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05.10.2001 - 

Messe-Rundgang: Dokumenten-Management-Systeme

Elektronische Dokumente archivieren und verwalten

MÜNCHEN (CW) - Es gibt sie noch, die Hersteller von Dokumenten-Management-Systemen (DMS). Auf der Systems ist das klassische Dokumenten-Management allerdings nicht leicht zu finden. Schlagwörter wie Web-Content-Management und die neuen Anforderungen des Bundesfinanzministeriums bestimmen die Szene.

Die DMS-Branche ist in Bewegung geraten. Eine Ursache dafür ist das am 16. Juli dieses Jahres verbreitete Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen (BMF), in dem die neuen "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GdPdU) aufgestellt werden. Nur zu gern nehmen einschlägige Hersteller die Gelegenheit wahr, ihre Produkte als unverzichtbar für die Erfüllung der neuen Richtlinien zu präsentieren. Dabei ist nach Expertenmeinung kaum ein System in der Lage, die ganze Vielfalt der in einem Unternehmen vorkommenden Dokumente im Zusammenhang recherchierbar und auswertbar zu halten. Außerdem lässt schon die mangelnde Präzision in den Ausführungen des BMF kein abschließendes Urteil darüber zu, ob ein System den neuen Vorschriften genügt.

Grund genug für viele Hersteller, bei ihren Marketingaktivitäten mit der Funktionalität und dem Nutzen der Produkte zu argumentieren. Dabei gewinnt neben den klassischen Disziplinen des Dokumenten-Managements wie Belegerfassung, Dokumentenverwaltung, Archivierung und Workflow vor allem das (Web-)Content-Management an Bedeutung. Hintergrund hierzu ist das wachsende Aufkommen neuer Content-Typen wie E-Mails und HTML-Dokumente.

ERP und Groupware ergänzenDem aktuellen Trend folgend, stellt etwa die Bielefelder Ceyoniq AG ihren diesjährigen Systems-Auftritt (Halle A1, Stand127/326 - SAP Partnerstand) ganz unter das Thema "Content-Lifecycle-Management". Dargeboten werden diverse Werkzeuge aus der Reihe der "Ceyoniq Solutions". Sie sollen vom Scannen von Papier-Belegen über die automatische Rechnungseingangsprüfung bis hin zur Datenarchivierung im Zusammenspiel mit SAP R/3 und Mysap.com das Management von Daten und Dokumenten unterstützen. Erstmals gezeigt werden dabei nach Unternehmensangaben neue Funktionen der Schnittstelle "Ceyoniq Link for Mysap.com", wie die automatische Rechnungseingangsprüfung und die Unterstützung der SAP-Zugriffstechnologie "Document Finder".

Bei der Ixos AG (Halle A1, Stand 336) steht die Neuvorstellung des "Ixos-Econserver for Lotus Notes" im Mittelpunkt. Die Anwendung dient zur Auslagerung von Objekten aus der Notes-Datenbank. Dies soll den Notes-Server entlasten und die Administration vereinfachen. Ein weiteres Exponat ist der "Ixos Econserver for MS Exchange". Insbesondere für den Einsatz in kleinen und mittleren Unternehmen bietet Ixos in Zusammenarbeit mit Hewlett-Packard ein vorkonfiguriertes System an, das die vorschriftsmäßige Archivierung von E-Mails ermöglichen soll, die neuerdings als Geschäftsbriefe steuerlich relevant sind. Mit "Ixos-Econcert" und "Ixos-Econtent for MS Exchange" kann man daneben Lösungen für den Web-basierten Dokumentenzugriff sowie die Bereitstellung von Dokumenten für Arbeitsgruppen sehen.

Integration mit MS Exchange gehört auch für den DMS-Spezialisten Easy Software AG zu den Schwerpunkten des Messeprogramms (Halle A1, Stand 544). Als "besonderes Highlight" kündigen die Mülheimer eine Lösung für die elektronische Postverteilung per Kopierer an, die sie gemeinsam mit Konica entwickelt haben. Ein neues Release von "Easyware" mit zusätzlicher Funktionalität - etwa im neuen Modul "Easy Web-DMS" - und die Content-Management-Lösung "Easy Portal" werden ebenfalls gezeigt. Der amerikanische Anbieter Hummingbird präsentiert seine Produkte der "Docs"-Familie (Halle A2, Stand 103). Mit "Powerdocs" und "Cyberdocs" können potenzielle Anwender zwischen einem Windows- und einem Web-Client für die Dokumenten-Management-Lösung "Docsopen" wählen.

Die Docuware GmbH aus Germering bei München präsentiert beim Heimspiel auf der Systems (Halle A4, Stand 357/554) den bereits zur DMS Expo angekündigten "Internet Server 3". Mit neuem Design und vereinfachter Benutzerführung ausgestattet, lässt sich dieses Zusatzmodul zu "Docuware 4.1" nach Unternehmensangaben in unterschiedliche Web-Applikationen einbinden und an deren Erscheinungsbild anpassen. Darüber hinaus sollen Anwender beim Web-basierten Zugriff auf ein Docuware-Archiv jetzt bei entsprechender Rechtevergabe in die Lage versetzt werden, Indexbegriffe zu bereits abgelegten Dokumenten auch von entfernten Standorten aus zu ergänzen oder zu ändern. Neu ist auch der "Docuware Reader", ein Addon zum Internet-Server 3, das der schnellen Anzeige von Dokumenten, insbesondere im Tiff-Format, aus der Ergebnisliste heraus dient.

Unter dem Label "Office Management" präsentiert die Freiburger Kühn und Weyh GmbH (Halle A4, Stand 552) mit der "Serie M" eine Produktsuite für das Management des Lebenszyklus von Dokumenten - von Erstellung bis hin zur Langzeitarchivierung auf optischen Speichermedien. "M/DMS" fungiert dabei als Basismodul für Dokumenten-Management und Archivierung und lässt sich laut Hersteller sowohl im Verbund mit den anderen Tools der Serie M als auch mit Anwendungen anderer Anbieter kombinieren.

Auch wenn der Produktname "Schematext Dokumanager" eher nach konventionellem Dokumenten-Management klingt - die Nürnberger Schema GmbH will sich damit in München (Halle A5, Stand 421) als Anbieter von "Content-Management out of the box" positionieren. Das vorkonfigurierte System lässt sich, so der Hersteller, innerhalb weniger Tage implementieren. Neben vorgefertigten Schemata bietet die Anwendung laut Anbieter standardmäßig eine bidirektionale Schnittstelle zur Hin- und Rückkonvertierung von Dokumenten zwischen RTF- und XML-Format.

Mit der COI GmbH aus Herzogenaurach stellt ein weiteres fränkisches Unternehmen seine Anwendungen für den Umgang mit Dokumenten in Unternehmen vor (Halle A2, Stand 332 - Partnerstand von Citrix). Dabei liegt der Fokus auf dem Archivierungs-, Dokumenten-Management- und Workflow-System "COI Business Flow" sowie dem "COI Business Archive for R/3", die beide im Zusammenspiel mit Citrix-Software zu sehen sind.

Digitale Signaturen einsetzenDer frühere Dokumenten- und Knowledge-Management-Spezialist Open Text positioniert sich zwar mittlerweile als Anbieter von E-Business-Lösungen, spendiert seiner Software "Livelink 9.1" aber zur Systems (Halle C1, Stand 445/544) zwei neue Module im DMS-Bereich: Das "Livelink Certification Module 1.0" unterstützt den Einsatz elektronischer Signaturen nach der amerikanischen Norm FDA 21 CFR. "Livelink Classification Module 1.0" soll die Klassifizierung nach der in Livelink hinterlegten Taxonomie ermöglichen.