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28.02.1992 - 

Manager brauchen Echtzeit-Informationen

EIS-Systeme: Zusätzliches Know-how für die Chefetage

*Jürgen Gutzmann ist Consultant der Pilot Executive Software GmbH, Hürth-Efferen.

In vielen Unternehmen vollzieht sich heute eine Revolution. Einst der Chefetage vorbehalten, breitet sich das Executive Information System (EIS) in Windeseile quer durch die Unternehmen in andere wichtige Geschäftsbereiche aus.

EIS zielen nicht länger nur darauf ab, die Entscheidungsträger des Unternehmens mit hochkarätigen Informationen zu versorgen, sondern werden inzwischen auch in anderen strategischen Bereichen als leistungsfähiges Kontroll-, Überwachungs- und Betriebsinstrument eingesetzt, mit dessen Hilfe sich auf verschiedenen Ebenen die Effizienz steigern und Wettbewerbsvorteile erzielen lassen. Unter den EIS-Anwendern sind heutzutage Angehörige des mittleren Managements, Rechnungsprüfer und Unternehmensplaner ebenso vertreten wie Vorstandsmitglieder.

Was macht die wachsende Popularität von EIS aus? Eine Antwort hierauf gibt eine Untersuchung von 500 Spitzenunternehmen. Sie enthüllt, daß unter leitenden Angestellten und Managern Unzufriedenheit herrscht über die auf Papier erteilten Berichte, die sie über ihre herkömmlichen Informationssysteme erhalten:

- Zu viele Informationen treffen zu spät ein, um in der tagtäglichen Geschäftsabwicklung wirklich genutzt werden zu können.

- Die meisten Informationen, die Manager erhalten, sind schlichtweg historisch und für das aktuelle Tagesgeschehen unerheblich.

- Jede wertvolle Information die eingeht, befindet sich im Rollzustand und macht es

schwierig, Vergleiche zu ziehen, Trends und Verhältnisse zu erkennen.

Die traditionellen Systeme mögen zwar beispielsweise die richtigen Daten zur Auftragsabwicklung und Buchführung bereithalten, doch werden dies nicht in Informationen übersetzt, wie sie zur Überwachung der Geschäftsabläufe oder für gezielte Maßnahmen zur Ergebnisverbesserung nützlich sind. Genau hier kommt das EIS zum Zuge: Es verwandelt Daten in wertvolle Geschäftsinformationen.

Im Prinzip ist ein EIS ein hochentwickeltes Online-Berichtssystem, das automatisch und schnell aktuelle Daten von vielen verschiedenen Quellen zusammenführt, auf unterschiedliche Weisen aufbereitet und in einer leicht verständlichen Form ausgibt. Diagramme, Tabellen und Text ergeben zusammen ein klares Bild der momentan verfügbaren Informationen, die auch für technisch nicht versierte Benutzer intuitiv verstehbar sind.

Für leitende Angestellte machen sich die ElS-Eigenschaften ebenso bezahlt wie für Manager. Zum Beispiel erfolgt, da die Daten elektronisch übermittelt werden, die Bereitstellung relevanter Informationen in leicht verständlicher Form weit schneller, als dies bei den Berichten auf Papier der Fall wäre. Der elektronische Informationstransfer - ob aus der Werkstatt, einem Verkaufsbüro oder der Buchhaltung - gewährleistet, daß die im EIS ankommenden Daten genau, aktuell und absolut identisch mit denen sind, die von anderen Mitarbeitern oder Managern empfangen werden.

Ein Hauptvorteil liegt darin, daß EIS-Benutzer zum besseren und genaueren Verständnis der jeweils wirklich wichtigen Details über Summenwerte hinausgehen können, ohne langatmige und ermüdende Berichte anderer durchforsten zu müssen. Außerdem ermöglicht es dem Benutzer, mittels Zeitreihendaten Trends zu analysieren oder sich auf spezifische, geschäftsentscheidende Themen zu konzentrieren, etwa auf Inventarlisten, Produktionsqualität oder Durchsatz, Konkurrenzumsätze oder internationale Zinssätze. Das Ergebnis verschafft Managern einen klareren Überblick sowie ein besseres Verständnis ihres Arbeitsbereiches und des gesamten Unternehmens. In der Folge verbessert sich die Kommunikation, und die Bereiche lassen sich besser kontrollieren.

Auch für den technisch nicht versierten Manager

Nach gängiger Meinung hängen die Überlebenschancen des Systems von der Fähigkeit eines Sponsors ab, das EIS in die Unternehmenskultur zu integrieren und stets in Hinblick auf potentielle neue Benutzer und Anwendungsmöglichkeiten seinen Einsatz zu verfolgen und immer wieder zu aktualisieren. Den Impuls dazu kann jeder leitende Angestellte oder Manager geben, sei es der MIS-Manager, der Finanzdirektor oder der Vorsitzende. Entscheidend für den Erfolg des EIS ist jedoch, daß es von jeder spezifischen Ausrichtung befreit wird und allmählich die Rolle eines unternehmensweiten Systems übernimmt, das verschiedene Arten von Informationen an Benutzer quer durch alle Organisationsbereiche liefert.

Wenn sich die Übernahme eines solchen Systems leicht und kostengünstig vollziehen soll, muß es sich schon um das richtige EIS handeln. Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität sind dabei unerläßlich. Ebenso wichtig für den Erfolg ist die Fähigkeit des Systems, aktuelle Daten effizient zu sammeln und bereitzustellen. Diese Daten sind von bereits im Unternehmen vorhandenen Systemen zusammenzuziehen, und das EIS, das diese Aufgabe übernimmt, muß imstande sein, mit einem Minimum an Aufwand und ohne die Firma mit hohen Service- und Wartungskosten zu belasten, mehr Benutzer und Anwendungen zu bedienen.

Die heutigen EIS arbeiten mit den grafischen Benutzeroberflächen, Touch-screens und Maustechnik und bieten intuitive Navigationsmethoden. Damit kann auch der technisch nicht versierte Manager problemlos die Summenwerte überprüfen. Populäre EIS-Techniken wie "Drill-down", "Ausnahmenbericht" und "Trendanalyse" ermöglichen dem Benutzer, Problembereiche sofort zu erfassen und tiefer in die Materie einzudringen, um dort die in den Daten enthaltenen Aussagen, Trends und Muster zu erkennen. Der Ausgangsbildschirm könnte beispielsweise ein finanzielles Resümee zeigen, das einem Manager als Startpunkt für eine tiefergehende Analyse der Marktanteile und Trends im Kundenbestand dient.

Außerdem beschleunigt ein EIS das Erkennen und Auswerten von Mustern, indem es automatisch Trendschlüsselwerte ermittelt und sie in leicht verständlichen, durch Zahlen ergänzten Diagrammen und Tabellen präsentiert. Damit eröffnet sich den Führungskräften die Möglichkeit, tatsächliche Ergebnisse den Budgetvorgaben oder das laufende Jahr dem vergangenen gegenüberzustellen sowie ein ganzes Bündel finanzieller und betrieblicher Trends in der gesamten Organisation zu überprüfen.

Benutzerfreundliche Funktionen wie diese spielen für den erfolgreichen Einsatz eines EIS eine entscheidende Rolle. Bei Rank Xerox in England legte das Management besonderen Wert darauf, ohne viel Mühe ein breites Spektrum von Informationen in die Präsentation einbeziehen zu können. Chris Bowman, Direktor der Business Management Systems, äußerte hierzu: "Das System wendet sich an den technisch nicht versierten Manager. Es ist leicht zu benutzen und liefert dennoch eine große Bandbreite von Informationen in leicht verdaulicher Form."

Der Ruf nach Flexibilität

Zur Benutzerfreundlichkeit kommt das Bedürfnis nach Flexibilität. Das EIS muß sich auf die Bedürfnisse des jeweiligen Anwenders zuschneiden lassen. Das gilt nicht nur für die Bildschirmgestaltung, sondern auch für die Anpassung an die Management-Struktur und an organisatorische Veränderungen.

Bei der Lloyd's Bank, wo zunächst der Finanzvorstand ein EIS erhielt, wurde es nicht zuletzt deshalb gewählt, weil es eine Anzahl von Designanforderungen erfüllte. Hierzu gehörte beispielsweise die Integration in das Rechnungswesen. Durch dieses Feature beziehen dort die Manager Informationen über die konsolidierte Bilanz. Außerdem erhalten sie Zugriff auf variable Ausnahmenberichte und Trendanalysen sowie auf Frühwarnsysteme und die Modellierungsmöglichkeiten für die Investitionsplanung.

"Wir brauchten ein hochflexibles, benutzerfreundliches System, das sich auf unsere spezifischen Ansprüche anpassen ließ und innerhalb kurzer Zeit einsatzbereit war", berichtet Tony Gourlay, Topmanager der Lloyd's Bank und zuständig für das EIS-Projekt der Finanzabteilung. "Auch sollte das System unbedingt datengesteuert sein, um auf etwaige Veränderungen in der Organisationsstruktur und im Informationsbedarf des Managements reagieren zu können."

Datengesteuert ist hier der Schlüsselbegriff. Die Datenbanken der meisten Unternehmen sind ständigen Veränderungen ausgesetzt. Beispielsweise werden die Verkaufsgebiete neu aufgeteilt, neue Produkte eingeführt, neue Abteilungen gegründet und Buchhaltungsmethoden geändert. Wenn diese Veränderungen bedeuten, daß der Bildschirmaufbau des EIS geändert werden muß, steigen die Support Kosten und der Zeitaufwand über Gebühr. Durch den Einsatz von Bildschirm-Templates, in die nach Bedarf Daten eingelesen werden, kann ein datengesteuertes EIS organisatorische Veränderungen mühelos bewältigen.

Mit der Einführung des EIS rückt die Qualität des Managements wieder zunehmend in das Blickfeld: Viele Unternehmen ergreifen die Chance, aktuelle Management-Methoden zu erproben und die bestehenden Informationsstrategien zu überdenken. Ein wirklich flexibles EIS paßt sich diesem Prozeß an. Rank Xerox entschied sich nach einer gründlichen Analyse der Rolle und Funktion seiner Topmanager dafür, das EIS als integralen Bestandteil seines eigenen Executive Management Support Systems zu installieren.

Chris Bowman, Director Business Management Systems bei Rank Xerox: "Das Unternehmen verbessert die Qualität der Entscheidungsfindung, indem es sein Management in die Lage versetzt, dem Ziel einer vollständigen und ganzheitlichen Sicht vom Geschehen innerhalb des Unternehmens näher zu kommen."

Aktualität statt Daten von gestern

Anstatt sich mit historischen Daten aufzuhalten, wollen die leitenden Angestellten und Manager von heute sich mit dem Hier und Jetzt befassen. Die verfügbare Zeit ist für alle knapper geworden: Die Ingenieure müssen die Produkte zügiger zur Marktreife bringen, das Marketing hat rascher auf die Konkurrenz und verändertes Kaufverhalten zu reagieren, und das Management muß angesichts dieser rasanten Entwicklung seine Fähigkeit verbessern, all das im Griff zu behalten. Der daraus resultierende Bedarf an detaillierter - und nahezu unablässig aktualisierter - Information drängt die überkommenen papiergebundenen Monatsberichte schnell ins Abseits.

Die Fähigkeit, "Live-Daten" zu unterstützen, ist entscheidend dafür, ob das System zu einem unternehmensweiten EIS ausgebaut werden kann. Richard Munton von ICI sieht dies so: "Meiner Ansicht nach liegt ein Grund für das Scheitern der EIS darin, daß sie nur zur Bereitstellung monatlicher, vierteljährlicher oder gar jährlicher Informationen eingesetzt werden. Die Benutzer verlieren bei solchen Fristen rasch das Interesse." Aus diesem Grund entschloß sich das Unternehmen für die tägliche, zum Teil sogar stündliche Information.

Der Echtzeit-Ansatz verlangt vom EIS, enorme Datenmengen zu bewältigen, und auch die Grafikfähigkeiten und lokalen Verarbeitungsmöglichkeiten des PCs werden voll ausgeschöpft. Da die Daten zentral gespeichert werden, stehen auf allen PCs oder Apple-Rechnern dieselben allerneuesten Informationen zur Verfügung.

Häufig wird statt dessen die Aktualisierung der Daten per Floppy vorgenommen. Diese veraltete Vorgehensweise gefährdet allerdings die Datenintegrität und führt zu Verzögerungen bei der Bereitstellung der aktuellen Informationen dort, wo sie gebraucht werden.

Soll ein EIS unternehmensweit eingesetzt werden, muß es imstande sein, Daten aus dem gesamten Betrieb heranzuziehen. Wie Ian Meiklejohn, Direktor von Business lntelligence, es formuliert: "Das EIS ist im Grunde ein Systemintegrationsprojekt." Dies erklärt, warum viele Firmen das EIS heute im Herzen ihrer Informationsstrategien plazieren, wo es sich mit dem Unternehmens-MIS wie auch mit Systemen, die Informationen zu Finanzen, Marketing, Betrieb und Konkurrenz liefern, zu einer völligen Einheit verbindet.

Heutige EIS lassen sich auch in die Bürosysteme integrieren und akzeptieren Daten von VANs und externen Nachrichtendiensten wie Newsfile, Infomat, ICC und FT-Profile.

Auch sollten EIS Hand in Hand mit Entscheidungsunterstützungs-Systemen (Decision Support Systems, kurz: DSS) arbeiten. Solche Systeme sind in der Regel speziell auf die Anforderungen von Managern und Analytikern ausgerichtet. Während es sich bei einem EIS um ein Darstellungsmedium für Daten handelt, die ansonsten unverdaulich wären, ist das DSS ein ausgeklügeltes analytisches Instrument.

Windows 3.0 steigerte die Leistungsfähigkeit

Zwar beinhalten die ElS-Funktionen auch analytische Funktionen, wie Sortieren, Grundrechenoperationen, Auswahl und What-if-Berechnungen, doch führen DSS komplexere Aufgaben mit größeren Datenmengen aus, zum Beispiel strategische Planung, Budgetierung und Prognosen, konsolidierte Berichte und komplexe What-if-Analysen.

Als integraler Bestandteil der Informationsstrategie muß EIS auf die globalen wie die lokalen Bedürfnisse von leitenden Angestellten und Managern abzielen. Heute verfügen viele Unternehmen über ein zentrales unternehmensweites EIS, das sie um ihre Großrechner und Kommunikations-Backbones aufbauen, andere wiederum haben lokale oder kleine Abteilungs-EIS auf PCs oder LANs.

Auf lokaler Ebene bescherten die jüngsten Neuerungen bei PC,- oder LAN-gestützten EIS den verteilten Systemen einen Aufschwung. Microsoft Windows 3.0 brachte Erleichterungen bei der Implementierung und steigerte zugleich die Leistungsfähigkeit und Vielseitigkeit. Durch sein standardisiertes Handling und Aussehen sowie durch die Fähigkeit, Datenquellen zu integrieren, schafft Windows eine perfekte EIS-Umgebung. Dank der schnellen Entwicklung hin zu PC- oder LAN-gestützten Windows-EIS profitieren Manager auf vielen Ebenen inzwischen von der EIS-Technologie.

Bei einer integrierten zentralen und lokalen ElS-Lösung werden manche Informationen global und andere nur lokal benutzt. Informationen, die auf dem Mainframe wegen der dort laufenden zentralen TP-Anwendungen, zum Beispiel eine Auftragseingabe oder Bestandskontrolle, ihren Ursprung haben, sollten nicht auf einzelne LAN-Server verteilt werden, wenn diese Daten global zur Verfügung stehen müssen oder sich ständig verändern, was ihrer Vervielfältigung im Wege steht. In diesem Szenario haben die Benutzer die Kontrolle über ihre lokalen Daten und gleichzeitig über ihr LAN Zugriff auf die unternehmensweiten Daten.

Firmen, die ein unternehmensweites EIS aufbauen wollen, benötigen hochentwickelte Möglichkeiten zur Informationsverarbeitung, vor allem in einer komplexeren Umgebung, wo Datenmaschinen im Hintergrund die größeren analytischen Aufgaben und das Daten-Management übernehmen. Trotz der wachsenden Zahl von PC- und LAN-gestützten EIS finden sich in den meisten Großunternehmen, wo komplexe Anwendungen und zahlreiche Benutzer ein umfassendes System Management verlangen, noch immer vorrangig Großrechner EIS. Heute geht es für ein Unternehmen in erster Linie darum eine EIS-Architektur zu wählen die sowohl dem Bedürfnis nach konzentrierter zentraler Massenverarbeitung Rechnung trägt wie auch dem nach verteilter, kostengünstiger Detailverarbeitung. Wenn also am Anfang ein kleines lokales oder auf eine Abteilung beschränktes EIS steht, muß man sich zugleich auch über seine zukünftige Integration in ein größeres eines Tages vielleicht unternehmensweites EIS Gedanken machen. Umgekehrt darf man bei der Entscheidung für ein zentrales EIS nicht die Notwetidigkeit seiner Integration in vorhandene Abteilungslösungen im gesamten Betrieb außer acht lassen.

Hauptzweck: PC-basierte Dia-Show

Die meisten EIS fangen klein an: Die Systeme werden auf Vorstands- oder Abteilungsebene mit wenigen Benutzern und kleinen Datenbanken eingesetzt. Ihr Hauptzweck: eine PC-basierte Dia-Show.

Doch lassen diese bescheidenen Anfänge oft schon ahnen, was die EIS-Technologie leisten kann, und in der Folge ertönt der Ruf nach einem Ausbau. Ein Manager der an seine Kollegen oder auch Untergebene präzise Fragen richtet, schafft damit eine neue ElS-Klientel.

Viele ElS-Architekten sehen solches Wachstum nicht vor. David De Long, ElS-Forscher an der Boston University, machte folgende Beobachtung: "Die Leute fangen an und sagen: 'Ja, wir können ein LAN-gestütztes EIS machen.' Was sie nicht erkennen, ist, daß nach einer Weile 200 Benutzer anstatt 20 am System arbeiten wollen."

Erfolgreiche, zukunftsorientierte Informationsstrategien werden die Leistungsstärke des zentralen EIS mit einfachen lokalen Systemen kombinieren und damit für ein tatsächlich unternehmensweites EIS für eine größere Benutzergruppe sorgen.

Die Leistungen von ElS-Systemen

Ein Executive Information System (EIS) verfügt über mehrere Grundfunktionen, die dem Benutzer den Umgang mit Informationen erleichtern. Datennavigation weist ihm den Weg durch verschiedene Detailliertheitsgrade. Grafische Darstellungen zeigen subtile Trends auf, die andernfalls vielleicht übersehen würden. Automatisches Verfolgen und Überwachen der Daten hilft dem ElS-Benutzer beim Erkennen von Ausnahmen, Abweichungen und nachteiligen Entwicklungen.

Durch Integration, ein herausragendes Merkmal des EIS, lassen sich viele disparate Datenquellen zusammenführen. Und schließlich fördert ein EIS die gemeinsame Nutzung von Daten durch Zugriff auf gemeinschaftliche Datenbanken oder das Aufsatteln auf bestehende Electronic-Mail-Netze. Ein effizientes EIS bieten Führungskräften folgende Features:

- Standardberichte, die es dem Benutzer ermöglichen, von Gesamtberichten ausgehend, in tieferliegende Schichten mit immer detaillierteren Informationen vorzudringen,

- Ausnahmenberichte, die automatisch und in Farbe Abweichungen von benutzerdefinierten Eckwerten anzeigen und damit Problembereiche hervorheben,

- Informationen zu Trends und Mustern, die mit historischen Daten in grafischer oder Schriftform verglichen werden können,

- eine benutzerfreundliche Oberfläche,

- Ieistungsfähige Präsentationsgrafik zur Erstellung von Tabellen und Schaubildern, die Text und Abbildungen enthalten,

- weitreichenden Datenzugriff zur Nutzung unterschiedlicher Datenquellen und

- flexible Datenmanipulation zur sinnvollen Datenorganisation.