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23.03.1979 - 

Datensammelsysteme in einer Bausparkasse:

Einzelerfassung So viel wie nötig, so wenig wie möglich

HAMELN - Ein "ganz normales" Datensammelsystem, wie es entstanden ist, wie es funktioniert, welchen Stellenwert es im Unternehmen einnimmt, soll hier beschrieben werden. Der folgende Anwenderbericht des Beamtenheimstättenwerks, Hameln, einer der großen privaten Bausparkassen der Bundesrepublik, schildert deshalb nicht die exotischen Reize einer Pilotinstallation, beschreibt aber das, was heute das tägliche Brot der Massendatenerfassung ist.

Das Beamtenheimstättenwerk, Gemeinnützige Bausparkasse für den öffentlichen Dienst GmbH, mit Sitz in Hameln, betreute Anfang 1978 rund 2,91 Millionen Bausparverträge, die eine Bausparsumme von 105,8 Milliarden Mark repräsentieren. Diese Aufgabe wurde von 4115 hauptberuflichen Mitarbeitern wahrgenommen. Insgesamt stellte das BHW seit 1948 für die Mitfinanzierung von über 1 Million Wohnobjekten knapp 41 Milliarden Mark bereit. Zur Bewältigung der Aufgaben, die die Verwaltung des umfangreichen Vertragsbestandes mit sich bringt, sind nur noch automatisierte Datenverarbeitungsverfahren geeignet.

Philosophie der Massendatenverarbeitung

Das steigende Geschäftsvolumen machte es für das BHW schon frühzeitig notwendig, sich der Methoden der elektronischen Datenverarbeitung zu bedienen. Der Weg führte über die lochkartenorientierte konventionelle Datenverarbeitung zur komplexen Datenverarbeitung mittels hochtechnisierter DV-Anlagen. So besteht heute eine ausgewogene EDV-Konzeption, die dafür Sorge trägt, daß die investierten technischen Einrichtungen - jeweils bezogen auf die Aufgabenstellungen - den größtmöglichen Nutzen bieten. Um die Informationsmengen zu bewältigen, wurde die Datenverarbeitung in drei Hauptaufgabengebiete geteilt, und zwar in die Datenerfassung, Datenvorverarbeitung und Datenverarbeitung, auf deren Daten ein Informationssystem für alle Online-Anwendungen des Hauses beruht. Diese Dreiteilung bewirkt, daß sämtliche Daten nach der Erfassung strengen Prüfungen im Rahmen der Vorverarbeitung unterzogen werden, so daß die Hauptsysteme während der geschäftsüblichen Arbeitszeit im wesentlichen von routinemäßigen Stapelarbeiten freigehalten und nur mit geprüften Daten beschickt werden. Die Hauptsysteme stehen damit zur Steuerung des Bildschirmnetzwerkes von rund 400 Geräten zur Verfügung.

Die Abteilungen der Datenerfassung und das Rechenzentrum Siemens/MDS

(Datenvorverarbeitung) sind dem Bereich EDV-Produktion in der Stabsstelle Organisation mit Rechenzentrum zugeordnet. Die Vielzahl der benötigten Erfassungsplätze führte zur Aufteilung in die Abteilungen Datenerfassung I und II. Als Besonderheit im organisatorischen Konzept besteht eine Abteilung Belegannahme und -kontrolle, die Verbindungsfunktionen zwischen den Fachbereichen des Hauses, den Datenerfassungsabteilungen und dem Vorverarbeitungsrechenzentrum wahrnimmt. Darüber hinaus obliegt dieser Abteilung die Fehlerklärung und -korrektur.

Auswahlkriterien für die Hardwareseite der Datenerfassung

Nachdem die Lochkarte als Datenträger für die Lösung der Massenprobleme

des BHW nicht mehr den Bedingungen zeitkritischer Arbeitsabläufe gerecht werden konnte, wurde Ende 1970 eine Untersuchung begonnen, die den Weg zu rationelleren Datenerfassungsmethoden erforschen sollte. Gesucht wurde ein Erfassungssystem, mit dem die folgenden Forderungen realisiert werden konnten:

1. Mit der Modernisierung der Datenerfassung muß eine qualitative und quantitative Leistungssteigerung möglich sein.

2. Die Dateneingabe in die EDV-Systeme muß qualitativ verbessert werden.

3. Bereits bei der Erfassung muß eine automatische Prüfung der Bausparnummer durchgeführt werden. Der Sicherheitsschlüssel (Kennbuchstabe) in der Bausparnummer ist nach besonderen Verfahren zu ermitteln und zu prüfen.

4. Das auszuwählende System muß universell verwendbar sein und einen Arbeitsausgleich unter den Erfassungsabteilungen gestatten.

5. Die Bedienung der Geräte muß einfach sein.

6. Der Geräuschpegel der Geräte muß, verglichen mit den herkömmlichen Lochkarten-geräten, gering sein.

Im Jahre 1971 wurden Angebote mehrerer Hersteller auf die Realisierbarkeit der BHW-Forderungen überprüft.

Dabei zeigte sich, daß die Vorstellungen durch MDS-Geräte weitgehend verwirklicht werden konnten. Bereits im zweiten Quartal 1971 wurden daraufhin MDS-Datenerfassungs-geräte eingesetzt.

Entwicklung und aktueller Stand der MDS-Datenerfassung und -vorverarbeitung

Die in die Erstanschaffung von acht Data Recordern MDS 6401 und von zwei Data Recordern MDS 6402 gesetzten Erwartungen wurden erfüllt. Die gedeihliche Zusammenarbeit mit dem Hause MDS führte gegen Ende des Jahres 1971 zum Einsatz eines Datensammelsystems MDS 9000 mit 20 Erfassungsplätzen, sechs Magnetbandeinheiten und zwei Steuereinheiten. Steigende Anforderungen an die Datenerfassung führten zu der Einrichtung von weiteren Datenerfassungsplätzen. So wurde Anfang 1973 ein Key Display System MDS 2404 mit 20 Erfassungsplätzen, Ende 1973 ein System MDS 2404 mit 16 Erfassungsplätzen und - für die Datenvorverarbeitung - ein Multi Function System MDS 2408 eingesetzt. Schon 1974 war eine weitere Vergrößerung der Erfassungskapazität erforderlich. Dazu wurde ein drittes System MDS 2404 mit 17 Erfassungsplätzen installiert.

Verschiedenes mußte bis heute verbessert werden, dazu zählt die im Jahre 1976 vorgenommene Verdoppelung der Plattenkapazität der Key Display Systeme sowie die Installation einer Umschalteinrichtung, mit der die Erfassungsplätze wechselweise den einzelnen Sammelsystemen MDS 2404 zugeschaltet werden können. So ist ein kontinuierlicher Erfassungsbetrieb sichergestellt: Störungen in der Plattenkapazität (Platte voll) oder im System können sich nur noch geringfügig auf die Leistung auswirken. Die Umschaltungstechnik bringt maximal den Ausfall von vier Erfassungsplätzen mit sich, der jedoch im Interesse des ununterbrochenen Betriebes in Kauf genommen wird. Das Datensammelsystem 9000 wurde abgelöst. 1978 installierte man ein weiteres Sammelsystem MDS 2404, und die bisher vorhandenen Systeme MDS 2404 wurden gegen Key Display Systeme MDS 2410 ausgetauscht. Es wurde dafür Sorge getragen, daß zusätzlich eine Datenfernübertragung zum Datenvorverarbeitungssystem - Siemens 7.738 - realisiert werden kann.

Angepaßt an das ständig steigende Geschäftsvolumen, wurden die vorstehend beschriebenen Investitionen getätigt. Bezogen auf die frühere Lochkartenerfassung, konnten in kurzer Zeit Leistungssteigerungen von 30 bis 40 Prozent erzielt werden. Die Anfangsinvestitionen hatten sich dementsprechend schnell amortisiert. Die Erfassung konnte im Hause konzentriert und eine Vergabe dieser Arbeiten an fremde Firmen bald eingestellt werden.

Leistungsstand der Datenerfassung

Heute sind durchschnittlich 62 Mitarbeiter, die wegen der hohen Dauerbelastung arbeitstäglich eine Nettoarbeitszeit von lediglich 6 1/4 Stunden erreichen müssen, an den MDS-Systemen eingesetzt. Diese Mitarbeiter können durchschnittlich 74 000 Belege mit 4,5 Millionen Bruttoanschlägen bewältigen. Die durchschnittliche Erfassungsleistung liegt bei

72 500 Anschlägen pro Mitarbeiter täglich. Diese Durchschnittsleistungen geben jedoch nur unzureichend über die Leistungsfähigkeit der eingesetzten Erfassungssysteme Auskunft. So ist es Spitzenkräften möglich, Tagesleistungen von weit über 100 000 Bruttoanschlägen zu erbringen. Ohne nennenswerte Veränderungen in der personellen Besetzung der Erfassungsabteilungen konnte die Erfassungsleistung innerhalb von drei Jahren um 23,5 Prozent gesteigert werden. Insgesamt wurden zum Beispiel 1977 rund 17 Millionen Einzelbelege erfaßt. Die Zahl der hierzu erforderlichen Bruttoanschläge belief sieh auf 1,19 Milliarden.

Der in dieser Ausarbeitung verwendete Begriff "Bruttoanschläge" bedarf einer kurzen Erläuterung. Es gehört nämlich zu den Vorzügen der MDS-Datensammelsysteme, daß die Zählung der geleisteten Anschläge unter Berücksichtigung des Schwierigkeitsgrades des Originalbeleges erfolgt (durch Vorgabe eines dem Fachgebiet zugeordneten Bewertungsfaktors). Bruttoanschläge sind also das Produkt aus der Zahl der effektiven Anschläge und dem dazugehörigen Bewertungsfaktor.

Datenvorverarbeitung beim BHW

Wie bereits erwähnt, wurde davon ausgegangen, daß nach der Erfassung die Daten möglichst vollständig geprüft werden müssen, damit nicht teure Maschinenzeit verlorengeht. Die Datenvorverarbeitung beinhaltet die Überprüfung der einzelnen Verarbeitungseinheiten, solange diese noch auf den Platteneinheiten der MDS-Datensammelsysteme gespeichert sind. Dies ermöglicht eine schnelle Korrektur erkannter Fehler, da die Verarbeitungs-einheiten (einzelne Erfassungspäckchen) überschaubare Datenmengen enthalten. Erst wenn keine Fehler mehr feststellbar sind, wird das Datenmaterial auf Magnetband kopiert und weiterverarbeitet. Die Plattenspeicher der MDS-Datensammelsysteme werden dann wieder freigegeben. Da die Datenvorverarbeitung 1978 nicht mehr ohne Zugriff auf umfangreiche, im Direktzugriff liegende Dateien durchgeführt werden kann, erfolgt beim BHW diese Arbeit auf den mit Massenspeichern ausgestatteten Großsystemen.

Die Zukunft der Datenerfassung

Wenn auch die Leistungsdaten ein erfreuliches Bild erreichter Wirtschaftlichkeit erkennen lassen, so darf dennoch nicht übersehen werden, daß es sich bei der Datenerfassung immer noch um den personalintensivsten Teil der Datenverarbeitung handelt, der darüber hinaus seine Grenzen im Bereich der menschlichen Leistungsfähigkeit zu suchen hat. Immerhin wird beinahe jede fünfte Mark des Bereiches EDV-Produktion des BHW nur für Personalaufwendungen im Bereich der Datenerfassung ausgegeben!

Es liegt also nahe, daß nicht die Ausweitung der zentralen Erfassung von Einzeldaten, sondern der Austausch von Datenträgern oder die Erweiterung bestehender Abfragesysteme auf Direktveränderung durch Datenstationen oberstes Gebot bei der organisatorischen Lösung zukünftiger Erfassungsprobleme sein muß. Schlagworte wie "Computer am Arbeitsplatz" oder "qualifizierte Sachbearbeitung im Dialogverkehr" kennzeichnen die heutige Situation. Dies bedeutet jedoch nicht, daß die zentralisierte Datenerfassung schon heute der Vergangenheit zugerechnet werden muß. Sie wird in all den Fällen ihre Daseinsberechtigung behalten, in denen sich die Summe der anfallenden Einzelerfassungen dem Einflußbereich des eigenen Hauses entzieht, wie dies beispielsweise bei Einzeleinzahlungen von Bauspar-Raten der Fall ist. Wirtschaftlichkeit und Schnelligkeit im Umgang mit und in der Verarbeitung von Daten werden auf Dauer die Leistungsfähigkeit des BHW in nennenswertem Umfang bestimmen.

*Walter Lange ist Bevollmächtigter für EDV-Produktion beim Beamtenheimstättenwerk, Hameln