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13.12.2004

ERP-System in neuem Gewand

Gabriele Vincke
Navision 4.0 erhielt eine Outlook-ähnliche Oberfläche, integrierte Analysefunktionen und neu entwickelte Funktionen für die Fertigungsplanung.

Microsoft hat Navision 4.0 eine an "Outlook 2003" angelehnte Benutzeroberfläche verpasst. Sie soll insbesondere Neulingen den Einstieg erleichtern. Eine der markantesten Eigenschaften dieser grafischen Oberfläche ist der "Navigationsbereich" zur Funktionsauswahl. Die Schaltflächen kann der Nutzer individuell anpassen. So lassen sich einzelne Menüpunkte aus- und einblenden oder in der Reihenfolge verschieben. Um auf die am meisten benötigten Funktionen schnell zugreifen zu können, gibt es nun den Menüpunkt "Shortcuts". Dort bindet der Anwender die Funktionen oder Programme ein, die er am häufigsten verwendet. Solche Verknüpfungen sind darüber hinaus für externe Programme oder Web-Seiten möglich.

Das bisher eigenständige Business-Intelligence-Programm "Business Analytics" ist in Version 4.0 fester Bestandteil der ERP-Software. Durch die Integration können Anwender über das Olap-Modul ihre Data Cubes direkt in Navision erzeugen.

Intercompany-Transaktionen

Flexibler als bislang gestalten sich auch Transaktionen zwischen mehreren verbundenen Unternehmen, innerhalb einer oder mehrerer Dankenbanken. Hierzu hat Microsoft die "Intercompany"-Buchungen (IC-Buchungen) eingeführt. Wird beispielsweise eine Rechnung für ein beteiligtes Unternehmen erstellt, so muss dieses die Posten nicht zusätzlich erfassen, sondern bekommt alle notwendigen Daten automatisch von der rechnungsstellenden Firma übertragen und kann sie nach einer Prüfung in den eigenen Datenbestand übernehmen. Dazu müssen ein Kreditor oder Debitor als spezieller IC-Partner ausgewiesen und die entsprechenden Referenzkonten hinterlegt werden. Über eine In- und Outbox für IC-Transaktionen können sich die Partner einen Überblick über firmenübergreifende Vorgänge verschaffen und gegebenenfalls Änderungen vornehmen.

Die neue Navision-Version gestattet es Anwendern zudem, Teilzahlungen auf unterschiedliche Weise zu berücksichtigen, was Zahlungsabläufe flexibler machen soll. Der Nutzer wählt, wie und in welcher Höhe Zahlungen den Rechnungen zugeordnet werden. Erfasste Transaktionen lassen sich vor den Buchungen über ein Vorschaufenster kontrollieren. Sachbearbeiter sind in der Lage, Fehlbuchungen von Beträgen sofort wieder rückgängig zu machen und den korrekten Rechnungen zuzuordnen. Hat der Nutzer eine Transaktion falsch gebucht, so genügt ein Knopfdruck, um sie zu stornieren. Das System nimmt alle dabei entstandenen Posten, etwa Debitoren- oder Mehrwertsteuerposten, ebenfalls automatisch zurück.

Einfacherer Umgang mit Fremdwährungen

Freuen können sich Navision-Kunden, die bei der Finanzkonsolidierung Beträge in unterschiedliche Währungen umrechnen müssen. Der Grund: Solche Firmen haben mit den erweiterten Konsolidierungsfunktionen zusätzlich die Möglichkeit, sich für eine "konsolidierte Umrechnungsmethode" zu entscheiden. Sie legt fest, auf welche Weise Sachkonten in Fremdwährungen umgerechnet werden. Den entsprechenden Wechselkurs verwendet Navision bei der Berechnung der Beträge. Für den Transfer zum Konsolidierungsmandanten nutzt die Software nun ein XML-Format, wobei der Import von Daten auch weiterhin über Textdateien möglich ist.

Outlook- und Office-Integration

Ausgebaut hat der Hersteller die Synchronisation mit Outlook 2003. Sie umfasst mittlerweile auch die Kategorien und Zuordnungen im Modul "Marketing & Vertrieb". Änderungen von Datensätzen synchronisiert die Software bidirektional. In der Aufgabenverwaltung ist es jetzt möglich, Team- in Verkäuferaufgaben umzuwandeln und den Verkäufer anzugeben, der eine Gruppenaufgabe abgeschlossen hat. Hinzugekommen ist der Aufgabentyp "Meeting", dem verschiedene Teilnehmer zugeordnet werden können.

Navision 4.0 wird mit dem "Smart Tag Integration Toolkit" ausgeliefert. Smart Tags sind Komponenten von Office XP/2003, die bestimmte Informationen erkennen und dabei die Verknüpfung zu Navision herstellen. Bekommt ein Vertriebsmitarbeiter beispielsweise eine E-Mail von einem Debitor, so vergleicht Outlook die Infor-mationen in der Nachricht mit der Navision-Datenbank. Wird dabei eine Übereinstimmung des Namens mit einem Debitor gefunden, so erscheint in Outlook ein kleines Symbol über dem Namen. Der Nutzer kann nun per Mausklick den entsprechenden Datensatz des Kunden abrufen.

Vorgänge auf einen Blick

Einen raschen Überblick über eine Kundenhistorie oder einen Verkaufsartikel liefern neue Informationsbereiche. So lassen sich weitere Details zu einem Beleg abrufen: Der Benutzer erhält zusätzliche Angaben zum aktuellen Vorgang wie beispielsweise andere Lieferadressen, das Kreditlimit des Kunden oder Verfügbarkeitsdaten eines Artikels. Auf Wunsch listet Navision über diesen Mechanismus auch die gesamte Verkaufshistorie eines Kunden auf.

Zu den weiteren Neuerungen für Verkäufer zählen Analyseberichte. Die gab es bereits in der Finanzbuchhaltung von Navision 3.70, sie sind nun auch für den Ein- und Verkauf verfügbar. Die Benutzerführung richtet sich an Bediener mit nur geringem Hintergrundwissen in puncto Buchhaltung. Auf Grundlage der hinterlegten Verkaufs- und Einkaufshistorien lassen sich Budgets erstellen - in der neuen Navision-Version können diese sowohl wert- als auch mengenbezogen sein.

Manuelle Planung im Fertigungsmodul

Für den Bereich "Manufacturing" hat Microsoft Business Solutions eine Reihe Funktionen vollständig neu entwickelt. Die "flexible, manuelle Planung" ermöglicht es, den kompletten Bedarf zu ermitteln, ohne hierzu alle Dispositionsparameter auf der Artikelkarte einbeziehen zu müssen. Der bisherige Planungslauf wird durch diese Funktion jedoch nicht ersetzt, sondern lediglich ergänzt. Um Fertigungsaufträge und die Kapazitätsauslastung grafisch darzustellen sowie die Kapazitätsplanung zu vereinfachen, wurde die "grafische Plantafel" integriert. In einem Gantt-Diagramm kann der Benutzer durch Verschieben der Arbeitsgänge die Kapazitätsplanung flexibel anpassen, für den folgenden Fertigungsauftrag freigeben sowie Aufträge mit der Kapazitätssituation im Betrieb harmonisieren.

Warnung bei Unterschreitung des Mindestbestands

Hinzugekommen ist darüber hinaus ein Benachrichtigungssystem, das Mitarbeiter oder Lieferanten über wichtige Ereignisse informiert. Das Modul arbeitet statisch, feld- oder zeitbezogen. Es lässt sich unter anderem dazu nutzen, Geschäftsprozesse zu steuern oder externe Geschäftspartner in Abläufe zu integrieren. Neben vorhandenen Benachrichtigungsvorlagen kann der Anwender eigene Schablonen erstellen. Das Modul sorgt beispielsweise dafür, dass ein Einkäufer eine Nachricht bekommt, sobald bei einem für die Fertigung erforderlichen Bauteil im Lager der Mindestbestand unterschritten wurde.

Ausgebaut hat der Hersteller darüber hinaus die Visualisierung von Geschäftsinformationen. Unterstützt wird dies mit Hilfe von Key Performance Indicators (KPIs). Mit ihnen lassen sich Daten am Frontend als Balkendiagramme grafisch aufbereiten. Die ERP-Software verfügt über vordefinierte KPIs für die Bereiche Finanz-Management, CRM und SCM. Benutzer haben beispielsweise die Möglichkeit, Debitorenumsätze in Balkendiagrammen zu betrachten und sich über die Drill-down-Funktionen Details anzeigen zu lassen. Im Verkaufsbereich lassen sich mittels KPIs erwartete und berechnete Verkaufschancen gegenüberstellen.

Neben den Erweiterungen bei den betriebswirtschaftlichen Funktionen legte der Hersteller auch in Sachen Infrastruktur nach. So versah er das ERP-System mit einem neuen ODBC-Treiber (Open Database Connectivity), der den bisherigen C/ODBC-Treiber ersetzt. Die neue Datenbankschnittstelle zeichnet sich laut Anbieter besonders durch eine höhere Stabilität, mehr SQL-Features sowie ein besseres Application Programming Interface (API) aus. Das Navision-spezifische Entwicklungswerkzeug "C/Side" wurde um den Objekttyp "XMLport" erweitert. Ähnlich wie die bereits bekannten Dataports dient er dem Im- und Export von Daten, jedoch mit dem Unterschied, dass er Informationen in ein XML-Format umwandelt. Auf diese Weise soll es Firmen leichter fallen, Daten zwischen Navision und Drittsystemen zu transferieren. Außerdem arbeitet das aktuelle Navision-Release beziehungsweise das "Navision Commerce Gateway" mit dem "Biztalk Server 2004" zusammen und verschlüsselt die Datenkommunikation optional. (fn)