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22.02.1980 - 

Rechtsgrundlagen der Mikroverfilmung:

Ergänzungen müssen nachvollziehbar sein

STUTTGART (CW) - Innerhalb eines Seminares über die Rechtsgrundlagen der

Mikroverfilmung erläuterte Erwin Bohatiuk von der Stuttgarter Kodak AG die

nach Inkrafttreten der neuen Abgabeordnung (AO 77) und den geänderten Paragraphen des Handelsgesetzbuches (HGB) seit dem 1. Januar 1977 entstandene

Rechtssituation für den Mikrofilmanwender.

Allgemein bekannt ist, daß nach diesen Rechtsvorschriften, mit Ausnahme der Bilanz, alle nach handels- und steuerrechtlichen Bestimmungen aufzubewahrenden Unterlagen auf Mikrofilm aufgezeichnet werden dürfen. Dem Steuerpflichtigen ist es freigestellt, wie er seiner gesetzlichen Aufbewahrungspflicht nachkommt.

Der Betriebsprüfer der Finanzverwaltung kann bei der von ihm durchgeführten Außenprüfung nicht mehr die Vorlage der Originalschriftstücke verlangen, da auch Mikrofilmaufnahmen den Aufbewahrungszweck voll erfüllen. Einer Vernichtung der Originale nach erfolgter Mikroverfilmung steht nichts im Wege, wenn die Aufzeichnung in einem ordnungsgemäßen Verfahren durchgeführt wurde.

Was unter einem ordnungsgemäßen Verfahren zu verstehen ist, geht aus den Grundsätzen zur Aufzeichnung von aufbewahrungspflichtigem Schriftgut auf Mikrofilm des Bundesministers für Wirtschaft und Finanzen vom 21. Dezember 1971 hervor. Unabhängig von Aufzeich nungsverfahren sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GOB) zu beachten, das heißt, daß auch die Mikrofilm-Aufnahmen vollständig geordnet und jederzeit überprüfbar sein müssen. Damit ist klar gesagt, daß eine Mikrofilm-Organisation so aufzubauen ist, daß der Informationsrückgriff auf einen gesuchten Vorgang oder ein Schriftstück nicht länger dauern darf als bei einer konventionellen Schriftgutablage.

Darüber hinaus ist eine genaue Kenntnis der neuen Rechtsvorschriften für den Mlkrofilmanwender von größter Bedeutung. So trennt der Paragraph 147 der AO 77 erstmalig zwischen einer bildlichen und inhaltlichen Aufzeichnung auf einen Datenträger. Unter einer bildlichen Aufzeichnung ist die stark verkleinerte Wiedergabe eines Schriftstückes mit allen optischen Merkmalen auf einem Mikrofilm zu verstehen. Inhaltliche Aufzeichnungen sind die von einem Computer (Zentraleinheit) erstellten und über einen Schnelldrucker der EDV oder im COM-Verfahren auf Mikrofilm ausgegebenen Daten und Informationen.

Von besonderem Interesse für die Seminarteilnehmer war es, zu erfahren, welche Bedeutung der gesetzlichen Arbeitsanweisung nach dem Inkrafttreten der neuen gesetzlichen Bestimmungen beizumessen ist.

So hat die Arbeitsanweisung für das Mikrofilm-Verfahren nicht nur den Arbeitsablauf der Mikroverfilmung, sondern darüber hinaus das Ordnungssystem der Aufzeichnung und den Informationsrückgriff zu beschreiben, daß es einem Dritten (Prüfer) möglich ist, . jedes gewünschte Schriftgut auf dem Mikrofilm kurzfristig aufzufinden.

Außer der Arbeitsanweisung sind alle sonstigen zum Verständnis des Aufzeichnungsverfahrens gehörenden Unterlagen (etwa Organisationsanweisungen) aufzubewahren.

Die Arbeitsanweisung der Mikroverfilmung hat den gleichen Stellenwert wie die Dokumentation der elektronischen Datenverarbeitung. Veränderungen und Ergänzungen des Mikrofilm-Aufzeichnungsverfahrens müssen wie im Bereich der EDV dokumentiert werden und nachvollziehbar sein.

Für den Mikrofilm-Anwender ist ferner die sechsjährige Aufbewahrungszeit für allgemeines Schriftgut und die zehnjährige Aufbewahrung von Unterlagen, die zur Dokumentation des Verfahrens gehören, neu.