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08.08.2003 - 

IT im Handel/Schweitzer-Gruppe profitiert von Dokumenten-Management-System

Endlich Platz für neue Mitarbeiter

Vom Stammhaus am Münchner Lenbachplatz aus versorgt die Schweitzer-Gruppe Leser mit Fachliteratur zu Recht, Wirtschaft und Steuern. Das Konzept der Fachbuchhandlung, auch Dienstleistung anzubieten, sicherte in den letzten Jahren die Spitzenposition im hiesigen Markt. Eine Herausforderung auch für Auftragsbearbeitung und Buchhaltung. Täglich werden bis zu 2000 Belege bearbeitet und archiviert.Von Mechthilde Gruber*

Das Unternehmen, im aktuellen Buchreport-Ranking "Die 100 größten Buchhandlungen" auf Platz sechs geführt, trägt noch heute den Namen des Gründers, Johann Baptist Schweitzer, der 1868 in München ein Antiquariat eröffnete. Durch Filialisierung - mit elf Standorten in Deutschland und zwei Vertretungen in Wien und New York - sowie dem Konzept, den Kunden Literatur und Dienstleistung anzubieten, hat sich das Unternehmen in den letzten Jahren seinen Platz als führende Fachbuchhandlung für Recht, Wirtschaft und Steuern (RWS) sowie im universitären Bereich gesichert. Zum Kundenkreis zählen neben der traditionellen Klientel aus rechts- und steuerberatenden Berufen vor allem auch Bibliotheken, Behörden und Firmen bis hin zu internationalen Konzernen. Mit der Übernahme eines gesamten Literatur-Managements, individuell auf das Profil des Kunden zugeschnitten, machen sich die RWS-Spezialisten bei vielen Kunden unentbehrlich. Seit August 2000 offeriert die Gruppe in einem für das Unternehmen entwickelten Webshop Literatur und Dienstleistung auch im Internet. Eine der vielen Besonderheiten: Bei Firmenkunden und Bibliotheken lässt sich der Online-Shop mit seiner neuen Benutzeroberfläche als Intranet-Lösung direkt in den internen Bestell-Workflow einbinden und in die kundeninternen IT-Systeme, zum Beispiel von SAP, integrieren.

In den letzten Jahren ist es - bei steigenden Umsätzen und wachsender Mitarbeiterzahl - in den Büroräumen der RWS-Fachbuch-Handelskette eng geworden. "Akuter Platzmangel war 1999 ein dringendes Argument, sich für die Einführung einer leistungsstarken, elektronischen Dokumentenarchivierung zu entscheiden", berichtet Christian Stein, IT-Leiter bei der Schweitzer-Gruppe. Bis zu diesem Zeitpunkt mussten die Mitarbeiter der Auftragsbearbeitung und Buchhaltung täglich zwischen 500 und 2000 Belege in Hängeregisterordner ablegen und diese in Schränken in ihren Büros sammeln.

Um den dringend benötigten Platz zu schaffen, sollte ein Dokumenten-Management-System künftig sowohl die Hängeregisterschränke als auch die Archivräume überflüssig machen. Es sollte sämtliche eingehenden und ausgehenden Dokumente archivieren und für einen schnellen Zugriff bereithalten, beispielsweise um Nachfragen zu Lieferantenrechnungen umgehend beantworten zu können. Denn neben dem Platzmangel war die Suche nach Belegen für die Mitarbeiter äußerst zeitraubend.

1999 entschied sich die Geschäftsleitung für das Dokumenten-Management-System "Docuware". Ausschlaggebend war die Präsentation der Software durch den Docuware-Partner MDN Hübner aus Nürnberg. "Überzeugt hat vor allem die rasche Anbindung an unser Auftragsbearbeitungssystem", urteilt der IT-Leiter. "Einer der Vorteile war, dass wir unsere elektronischen Belege mit nur geringem Aufwand in das Archivierungssystem importieren konnten." Außerdem war der Softwarepartner ein zuverlässiger Scan-Dienstleister für alle in Papierform eingehenden Dokumente.

Heute sind in der Fachbuchhandelskette 35 Volllizenzen und 20 Read-only-Lizenzen des Dokumenten-Management-Systems im Einsatz. An neun von elf Standorten in Deutschland - die zwar alle über VPN-Leitungen vernetzt sind, aber unabhängig voneinander agieren - wird Docuware täglich und, wie Stein betont, "sehr ausführlich" von etwa 200 Mitarbeitern genutzt.

Archivieren ohne manuellen Aufwand

Allein in München sind 100 Mitarbeiter auf die Software angewiesen, "sie dürfte keinen Tag ausfallen". In 20 elektronischen Archiven werden sämtliche Belege aus der Finanzbuchhaltung, Kunden- und Lieferantenkommunikation gespeichert, zum Beispiel Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften, Mahnungen, Reklamationen, Bestellungen, Abbestellungen oder Kontoblätter von Kunden.

Die Implementierung des Systems vor vier Jahren verlief relativ unproblematisch, erinnert sich IT-Chef Stein: "Nach etwa drei Monaten war Docuware an den vorgesehenen Standorten installiert und funktionierte dann auch ohne relevante Probleme." An zusätzlicher Hardware wurden lediglich Windows-2000-Server benötigt, die auch für andere Anwendungen mitgenutzt werden können. In der Zentrale in München übernahm der Softwarepartner in Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung die Installation des Servers und die Anpassung an die Auftragsbearbeitung. An den meisten anderen Standorten sorgte dann Projektleiter Stein mit Unterstützung der Hotline selbst für die Implementierung. "Wir haben den Vorteil, wenn es in München läuft, funktioniert es auch an den anderen Standorten, denn unser internes DV-System ist überall dasselbe."

Ebenso wie die IT-Spezialisten kamen auch die Anwender gut zurecht. Ohne großen Schulungsaufwand konnten sie sofort mit dem System arbeiten. So werden in den neun betroffenen Standorten alle anfallenden Dokumente auf zwei verschiedene Arten archiviert - ohne manuellen Aufwand. Eingehende Papierbelege, das sind vor allem Bestellungen, werden gesammelt und einmal wöchentlich zum Nürnberger Scan-Dienstleister geschickt.

Anfragen können sofort beantwortet werden

Die Dokumente kommen bundesweit via Kurier, werden nach Belegarten getrennt aufbereitet und als Stapel gescannt, die Indexierung erfolgt einzeln am Bildschirm durch MDN Hübner. Die Scans werden auf CDs gespeichert und noch am gleichen Tag an die Filialen zurückgeschickt. Allein in München wurden bisher rund 700000 gescannte Belege archiviert. Anders ist das Verfahren bei den mit der eigenen DV erstellten, ausgehenden Belegen wie beispielsweise Rechnungen, Lieferscheinen, Gutschriften oder auch Buchungsjournalen. Diese lassen sich mit dem Zusatzmodul "Cold/Read" automatisch archivieren. Bei den elektronisch erstellten Belegen werden dafür die Spooldaten, die beim Drucken entstehen, verwendet. Das Modul filtert sie und interpretiert die Steuerzeichen; Suchbegriffe und Indexe werden herausgefiltert.

Die Mitarbeiter der Schweitzer-Gruppe wissen die Vorteile, die die neue Lösung mit sich bringt, sehr zu schätzen. Kundenanfragen können jetzt sofort am Arbeitsplatz beantwortet werden. Außerdem hat sich die Erwartung, mehr Platz für die Mitarbeiter zu gewinnen, erfüllt. Statt Hängeregisterschränken stehen in den Büros am Lenbachplatz heute Schreibtische für neue Kollegen. (bi)

*Mechthilde Gruber ist freie Fachjournalistin in München.

Angeklickt

- Platzmangel gab den Anstoß zur Einführung eines elektronischen Dokumenten-Management-Systems (DMS) in der Fachbuchhandlung Schweitzer.

- Die rasche Anbindung an das vorhandene Auftragsbearbeitungssystem gab den Ausschlag bei der Entscheidung für Docuware.

- Das System wird heute an neun von elf Standorten von 200 Mitarbeitern intensiv genutzt.

- Ein Scan-Dienstleister in Nürnberg unterstützt das Archivierungsverfahren.

- Die Raumprobleme haben sich erübrigt.