieder über den dynamischen Diskussionsverlauf überrascht." Da keiner am Kopfende sitzt, drückt die Sitzordnung keine Hierarchien aus; jeder muss sich drehen, seine Sitzposition und oft auch seinen Stuhl verrücken, um sich dem jeweiligen Sprecher zuzuwenden.

Manche leiden unter dem Verlust von Prestigesymbolen

Udo-Ernst Haner vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) in Stuttgart begleitet das Projekt von Anfang an. "Wir standen vor der Frage, wie wir das traditionelle Gebäude so umgestalten können, dass die Arbeitsumgebung den Forschern optimale Arbeitsbedingungen bietet." Eine fundierte Analyse der Arbeitsabläufe und Aufgaben der Mitarbeiter steht am Anfang jeder Neugestaltung. Ganz wichtig dabei sei, mit den Mitarbeitern über die Lösungsvorschläge zu sprechen und sie für das neue Konzept zu begeistern. In manchen Firmen komme es durchaus vor, dass Mitarbeiter unglücklich sind, wenn es keine Einzelbüros mehr gibt; andere vermissen das Namensschild an der Tür. Den Verlust solcher Symbole interpretieren einige als Macht- und vor allem Prestigeverlust.

Abends muss der Schreibtisch leer sein

Wie sieht das optimale Büro für den modernen Wissensarbeiter aus? Auf den Grundriss eines idealen Arbeitsraumes will sich Haner auf keinen Fall festlegen lassen. Von einigen Arbeitsaufgaben abgesehen wie der Buchhaltung mit viel Papier und Ordnern sei die Desk-Sharing-Variante für jede Büroarbeit tauglich. Wie das Konzept umgesetzt wird, sollte für jede Firma individuell analysiert und geplant werden. Jedoch sollten Einzelarbeitsplätze und Ruheräume nie fehlen. Wenn Mitarbeiter morgens extra früh ins Büro kommen, um sich ein Einzelbüro zu buchen, ist das ein Zeichen für Umsetzungsprobleme. Möglicherweise wurden die Betroffenen nicht ausreichend vorbereitet.

Manchmal sei es auch sinnvoll, wenn sich Nachbarschaften bilden, also etwa eine Gruppe von Programmierern oder Marketing-Mitarbeitern zusammen sitzt. "Teamorientierte Unternehmen kommen mit flexiblen Strukturen besser klar als hierarchisch organisierte", so Haner. Wer häufig sei-nen Arbeitsplatz im Büro wechselt, ist flexibler und disziplinierter: Abends sollte der Schreibtisch nämlich leer sein. Alles, was nicht in den Roll-Container passt, könnte unnötiger Ballast sein. Den Mitarbeitern der Telekom Labs stehen Archivschränke zur Verfügung, in denen sie wichtige Unterlagen oder Bücher lagern können.

Die technische Iniversität Berlin, das Fraunhofer-Institut IAO in Stuttgart, die Telekom Laboratories sowie Architekten und Fachplaner haben zusammen eine Bürolandschaft entworfen, die kooperative Arbeitsformen unterstützt. Die Umbaukosten trug die TU Berlin, die Telekom hat die Büroetagen zunächst auf neun Jahre gemietet. Arbeiten die Forscher effektiver als in einem herkömmlichen Gebäude und sind sie zufriedener? "Die Rückmeldungen unserer Mitarbeiter zeigen, dass sie gerne in diesem Büroumfeld arbeiten. Wir haben aber auch festgestellt, dass sie sich schnell an den Komfort, die intuitive Gestaltung und die einfache Handhabung gewöhnen. Vieles wird rasch selbstverständlich", erläutert Hartenthaler fast etwas enttäuscht, gerade so, als ob er sich etwas mehr Enthusiasmus erwartet hätte.

Onkelbach von T-Systems sieht das Projekt auch unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten. Zwar sind Technik und Infrastruktur teurer, doch über die Betriebskosten lasse sich diese Investition wieder ausgleichen. Auch die Tatsache, dass nicht jeder Mitarbeiter über einen festen Arbeitsplatz verfügt, spart Kosten.

Der neue Bürostandort soll Emotionen wecken

Microsoft möchte noch einen Schritt weiter gehen und mit möglichst vielen Partnerunternehmen in ein Gebäude ziehen. Für das neue Bürohaus in Köln fand kürzlich die Grundsteinlegung statt. Im neu erschlossenen Rheinauhafen in unmittelbarer Nähe zum Dom und Hauptbahnhof entsteht ein Areal für Gewerbeimmobilien direkt am Rhein. Nach den Vorgaben eines Kriterienkatalogs besichtigten Michael Müller-Berg und das Relocation-Team von Microsoft rund 250 Immobilien im Ballungsraum Köln-Düsseldorf-Neuss. 60 Objekte kamen in die engere Wahl, der Kölner Rheinauhafen erhielt schließlich den Zuschlag. Die Idee des Projekts erklärt Müller-Berg, bei Microsoft Director Enterprise & Partner Group sowie Office-Manager NRW: "Wir haben einen Standort gesucht, der die operativen Anforderungen berücksichtigt und gleichzeitig Emotionen weckt. Der Rheinauhafen tut beides perfekt." Vom neuen Standort aus soll eine rund 250-köpfige Vertriebsmannschaft das Bundesland Nordrhein-Westfalen betreuen.

Microsoft bindet in sein Geschäftsmodell möglichst viele Partner ein, die in das neue Gebäude auch einziehen sollen. Der Softwarehersteller stellt die Infrastruktur sowie Konferenz- und Besprechungsräume zur Verfügung, um einen regen Austausch zu ermöglichen. 30 Mietinteressenten haben bereits angeklopft, von denen wahrscheinlich acht in der ersten Bauphase Platz finden. "Wegen weiterer Ansiedlungen führen wir bereits Gespräche mit der Kölner Wirtschaftsförderung", sagt Müller-Berg.

Partner müssen das offene Konzept nicht mitmachen

Der Manager möchte das Microsoft-Gebäude zum modernsten Büro Deutschlands entwickeln. Die Microsoft-Mannschaft arbeitet zukünftig in einer offe-nen Bürolandschaft, Sonderregeln oder Einzelbüros für Führungskräfte soll es laut Planung nicht geben. "Viele Vertriebskollegen kommen nur einige Tage im Monat ins Büro, deshalb ist das Open-Space-Konzept ideal für uns."

Vor fünf Jahren begann die Planung für einen Umzug von Neuss in dieses neue Gebäude, das die Kundenbedürfnisse besser erfüllt. Jetzt nehmen die Vorbereitungen immer mehr Gestalt an; nächsten Sommer sollen die Räume bezogen werden. Wie die Partnerfirmen ihre Büros gestalten, ob sie ebenfalls offenen Konzepten folgen oder auf klassische Bürostrukturen setzen, entscheiden sie selbst. Jedenfalls sollen Microsoft-Kunden in dem Gebäude Gelegenheit haben, Neuheiten zu testen. Wie das aussehen soll, darüber grübelt Müller-Berg noch zusammen mit Kollegen und Partnern. (hk)