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Wer kennt das nicht? Sie wurden aufgefordert eine Idee, die Sie beiläufig äußerten, zu Papier zu bringen und ein Konzept zu entwickeln. Und nun sitzen Sie vor dem berüchtigten leeren Blatt Papier. Dies ist in den meisten Fällen zwar eher ein weißer Bildschirm, will sich aber trotzdem nicht füllen.
Dieses als Horror vacui bekannte Phänomen ist weit verbreitet und betrifft gleichermaßen alle Berufssparten, die etwas zu Papier bringen wollen. In der Wirtschaft, in der Wissenschaft und selbst in den hauptberuflich schreibenden Bereichen wie z. B. dem Journalismus ist dieses Phänomen gefürchtet. In den meisten Fällen ist dabei jedoch der Kopf nicht leer, sondern viel zu voll! Verschiedene Fragen, Ideen und Ansätze schwirren durcheinander. Sie können jedoch kein wirkliches Gehör finden, weil sie sofort wieder von neuen Impulsen unterbrochen werden. Gleichzeitig bemühen wir unterschiedliche Denkstile: Wir versuchen einen kreativen Anfang zu finden und sogleich kommt uns der innere Kritiker dazwischen und erstickt die soeben aufgekeimten Ideen-Pflänzchen. Oder er fragt, was das Ganze eigentlich soll!
Diese Gleichzeitigkeit – die sich als undiszipliniertes Durcheinanderplappern der Gedanken oder als weißes Rauschen zeigen kann – ist das Problem. Wir können nicht gleichzeitig große Ideen entwickeln und sogleich strukturieren, bewerten und kritisieren. Diese Gehirnfunktionen schließen sich gegenseitig aus.
Bei der konzeptionellen Arbeit müssen nun mehrere und vielfältige Herausforderungen bewältigt werden – und das innerhalb kürzester Zeit: die Ausgangslage und den Auftrag verstehen, Informationen recherchieren und strukturieren, neue Lösungen entwickeln und das Ganze überzeugend auf Papier und zu den Empfängern bringen. Wenn wir versuchen diese Herausforderungen gleichzeitig zu bewältigen, machen wir es uns unnötig schwer. Das Hin- und Herspringen zwischen verschiedenen Arbeitsschritten kostet viel Zeit und Nerven. Ungeordnete Vorgehensweisen führen zu Mehrfachschleifen und erhöhtem Arbeitsaufwand. Meist blockieren wir damit sogar aktiv unser Gehirn. Und dann geht erst einmal nichts mehr.
Strukturiertes Vorgehen ist das A und O
Strukturiertes Vorgehen ist hier der Schlüssel zum Erfolg. Arbeiten Sie Schritt für Schritt, dann finden Sie einen guten Start und kommen zu einem guten Abschluss.
Schritt eins. Das Ziel klären
Aufträge beginnen oft unklar: "Machen Sie mal… ein Konzept, eine Präsentation, eine Vorlage…", heißt es dann ganz nebenbei. Der häufigste Grund, warum oft Themen vor sich hergeschoben werden liegt an der nebulösen Formulierung und mangelnden Klärung. Und wenn das Ziel nicht deutlich ist, wie kann es dann einen richtigen Weg geben?
Sorgen Sie für ein gemeinsames Verständnis der Ausgangssituation und der Ziele. Denn ungeklärte Themen kommen garantiert wie ein Bumerang zurück und verursachen in der Regel Mehrarbeit. Darüber hinaus sind sie der häufigste Grund für den Misserfolg von Konzepten. Je sorgfältiger Sie in dieser Phase arbeiten, desto weniger Aufwand werden Sie in der Folge haben und desto sicherer werden Sie das Ziel ansteuern.
Schritt zwei: Informationen recherchieren und organisieren
Wenn das Ziel geklärt ist, beginnen Sie die Recherche mit einer klaren Recherchestrategie. Setzen Sie Rechercheziel und -zeit fest. Nutzen Sie vielfältige Quellen um einer einseitigen Perspektive auf das Thema vorzubeugen. Das Mindmap eignet sich hervorragend als erste und sehr effiziente Strukturierungsmethode. Sie hat den enormen Vorteil, dass sie schnell das besagte "weiße Blatt Papier" füllt – und häufig bereits eine mögliche Struktur Ihres Konzeptes produziert.
Schritt drei: Ideen und Lösungen entwickeln
Konzepte werden dort nachgefragt, wo etwas Neues entstehen oder etwas Bestehendes verändert werden soll. Die Herausforderung in dieser Konzeptphase liegt darin, bewährte und eingefahrene Bahnen zu verlassen und kreative Lösungen zu entwickeln. Das Geheimnis der Kreativität beruht auf der expliziten Trennung der verschiedenen Denkfunktionen. Erst nach der kreativen Problemlösung darf also bewertet, kritisiert und über die Umsetzung nachgedacht werden. Das erfordert etwas Disziplin und kann durch verschiedene Kreativitätstechniken hervorragend unterstützt werden.
Schritt vier: das Konzept schlüssig strukturieren
Ein Konzept erscheint schlüssig, wenn die Schlussfolgerungen, die Sie ziehen für die Rezipienten nachvollziehbar sind. Hier hat es sich bewährt mit Kernbotschaften zu arbeiten, d.h. zu überlegen: Was ist die wesentliche Hauptaussage oder der zentrale Hebel? Aus diesem Fokus heraus können Sie systematisch Ihre Aussagen oder Empfehlungen ableiten.
Schritt fünf: das Konzept überzeugend schriftlich darstellen
In dieser Phase ist nun ein Perspektivenwechsel erforderlich. Setzen Sie sich auf den Stuhl des Konzeptempfängers und betrachten Sie von dort das Thema. Knüpfen Sie an die Ziele und Interessen des Empfängers an und erläutern Sie das Thema konsequent und nachvollziehbar aus dieser Perspektive. Dann wird man Ihrer Argumentation gerne folgen.
Schritt sechs: das Konzept erfolgreich kommunizieren
Konzeptarbeit findet häufig im Elfenbeinturm statt - an Schreibtischen, weit weg vom Tagesgeschäft und von den betroffenen Personen. Die Auseinandersetzung mit den Inhalten ist meist intensiv, die Auseinandersetzung mit den beauftragenden, beteiligten und betroffenen Personen meist weniger intensiv. Damit Ihr Konzept angenommen und später auch umgesetzt wird, ist es wichtig, den Elfbeinturm zu verlassen und aktiv Stakeholdermanagement und Interessenmanagement zu betreiben. Ohne effektives Kommunikationsmanagement lassen sich Veränderungsprozesse nicht sinnvoll gestalten.
Das Buch: Die Diplom-Psychologin und Unternehmensberaterin Katja Ischebeck hat dazu ein Buch geschrieben: "Erfolgreiche Konzepte - Eine Praxisanleitung in 6 Schritten". Hier werden die sechs Phasen der Konzeptentwicklung ausführlich und praxisnah erläutert und mit vielen Beispielen, Tipps, Checklisten und digital verwendbaren Vorlagen untermauert. Die Autorin nutzte dazu Ihre langjährige internationale Erfahrung im Personalmanagement in unterschiedlichen Branchen.
Das Buch ist im September 2013 im GABAL Verlag erschienen (ISBN 978-3869365206, 19,90 Euro).
Kontakt zur Autorin: Tel.: 040 69668312, E-Mail: Katja.Ischebeck@web.de
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