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20.10.1995

Erste Eindruecke von Access 7.0 fuer Windows 95 Replikation und VBA sollen den Kreis der Anwender erweitern

Von Michael Matzer*

Mit Version 7.0 von "Access" wendet sich Microsoft nicht mehr nur an Einsteiger, Single-User oder Front-end-Benutzer. Zur Zielgruppe der Datenbank gehoeren nun auch die Power-User, Programmierer und mobilen Anwender. Dazu beitragen sollen die neuen Replikationsfunktionen und die Integration der Entwicklungsumgebung Visual Basic for Applications (VBA).

Den Einstieg in die Arbeit mit Access erleichtern sogenannte Datenbank-Assistenten, ueber die der Anwender eine der zwanzig mitgelieferten Vorlagen verwenden und seinen Wuenschen entsprechend anpassen kann. Die Themen stammen aus dem heimischen wie aus dem geschaeftlichen Bereich. Access erzeugt fuer die gewuenschte Datenbank das benoetigte Zubehoer, etwa die Eingabemasken, das dann vollstaendig im Datenbank-Explorer, dem Verwaltungs-Tool fuer die Datenbankobjekte, enthalten und ueber Karteikarten erreichbar ist.

Wissen um Relationen ist nicht erforderlich

Eine weitere Moeglichkeit bietet der "Tabellenanalyse-Assistent". Dieses Feature untersucht nichtrelationale Datenbanktabellen auf eventuell vorhandene Strukturen, erzeugt daraus Relationen zwischen Daten - das sogenannte Normalisieren eines Datenbestands - und verleiht diesen ausserdem referentielle Integritaet. Der Gelegenheitsanwender braucht also nichts von Relationen zwischen Daten und Tabellen zu verstehen. Wer komplett bei Null anfaengt, tippt seine Daten in ein leeres Arbeitsblatt ein: Access erkennt die dafuer angemessensten Datentypen und steuert den entsprechenden Index bei.

Sollte die Datenbank als zu langsam empfunden werden oder Rechtschreibfehler darin auftauchen, dann hilft ein "Optimizer- Assistent" (auch "Performance Analyzer"), der die Tabellen analysiert und gegebenenfalls Verbesserungen vorschlaegt, etwa das Loeschen von Doppeleingaben. Sofern gewuenscht, fuehrt der Assistent die zuvor vom Anwender abgesegneten Massnahmen durch.

Damit der Benutzer Daten einfacher finden kann, stehen neue Filterfunktionen bereit. Der "Filter-nach-Auswahl" sucht nach Werten, die einem markierten Auswahlkriterium entsprechen. Wird zum Beispiel in einer Tabelle ein bestimmter Wert mit Maus oder Cursor markiert, stellt dies das Filterkriterium dar. Der "Filter- nach-Formular" sucht nach Werten, die den Vorgaben einer Ein- oder Ausgabemaske entsprechen.

Da Abfragen in der Multithreading-faehigen Version 7 in einem separaten Prozess abgearbeitet werden, erfolgt die Bereitstellung der Daten sehr viel schneller als im Vorgaenger-Release - ein Vorteil der 32-Bit-Plattform und der optimierten Datenbank-Engine "JET 3.0", die auf der Rushmore-Technik von Foxpro beruht und schon in Version 2.0 uebernommen wurde.

Wie bereits in Excel steht nun auch in Access ein elektronischer Helfer bereit, der die Handhabung von Pivot-Tabellen erlaubt, um Daten leichter ins Verhaeltnis zueinander setzen zu koennen. Da diese Funktion in Excel 5.0 bekanntlich sehr speicherintensiv war, duerfte Access 7.0 das gleiche optimierte Modul wie in Excel 7.0 verwenden.

Nachdem der Anwender bereits Access-2.0-Daten in Word publizieren und in Excel analysieren konnte, ist es ihm nun auch umgekehrt moeglich, Access-Formulare und -Berichte aus Excel-Datenbereichen zu erstellen oder ein Excel-7.0-Landkartenobjekt in Access zu verwenden. Des weiteren wurden die MS-Office-Module Rechtschreibpruefung beziehungsweise die entsprechenden Woerterbuecher und die Autokorrektur integriert.

Die Anzahl der Ausgabeformate von Access ist erweitert worden, so dass man nun die Datenuebergabe an Excel und Word in deren Formaten wie auch in ASCII-Text und RTF durchfuehren kann. Eine neue "Auto- Format"-Funktion und die Formatuebertragung im Formular stehen jetzt zur Verfuegung: Man formatiert eine Access-Maske etwa wie eine Excel-Tabelle nach Layoutvorlagen. Die Formatuebertragung erfolgt ueber eine Art Pipettenwerkzeug, wie man es auch aus Grafikprogrammen wie "Picture Publisher" kennt.

Ein Assistent fuer den Im- und Export von Datenbanken analysiert zum Beispiel Quelldaten und laesst den Benutzer entscheiden, welche Informationen wie importiert werden sollen. Je nach Dateityp kann der Anwender schon beim Importieren festlegen, welche Datentypen und Indizes in seinen Datenbank-Container Eingang finden.

In verteilten Arbeitsumgebungen laesst sich mit einem Assistenten das sogenannte Datenbank- oder Application-Splitting durchfuehren. Im Netzwerk liegt dann die Access-Datenbank auf einem leistungsstarken Server, nur Tabellen laufen auf den schwaecheren Clients. Das entlastet sowohl das Netzwerk als auch die Hardware, denn ein Arbeitsplatz benoetigt nur noch die notwendigsten Programmsegmente.

Die zentrale Technik der Replikation, die mit der Datenbank-Engine JET 3.0 eingefuehrt wird, erlaubt es beispielsweise mobilen Anwendern, ihre neu gesammelten Daten ueber die Windows-95- Aktenkoffer-Funktion in die zentrale Datenbank einzuspielen. Sollte es zu einem Konflikt kommen, bei dem JET 3.0 nicht entscheiden kann, welche die aktuelle Version des Datensatzes ist, wird der Anwender zur Wahl aufgefordert.

Die Replikation dient auch dem sicheren Backup, dem Datenbankabgleich und der Software-Aktualisierung. Access ist bis dato die einzige PC-Desktop-Datenbank, die diese Technik vorweisen kann. Die Replikation von Teilen einer Tabelle soll erst mit der naechsten JET-Version moeglich sein. Replikation wird von Visual Basic (VB) 4.0 unterstuetzt, von Excel und Visual C++ 4.0 jedoch nur dann, wenn Access 7.0 oder VB4 vorhanden sind.

Fuer die professionellen Entwickler unter den Access-Benutzern eroeffnen sich mit der Integration von VBA, das die bisherige Entwicklungskomponente "Access Basic" ersetzt, neue Horizonte. VB4 und VBA liefern die Basis fuer OLE-Automation-Server und OLE- Steuerelemente (OCX). Eine weitere zentrale Technik von JET 3.0 sind die Data Access Objects (DAOs), die das Objektmodell von JET bilden. Sie stellen neue Methoden und Eigenschaften fuer den Datenzugriff bereit, insbesondere hinsichtlich der Replikation.

Access wird damit zum Mitglied der Visual-Tools-Familie von Microsoft. Die Datenbank kann Visual Foxpro in puncto Geschwindigkeit und Programmierbarkeit endlich das Wasser reichen. Als Back-end wird momentan noch der "SQL Server 4.21" durch einen 32-Bit-ODBC-Treiber unterstuetzt. Die Upsizing-Tools fuer den neuen "SQL Server 6.0" sollen im Januar 1996 folgen.

Das "Access Developer Toolkit" ist ebenfalls erst fuer Anfang kommenden Jahres geplant. Es soll einen verbesserten Setup- Assistenten vorweisen und einen Replication-Manager, ein grafisch orientiertes Verwaltungswerkzeug, das einem Systemadministrator im LAN oder WAN erlaubt, Datenbankaktualisierungen zwischen Repliken zu organisieren.

Access im Ueberblick

Microsoft hat in Access gute Ideen von "Approach 3.0" (Formularansicht standardmaessig) und "Visual Dbase" (Navigator, Object-Browser) uebernommen. Mit der Replikation wird jedoch ein Werkzeug angeboten, das in vergleichbarer Form nur Notes-Anwendern zur Verfuegung steht. Was noch fehlt, sind ein aktualisiertes Toolkit, die Upsizing-Tools und eine direkte Anbindung an das Internet.

Access 7.0 laesst sich erst ab 12 MB RAM befriedigend einsetzen und beansprucht zwischen 23 und 42 MB auf der Festplatte. Ein CD-ROM- Betrieb soll moeglich sein. Der Einfuehrungspreis betraegt bis 31. Dezember 1995 rund 300 Mark, danach kostet das Vollprodukt voraussichtlich 850 Mark, das Update 300 Mark.

Das leidige Migrationsproblem

Mit dem Versionssprung von Access 2.0 auf Release 7.0 wechselt der Anwender komplett seine Plattform: Die urspruengliche Entwicklungsumgebung Access Basic wurde durch VBA ersetzt, ausserdem bewegt sich der User auf 32-Bit-Ebene unter Windows 95. Gerade in verteilten Umgebungen, in denen noch Access-2.0- Anwendungen unter Windows 3.x laufen, fuehrt dies zu Problemen: Waehrend die 2.0-Files grundsaetzlich ausgetauscht werden koennen, lassen sich die 7.0-Dateien nur auf den Update-Systemen verwenden. US-Unternehmen, die am Betatest teilgenommen haben, reagieren nicht gerade begeistert auf diesen Umstand, so die CW- Schwesterpublikation "Computerworld". Wer nicht vorhabe, seine entsprechenden DV-Bereiche komplett auf Windows 95 oder NT umzustellen, der sei gezwungen, mit beiden Access-Versionen zu leben, klagt der IS-Manager einer amerikanischen Bank.

* Michael Matzer ist freier Fachjournalist in Herrsching bei Muenchen.