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04.12.2008

Eurocopter trimmt Rechnungseingangs-Bearbeitung

Sascha Alexander ist Manager Marketing & Kommunikation bei der QUNIS GmbH, Neubeuern, die auf Beratung und Projekte in der Business Intelligence, Big Data und Advanced Analytics spezialisiert ist. Zuvor war der Autor als Director Communications bei den Marktforschungs- und Beratungsunternehmen BARC und PAC tätig. Als ehemaliger Redakteur der COMPUTERWOCHE sowie Gründer und Chefredakteur des Portals und Magazins für Finanzvorstände CFOWORLD verbindet ihn zudem eine lange gemeinsame Zeit mit IDG.
Seine Themenschwerpunkte sind: Business Intelligence, Data Warehousing, Datenmanagement, Big Data, Advanced Analytics und BI Organisation.
Die EADS-Tochter lässt ihre Rechnungen in Deutschland, Frankreich und Spanien künftig zentral erfassen und mit dem SAP-System abgleichen.

Bis vor kurzem waren lange Laufzeiten für die Eingangsrechnungen bis zur abschließenden Verbuchung im SAP-System bei Eurocopter an der Tagesordnung. Zudem fehlte dem Hersteller ziviler und militärischer Hubschrauber ein tagesaktueller Überblick über die Kreditorenrechnungen. Abhilfe soll nun eine neue Invoice-Management-Lösung schaffen, an die 2008 die Standorte Donauwörth, Marignane und Albacete angebunden wurden.

Den Betrieb übernimmt als Shared Service Center der ebenfalls in Donauwörth ansässige Dienstleister Schätzl Druck & Medien. Sämtliche Rechnungen werden von ihm aufbereitet, gescannt, OCR-gelesen, klassifiziert, validiert, mit den Bestelldaten von SAP verglichen und exportiert. Herzstück der Systemumgebung ist die Erfassungssoftware "Doxis Capture" des ECM-Software-Anbieters SER. Hinzu kommt für die automatische Klassifikation und Extraktion der Eingangsrechnungen die Invoice-Management-Lösung Doxis Invoicemaster.

Verkürzte Laufzeiten

Eurocopter stellt dem Dienstleister die SAP-Daten für die Validierung täglich aktuell zur Verfügung. Schätzl übergibt die Daten nach der Erfassung über eine sichere Verbindung an das SAP-System von Eurocopter und legt sie in einem elektronischen Archiv ab. Auf die Rechnungslesung durch den Dienstleister folgt die Rechnungsprüfung innerhalb des SAP-Systems. Dieser Vorgang wird über den SAP- Business-Workflow gesteuert, der die von Schätzl übergebenen Daten den Eurocopter-Mitarbeitern zur Prüfung zuführt.

Schon kurz nach der Systemeinführung seien 50 Prozent aller Rechnungen von der Datenerfassung bis zur Buchung im SAP-System vollautomatisch verarbeitet worden, so Eurocopter. Das habe die Laufzeiten erheblich verkürzt und die Buchhaltung entlastet. (as)