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Datenverarbeitung in einer Videothek:


22.10.1982 - 

Erotik und Storni auf der Computerliste

Klein- und Mittelbetriebe sehen sich zunehmendem Konkurrenzdruck ausgesetzt. Vor allem innovative Branchen, die ihren Erfolg durch das Aufspüren von Marktlücken begründen, stehen in einem harten Wettbewerb. Dies gilt auch für Videotheken, die seit etwa zwei Jahren wie Pilze aus dem Hoden schließen. Ein Markterfolg ist dann gesichert, wenn mit minimalem Arbeits- und Personalaufwand ein maximaler Verleihumsatz erzielt werden kann. Neben einem guten Kundenstamm kommt somit der internen Rationalisierung erhebliche Bedeutung zu. In vielen Fällen Ist diese interne Rationalisierung nur durch den Einsatz eines Computersystems zu verwirklichen.

Gerade bei neuen Wirtschaftsbranchen stellt sich in der Regel das Problem, daß branchenadäquate Computersysteme nicht oder nicht in der erforderlichen Qualität vorhanden sind. Dies gilt in besonderem Maße auch für Videotheken.

So hat ein "Computer-Test" der Branchen-Zeitschrift "Video-Markt" interessante Ergebnisse gebracht. Von über einem Dutzend zum Test eingeladenen Computeranbietern stellten sich überhaupt nur sieben dem Vergleich: Im EDV-Bereich trennt sich die Spreu vom Weizen meistens dann, wenn es gilt, konkret zu werden. Der eigentliche Test, der von einem neutralen Institut durchgeführt wurde, brachte eindeutige Vorteile für ein Computersystem von Hewlett-Packard und ein Programmsystem des Softwarehauses "Computer-Programmberatung Stein GmbH", Norderstedt.

Welche Erfahrungen eine Videothek mit dem Aufbau ihrer EDV-Lösung sammeln und welche Rationalisierungerfolge erzielt werden konnten, schildert der folgende Anwenderbericht. Es handelt sich um die Video-Land in Hamburg. Bevor das Unternehmen gegründet wurde, haben sich die beiden Unternehmer Bernd Schoch und Klaus Mitelsteiner mit einem Versandgeschäft für Video-Kassetten beschäftigt. Video-Land wurde im Jahre 1980 in Hamburg gegründet; die Videothek wird als reiner Verleihbetrieb geführt. Pro Tag werden rund 400 Titel ausgeliehen.

Vom Kinderfilm bis zum Thriller

In der Videothek werden insgesamt 1600 VHS-Filme sowie jeweils rund 800 Video 2000- und Beta-Filme geführt. Insgesamt werden rund 4000 Filme - einschließlich Mehrfachkassetten - in einer Videothek vorrätig gehalten. Das Sortiment umfaßt die gesamte Filmpalette vom Kinderfilm bis zum Thriller. Der Durchschnittspreis einer Ausleihe beträgt 6,50 Mark pro Tag und zwei Mark für jeden weiteren Tag. Der gesamte Verleihumsatz der Videothek liegt bei über einer Million Mark pro Jahr. Der Verkaufsraum umfaßt etwa hundert Quadratmeter; die Mitarbeiterzahl liegt vier Personen.

Die Kunden der Videothek (gegenwärtig werden im Club rund 2500 Mitglieder gezählt) haben einen einmaligen Beitrag in Höhe von 50 Mark zu entrichten. Nachdem Video-Land diese Größenordnung erreicht hatte, zeigte sich, daß bei der hohen Ausleihquote Schwierigkeiten bei der Kontrolle der ausgeliehenen Titel entstanden. Manuell war eine Kontrolle nicht mehr zu gewährleisten. "Wir haben im ersten halben Jahr, bevor der Computer installiert wurde, rund 200 Titel verloren", berichtet Klaus Mitelsteiner, geschäftsführender Gesellschafter der Videothek.

Vier Bildschirme, vier Drucker

Bei der Suche nach einem geeigneten Computersystem stießen die Unternehmer auch auf die Firma CPS, Norderstedt. Diese Anlage zeichnete sich einerseits durch eine ausgereifte Hardware und eine fortschrittliche Lösung der Datenerfassung - über einen Lesestift - sowie durch ein abgerundetes und praxiserprobtes Softwareverfahren - speziell zugeschnitten auf die Probleme von Videotheken - aus. Dieser Rechner wurde im Laufe des Jahres 1980 in folgender Konfiguration installiert: bei der Zentraleinheit handelt es sich um ein Modell HP (Hewlett-Packard) 250/30 mit einem Hauptspeicher von 384 KB.

An externen Speicherkapazitäten sind 16 Millionen Bytes (Festplatte) vorhanden (die Datensicherung erfolgt auf Magnetband-Kassetten). Ferner sind vier EDV-Arbeitsplätze, davon drei im Verkaufsraum und einer im Büro, online an die Zentraleinheit angeschlossen. Außerdem sind vier Drucker (150 Zeichen pro Sekunde) - je ein Drucker pro Arbeitsplatz - vorhanden. Geplant ist zudem, in einer demnächst eröffneten Filiale zwei weitere EDV-Arbeitsplätze - mit Druckern - ebenfalls online an die vorhandene Zentraleinheit anzuschließen.

Die EDV-Arbeitsplätze in den Verkaufsräumen verfügen über je einen Bildschirm mit Tastatur sowie über einen Lesestift, mit dem sowohl die Kassetten als auch die Mitgliederkarten der Kunden automatisch gelesen (erfaßt) werden können. Die Codierung erfolgt mit Hilfe eines Strichcodes (die entsprechenden mit Etiketten werden einen eigenen Drucker hergestellt). Dieses Verfahren sichert eine fehlerfreie und exakte Erfassung aller Verkaufsvorgänge. Außerdem wird durch die rationelle und schnelle Erfassung durch den Lesestift der Personalbestand gering gehalten.

Erfassung per Lesestift

Ein normaler Ausleihvorgang ist folgendermaßen organisiert. Im Verkaufsraum befinden sich ausschließlich Filmhüllen und keine Originale. Wenn sich ein Kunde für einen bestimmten Titel entschieden hat, wird dieser Titel von einem Mitarbeiter auf dem Bildschirm abgerufen. Sofern dieser Titel mit einem Stern-Kennzeichen versehen ist, ist dies ein Hinweis darauf, daß sich das Original zur Zeit in der Ausleihe befindet und der Kunde bis zur Rückgabe warten muß. Ist kein Kennzeichen vorhanden, holt der Mitarbeiter diesen Film und erfaßt die notwendigen Daten (Clubkarte und Etikett auf dem Film) mit dem Lesestift.

Etikett und Clubkarte bestehen wie erwähnt, aus einem Strichcode. Auf dem Filmetikett ist eine achtstellige Artikelnummer verschlüsselt. Die weiteren Informationen, die diesen Film betreffen (Preis, Titel im Klartext, und so weiter) sind auf der Festplatte gespeichert. Der Computer greift nach der Erfassung auf diese Informationen zu und stellt sie auf dem Bildschirm bereit (sogenanntes "Look-up-Verfahren"). Alternativ zur Erfassung per Lesestift besteht auch die Möglichkeit, alle notwendigen; Daten über die angeschlossene Tastatur des EDV-Arbeitsplatzes einzugeben.

Über die angeschlossenen Drucker wird nach der Erfassung sofort ein Beleg (Rechnung) über die Ausleihe ausgegeben; ebenso wird nach der späteren Rückgabe ein entsprechender Beleg für den Kunden erstellt. Mit dieser Erfassung sind im Computer alle relevanten Daten abgespeichert, daß heißt der Film wird als ausgeliehen gekennzeichnet und gleichzeitig wird eine Zuordnung des Titels zum Ausleiher (Kunden) vorgenommen. Damit ist eine genaue Kontrolle über den Verbleib des Filmes gesichert. Da auch die Ausleihdauer in Tagen mit eingegeben wird, kann nach Ablauf der Frist und einer zusätzlichen Kulanzzeit von etwa sieben Tagen auch automatisch eine Erinnerung und, sofern darauf keine Reaktion erfolgt, auch eine Mahnung geschrieben werden.

Universelle Abfragen möglich

Wenn ein Kunde seine Kassetten zurückbringt, erfolgt ebenfalls eine Erfassung der relevanten Daten mit Hilfe des Lesestiftes. Mit der Rückgabe wird der Film auch datentechnisch wieder in den Bestand übernommen, und es erfolgt eine Entlastung des Kunden mit diesem Titel. Damit steht der Film für eine erneute Ausleihe bereit. Dies ist der Kern der eigentlichen Lösung, der der Videothek bereits erhebliche Vorteile gebracht und sie vor Verlusten geschützt hat.

Zu den weiteren Programmteilen die wichtigsten Informationen:

- Im Rahmen der Kundenverwaltung erfolgt die Stammdatenerfassung, -änderung und -löschung. Wenn ein Kunde aufgerufen werden soll, genügt die Eingabe der ersten vier Buchstaben seines Namens. Daraufhin werden auf dem Bildschirm alle Kunden mit diesen vier Anfangsbuchstaben angezeigt. Im nächsten Arbeitsschritt kann der gesuchte Kunde ausgewählt und seine Bildschirm-Maske dargestellt werden. In der Maske können bis zu zwölf Filme, die der Kunde zur Zeit ausgeliehen hat, gezeigt werden.

- Die Filmverwaltung ist im Prinzip gleich aufgebaut wie die Kundenverwaltung. Filme können ebenfalls über einen Kurztitel (die vier Anfangsbuchstaben) aufgerufen und auf dem Bildschirm dargestellt werden. Aus dieser Maske ist ersichtlich, welcher Kunde diesen Film gerade ausgeliehen hat. Außerdem wird der vorletzte Kunde mit angegeben. Auch die entsprechende Mitarbeiternummer (welcher Mitarbeiter hat welchen Titel ausgeliehen?) wird dargestellt.

- Die Kundenliste kann individuell aufgebaut werden. Einzelne Kunden können nach unterschiedlichen Suchbegriffen sortiert und alternativ auf dem Bildschirm dargestellt oder ausgedruckt werden (zum Beispiel alle VHS-Kunden, etc.). Die Mitglieder (Kunden) können grundsätzlich nach Namen, Straßen, Orten, Kundennummern und anderen Begriffen sortiert werden.

- Die Filmliste ist ähnlich aufgebaut wie die Kundenliste. Man kann sich beispielsweise alle Filme eines bestimmten Lieferanten ausdrucken lassen (oder auch hier wieder selektiert nach VHS, etc.). Desgleichen können alle "Action-Filme" eines Lieferanten (oder Action-Filme über alle Lieferanten) ausgegeben werden. Die Flexibilität des Programmsystems erlaubt universelle Abfragen.

- In der Tagesliste werden alle Tagesbewegungen ausgedruckt (Ausleihen, Storni, Rückgaben). Außerdem erfolgt hier eine Aufsummierung nach Filmart, System (VHS etc.), Personalnummer und Abrechnungsart. Bei der Filmart ist eine beliebige Klassifizierung möglich (Abenteuer-, Action-, Horror-, Dokumentar-, Kinder-, Unterhaltungs-, Erotik-, Science-Fiction-Film, etc.).

- Im Rahmen der Erfolgsliste erfolgt eine Sortierung der Filmtitel nach Gruppen und nach Lieferanten mit Einstandswerten (Netto-Einstandswerte) nach der Zahl der Vermietungen bis heute mit der Summe der Vermiet- und Lagertage. Diese Übersicht wird so aufgelistet, daß jene Filme mit der größten Vermiethäufigkeit in der geringsten Zeit ausgewiesen werden.

Außerdem sind alle Lieferanten (rund 50) im System abgespeichert. Das Programm beinhaltet darüber hinaus eine Reihe von Besonderheiten, die von Fall zu Fall eingesetzt beziehungsweise angewendet werden können. Der eingangs erwähnte Computer-Test kam nach einer detaillierten Analyse dieses Verfahrens zu folgender Wertung: Hervorragende Lösung in Hardware und Software; der Strichcode-Lesestift und die eingesetzte Hardware machen die Lösung superschnell. Für eine Videothek mit mehr als 1.250 Kassetten und einer großen Auswahl von Verleihvorgängen die Lösung".

Mehr als kompensiert

Die installierte Konfiguration kostet einschließlich aller Peripheriegeräte und EDV-Arbeitsplätze sowie einschließlich der Anwendungssoftware rund 100 000 Mark (monatlich etwa 2.500 Mark). Diese Kosten werden durch die Einsparungen und durch die ausgemerzten Verlustquellen mehr als nur kompensiert. Das Verfahren ist zur Zeit dreimal installiert und eignet sich für Videotheken und verwandte Branchen, zum Beispiel Rundfunk- und Fernseh-Fachhändler mit einer angeschlossenen Videothek. Von Vorteil ist dabei, daß der Programmbieter CPS auch über ein spezielles Softwareverfahren für den Rundfunk- und Fernseh-Fachhandel (einschließlich Werkstatt-Abwicklung) verfügt.

* Walter Lönneker ist freier DV-Fachjournalist