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12.12.1986 - 

Für große Betriebe lohnen sich die Anschaffungskosten:

Electronic Mail überwindet Zeitprobleme

Entscheidend für die Rentabilität eines Electronic-Mail-Systems sind die Anzahl der Geschäftsvorfälle sowie die der Teilnehmer. Für die Endanwender stellen sowohl Voice- als auch Text-Mail in jedem Fall eine bequeme Lösung dar, weil sie die Kommunikation von der zeitlichen Koordination unabhängig machen. Zu diesem Schluß kommt Dietrich Manz, Leiter der Abteilung Kommunikations- und Textverarbeitungs-Technologie bei der Kodak AG in Stuttgart-Wangen.

Aufgrund Gleitzeit, Bündelung, Besprechungen, Reisen und der kürzer werdenden täglichen Arbeitszeit wird die Wahrscheinlichkeit, daß zwei und mehr Mitarbeiter ungeplant zu einem Zeitpunkt miteinander kommunizieren können, immer geringer. Dies führt dazu, daß schneller, innerbetrieblicher Informationsaustausch nur sehr schwer möglich ist und somit die Abwicklung von Aufgaben gehemmt wird oder Entscheidungen erst verspätet getroffen werden können.

Vor diesem Hintergrund ist der Einsatz von Electronic Mail zu sehen. Electronic-Mail-Systeme unterstützen den asynchronen Austausch von Informationen über Datenverarbeitungsanlagen, Telekommunikations-Systeme und -Dienste. Electronic Mail beinhaltet:

- das Speichern, Versenden und Abrufen von gesprochenen Meldungen in digitaler Form (Voice-Mail). - den Austausch von Textmitteilungen und Dokumenten (Text-Mail)

Bei Voice-Mail werden gesprochene Nachrichten über Telefonterminal und Sprachspeichersystem im Store und Forward Mode ausgetauscht. Die Adressaten können die Nachricht in ihrer Voice-Box zu jedem beliebigen Zeitpunkt abhören, mit Kommentar in ihr Voice-Archiv ablegen und/oder an andere verteilen.

Voice-Mail wird bei unserer amerikanischen Muttergesellschaft bereits seit mehreren Jahren sehr intensiv genutzt. Dies beweisen zehn Sprachspeicher-Systeme mit Über 18000 Sprachboxen, die verstreut über die USA im Verbund die asynchrone Sprachkommunikation ermöglichen. Der überwiegende Teil der Sprachboxbesitzer besteht aus Mitarbeitern im Außendienst, die im Feld kein Telefon haben, aber trotzdem vom Innendienst telefonisch erreicht werden können. Der Innendienst selber ist telefonisch so organisiert, daß die Nebenstellenanlage (PBX) mit dem Sprachspeicher-System gekoppelt ist. Dadurch ist die telefonische Erreichbarkeit eines "Innendienstlers" immer gegeben.

Aber auch Business Manager im Head Office in Rochester/USA möchten auf Voice-Mail nicht mehr verzichten. An sieben Tagen in der Woche und rund um die Uhr bieten Sprachspeicher-Systeme die Möglichkeit, Nachrichten zu versenden oder abzurufen. Vom Büro, von zu Hause, zu jeder Tages- und Nachtzeit können Informationen ausgetauscht werden.

In Stuttgart wissen wir ebenfalls um die Vorteile eines Sprachspeicher-Systems, insbesondere im Verbund mit einer Telefonnebenstellenanlage. Jedoch sind die heute bei uns vorliegenden Kommunikations-Geschäftsvörfälle nicht so zwingend, daß ein lokales Sprachspeicher-System gerechtfertigt wäre. Immerhin würde uns ein erster Schritt in Richtung Voice-Mail bei 200 Sprachboxen zirka 250000 Mark kosten.

Bei Text-Mail, das in unserem Hause gleichermaßen zum Zuge kommt, ist die Zahl der Teilnehmer von entscheidender Bedeutung. Dazu ist wichtig, daß in einem Unternehmen möglichst viele Datenendgeräte an die unterschiedlichen Daten- und Textnetze so angebunden werden, daß diese auf ein gemeinsames Text-Mail-System oder auf einen Text-Mail-Systemverbund zugreifen können. Über ein einziges "Text-Mail-Window" sollte innerbetrieblich nicht nur jeder mit jedem, sondern auch jeder mit externen Kommunikationsdiensten (zum Beispiel Telex) kommunizieren können.

Die Installation eines Text-Mail-Systemverbundes hat in unserem

Konzern dazu beigetragen, daß die heutige Line-of-Business-Organisation weiter gefestigt werden konnte. Dieser Verbund erlaubt es, daß Geschäftseinheiten von der Muttergesellschaft in Rochester/USA aus über Kontinente hinweg koodiniert werden können. Mit Text-Mail werden dabei Kommunikationsprobleme, die insbesondere durch die unterschiedlichen Zeitzonen entstehen, gelöst. Darüber hinaus wird durch den Text-Mail-Systemverbund ein effizienter und konzentrierter Nachrichtenaustausch unterstützt.

Effizienter Nachrichtenaustausch ist deshalb gegeben, weil eine einzige Nachricht per Knopfdruck in Sekundenschnelle an viele und weltweit verteilt werden kann und weil die Kommunikationspartner immer erreicht werden können. Außerdem fallen bei Text-Mail üblicherweise die Begrüßungsfloskeln weg und die jeweilige Nachricht wird im Telegrammstil formuliert.

Was den quantifizierten Nutzen anbelangt kann auf Untersuchungen von Großunternehmen sowie im eigenen Konzern verwiesen werden. Dabei wurden Produktivitätssteigerungen von fünf bis zwölf Prozent gemessen und Verminderungen von Telefon-, Telefax- und Verteilerkosten nachgewiesen.

Die Entwicklung von Text-Mail in unserem Unternehmen kann als typisch für solche Systeme bezeichnet werden. Die ersten Benutzer im Konzern waren Führungs- und Fachkräfte der Eastman Kodak Company in Rochester/USA. Die weitere Ausbreitung vollzog sich dann nach der Top-Down-Methode, zuerst national in den USA, dann international und weltweit. So wurden Führungs- und Fachkräfte auf internationaler Ebene zwangsläufig zum Text-Mail-Teilnehmer, wenn im Konzern höher gestellte Kollegen Text-Mail-Teilnehmer waren und über dieses Medium alle Partner erreichen wollten.

Bitte vergleichen Sie zum Thema "E-Mail" auch " Thema der Woche" auf Seite 10.