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Euro-Umstellung/Warum beide Projekte gemeinsam angegangen werden sollten

Euro ist Voraussetzung für Teilnahme am E-Business

23.06.2000
Kurz vor Beginn der letzten Phase der Euro-Einführung, der Ausgabe der Euro-Geldscheine und -Münzen, sind immer noch viele europäische Unternehmen unvorbereitet. Nach Meinung von Philippe Urbin und Bernd Mogalle* ist das gefährlich. Für sie ist die Umstellung Voraussetzung für den Eintritt ins E-Business.

Der inhaltliche Zusammenhang zwischen Euro-Umstellung und der E-Business-Fähigkeit eines Unternehmens ist vielen noch nicht präsent. Ohne Ausnahme sind alle von der Währungsumstellung betroffen. Für dieses Projekt ist die Zeit bereits knapp geworden. Es stehen nur noch wenige Umstellungswochenenden bis zum Inkrafttreten des Euro bevor. Das Zeitfenster für die Einführung von E-Business-Lösungen ist ähnlich eng. Der Zeittakt des Internet stellt alles bisher Dagewesene in den Schatten.

In den meisten Unternehmen finden sich historisch gewachsene IT-Szenarien. Unterschiedliche Hard- und Softwarekomponenten werden eingesetzt, viele manuelle Schnittstellen und teilweise überholte Prozesse erschweren eine integrierte Gesamtlösung. Das Jahr-2000-Problem bot allen die Chance, ihre Systeme zu renovieren, zu verschlanken und für die neuen Herausforderungen und Rahmenbedingungen zu rüsten. Diese Möglichkeit haben jedoch nur wenige Firmen konsequent verfolgt - die meisten sind dem Motto "Adapt to survive" statt "Change the rules of the game" gefolgt.

Die Unternehmensbereiche, die direkt in den Euro-Umstellungsprozess involviert sind, umfassen fast alle Abteilungen, angefangen vom Einkauf (Beschaffung) über Finanzen und Controlling, Buchhaltung, Lohn- und Gehaltsabteilung und Marketing bis hin zum Vertrieb. Die Umstellung stellt nicht nur eine technische Herausforderung dar. Die Mitarbeiter im Außendienst, im Service und in den oben genannten Bereichen müssen in den Prozess einbezogen und gegebenenfalls geschult werden.

Zudem sind die Geschäftspartner eines Unternehmens rechtzeitig in die Planung der Geschäftsabläufe einzubinden. Anhand der aufgezählten Unternehmensbereiche und Mitarbeitergruppen wird ersichtlich, dass die Einführung des Euro kein Prozess ist, der sich innerhalb einer Firma auf einzelne Fachbereiche begrenzen lässt.

Für Einkauf und Vertrieb etwa zeigen sich die Auswirkungen der Europäischen Währungsunion (EWU) in einem weiteren Zusammenwachsen des Marktes. Hier ergeben sich große Chancen für Unternehmen, die bereits frühzeitig umgestellt haben oder schnellstmöglich umstellen. Sowohl die Beschaffungs- als auch die Verkaufsprozesse werden sich dramatisch verändern. Eine Marktsegmentierung in nationalen Grenzen, wie sie bisher in Europa möglich war, funktioniert weder unter den neuen Bedingungen des Euro noch unter denen des E-Business. Bislang unbekannte regionale Aspekte und ständig neue Kundensegmentierungen werden bei der Neustrukturierung von Handelspartnerschaften und Vertriebsgebieten entscheidend sein und nicht etwa Länder- oder Währungsgrenzen.

Die Gelegenheit für Neuausrichtung am MarktEine sinnvoll angegangene Währungsumstellung schließt unter anderem ein, Vertriebsgebiete zu überdenken, neue Kundensegmentierungen bis hin zum One-to-one-Marketing einzuführen sowie Absatzkanäle durch E-Commerce-Lösungen verbreitern und neu ordnen zu können. Auch die Teilnahme an den entstehenden unternehmensübergreifenden Netzwerken, die etwa als hoch moderne E-Supply-Netzwerke in Form virtueller Unternehmen Hersteller, Händler und Lieferanten einschließen, ist nur mit einer gemeinsamen Währung effizient möglich.

Moderne Geschäftsabläufe im E-Business-Zeitalter bestehen eben nicht nur aus einem komplexen Fluss von Waren und Dienstleistungen, sondern auch aus Informations- und Wissenstransfer. Dabei kann sich die Zusammensetzung im Prinzip täglich ändern. Feste Strukturen gibt es nicht mehr. Genau hier unterstützt die moderne Technologie die Leistungsfähigkeit des Supply-Chain-Management. Das Internet ermöglicht völlig neuen Teilnehmergruppen den Zugriff auf Echtzeitinformationen und erlaubt zudem eine viel schnellere B-to-B-Kommunikation. Währungskursrechnungen, Wechselkurse etc. halten hier nur auf.

Euro-Umstellungsprojekte haben einen unverrückbaren Endtermin, ihre Prozesse betreffen alle Unternehmensbereiche und müssen weltweit realisiert werden. Sie schließen organisatorische Veränderungen sowie große umzustellende Datenmengen ein und erfordern eine Steuerung, die konsequent die wechselseitigen Abhängigkeiten berücksichtigt.

Dimensionen des E-BusinessBeim E-Business müssen alle Prozesse von der Beschaffung über die Herstellung bis zur Auslieferung an den Endkunden überprüft und größtenteils neu gestaltet werden. Ansprechende Websites mit interaktiven Kommunikationselementen, die für eine komfortable und einfache Bedienung durch den Kunden sorgen, reichen für eine erfolgreiche Teilnahme an der neuen Geschäftswelt nicht aus. Im Hintergrund spielen sich die wirklich entscheidenden Geschäftsprozesse ab, durch die die Versprechungen der bunten Seiten eingelöst werden müssen.

Wirkt der Bestellvorgang über das Internet auch oftmals hoch modern, verbergen sich ab dem Punkt der Bestellannahme heute noch überwiegend konventionelle Warenwirtschafts- und Logistiksysteme, die von ihrem strategischen Ansatz her auf dem Push-System basieren: Erst wird produziert und dann versucht, das Produzierte an den Mann zu bringen. Dies zieht Lagerhallen für Überkapazitäten und bei Engpässen lange Lieferzeiten nach sich. Es wird vorausgesetzt, dass der Kunde geduldig und voller Vorfreude wartet.

Geschäftsabschlüsse in der Welt des Internet sehen anders aus: Der Kunde betritt den virtuellen Marktplatz mit konkreten Vorstellungen über das Produkt, den Preis und vor allem den Liefertermin. Er ist fordernder und kritischer geworden, von Markentreue ganz zu schweigen. Er will zudem auf einen Blick Preistransparenz erhalten und mit möglichst wenigen Währungen vergleichen und umrechnen müssen.

Das so genannte Pull-System, bei dem nur das hergestellt wird, was der Kunde zuvor verbindlich geordert hat, ist auch auf die Währungsumstellung anzuwenden: Wenn ein Hersteller mit vergleichbaren Produkten schon in Euro anbietet, wird er gegenüber Anbietern mit Landeswährung immer im Vorteil sein. Wie auf einem echten Marktplatz möchte der Kunde einen schnellen Überblick über Warenangebot und Preise erhalten.

Mit herkömmlichen Geschäftsmodellen sind beide Herausforderungen - Währungsumstellung und Einführung von E-Business-Lösungen - nicht realisierbar. Das, was von den konventionellen IT-Lösungen bei den nötigen Veränderungsprozessen übrig bleibt, ist ein robustes Enterprise-Resource-Planning-(ERP-)System. Es muss komplett auf die Euro-Währung umgestellt und als Backbone für E-Business-Lösungen aufgerüstet werden.

Neu hinzu kommen moderne Lösungen für Electronic Commerce, also das Verkaufen via Internet, sowie weiterentwickelte Supply-Chain-Management-(SCM-) und Customer-Relationship-Management-(CRM-)Lösungen, die das E-Business ermöglichen. Alle vier Elemente müssen reibungslos zusammenarbeiten und sollten dabei gleichzeitig dynamisch weiterzuentwickeln und wachstumssicher sein.

Der komplexe Umstellungsvorgang auf den Euro fällt zeitlich mit der Notwendigkeit zur Teilnahme am E-Business zusammen. Beide führen zu einer umfassenden Softwareanpassung und Einführung neuer IT-Lösungen. Bei beiden Großprojekten muss eine Inventarisierung der charakteristischen Daten Tool-unterstützt oder mit externer Hilfe erfolgen. Das Projekt-Management hierzu wird bei beiden nicht ohne eine systemübergreifende Koordination von Konversion, Weiterentwicklung und Wartung erfolgreich durchzuführen sein.

Eine weitere Parallele ergibt sich aus der Fragestellung, inwieweit Programme und Prozesse nur angepasst werden oder die Gelegenheit genutzt wird, diese durch neue zu ersetzen. Währungsumstellung und E-Business binden in jedem Fall große Kapazitäten der hausinternen IT-Bereiche, die somit nicht mehr für andere Aufgaben zur Verfügung stehen.

Für Unternehmen gibt es unterschiedliche Möglichkeiten der Einführung eines Euro-/E-Business-Projekts. Die reaktive Alternative besteht darin, auf den verschärften Druck des Gesetzgebers beim Euro- oder des Marktes beim E-Business-Projekt die Umsetzung mit möglichst geringen Kosten und ohne Störung des Tagesgeschäfts durchzuführen. Das ist allerdings eine Milchmädchenrechnung. Unternehmen, die die Themen Euro und E-Business nicht gleichzeitig angehen, müssen mit doppelten Kosten rechnen.

Aus betriebswirtschaftlicher Sicht ist deshalb die offensive Alternative mit gleichzeitigem Projekt-Management zu bevorzugen, zumal beide Projekte ein Re-Engineering der Business-Prozesse im Unternehmen erfordern, die zusammen abgehandelt werden können. Die Unternehmen werden hierbei von Betroffenen zu Gestaltern der Prozesse. Für jeden identifizierten Teilprozess, jede Geschäftseinheit, jedes IT-System und jede Gruppe von Marktteilnehmern müssen die Änderungserfordernisse für die Neuausrichtung untersucht werden.

Ergebnis ist dann ein Maßnahmenkatalog, auf dessen Basis sich die notwendigen Aktivitäten zu Projekten bündeln und der erforderliche Aufwand schätzen lassen kann. Die Währungsumstellung wird bei einem gemeinsamen Projekt-Management mit der Einführung einer durchgängigen E-Business-Lösung - von der Beschaffung bis zum Vertrieb - verbunden. So lässt sich zur gleichen Zeit veraltete Software neu programmieren oder durch aktuelle IT-Lösungen ersetzen. Die Mobilisierung der Mitarbeiter, die diese zu Mitgestaltern der Veränderungen macht, sowie die Überarbeitung von Abläufen und Entwicklung neuer Geschäftsprozesse sind nur einmal nötig.

Frühzeitige Strategien zur Marktpositionierung nach der Währungsumstellung und zur gleichzeitigen Gewinnung neuer Marktanteile durch das E-Business sind zwingende Voraussetzung dafür, die Möglichkeiten eines europa- und weltweiten Marktes zu nutzen. Überlegungen wie die, ob die eigenen Produkte noch konkurrenzfähig sind oder eine Neuausrichtung nötig ist, wie die Marktteilnehmer über die Produkte und Dienstleistungen informiert werden sollen und mit welchen Marktteilnehmern geschäftliche Vereinbarungen zu treffen sind, werden über die Existenz des einzelnen Unternehmens entscheiden. Gleichzeitig mit diesem Neuanfang sollten Prozesse implementiert werden, die die Unternehmen zu lernenden Organisationen weiterentwickeln, denn in der Internet-Welt gibt es keinen Stillstand und keine festen Strukturen.

* Philippe Urbin ist Team Manager, Euro Champion Deutschland und Bernd Mogalle Senior Business Consultant Euro bei Cap Gemini GmbH in Bad Homburg.