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22.02.1991 - 

Das Selbstverständnis des Information Services bei der Esso AG

Erreichbare Ziele setzen und Verantwortlichkeiten schaffen

Jedem Bereich in einem Unternehmen kommt eine bestimmte Rolle zu. Darüber sollten sich die Mitarbeiter Gedanken machen und sieh erreichbare Ziele setzen. Überlegungen zum eigenen Selbstverständnis hat die Abteilung Information Services der Esso AG, Hamburg, angestellt, die Gerhard Schelling* wiedergibt.

Als Organisationseinheit Information Services (IS) sind wir für die gesamte elektronische Datenverarbeitung unseres Unternehmens verantwortlich, die wir im Auftrage unserer Kunden, den Fachabteilungen, durchführen. Es ist unser Ziel, die richtigen Leistungen zu tragbaren Kosten und zur rechten Zeit zu liefern, die vorhandenen Ressourcen wirksam zu nutzen, für zukünftige Anforderungen vorzusorgen und uns um Qualität und Flexibilität, Glaubwürdigkeit und Zuverlässigkeit zu bemühen.

Um unser Ziel zu erreichen, lassen wir uns von folgenden Grundsätzen leiten:

- Leistungen werden in enger Zusammenarbeit mit unseren Kunden geplant, ausgeführt und überwacht

- Unsere Kunden erhalten - in unserem eigenen Interesse - nach bestem Wissen und Gewissen Unterstützung.

- Geschäftliche Anforderungen haben Vorrang vor dem technologischen Fortschritt.

- Wir unterhalten im Rahmen unserer Aufgabenbereiche die internen und externen Kontakte in Eigenverantwortung.

- Mit den Aufgaben wird auch die Verantwortung delegiert und die Verpflichtung übernommen, sich mit den Betroffenen abzustimmen.

- Wir halten uns an die vereinbarten Verantwortlichkeiten, Regeln und Richtlinien - auch, um Doppelarbeiten und Konflikte zu vermeiden.

- Die für den Erfolg und zur Zufriedenheit benötigten Informationen werden unaufgefordert weitergegeben.

- Die Ergebnisse unserer Bemühungen schätzen wir kritisch ein und berichten darüber offen, ehrlich und rechtzeitig.

- Die Mitarbeiter sind an der Entscheidungsfindung zu beteiligen, um sich ihre Leistungsbereitschaft zunutze zu machen.

- Initiative und Kreativität, Erfahrungsaustausch und Verständnis sollen gefördert werden.

- Wissen und Können unserer Mitarbeiter sind entsprechend den Anforderungen zu entwickeln, und schlagkräftige Teams sind projektbezogen zu bilden.

- Mitarbeiter und Kontraktoren kommen ihrer Eignung und Neigung entsprechend zum Einsatz.

Als IS haben wir eine strategische, eine taktische und eine operationale Rolle zu spielen. Strategisch erstellen wir gemeinsam mit unseren Kunden Pläne für die Anwendungssysteme, Technologien und Operations. In unserer taktischen Rolle definieren wir Regeln und Richtlinien, verbreiten Wissen und Empfehlungen, veranlassen und koordinieren Tätigkeiten treffen Vorkehrungen für Sicherheit und Zukunft. Operational unterstützen wir die Abwicklung des Geschäftes, indem wir unseren Kunden mit Rat und Tat zur Seite stehen, Systeme und Rechenkapazität bereitstellen, Abläufe und Daten sichern Qualität durch Kontrollen einhalten, unsere Kosten ermitteln und an unsere Kunden weitergeben.

Im Rahmen der Managementbezogenen Ziele geht unser strategisches Streben dahin, gemeinsam mit unseren Kunden und der Geschäftsleitung sowie unter Einbeziehung der Erfahrungen anderer anhand der Informationsbedürfnisse der nahen und fernen Zukunft Vorstellungen zu entwickeln, Entscheidungen herbeizuführen, Vorgaben zu erarbeiten und unsere Vorhaben mitzuteilen.

Unser taktisches Ziel ist es da bei, Analyse, Planung und Durchführung der Vorhaben in die Verantwortung der Ausführenden zu übergeben und die Regeln und Richtlinien für ihre Umsetzung und Überwachung anzuweisen. In operationaler Hinsicht geht es darum, die Achtung und das Vertrauen der

Mitarbeiter durch - soweit möglich - uneingeschränkte und rechtzeitige Information zu erwerben, die Einsatzfreude und Produktivität durch weitgehende Mitwirkungsmöglichkeit und Selbstverantwortung zu fördern und das Verständnis auch für unbequeme Maßnahmen durch Gesprächsbereitschaft und eindeutige Stellungnahme zu stärken.

Bei den anwendungsbezogenen Zielen ist es unsere strategische Aufgabe, uns an dem geschäftlichen Umfeld und der Organisation unserer Kunden; auszurichten und sie bei der Aufstellung und Anpassung eines Plans zur Entwicklung, Wartung und Pflege ihrer Anwendungssysteme gemäß ihren Anforderungen tatkräftig zu unterstützen. Der daraus sich ergebende Ressourcenbedarf wird den Betroffenen umgehend mitgeteilt.

Unsere taktische Rolle dabei ist, entsprechend diesem Plan die Prioritäten zu setzen und uns zu organisieren, alleiniger und kompetenter Gesprächspartner unserer Kunden für die | von uns betreuten Anwendungssysteme zu sein, Projekte effizient zu leiten und die erforderlichen Maßnahmen zu treffen, um Brauchbarkeit und Zuverlässigkeit, Sicherheit und Wirtschaftlichkeit, Anpassungs- und Lebensfähigkeit der Systeme sicherzustellen.

Unser operationales Ziel ist es, für unsere Kunden die richtigen Anwendungssysteme kostengünstig und termingerecht zu entwickeln, zu warten und zu pflegen, sie in Abstimmung mit den Betroffenen einzuführen einzustellen und zu ändern Vorschläge zu ihrer Verbesserung aufzugreifen und umzusetzen, die Anwender bei der Nutzung der Systeme nach besten Kräften zu unterstützen.

Im Rahmen der technologiebezogenen Ziele müssen wir strategisch anhand der bestehenden und zukünftigen Anforderungen und des Angebotes an Information Technology (IT) einen Plan aufstellen, welche Hardware und Software wann zur Verfügung stehen sollten. Taktisch gesehen heißt das, daß wir diesen Plan mit dem Anwendungs- und dem Operationsplan zu einem Gesamtplan vereinigen, letzteren auf Angemessenheit, Konsistenz und Durchführbarkeit hin überprüfen, Maßnahmen zu seiner Absicherung und Anpassung treffen und daraus ein wirtschaftlich vertretbares Budget für IS erstellen, die technologische Entwicklung verfolgen und geeignete Methoden, Techniken und Werkzeuge empfehlen, die notwendigen Regeln und Richtlinien dokumentieren und aktualisieren.

In operationaler Hinsicht sind wir bemüht, unsere Kosten und alle anderen Daten über IS zu verwalten, die benötigte Hardware und Software rechtzeitig zu beschaffen, die Schulung der Mitarbeiter zu koordinieren, die Datenbanken und Zugriffsberechtigungen zu verwalten sowie die Benutzer von Anwendungssystemen in technischer Hinsicht zu unterstützen.

Bei den operationsbezogenen Zielen ist es unsere strategische Absicht, das Rechenzentrum anhand der Anforderungen und Bedürfnisse unserer Kunden so zu planen, daß die Konfiguration aus Hardware, Systemsoftware und Netzwerken stets einen in geschäftlicher wie technischer Hinsicht leistungsfähigen und sicheren Betrieb auch im Verbund mit anderen Rechenzentren gewährleistet.

Wichtig sind klare Verantwortlichkeiten

Entsprechend diesem Plan soll unsere Abteilung als taktische Aufgabe bei Austausch und Erweiterung von Komponenten auf Funktionalität und Verträglichkeit achten, Änderungen und Neuerungen den Betroffenen rechtzeitig mitteilen, sich der fachkundigen und prompten Dienste der Hersteller und Vertreiber vergewissern, die Eigenverantwortung der Betreiber dezentraler Rechner stärken und neue Aufgaben möglichst ohne einen Kostenanstieg bewältigen.

Operational gesehen zielen wir darauf ab, zu den vereinbarten Zeiten einen weitgehend störungsfreien Betrieb zu gewährleisten. Unsere Kunden bekommen die gewünschten Leistungen zur Verfügung gestellt, ihre Daten werden vor unberechtigtem Zugriff geschützt und sie erhalten die Ergebnisse der Produktion termin- und formgerecht.

Wir spielen geänderte und neue Systemsoftware sowie von Dritten entwickelte Anwendungssysteme ein, ohne den laufenden Betrieb zu beeinträchtigen, erstellen und testen die Anwendungssysteme und ermöglichen ihre reibungslose Übernahme in die Produktion.

Diese Überlegungen möchten wir zur Diskussion stellen. Wir haben sie nicht angestellt, weil es modern und üblich ist, um das Selbstverständnis zu ringen sondern weil wir überzeugt sind und uns die Erfahrung im täglichen Umgang mit Personen und Sachen lehrt, wie wichtig es ist, sich erreichbare Ziele zu setzen, sich seiner Rollen bewußt zu werden und klare Verantwortlichkeiten zu schaffen.