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13.12.2004

Elektronische Rechnung spart Milliarden

Mit ihrem E-Invoicing-Programm rennt die Nordea-Bank in Skandinavien offene Türen ein. Selbst Kleinstunternehmen verschicken dort Rechnungen elektronisch.

Bo Harald ist ein Mann mit einer Mission. Der finnische E-Banking-Experte denkt dabei weit über die Grenzen seines Unternehmens, der in Helsinki beheimateten Nordea Bank, hinaus. Sollte sich das von ihm propagierte Verfahren, die elektronische Rechnung ("E-Invoicing"), durchsetzen, ließen sich europaweit mehrere zehn Milliarden Euro sparen, so seine Schätzung.

Das Brot-und-Butter-Geschäft von Banken, die Überweisung von Geldbeträgen von einem Konto auf ein anderes, wird heute im Business-to-Business-Bereich zum überwiegenden Teil elektronisch abgewickelt. Die meisten Rechnungen werden dagegen immer noch ausgedruckt und per Post zugestellt. Dass dies nicht so bleiben muss, demonstriert derzeit eindrucksvoll Finnland, das nicht nur im Bereich mobile IT-Lösungen, sondern auch in puncto E-Business zu Europas Vorreitern zählt. So wickelt beispielsweise die hierzulande außerhalb von Finanzkreisen kaum bekannte Nordea Bank weltweit die meisten Internet-Transaktionen ab.

Die Nordea Gruppe ist es auch, die zusammen mit anderen finnischen Finanzdienstleistern wie der OP Bank Group und der Sampo Bank die elektronische Rechnungszustellung in großen Schritten voranbringt. Die Verantwortlichen stellten sich eine simple Frage: Warum sollen Banken nicht auch Rechnungen transportieren, wo sie doch Zahlungen schon lange abwickeln können? Harald, bei der Nordea Bank Executive Vice President und Head of Electronic Banking, bringt es auf den Punkt: "Manchmal besteht die Herausforderung darin, zu erkennen, wie einfach Dinge sein können."

Erste Erfahrung mit dem Verfahren hat Nordea im Business-to-Customer-Bereich gesammelt. Bereits 1998 übernahm der Finanzdienstleister für große Firmen wie Telekommunikationsunternehmen den elektronischen Rechnungsversand an Endkunden. Mit dem jetzt eingeführten E-Invoicing macht Nordea jedoch einen riesigen Schritt: Egal ob Kleinunternehmer, Konzerne oder staatliche Stellen, sie alle können künftig Rechnungen elektronisch abschicken und empfangen.

Günstiger als EDI

In der Breite des Ansatzes liegt die eigentliche Revolution. Große Konzerne tauschen Rechnungen mit Partnern, zu denen sie EDI-Verbindungen unterhalten, schon seit langem elektronisch aus. EDI verursacht aber bei der Einführung hohe Kosten, da die Verbindung immer individuell auf die IT-Systeme der verbunden Firmen zugeschnitten sein muss. E-Invoicing setzt dagegen auf Standards und nutzt die bei Lieferanten, Banken und Kunden vorhandenen E-Banking-Accounts und IT-Systeme. Damit können kleine Handwerkerbetriebe von der Lösung ebenso profitieren wie Großunternehmen - derzeit in Finnland und bald in ganz Skandinavien.

XML-Standard "Finvoice"

Der Schlüssel für das neue Verfahren liegt in den erfolgreichen Standardisierungsbemühungen der vergangenen Jahre. Grundlage ist der Electronic Payment Initiator (EPI), ein Standard, den das European Committee for Banking Standards zusammen mit der Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunications (Swift) im Jahr 2003 verabschiedet hat. Er beschreibt alle Daten, die für die elektronische Abwicklung von Zahlungen notwendig sind. Das so erzeugte digitale Dokument entspricht dem Überweisungsträger, wie er heute den meisten Papierrechnungen beigefügt wird. In Europa zählen neben Skandinavien auch Österreich und Slowenien zu den Vorreitern bei der EPI-Umsetzung.

Auf EPI aufsetzend, haben finnische Banken mit "Finvoice" ein XML-Standardformat für die elektronische Zustellung von Rechnungen entwickelt. Es enthält neben den EPI-Daten für die Bezahlung alle notwendigen Adressen zum Transport der Rechnung, also Sender, Finanzdienstleister (Intermediator) und Empfänger. Hinzu kommen Spezifikationen für die Rechnungsprüfungs- und Buchhaltungsinformationen.

In der Praxis gestaltet sich die Nutzung des E-Invoicing-Systems denkbar einfach. Der Kleinunternehmer muss dafür auf seinem PC keinerlei Software installieren. Er loggt sich lediglich via Browser in seinen E-Banking-Account ein und kann dort ein entsprechendes Template öffnen. Hier trägt er die Rechnungsdaten ein und schickt das Dokument ab, welches spätestens am kommenden Tag den Empfänger erreicht. Größere Unternehmen, die Tausende von Rechnungen verschicken müssen, können das Verfahren automatisieren und die Rechnungsdaten über einen XML-Konverter direkt aus ihren Buchhaltungssystemen importieren.

Die Rechnungsversender können sich mittels E-Invoicing den Ausdruck der Rechnung, das Eintüten und den Postversand sparen. Die größeren Potenziale liegen jedoch auf Seiten der großen Rechnungsempfänger.

Riesiges Sparpotenzial

Einer Schätzung des finnischen Finanzministeriums zufolge lassen sich mit E-Invoicing 30 Euro pro Rechnungseingang einsparen. Harald, der 50 Euro für den realistischeren Wert hält, kommt selbst mit den vorsichtigeren offiziellen Zahlen bei rund einer Milliarde B-to-B-Rechnungen pro Jahr auf ein theoretisches Sparvolumen von 30 Milliarden Euro - allein in Skandinavien. Allerdings dürfte in der Praxis rund die Hälfte dieser Rechnungen via EDI ausgetauscht werden. Für ganz Europa lasse sich das Sparpotenzial nur schwer schätzen. Laut Harald bewegt es sich in einer Größenordnung von mehreren 10 Milliarden Euro.

Vor diesem Hintergrund nehmen sich die Aufwände für große Rechnungsempfänger und -versender, die E-Invoice für die Automatisierung nutzen wollen, sehr überschaubar aus. Zuerst sollten sie mit dem Hersteller ihrer Buchhaltungssysteme klären, wie sich daraus Rechnungsdaten erzeugen beziehungsweise ohne Medienbruch weiterverarbeiten lassen. Harald schätzt, dass sich ein geeigneter XML-Adapter für ein ERP-System in weniger als vier Wochen installieren und in Betrieb nehmen lässt.

Nachdem das Anwenderunternehmen einen E-Invoicing-Vertrag mit seiner Bank abgeschlossen hat, muss es seine Geschäftspartner lediglich über die neue Invoicing-Adresse informieren beziehungsweise deren Adressen speichern. Für den Fall, dass ein Rechnungsempfänger nicht E-Invoicing-fähig ist, druckt die Bank die Rechnung aus und stellt sie zu.

Dass sich E-Invoicing in so kurzer Zeit etablieren würde, hatte sogar Optimist Harald nicht erwartet: "Ich habe noch nichts gesehen, was sich derart schnell durchgesetzt hat wie Finvoice." Allein in der vergangenen Woche habe Nordea fast 1000 Verträge abgeschlossen, davon mehr als 100 mit Großunternehmen. Auch staatliche Stellen und Regionalbehörden seien in den Ballungsgebieten fast vollständig auf den Zug aufgesprungen.

"Das F in Finvoice steht übrigens für Financial und nicht für Finnland", erklärt Harald. Das mache einen großen Unterschied, weil es so einfacher gewesen sei, die Banken in den skandinavischen Nachbarländern von den Vorteilen zu überzeugen.

In der Tat scheint sich Finvoice zum Exportschlager zu entwickeln. So bietet Nordea den elektronischen Rechnungsservice über seine Niederlassungen auch in Schweden, Dänemark und Norwegen bereits an, dort heimische Banken werden im kommenden Frühjahr folgen.

Unterstützung von der EZB

Laut Harald ermutigen die Europäische Kommission und die Europäische Zentralbank die Finanzdienstleister in den Mitgliedsstaaten, den E-Invoicing-Standard einzuführen. Hierzulande sind sie damit bislang weitgehend auf taube Ohren gestoßen (siehe "Kommentar"). "Die EZB ist davon alles andere als erfreut und wünscht sich, dass das Thema höchste Priorität bekommt", weiß Harald zu berichten. In der Tat würde eine europaweite Nutzung des Standards gut zu den Bemühungen der EU passen, in Europa einen einheitlichen Zahlungsverkehrsraum (Sepa = Single European Payment Area) zu schaffen.

Auch wenn es bisher danach aussieht, dass Deutschland in diesem Sektor den Anschluss verpasst, muss das nicht so bleiben. "Wenn sich die deutschen Banken zu einer Finvoice-Nutzung durchringen, könnten sie innerhalb eines Jahres erste Versionen entsprechender Produkte anbieten", glaubt Harald. Da sich der technische Aufwand für die Banken dabei in Grenzen hält, sollte sich auch hierzulande für Finanzdienstleister ein positiver Business Case entwickeln lassen - schließlich könnten sie an jeder elektronischen Rechnung verdienen. "Für die Nordea-Bank war die Entwicklung der notwendigen Infrastruktur ein Klacks", bestätigt Harald. Man habe in fast allen Bereichen auf bereits vorhandene Techniken zurückgreifen können. So wurden die File-Transfer-Prozeduren des Zahlungsverkehrs weitgehend übernommen, die Benutzeridentifizierungsprozedur ist dieselbe wie beim Online-Banking und laut Harald auch unter Sicherheitsaspekten ausreichend: "Eine elektronische Signatur ist nicht notwendig und würde nur alles unnötig verkomplizieren."

Den notorischen Zweiflern in seiner Heimat macht der E-Banking-Spezialist ein spezielles Angebot: "Jedem Internet-Banking-Nutzer, der mir einen wirklich guten Grund nennen kann, warum er E-Invoicing nicht anwenden sollte, zahle ich eine Flasche Champagner." Harald bekam erst zwei Anfragen. "Und diese Leute konnte ich schnell überzeugen."