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13.12.2002 - 

IT in der öffentlichen Verwaltung/Pilotprojekte in Städten, Ländern und auf Bundesebene

Elektronische Beschaffung spart Geld

13.12.2002
Vom Einsatz elektronischer Beschaffungssysteme erhoffen sich Betreiber Einsparungen in Höhe von zehn Prozent. Hamburg zählt zu den Pionieren; die Finanzbehörde verfügt über ein Auftragsvolumen von zirka 70 Millionen Euro. Von Wolfgang Peiner*

Für Unternehmen und öffentliche Verwaltungen gilt gleichermaßen "Im Einkauf liegt der Gewinn". Ein Ansatz, der sich nur mit zielgerichtetem Vorgehen verwirklichen lässt. Die Unterscheidung in strategischen Einkauf (öffentliches Vergabewesen) und operativ ausgerichtete Beschaffung ist dabei hilfreich. Öffentliche Auftraggeber brauchen daher spezialisierte und integrierbare elektronische Vergabe- und Beschaffungssysteme.

Ein korrektes Vergabeverfahren berücksichtigt neben Aspekten wie Versorgungssicherheit, Wettbewerb, Transparenz, Gleichbehandlung, Verhandlungsverbote etc. insbesondere Sicherheits- und Vertraulichkeitsanforderungen. Das im letzten Jahr verabschiedete Gesetz zur digitalen Signatur und die Änderungen in den Vergaberichtlinien haben den notwendigen rechtlichen Rahmen zur elektronischen Angebotsübermittlung geschaffen.

Organisatorische Anpassungen

Ausschreibungen via Internet sind ein wichtiger Schritt in Richtung E-Government. Interessierte Anbieter erhalten so einen schnellen Überblick über alle anzukaufenden Waren und Dienstleistungen und können ihre Angebote online abgeben. Das spart auf beiden Seiten lästige Wege, unnötige Kosten und sorgt für mehr Transparenz und Wettbewerb. Darüber hinaus reduzieren sich in der operativen Beschaffung durch den Einsatz elektronischer Beschaffungssysteme die Abwicklungs- und Prozesskosten. Kurz gesagt, das elektronische Beschaffungswesen verbessert die logistische Kette in den Verwaltungen.

Dennoch ist es beim Umsetzen einer E-Procurement-Strategie nicht allein mit der Installation eines geeigneten Softwaresystems getan. Erst organisatorische Anpassungen wie zum Beispiel Wandel der Beschaffungsorganisation, Rücksicht auf Erfahrungen der Mitarbeiter ermöglichen praxistaugliche Lösungen.

Hamburg zählt zu den Pionieren der elektronischen Beschaffung. Die Entscheidung für eine derartige Vergabeplattform war bereits Anfang 2001 gefällt worden. Daran schlossen sich verschiedene Pilotausschreibungen an. Ab Januar 2003 wird die öffentliche Auftragsvergabe der Zentralen Ausschreibungsabteilung der Finanzbehörde nun vollständig elektronisch abgewickelt. In einem Stufenprozess löst sie das Ausschreibungsverfahren auf Papier ab (www.ausschreibungen.hamburg.de). Immerhin schließt diese Abteilung der Finanzbehörde Hamburg pro Jahr zirka 700 Verträge ab und verfügt dabei über ein jährliches Auftragsvolumen von etwa 70 Millionen Euro.

Die Lösung hat viele Vorteile. So werden von der Verfahrenseröffnung bis zur Zuschlagserteilung alle Prozesse unterstützt. Archivfunktionen zum schnellen Aufbau wiederkehrender Ausschreibungen stehen bereit. Auch eine teilautomatisierte Bewertung der Angebote ist möglich. Ferner können die Bieter schnell und kostengünstig zu aktuellen Ausschreibungen recherchieren sowie orts- und zeitunabhängig auf Informationen zugreifen. Der Aufwand für die Angebotserstellung reduziert sich erheblich durch die Online-Nutzung elektronischer Formulare. Darüber hinaus können die Bieter ihre Angebote jederzeit innerhalb der Ausschreibungsfrist online ändern, Nebenangebote abgeben und ihre Angebote elektronisch signieren. Durch Plausibilitätsprüfungen, Schutz der Verdingungsunterlagen vor Änderungen etc. lassen sich Angebotsfehler vermeiden.

Damit ist Hamburg bundesweit Vorreiter und erreicht einen wichtigen Meilenstein seines E-Government-Fahrplans. Die Lösung wurde gemeinsam von der Finanzbehörde, Materna und dem Produktlieferanten Healy Hudson auf den Weg gebracht; sie ist flexibel, leicht zu handhaben und benötigt wenig Einrichtungsaufwand. Auch lassen sich Angebote verarbeiten, die auf dem Papierweg beziehungsweise ohne digitale Signatur rechtskonform abgegeben wurden.

Auch beim Bayerischen Staatsministerium sowie in den Städten Düsseldorf, Grevenbroich, Magdeburg und Lörrach laufen elektronische Vergabe- und -Beschaffungsprojekte. Beachtet man, dass die Anfangsinvestitionen im Verhältnis zu den laufenden Betriebskosten regelmäßig den kleineren Betrag ausmachen, so sind öffentliche Auftraggeber gut beraten, wenn sie ihre Projektplanung nicht bei der Lösungsauswahl enden lassen. Die Zusammenarbeit mit Beratungs- und Einführungspartnern hilft bei der Suche nach Verbesserungsmöglichkeiten. Um Erfahrungen zu sammeln, empfehlen sich Pilotprojekte. (bi)

*Dr. Wolfgang Peiner ist Finanzsenator der Freien und Hansestadt Hamburg.

Bundesinitiative

Auch das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern hat im Zusammenhang mit der Regierungsinitiative "Bund Online 2005" ein Modellprojekt ins Leben gerufen: "Öffentlicher Eink@uf Online". Das Amt ist der zweitgrößte Einkäufer des Bundes. Es verfügt über ein Einkaufsvolumen von jährlich 350 Millionen Euro für 26 Behörden im Geschäftsbereich des Ministeriums. Das Modellprojekt enthält einen Lösungsansatz für die Abwicklung des öffentlichen Einkaufs. Ziel ist es, ein Verfahren mit ganzheitlichem Ansatz für alle am Prozess Beteiligten zu entwickeln. Hierbei geht es unter anderem um die Kommunikation zwischen Beschaffungsamt und Industrie. Die öffentlichen Ausschreibungen sind inzwischen auf der Internet-Plattform des Beschaffungsamtes einsehbar.

Durch das Teilprojekt "E-Vergabe" zur öffentlichen Auftragsvergabe können Unternehmen, sofern sie über eine digitale Signatur verfügen, ihre Angebote auf elektronischem Weg übermitteln. Auch die Angebotszuschläge, die Vertragsabschlüsse und der übliche Geschäftsverkehr sollen demnächst online abgewickelt werden. Das Projekt ist ein vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie mit rund 4,5 Millionen Euro gefördertes Leitprojekt. Langfristig sollen alle Behörden bei Bund, Ländern und Kommunen online einkaufen. (bi)

Angeklickt

- Bund, Länder und Gemeinden vergeben jährlich insgesamt Aufträge in Höhe von rund 250 Milliarden Euro. Das entspricht etwa 13 Prozent des Bruttoinlandsprodukts.

- Damit ist die öffentliche Beschaffung von erheblicher volkswirtschaftlicher Bedeutung. Moderne elektronische Beschaffungssysteme sorgen für Transparenz und sollen Einsparungen von bis zu zehn Prozent bringen.