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10.12.1993

Erfahrungen bei den Sozialkassen der Bauwirtschaft Imaging in Altanwendungen und Client-Server-System integriert Von Anton Schmautz*

Computer kennen kein schlechtes Wetter, hoechstens schwache Konjunktur. Aber selbst dann bekommen Computerleute kein Schlechtwettergeld. Am Bau ist das natuerlich anders. Das muss man wissen, wenn man sich in die vielfaeltigen Aufgaben der "Sozialkassen fuer die Bauwirtschaft" hineindenken will. Der grosse Verwaltungsaufwand machte dort die Einfuehrung eines Document- Image-Processing-Systems notwendig.

Das Management der im Kasten auf Seite 41 skizzierten Aufgaben der beiden Sozialkassen des Baugewerbes ist DV-technisch anspruchsvoll. Aus den Zahlen wird deutlich, dass sich fuer den Belegbetrieb Imaging anbietet. Schon jahrelang arbeiten die Sozialkassen mit einem Grossrechnersystem "H90T2" von Siemens. 1994 wird es durch einen Rechner des Typs "H100K" ersetzt. Seit 1992 werden die angeschlossenen neunhundert Terminals schrittweise durch PC-Workstations und ein FDDI-Netz abgeloest.

Seit 1985 setzen die Sozialkassen das Datenbanksystem "Adabas" mit dem Datendiktionaer "Predict" und die 4GL-Sprache "Natural" ein. Dem folgten neben dem Buerokommunikationssystem "Connect" als CASE- Tools "Predict CASE" und "Adapt", ein wichtiger Schritt in Richtung wiederverwendbare Software. Die Integration von Grossrechnersystem und PC-Netzwerk durch eine Client-Server- Architektur wird auch fuer die Sozialkassen zukuenftig eine wesentliche Rolle spielen. Die Entire-Imaging- und Network- Komponenten bilden die Grundlage fuer das Imaging. 1993 wurde es partnerschaftlich mit der Software AG und der Imnet Systems Inc., dem Hersteller eines Mixed-Media-Imaging-Systems mit Integration von Mikrofilm und optischer Platte, realisiert. Im Rahmen des Projekts "Berta" gelang der entscheidende Schritt hin zum Integrated Document Image Processing (Idip).

Kundendienst nur mit integriertem Imaging

Mussten die fuer den Kundendienst wichtigen Informationen bisher in einem teils tagelangen Verfahren aus den verschiedenen Mikrofilm- und Aktenarchiven zusammengetragen werden, so koennen die Sachbearbeiter dank Imaging nun von ihrem PC oder Grossrechnerterminal aus innerhalb von Sekunden auf die benoetigten Informationen zugreifen. Kurz: Der Service wird qualitativ besser, schneller und kostenguenstiger. Frueher lagen die benoetigten Dokumente ueberall, nur nicht im Computer. Waehrend der Bearbeitung eines Vorgangs standen Akten wochenlang nur einem einzelnen Sachbearbeiter zur Verfuegung, andere Vorgaenge waren solange blockiert. Entscheidend war also die Integration der in Mikrofilm- und Aktenarchiven gehaltenen Informationen in die DV und damit der unternehmensweite gleichzeitige Zugriff, einfach und unabhaengig vom Speichermedium. Seit Jahren arbeiten die Sozialkassen mit Mikrofilm, der aktuelle Bestand umfasst etwa 25000 Rollen. Jaehrlich muessen daraus 180000 Rueckvergroesserungen angefertigt werden. Dieser Vorgang dauert zwar nur etwa vier Sekunden, die Anforderung vorher und die Auslieferung danach aber bis zu drei Tage. Der Kostenvorteil des Mikrofilms ging dadurch wieder verloren.

Noch laenger dauerte das Suchen nach Informationen in rund 3,5 Millionen Akten, die in den Archiven aufbewahrt werden. Geschaeftsvorgaenge werden zu einem Grossteil durch die eingehende Post ausgeloest. Wie sieht das ohne integriertes Imaging aus?

Zwar werden die Vorgaenge mittels DV bearbeitet, Schriftwechsel und zahlreiche andere Dokumente aber in Akten aufbewahrt. Andere Informationen werden auf teuren Grossrechnerplatten verwaltet. Die parallele Haltung von Akten, Papier und DV-Daten verursacht nicht nur einen enormen Raumbedarf, sondern vor allem hohe Kosten fuer Verwaltung und Retrieval. Informationen gelangen zu langsam an den Arbeitsplatz. Mikroverfilmung reduziert zwar die Archive, stellt die Information aber nicht online zur Verfuegung. Die fehlende Integration zwischen DV, Papier und Mikrofilm war nicht nur kostentraechtig, sondern bedeutete auch schlechte Arbeitsqualitaet.

Imaging bei den Sozialkassen hatte ein klares Ziel: Die Geschaeftsvorfaelle sollten rascher ablaufen, um den Kundendienst zu verbessern. Technisch sollte die Mikroverfilmung als langjaehriges Archivsystem unbedingt mit den erarbeiteten Client-Server- Architekturen zusammenspielen, sowohl fuer Alt- als auch fuer Neuanwendungen. Das weitere Anwachsen papiergebundener Information sollte verhindert werden, bestehende Papierarchive sollten langfristig reduziert werden.

Daraus leiteten sich die Anforderungen an ein Document-Image- Processing-System ab: gleichzeitiger und schneller Zugriff auf Dokumente von jedem Arbeitsplatz her, Zugriff auf das bestehende Mikrofilmarchiv, Integration der Altanwendungen, hohe Qualitaet digitaler Bildinformation, offene Client-Server-Architektur. Ausserdem sollte das System fuer weitere Speichermedien wie WORM und PC-Massenspeicher offen sein. Die Einfuehrung und Anwendungsentwicklung musste schrittweise moeglich sein. Und schliesslich erwarteten wir kompetente Projektbetreuung durch den Anbieter. Imnet bot 1992 als einziger Hersteller die Moeglichkeit, Mikrofilme online in einem Document-Image-Processing-System zur Verfuegung zu halten und Bildinformationen auf bereits ausgelagerten Mikrofilmen dem Anwender ueber eine manuelle Einzelladestation mit geringer Zeitverzoegerung zur Verfuegung zu stellen (nearline statt online). Nur so waren die langen Lieferzeiten fuer Rueckvergroesserungen zu reduzieren. Eine Umsetzung der vorhandenen Mikrofilme auf optische Platten kam schon allein wegen der enormen Konvertierungskosten - mehr als 35 Pfennig pro Bild - nie in Betracht.

Jukebox speichert drei Millionen Informationen

Die Anschaffung spezieller Display-Workstations konnte vermieden werden: Das System liefert die Images an jeden PC-Arbeitsplatz, wahlweise auch an vorhandene Laserdrucker. Fuer die einzelnen Komponenten des Systems selbst (Scanner, Mikrofilm-Jukebox, Mikrofilm-Einzelladestation, Optical-Disc-Jukebox, Software) werden als Server Standard-PCs eingesetzt. Das Imaging-System ist in einem eigenstaendigen Sub-LAN gekapselt und bringt so nur eine geringe Mehrbelastung fuer das Hausnetz.

Eine Kosten-Nutzen-Analyse ergab, dass Mikroverfilmung momentan das kostenguenstigste Medium fuer die Archivierung von Bildinformation darstellt; hinzu kommt die rechtliche Akzeptanz der Mikrofilm- Speicherung und seine erwiesene lange Lebensdauer. Die von Imnet gelieferte Mikrofilm-Jukebox hat eine Kapazitaet von dreihundert Mikrofilmrollen mit je zehntausend Bildinformationen, was eine Gesamtkapazitaet von drei Millionen Bildinformationen pro Jukebox ergibt. Der Kostenvorteil von Mikrofilm gegenueber der digitalen Speicherung ergibt sich aus der mit letzterer verbundenen aufwendigen Qualitaetssicherung der einzelnen Bildinformation.

Optische Platten als zweitguenstigste Loesung

Als naechstguenstige Alternative stellt sich die Speicherung von Bildinformationen auf optischen Platten dar. Diese Technik wird fuer Neuanwendungen mit einer Optical-Disc-Jukebox eingesetzt, insbesondere dort, wo ein Sichten der gescannten Images zur Indexierung beziehungsweise Adressierung ohnehin erforderlich ist.

Der entscheidende Schritt zum Idip-System erfolgte durch die Kombination verschiedener Produkte. Die einzelnen Komponenten des Idip-Systems sind ueber ein eigenstaendiges Sub-LAN verbunden.

Das Bindeglied zum PC-Netz und der Grossrechnerwelt bildet der "Entire-Image-Server" der Software AG, ueber den saemtliche Bildanforderungen abgewickelt werden. Die Anbindung an die BS2000 wird dabei nicht durch File-Transfer, sondern durch eine Network- Kopplung realisiert. Dies erlaubt den direkten, transparenten Datenzugriff vom Host auf den PC beziehungsweise umgekehrt. Der auf dem Image-Server laufende Image-Request-Prozessor gibt saemtliche Bildanforderungen an das Imaging-LAN weiter.

Kern der Bildanforderung bildet die mit Adapt entwickelte Anforderungsapplikation. Die gesamten Indexinformationen saemtlicher Images aller Medien werden in einer Datenbank auf dem Host bereitgestellt. Die Adapt-Rahmen ermoeglichen auch eine Integration von Imaging in neue Anwendungen, ohne dass sich die Entwickler mit technischen Details belasten muessen. Bei einer Rueckvergroesserungsanforderung durch einen Sachbearbeiter initiiert die Anwendung den entsprechenden Aufruf innerhalb des Imaging- Systems.

Wurde das Retrieval von einem PC-Arbeitsplatz ausgeloest, bekommt der Anwender die Bildinformation wahlweise ueber eine spezielle Windows-Applikation auf dem Bildschirm. Wird das Retrieval von einem BS2000-Terminal aus gestartet, erhaelt er das Verlangte ueber den naechststehenden Drucker.

Zugriffszeit unter zwanzig Sekunden

Die Zugriffszeit liegt in beiden Faellen deutlich unter zwanzig Sekunden. Dabei ist es unerheblich, ob Bildplatte oder Mikrofilm als Medium die Bildinformation speichern. Werden Mikrofilm- Bildinformationen abgerufen, die nicht online in der Jukebox zur Verfuegung stehen, so wird die Anforderung an eine Einzelladestation weitergeleitet. Ein Mitarbeiter sieht anhand der Anforderung, welche Filmrolle aus dem Archiv geladen werden muss. Das Auffinden und Scannen der Images erfolgt dann automatisch. Fuer den Endanwender stellt sich das Retrieval auf Bildinformation damit immer gleich dar; er benoetigt keine Information darueber, an welcher Stelle und auf welchem Medium die Informationen archiviert sind. Ein Scanner ermoeglicht nach diesem Verfahren auch Zugriffe auf die Papierarchive.

Die gesamte Initialisierung und Verwaltung der Mikrofilmrollen erfolgt ueber Arbeitsplaetze innerhalb des Enitre-Imaging-Systems. Dabei genuegt bei den wesentlichen Anwendungen eine Indexinformation je Filmrolle, weil zum Positionieren einfach die Zahl der Blips durchgezaehlt werden, kleiner, quadratischer Punkte am Filmrand unter jedem Bild. Ein einziger Initialisierungsprozess macht so rund zehntausend Bildinformationen im System verfuegbar. Dies ist der wesentliche Grund, das gesamte Retrieval Host-seitig durchzufuehren und mit dem Imaging-System ausschliesslich ueber einen genormten Index zu kommunizieren, die im Mikrofilm schon immer verwendete Paginiernummer. Durch den Einsatz neuer Kodak-Kameras mit integrierter OCR-Erkennung werden bei Neuverfilmung saemtliche Indexinformationen automatisch gewonnen und abgelegt.

Die Einfuehrung erfolgte schrittweise

Das System wurde nach Abschluss der Vertraege im Oktober 1992 schrittweise eingefuehrt. Fuer die komplette Integration und zur Software-Entwicklung fuer die erste Anwendung wurde Anfang 1993 ein Testsystem installiert. Inzwischen wird es fuer Schulungen, Entwicklung neuer Anwendungen und Produktionsvorbereitung eingesetzt. Nach einer Vorabnahme des Produktionssystems begann Ende Juli 1993 die Installation und Integration des Produktionssystems. Seit Mitte August 1993 befand sich das Produktionssystem in einer Testphase mit der ersten Anwendung und ging Anfang November in Betrieb. Die Verantwortung fuer das Gesamtprojekt lag von Anfang an bei der Betriebsorganisation. Durch enge Zusammenarbeit der Fachbereiche des Hauses konnte sehr frueh die Akzeptanz fuer das gesamte Systems sichergestellt werden. Den geschilderten Arbeiten schloss sich unmittelbar die Entwicklung der zweiten Anwendung an, die auch fuer den Bereich Meldeformulare dienen soll. Anfang 1994 soll der Uebergang von COM (Computer output to Mikrofilm) auf Cold (Computer output to Laser Disc) realisiert werden. In einem Musterprojekt wird zur Zeit eines der bestehenden Papierarchive durch Idip aufgeloest.

Dabei erfolgt auch die Integration von Imaging und Buerokommunikation. Die Entwicklungen sollen moeglichst weitgehend fuer spaetere Loesungen wiederverwendbar sein. Das System erfuellt im vollen Umfang die Erwartungen an seinen qualitativen Nutzen. Die fortgeschriebene Kosten-Nutzen-Analyse zeigt mittlerweile einen unerwartet raschen Return on Investment von weniger als drei Jahren, obwohl dabei erst die Einsparungen aus der ersten Anwendung beruecksichtigt werden.

Fuer 70 000 Arbeitgeber

Die Sozialkassen der Bauwirtschaft sind ein Instrument verantwortungsvoller Tarifpolitik, das die Tarifvertragsparteien des Baugewerbes gemeinsam tragen. Der Plural "Kassen" ist berechtigt, weil es sich um zwei handelt: Die "Zusatzversorgungskasse des Baugewerbes VVaG" (ZVK-Bau) gewaehrleistet den Arbeitnehmern im Ruhestand eine zusaetzliche Altersversorgung, und die "Urlaubs- und Lohnausgleichskasse der Bauwirtschaft" (Ulak) sorgt dafuer, dass ein Arbeitnehmer der Baubranche auch bezahlten Urlaub erhaelt. Ferner sichert sie im Winter das Arbeitsverhaeltnis und foerdert die Berufsbildung, indem sie dem Arbeitgeber die Kosten der Ausbildung in den ersten zwanzig Monaten erstattet. Dafuer fuehren die rund siebzigtausend bei den Kassen gemeldeten Arbeitgeber etwa zwanzig Prozent ihrer Bruttolohnsumme an die Kassen ab, 1992 etwa 6,86 Milliarden Mark. Ueber ein Umlageverfahren deckt das die Sozialleistungen fuer rund eineinhalb Millionen gemeldeter Arbeitnehmer.

Seit der Kassengruendung 1956 (Ulak) beziehungsweise 1958 (ZVK) wurden rund 7,1 Millionen Arbeitnehmer erfasst. Die Aufgaben der Sozialkassen werden, von wenigen Ausnahmen abgesehen, saemtlich in Wiesbaden bewaeltigt. Mit der Geschaeftsabwicklung sind 1225 Mitarbeiter betraut. Bei der Ulak gehen jaehrlich 400000 Erstattungsantraege ein; hierzu werden 6,64 Millionen Belege in Form von Leistungsscheinen bearbeitet. Fuer 295000 Rentenbeihilfeempfaenger zahlt die ZVK jaehrlich einen Betrag von rund 500 Millionen Mark aus, pro Jahr kommen 45000 neue Antraege hinzu. Der Postverkehr beider Kassen belaeuft sich auf rund 1,3 Millionen eingehende und rund 3,6 Millionen ausgehende Sendungen pro Jahr.