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15.08.2003 - 

E-Government/E-Procurement-Lösung im Landkreis Ebersberg

Elektronischer Einkauf senkt Prozesskosten

Mit der Einführung von Web-basierendem E-Procurement ist die Kommune Ebersberg der Handlungsweise eines kaufmännisch geführten Unternehmens näher gerückt. Weitere Bestellkataloge werden vorbereitet.Von Brigitte Keller*

Im Vergleich zum Vorjahr konnte das Controlling der Kommune Ebersberg für Bürobedarf einschließlich Toner einen um 10000 Euro niedrigeren Bestellwert registrieren. Das war zwar ein signifikantes, aber bei weitem nicht das wichtigste Ergebnis der seit Januar 2002 praktizierten Büromaterialbestellung per Internet. Den eigentlichen Fokus legten die Verantwortlichen für Verwaltungsreform und Controlling auf die Prozesskosten.

Der systemische Ansatz für die Renovierung des Bestellwesens zielte daher auf eine Vereinfachung von Bestell- und Lagerprozeduren, die erhebliche personelle Ressourcen beanspruchten.

Fehlende Zuordnung zum Budget

Nach Einführung der flächendeckenden Kosten-Leistungs-Rechnung (KLR) "Infoma Control Plus" zum 1. Januar 2000 liefen Bestellung und Verteilung von Büromaterialien und DV-Zubehör für die 361 Mitarbeiter zunächst noch wie in den meisten anderen Kommunen auch. Die Bedarfsträger orderten per Bestellzettel im zentralen Lager. Dort wurden gängige Artikel vorrätig gehalten, weniger gängige mussten jeweils bestellt werden. Dazu wälzten die zuständigen Mitarbeiter klassische Bürobedarfskataloge und erteilten die Aufträge per Brief, Fax oder telefonisch an den Anbieter, der ihnen subjektiv jeweils am günstigsten erschien. Die Rechnungen wurden einer Haushaltsstelle zugeordnet und nicht den tatsächlichen Verbrauchern.

Dem Controlling stachen bei diesem Verfahren gleich mehrere Umstände ins Auge. Dazu gehörte neben der fehlenden Zuordnung zu den Budgets und dem erheblichen Zeitaufwand für die Bestellung auch die Tatsache, dass Artikel bei unterschiedlichsten Lieferanten bestellt wurden und Mengenvorteile weitgehend ungenutzt blieben. Als Abhilfe für diesen unbefriedigenden Zustand bot sich ein elektronisches Bestellsystem und die Zusammenarbeit mit einem Generallieferanten an, der im Rahmen einer Ausschreibung ermittelt wurde.

Keine Schnittstellen-Probleme

Auf der technischen Seite entschied sich der Landkreis für das Bestellsystem der TEK Service AG, das auf dem Warenwirtschaftssystem von Navision aufbaut. Dabei handelt es sich um eine ASP-Lösung (ASP = Application-Service-Provider), die nicht im eigenen Haus, sondern bei dem auf elektronische Einkaufssysteme spezialisierten Dienstleister in Lörrach installiert ist. Dort sind auch sämtliche Daten hinterlegt, auf die von den Mitarbeitern des Landkreises via Internet zugegriffen wird.

Ausschlaggebend für die Entscheidung war die Tatsache, dass es bei diesem Navision-Produkt keine Schnittstellen-Probleme zur ebenfalls Navision-basierenden Kosten-Leistungs-Rechnung Infoma Control Plus gab.

Zurzeit sind in dem System Kataloge für Bürobedarf, Papier, DV-Zubehör, Regis-Spezialartikel und bald auch Elektroprodukte hinterlegt, die allerdings nicht allen Kostenstellen zugänglich sind. Während Bürobedarf und DV-Artikel mit derzeit etwa 500 Artikeln den dazu autorisierten Mitarbeitern in nahezu allen Abteilungen offen stehen, ist beispielsweise der Zugriff auf Karteiartikel nur der Registratur, der auf Elektroprodukte nur dem Hausmeister möglich.

Seit Inbetriebnahme des Systems sind die Bestellvorgänge erheblich einfacher geworden. Wenn ein Mitarbeiter heute für irgendein Produkt eine Bestellung aufgibt, genügt dafür ein Mausklick im auf dem Bildschirm angezeigten Katalog. Die Bestellung läuft in der Anwendung beim Dienstleister auf und wird von dort über eine entsprechende Schnittstelle an das Warenwirtschaftssystem des Lieferanten weitergereicht. Dort wiederum erfolgt die automatische Generierung von Lieferscheinen und Rechnungen. Diese vollautomatische Abwicklung, die auch eventuelle Reklamationen umfasst, schließt menschliche Fehlerquellen weitgehend aus und gewährleistet, dass die Waren in der Regel innerhalb von 24 Stunden nach Eingang der Order direkt an die für die Bestellung zuständige Kostenstelle ausgeliefert werden.

Kostenstellen sind weggefallen

Damit sich der Aufwand lohnt, sammelt jede der 35 Kostenstellen über einen bestimmten Zeitraum auf Einkaufszetteln ein gewisses Bestellvolumen an, um es dann geschlossen aufzugeben. Lediglich an dieser Stelle mussten die Mitarbeiter bei der Einführung des Systems einen gewissen Lernprozess absolvieren.

Für den Landkreis sind damit Kostenstellen weggefallen. In der Registratur wurde eine halbe Stelle eingespart und auf andere Brennpunkte in der Verwaltung übertragen. Gleichzeitig konnten Defizite in der Arbeitsbewältigung beseitigt werden. Erledigt hat sich überdies ein großer Teil des früheren Buchungsaufwands. Allein für die Beschaffung von Büroartikeln wurden rund 800 Rechnungen im Jahr bezahlt. Das war für eine Mitarbeiterin ein Gesamtzeitaufwand von etwa einem Vierteljahr. Jetzt gibt es nur noch 24 Rechnungen und einen dementsprechend geringeren Buchungsbedarf. Allein damit hat sich das System bezahlt gemacht.

Gute Konditionen beim Großhandel

Parallel zum Bürobedarfs- und DV-Artikelkatalog betreibt der Landkreis im Intranet einen eigenen Papiershop, in den die gängigen Papiersorten mit Preisangaben ebenfalls mit Hilfe des Systems eingestellt sind. Denn Papiere werden nicht beim Generallieferanten für Büroartikel, sondern in großen Mengen zu entsprechend günstigen Konditionen beim Großhandel gekauft und in der Registratur gelagert. Die nimmt die Bestellungen per E-Mail entgegen und besorgt die Auslieferung.

Zurzeit sind an das Bestellsystem die Behörden des Landratsamtes mit sieben Außenstellen angebunden. Demnächst folgen die Schulen. Mit der Integration in das kommunale Beschaffungssystem kommen sie ebenfalls in den Genuss der Mengenbündelung.

Mit dem Aufbau des Internet-basierenden Bestellwesens und dessen Anbindung an die Kosten-Leistungs-Rechnung ist das Ende der Fahnenstange noch nicht erreicht. Weitere Bestellkataloge werden vorbereitet. (bi)

*Brigitte Keller ist beim Landratsamt (LRA) Ebersberg zuständig für die kommunale Steuerung.

Angeklickt

- Die Renovierung des Bestellwesens zielte auf Vereinfachung von Bestell- und Lagerprozeduren ab, die erhebliche personelle Ressourcen beanspruchten.

- Als Lösung bot sich ein elektronisches Bestellsystem und die Zusammenarbeit mit einem Generallieferanten an.

- Bei der Evaluierung war ausschlaggebend, dass es mit dem Produkt keine Schnittstellen-Probleme gab.

- Die vollautomatische Abwicklung schließt Fehler durch menschliches Versagen weitgehend aus.