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30.04.2008

ERP als Wettbewerbsvorteil

Mit Geschäftsapplikationen wollen mittelständische Firmen ihre Position im internationalen Wettbewerb stärken und Wachstumshemmnisse beseitigen.

Firmen wollen sich mit ERP-Software strategische Vorteile verschaffen. Der Weg dahin führt oftmals zunächst über die Senkung der Prozess- und Betriebskosten, mehr Flexibilität innerhalb der IT sowie der gesamten Ablauforganisation und die Öffnung der Geschäftsapplikationen, um sie mit anderen Systemen interagieren zu lassen. Verbessern wollen Unternehmen darüber hinaus die Qualität von Entscheidungen. Analyseinstrumente, die sämtliche Kennzahlen der relevanten Unternehmensbereiche aggregieren und aufbereiten, sollen die Anwender bei Investitionsentschlüssen unterstützen.

Individualsoftwareersetzen

In einem Unternehmen, das seine über Jahre weiterentwickelte, monolithische Individualsoftware ersetzen möchte, sind die Erwartungen jedoch ganz andere als bei einem Betrieb, der bereits vor der Jahrtausendwende eine ERP-Standardsoftware eingeführt hat und heute zur nächsten Produktgeneration wechseln will. In letzterem Fall steht etwa die Optimierung der Produktionsplanung sowie die Integration einer Business-Intelligence-Lösung oder eines Dokumenten-Management-Systems im Fokus. Dem Nutzer der Individuallösung geht es indes darum, Finanzbuchhaltung, Personalwesen und die Produktion zu verzahnen sowie Excel als Kalkulationswerkzeug zurückzudrängen.

Strategische Überlegungen

Firmen lassen sich bei ihren Softwareinvestitionen nicht mehr nur vom betriebswirtschaftlichen Kalkül leiten. ERP hat im deutschen Mittelstand eine zentrale strategische Bedeutung gewonnen. Die Applikationen gestatten es nicht bloß, interne Abläufe zu steuern, sondern eignen sich auch dazu, Firmen, Lieferanten, Kunden und Partner in ein Wertschöpfungsnetz einzubinden.

Moderne Software-Architekturen erlauben es Unternehmen, sich von der Abhängigkeit von einzelnen Systemanbietern beziehungsweise Produkten zu befreien. Das Konzept Service-orientierter Architekturen bietet die Chance, unterschiedliche Softwareprodukte mit weit weniger Aufwand als früher miteinander zu koppeln. Dies könnte dem Entwurf von Best-of-Breed-Umgebungen zu einer Renaissance verhelfen. Best of Breed besagt, für verschiedene Aufgaben jeweils das beste System am Markt zu wählen. In der Vergangenheit waren solche Überlegungen teilweise daran gescheitert, dass die Integration unterschiedlicher Software zu kostspielig war.

Ganz gleich, welche Ziele die Unternehmen mit der ERP-Einführung oder -Migration im Detail verknüpfen, eines haben alle Vorhaben gemein: Firmen wollen die eigene Ausgangssituation verbessern. Unterschiedlich ausgeprägt sind hingegen die Möglichkeiten dazu.

CW-Serie: ERP im Mittelstand, Teil 1

Logistikdienstleister steuert Aufträge mit Java-ERP

Die Thüringer Verlagsauslieferung Langenscheidt KG (TVA) ist ein bedeutender Logistikdienstleister im Online-, Buch- und Versandhandel. Die Firma wurde 1994 in Gotha als Logistikcenter des Langenscheidt-Verlags sowie des Bibliographischen Instituts & F. A. Brockhaus AG gegründet und beschäftigt rund 180 Mitarbeiter. Jährlich liefert TVA etwa 18,5 Millionen Buchexemplare und über 800 000 Pakete an den Handel sowie an Privatkunden aus. Auf 16 000 Quadratmeter Lager- und Auslieferungsflächen lagern über 10 000 verschiedene Artikel und mehr als 20 000 Paletten. Zu den Dienstleistungen von TVA zählt, Waren zu lagern, Aufträge zu bearbeiten und zu versenden, Rechnungen auszustellen sowie Retouren, Reklamationen und Zahlungen abzuwickeln.

Steigende Auftragszahlen und Umsätze zeigten die Grenzen der bestehenden ERP-Software auf. Da ein weiteres Wachstum absehbar war, entschloss man sich Anfang 2007, das ERP-System abzulösen und durch eine moderne, voll integrierte Applikation zu ersetzen. Gesucht wurde ein Programm, das sämtliche Anforderungen der TVA in den Bereichen Warenwirtschaft, Auftragsabwicklung, Vertriebsunterstützung beziehungsweise CRM sowie Rechnungswesen, Anlagenbuchhaltung und Controlling insbesondere für das Segment des Online-Handels abdeckt. Bislang waren in der Warenwirtschaft, im Personalwesen sowie im Bereich Finanzwesen/Controlling noch Anwendungen unterschiedlicher Hersteller im Einsatz. "Insbesondere die vorbehaltlose Release-Fähigkeit der neuen Lösung sowie der verein-fachte Zugriff über einen Web-Client auf CRM, Auftragsverwaltung oder Stamm-datenpflege waren bei der Entscheidungsfindung wichtig", erklärt der kaufmännische Leiter Uwe Heinz. Auch die Anbindung der Lieferkette des Online-Shops der Kunden an das Warenwirtschaftssystem war für Heinz von großer Bedeutung. "Überzeugt hat uns die ,ERPII‚Äò-Lösung des Anbieters e.bootis, die auf Basis von Java- und .NET-Technik die für unser Unternehmenswachstum notwendige Leistungsfähigkeit mitbringt", begründet Heinz die Auswahl. Andere moderne Systeme, ebenso die unserer Kunden, können laut Heinz mit Hilfe der zugrunde liegenden Plattformarchitektur im Sinne eines B-to-B-Portals leichter angedockt werden. "Während mit der alten Lösung bei jeder Neuerung oder Änderung ein teurer Auftrag an das Softwarehaus notwendig war, können wir nun viele Anpassungen schnell und kostensparend selbst vornehmen."

Feinere Fertigungsplanung nach ERP-Umstieg

Bei der Demmel AG aus Scheid-egg steht kein Systemwechsel an, da die Anwender mit dem bisherigen ERP-Produkt zufrieden sind. Jedoch führt das Unternehmen das aktuelle Release des Herstellers ein. Die Demmel Gruppe, ein Zusammenschluss mittelständischer Familienunternehmen im Bereich der industriellen Identifikation und Kommunikation, stieg auf die Version 5.1 der ERP-Software "Proalpha" um. Die aus sechs Unternehmen und einem Joint Venture bestehende Unternehmensgruppe erzielt mit insgesamt 800 Mitarbeitern einen Umsatz von etwa 120 Millionen Euro. Die Demmel AG hat sich auf die Herstellung dekorativer Oberflächen aus Aluminium, Edelstahl und Kunststofffolien unter anderem für große Automobilhersteller spezialisiert.

Fünf Release-Wechsel seit der Produkteinführung im Jahr 1995

Da die Umsätze stetig zulegten, entschied die Betriebsleitung bereits 1995, die eigenprogrammierte Individuallösung durch ein Standard-ERP-System abzulösen. Das Unternehmen bildete in dem Produkt die Prozesse der alten Software ab und nutzt die Workflow-Automation und das Management-Informations-System der Proalpha-Software. Seit der Einführung hat die Gruppe fünf Release-Updates vollzogen. Ende 2007 migrierte die Demmel AG auf die Softwareplattform "Progress OpenEdge 10", auf der die Proalpha-Version 5.1 aufsetzt. Neben der technischen Modernisierung verfolgte das Unternehmen das Ziel, mit Hilfe des APS-Moduls (Advanced Planning and Scheduling) die innerbetriebliche Fertigungsplanung in der Produktion zu verfeinern.

Etwa 100 Anwender nutzen das ERP-System am Fertigungsstand in Scheidegg. "Insbesondere im Hinblick auf unsere Produktionsplanung und die Optimierung unserer Fertigungstermingerüste hat sich der Umstieg gelohnt. Durch die simultane Planung von Material- und Kapazitätsbedarf sind die Fertigungstermine wesentlich realistischer, und wir erreichen eine bessere Kapazitätsauslastung unserer Ressourcen. So konnten wir die Anzahl der verspäteten Produktionsaufträge mehr als halbieren", erklärt Miodrag Nussbaumer, Leiter Informationssysteme bei der Demmel AG. Zudem sei zwischen den Mandanten im ERP-System keine Belegbuchung mehr erforderlich. "Der beleglose Verkehr vereinfacht die Abwicklung zwischen einzelnen Fertigungsstandorten oder Gesellschaften deutlich."

Einheitliche ERP-Prozesseim Firmenverbund

Bei der Holding Büsing & Fasch GmbH & Co. KG (Büfa) mit Sitz im niedersächsischen Oldenburg suchte man hingegen nach einer Unternehmenssoftware, die sämtliche inner- und überbetrieblichen Anforderungen innerhalb der Gruppe in den Bereichen Auftragsbearbeitung, CRM, Warenwirtschaft, PPS, Prozessfertigung, Forschung und Entwicklung, Qualitätssicherung, Gefahrstoff-Management und Rechnungswesen gleichermaßen abdeckt. Ziel des Projekts war es, eine wirtschaftliche IT-Strategie zu entwickeln und eine Komplettlösung für die Beteiligungsgesellschaften einzuführen, um die Heterogenität der Anwendungslandschaft zu reduzieren.

Büfa ist ein mittelständisches Unternehmen mit vier operativen Geschäftsbereichen, die sich mit der Entwicklung von Systemlösungen überwiegend auf Basis chemischer Produkte und Glas befassen. Im Jahr 2007 erwirtschaftete die Büfa-Gruppe mit über 600 Mitarbeitern einen Umsatz von etwa 209 Millionen Euro. Gemeinsamer Nenner der operativ getrennten Gesellschaften sind sowohl die Werkstoffentwicklung als auch ein umfassendes, ergänzendes Serviceangebot.

Zentrale Dienste wie unter anderem das Rechnungswesen, die Personalabrechnung sowie das Personal-Management werden für alle Gesellschaften von der Büfa Holding übernommen, doch sind in den einzelnen Unternehmen noch verschiedene ERP-Systeme (Standard- und Individualsoftware) im Einsatz, die zum Teil veraltet sind und auch den wachsenden Anforderungen nicht mehr genügen. Die hohe Dynamik der Tochterfirmen, bedingt unter anderem durch Akquisitionen, den Wettbewerb, neue Geschäftsfelder und die Internationalisierung, stellen die seit Jahren genutzten Individualanwendungen in Frage.

Software vereinfacht das Tagesgeschäft und die Unternehmenssteuerung

Über die Zeit hatten sich eine Reihe von Anforderungen seitens der Fachabteilung angesammelt, zudem ließen sich Prozesse in der Produktion sowie in Forschung und Entwicklung nicht abdecken. Dies führte zu dem Entschluss, sich von der Altsoftware zu trennen. Nach einer komplexen und mehrstufigen Auswahl fiel die Wahl des Lenkungsausschusses schließlich auf die ERP-Lösung "Microsoft Dynamics NAV".

Seit 2007 wird die Software in mehreren Phasen bei vier Büfa-Gesellschaften an etwa 260 Arbeitsplätzen eingeführt. "Mit der neuen Lösung sind wir für die Zukunft gut aufgestellt und gegen den zunehmenden Wettbewerb gewappnet. Wir können damit nicht nur die meisten Prozesse der beteiligten Tochterfirmen unterstützen. Auch die Mehrsprachigkeit, der Benutzerkomfort sowie die Anpassungsfähigkeit des Gesamtsys-tems erleichtern uns die Abwicklung des Tagesgeschäfts und die strategische Unternehmenssteuerung maßgeblich", führt Bert Schröder, Leiter IT der Büsing & Fasch GmbH & Co KG, aus. Beispielsweise erzeuge die Planung aus unterschiedlichen Angaben wie dem gegenwärtigen Auftragsbestand, dem Lager-bestand und der Absatzplanung sowie weiterer Artikelparameter aktuelle Beschaffungsvorschläge. Dreh- und Angelpunkt sei aber die Produktion. Hier arbeiteten das Material-Management, die Prozesssteuerung, eine zentrale Etikettenlösung und das ERP-System eng zusammen. (fn)u