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TCO allein ist nicht entscheidend

ERP-Auswahl: Betriebskosten werden zu wenig beachtet

03.12.1998
MÜNCHEN (bs) - Betriebe, die nur auf die Investitionskosten einer Software-Einführung achten, könnten aufs falsche Pferd setzen. Zu diesem Schluß kommen die Experten von Brill + Partner, deren Berater gemeinsam mit Anwendern die Kosten und den Nutzen von Enterprise-Resource-Planning-(ERP-)Systemen der Anbieter Baan, Oracle und SAP untersucht haben.

Unternehmen scheuen weder Kosten noch Mühen bei der Auswahl und Einführung von betriebswirtschaftlicher Standardsoftware. Die Entscheidung fällt jedoch allzu oft auf Basis der Erstinvestitionen für Lizenzen, Hardware, Infrastruktur und Implementierung. Der mögliche Nutzen solcher Systeme findet dagegen kaum Beachtung. Am Beispiel SAP, Baan und Oracle zeigt eine Studie der Hamburger Berater von Brill + Partner, wie gering die Einführungs- gegenüber den Betriebskosten sind.

Für Manager scheinen die grundlegende Funktionalität sowie insbesondere geringe Einstandskosten der Hauptgrund für die Wahl einer Lösung zu sein, berichtete Heinrich Brill, Geschäftsführer des Beratungshauses, kürzlich auf dem Euroforum-Kongreß "Standardsoftware im Vergleich" in Freising: "Neben den Kosten für Lizenzen, Hardware und Infrastruktur fließen gerademal noch der Aufwand für Installation, Beratung und Schulung in die Entscheidung mit ein." Nur unvollständig würden dagegen der interne Aufwand sowie die Kosten für den Betrieb während der Implementierung berücksichtigt. In den seltensten Fällen kalkulierten die Manager dann noch die Betriebskosten nach der Einführung. Ganz unter den Tisch fielen bei den meisten Entscheidungen die Ausgaben für Benutzerservice, Anwendungsentwicklung, Wartung, Instandhaltung sowie Verwaltung.

Dabei hatte sich während der Befragung von 150 europäischen Unternehmen herausgestellt, daß die einmaligen Anschaffungskosten nur den geringeren Teil der Total Costs of Ownership (TCO) eines ERP-Arbeitsplatzes ausmachen: Bei einem Lebenszyklus von fünf Jahren beträgt der Anteil für Software- und Systemlandschaft sowie Projektkosten nur 35 Prozent der gesamten TCO. Legt man eine zehnjährige Lebenserwartung zu Grunde, sinkt dieser Wert sogar auf 21,5 Prozent. "Diese Ergebnisse sind für die Produkte von Baan, Oracle oder SAP etwa identisch", erklärte Brill.

Sein Rat: "Unternehmen sollten sich bei der Auswahl für ein System künftig stärker auf die Betriebskosten nach der Einführung konzentrieren." Sie machten den Löwenanteil der Aufwendungen aus. Eine simple Begründung dafür liefern die Berater gleich mit: Die interne DV-Mannschaft werde schließlich nach der Systemimplementierung nicht ausgemustert. Sie sei vielmehr für die Weiterentwicklung und permanente Anpassung der Anwendung an die Geschäftsprozesse zuständig, was sich im Budget für die laufenden Kosten erheblich bemerkbar mache.

Doch auch der TCO-Aspekt eines ERP-Systems sollte die Entscheidung nicht allzu stark beeinflussen.

Die Debatte über TCO kochte nach Meinung von Brill in den vergangenen Jahren derart hoch, daß Unternehmen mittlerweile Gefahr laufen, dieses Kriterium überzubewerten. Die TCO für ERP betrage jedoch über fünf Jahre hinweg lediglich zwischen neun und 13 Prozent der gesamten Aufwendungen für einen Arbeitsplatz. Für dessen durchschnittliche Kosten setzt das Beraterteam einen jährlichen Referenzwert von 140000 Mark an - darin enthalten sind das Gehalt des Benutzers sowie Raumkosten und andere Aufwendungen. Im Zehnjahreszyklus beansprucht ERP nur noch zwischen sieben und zehn Prozent der Gesamtkosten eines Arbeitsplatzes.

Bei den Betriebskosten gibt es kaum Unterschiede

Auch hierbei wiesen Installationen von Baan, Oracle und SAP ungefähr vergleichbare Werte auf: Während die Niederländer bei kleineren Installationen (150 Anwender) mit einer TCO von 10,9 Prozent an den gesamten Arbeitsplatzkosten gegenüber SAP (12,3) und Oracle (12,6) die Nase vorn haben, sind bei Betriebsgrößen von 1000 Usern die Werte etwa gleich (Baan: 8,9, Oracle: 9,6 und SAP: 9,3 Prozent). Ab 2500 Benutzern betragen die Werte je neun Prozent für Baan und SAP sowie 9,3 Prozent für Oracle.

Am wenigsten geeignet für eine Entscheidung über die passende Lösung sei das Argument der Kostenreduzierung durch den Einsatz eines ERP-Pakets: "Es ist kaum nachweisbar, daß sich Kosten durch den Einsatz von IT verringern lassen", argumentiert Brill. Nur etwa zehn Prozent der Unternehmen hätten überhaupt vor der Entscheidung für ein System eine Wirtschaftlichkeitsrechnung erstellt. Und die zugrundeliegenden Zahlen bedürften zur Deutung einer regen Phantasie. Brill: "Da wird gelogen, bis sich die Balken biegen, nur um eine Lösung gesund zu rechnen."

Statt zu sehr die Kosten in den Mittelpunkt zu rücken, sollten sich Manager lieber dem Vorteil widmen, der durch Einsatz von ERP-Paketen abteilungsübergreifend entstehen kann, erläutert Brill die Studienergebnisse. Gefragt wurden die Unternehmen deshalb, welchen Nutzen die einzelnen Systeme für die "Unterstützung der Geschäftsprozesse", für "die Erreichung von Unternehmenszielen", für die "Unternehmenssteuerung" und aus "Sicht der DV-Verantwortlichen" haben.

Bei IT-Managern hat Oracle einen Stein im Brett

Dabei zeigten sich deutliche Unterschiede: Während SAPs Software durch ihre Fülle verfügbarer Kernprozesse und branchenbezogener Referenzabläufe in Sachen Prozeßunterstützung besticht, hat Oracle anscheinend bei den IT-Verantwortlichen einen Stein im Brett: Der modulare Aufbau der "Applications" aus voneinander unabhängigen Komponenten und die Flexibilität, Veränderungen schnell umsetzen zu können, sind die klaren Stärken gegenüber der Lösung aus Walldorf, befanden die DV-Mitarbeiter.

Ferner leisteten die Produkte von Baan und Oracle in puncto "Verstärkung der Kunden- und Marktorientierung" einen größeren Beitrag als R/3. SAP hat dieses Manko anscheinend erkannt und entwickelt mit einem enormen Aufwand eigene Bausteine, um die Anforderungen von Vertrieb, Marketing und Service künftig besser abzudecken. Mit der allgemeinen Verfügbarkeit dieser Erweiterungen ist allerdings nicht vor Mitte nächsten Jahres zu rechnen.

Die Kategorie "strategische Sicherheit des Anbieters" entscheidet SAP mit einem "sehr hoch" ganz klar für sich. Oracle folgt auf Platz zwei, wobei laut Brill weniger das Unternehmen an sich, sondern dessen Applications-Produkte noch nicht den Stellenwert bei Kunden erreicht haben dürften. Aufgrund Baans jüngster Krisen stuften die Unternehmen die Softwareschmiede hier als "weniger hoch" ein. In der Gesamtbeurteilung innerhalb einer Skala zwischen eins und vier erreichte Baan denn auch nur 2,5 Punkte, Oracle 2,6 und Sieger SAP drei Punkte.

Ein breiter Nutzen für das Unternehmen läßt sich allerdings nur erzielen, wenn das Einführungsprojekt entsprechend ausgerichtet wird, lautet das Fazit der Studie. So schlagen die Berater vor, in der Projektorganisation "Paten" für Kernprozesse zu benennen, die die Verantwortung für einzelne Ziele übernehmen. So sollten Mitarbeiter, die etwa mit Lösungen für eine höhere Kundenzufriedenheit beauftragt sind, schon während der Implementierung beteiligt sein.

Darüber hinaus sei es vorteilhaft, bereits in frühen Projektphasen nicht nur operative Kernfunktionen, sondern auch Management-Informationssysteme (MIS) oder Data-Warehouse-Funktionen zu implementieren. Das Management und Fachabteilungen seien somit gleich im Boot, was die Erfolgschancen des Projektes deutlich erhöhe.

Die Studie

Das Brill-Team befragte in persönlichen Besuchen im Laufe dieses Jahres rund 150 europäische Unternehmen aus Industrie, Handel und Verwaltung. Das Spektrum reichte von kleinen Betrieben mit 45 DV-Anwendern bis zu international operierenden Konzernen und einigen tausend Anwendern. Durch ERP-Software werden dort im wesentlichen die Aufgaben des Finanzwesens, Controllings, Einkaufs, der Materialwirtschaft und der Produktion abgedeckt.

Von den 150 Firmen, die planten, eine Software einzuführen oder bereits ein Paket im Einsatz haben, hatte sich die Mehrheit für R/3 von SAP entschieden. Auf Platz zwei folgt Baan mit "Baan IV" beziehungsweise "Baan ERP". An dritter Stelle wurden die "Oracle Applications" genannt. Die internationalen Mitbewerber J.D. Edwards und Peoplesoft belegten die Plätze vier und fünf und wurden für die detaillierte Analyse nicht weiter berücksichtigt.

Die Studie "Kosten und Nutzen der ERP-Systeme aus managementorientierter Sicht" ist im November erschienen. In acht Kapiteln sind unter anderem die Vorgehensweise und Methodik, die Kosten der DV in verschiedenen Branchen, Definition der TCO von ERP-Systemen, Nutzenkategorien sowie Empfehlungen behandelt. Das 72 Seiten umfassende Dokument ist für 1950 Mark zu beziehen über: Brill Informatikverlag, Hamburg, Telefon 040/60 91 92 21.