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02.05.1975

Elba-Computer-Registratur-Beratung:Output statt Vortrag

HANNOVER - Zum ersten Mal versuchte die Elba-Ordner-Fabrik während der Hannover Messe in Zusammenarbeit mit IBM eine "Computer-Registratur-Beratung". Neben starkem Interesse großer Bürofachgeschäfte fand man auch Resonanz bei der Industrie: ein Großunternehmen gab den Auftrag, für 200 Registraturgruppen Checklisten auszufüllen und die entsprechenden Ausdrucke zu liefern.

Das von Elba-Berater Rudolf Fritzsche ausgedachte Verfahren zur Minimierung des Beratungsaufwandes beim Kunden arbeitet wie folgt: der Kunde füllt eine Checkliste aus und schickt sie an Elba. Sie wird dann an eine der zehn IBM-Tedis-Eingabestellen gegeben - dort werden auch Analyse und Vorschläge für die Neuordnung der Registratur ausgedruckt. Den Output spricht ein Berater dann mit dem Kunden durch. Für die Bearbeitung einer Checkliste berechnet Elba 50 Mark - darin ist eine zwei bis dreistündige Beratung durch einen Außendienstmitarbeiter inbegriffen. "Die Beratung wurde bisher schon berechnet. Da man ein bis zwei Tage brauchte und wir beispielsweise bei Elba pro Tag 300 Mark berechnen tritt für den Interessenten eine erhebliche Verbilligung ein", meint Fritzsche der knapp zwei Jahre Entwicklungszeit bis zum Flußdiagramm brauchte. Das benötigte Programm wurde dann von einem IBM-Mitarbeiter geschrieben; investiert wurden für das Programm allein runde 20 000 Mark. Bislang wird mit der Computer-Beratung der Bereich der Loseblatt Ablage abgedeckt. In spätestens zwei Jahren will man so weit sein daß via Rechner auch Vorschläge bei Raummangel und zur Aktengliederung gemacht sowie für eine optimale Registratur unterbreitet werden können.

Im derzeitigen Stadium enthält der Computer-Output: eine Überprüfung auf Eignung für Loseblatt-Ablage Soll-Vorschläge und Hinweise für etwaige Änderungen oder Verbesserungen in bezug auf Ablage-Standorte Aufbewahrungsfristen und Akteninhalt; eine Raumbedarfs-Berechnung mit Hinweisen auf geeignete Registratursysteme und -möbel; Ermittlung der Ablagezeiten.

Im Ausdruck liest man dann beispielsweise: "Jährlich werden gemäß ihrem angegebenen Wochendurchschnitt etwa 62 400 Blatt Schriftgut insgesamt abgelegt. Das ergibt je Vorgang für ein Jahr durchschnittlich 24,0 Blatt Schriftgut. Dafür werden als wirtschaftlichste Aufbewahrungsart Einstellmappen empfohlen; je Vorgang eine Einstellmappe, zusammengefaßt in Hängesammlern oder Kassetten. Alternative: Je Vorgang können ebenfalls eine Hängemappe oder eine Pendelmappe benutzt werden, sind aber - je weniger Blatt um so mehr - raumaufwendiger und teurer. Der Gesamtbedarf an Hänge- oder Stellraum für einen Jahrgang wird mit circa 1 105 laufende Zentimeter ausgewiesen. Dafür werden bei Verwendung vierzügiger doppelbahniger Hänge-Vertikal-Schränke etwa drei Stück (einschließlich 16 Prozent Reserve) gebraucht, die einschließlich Gänge und Bedienungsraum eine Grundfläche von 3,4 qm in Anspruch nehmen."

Elba will sich bemühen, für das Verfahren urheberrechtlichen Schutz zu erlangen. Konkurrent Leitz meinte zu den Elba-Leuten: "Das ärgert mich, daß ihr diese Idee gehabt habt." -py