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16.11.1990 - 

Nach Einführung der SW-gesteuerten Vorgangsbearbeitung

Europäisches Patentamt bekommt riesige Papierflut in den Griff

Erhebliche Vorteile erhofft sich das Europäische Patentamt von der Einführung der softwaregesteuerten Vorgangsbearbeitung auf Basis optischer Plattenspeichersysteme. Der Nutzeneffekt liegt nicht allein darin, daß die Aktenmenge - rund 100 000 Anmeldungen pro Jahr werden es bald sein - damit effizienter als bisher zu bewältigen ist. Auch qualitative Verbesserungen der Arbeit sind absehbar.

Der Anstieg der technischkreativen Kräfte in Europa, aber auch der zunehmende internationale Trend, technische Informationen systematisch zu nutzen und Schutzrechte als Instrumente im Wettbewerb einzusetzen, führen zu einer ständig wachsenden Zahl von Patentanmeldungen beim Europäischen Patentamt (EPA). Ihm gehören mittlerweile 14 Staaten an, neben den meisten Staaten der Europäischen Gemeinschaften auch die Schweiz und Schweden, Liechtenstein sowie Österreich.

Seit seiner Gründung im Jahr 1977 wurden fast 390 000 Anmeldungen eingereicht, 1886 waren es 43000, 1989 bereits 58 000 (gegenüber 350 000 in Japan). Und für die Mitte der 90er Jahre werden jährlich im Hauptsitz in München bis zu 100 000 Anmeldungen erwartet.

Zwischen der Münchner Zentrale mit ihren 1200 Mitarbeitern und der Zweigstelle in Den Haag (1700 Mitarbeiter) und deren Zweigstelle in Berlin, die 150 Mitarbeiter beschäftigt, sind die Aufgaben klar aufgeteilt. Während in den Niederlanden die Recherche durchgeführt wird, erfolgen in München die Prüfung der Erfindungen auf Patentfähigkeit und die Prüfung der Einsprüche nach Patenterteilung. Für Recherche und Text sind Prüfer zuständig, Formalangelegenheiten erledigen Formalsachbearbeiter. Beiden assistieren Registratoren.

Aktenumfang verursacht erhebliche Probleme

Die DV-Unterstützung basiert auf IBM-Rechnern der Typen 3090, 4381 und 9370. Mit ihnen werden die bibliographischen Daten der Anmeldung verwaltet, die Veröffentlichung gesteuert und die einzelnen Verfahren überwacht. Das hierzu verwendete System heißt Epasys (European Patent Administration System).

Die räumliche Trennung, rechtliche Vorschriften, mehr jedoch noch Anzahl und Umfang des zu bearbeitenden Materials verursachen nicht unerhebliche Probleme. Bei Ankunft aus Den Haag haben die Akten, die als Papierakten in Pendelheftern geführt werden, einen durchschnittlichen Umfang von rund 100 Seiten und weiten sich bis zum Abschluß des Verfahrens auf etwa 150 Seiten aus. Akten mit mehreren hundert Seiten sind keine Seltenheit. Sie müssen bis maximal 25 Jahre nach der Einreichung der Anmeldung aufbewahrt werden.

Schriftstücke von Anmeldern oder Dritten werden den Akten chronologisch zugefügt. Die Bearbeitung bei den Prüfern und Formalsachbearbeitern erfolgt anhand der vorgelegten Akten. Hierzu waren im Jahr 1988 rund eine Million Aktenbewegungen erforderlich.

Bei dieser großen Zahl von Akten ist es unvermeidlich, daß Schriftstücke und Akten verlorengehen oder falsche abgelegt werden. Ein weiterer Nachteil des Verfahrens: Die aktenbezogene Arbeitsweise läßt nur die Bearbeitung an einer Stelle zu.

Schließlich verursachen die große Zahl der Akten und ihr Umfang auch noch ernsthafte Lagerprobleme, bei den Bearbeitern ebenso wie in der Registratur und im Archiv. Folglich ist auch der Registratur und Botendienst ständig überlastet, was wiederum zu Qualitätseinbußen und endlich zu einem Personalmehrbedarf führt.

Herkömmliche DV eignete sich nicht

Diese Probleme mußten langfristig beseitigt oder weitgehend reduziert werden. Zusätzlich sollten die einzelnen Verfahren transparenter werden, auch bot sich eine Vereinfachung durch Ausschaltung von redundanten Tätigkeiten an. Erklärtes Ziel des EPA ist es ferner, die Bearbeitung mittels Papierunterlagen dort einzustellen wo dies möglich ist. Das bedeutet, daß bei der Vorgangsbearbeitung nur im unbedingt notwendigen Umfang Papierunterlagen (Ausdrucke) herangezogen werden, während die Archivierung ausschließlich mit elektronischen Medien erfolgen soll.

Ein weiteres bedeutendes Ziel ist die Einbindung des bestehenden Computersystems Epasys in eine Neuentwicklung, wobei die drei Sprachen des EPA - Deutsch, Englisch und Französisch - gleichzeitig in einer Anwendung unterstützt werden müssen. Um die gesetzten Ziele einer Realisierung näherzubringen, wurden zunächst die bekannten Techniken analysiert.

Die herkömmliche DV schied bald aus, da eine Digitalisierung der riesigen Textmengen wirtschaftlich nicht durchführbar ist. Außerdem macht die gleichzeitige Speicherung von integrierten Grafiken oder auch von Unterschriften Probleme. Auch die Anwendung von Mikrofilm versprach nicht die volle Realisierung der Zielsetzung.

So fiel schließlich die Entscheidung, die Speicherung der europäischen Patentanmeldungen auf einem optischen Plattenspeicher-System in zwei Pilotprojekten (Den Haag und München) zu testen. Das Projekt Elfos (= Electronic File Operating System) nahm seinen Anfang.

Die Finanzordnung des EPA erfordert bei Projekten in der zu erwartenden Größenordnung eine internationale Ausschreibung. Es wurden daher im Dezember 1987 Ausschreibungsunterlagen, die heben den üblichen Vertragsbedingungen einen ausführlichen Anforderungskatalog enthielten, an Anbietet optischer Speichersysteme gesandt. Angebotsschluß war der 15. Februar 1988.

Die insgesamt fünf eingegangenen Angebote wurden von einer Arbeitsgruppe eingehend geprüft. Die Auswahl fiel schließlich auf das damals von British Olivetti angebotene System von Filenet. Gründe für die Auswahl von Filenet:

- Filenet bietet ein flexibles und erweiterungsfähiges System.

- Die anwenderorientierte "Workflo-Software" ist auf dem System lauffähig.

- Kommunikationsmöglichkeit mit dem Mainframe bestehen.

- Textverarbeitung und Formularanwendung lassen sich kombinieren.

- Die direkte Übernahme der Daten von Epasys in Eflos ist möglich.

- Erfahrung mit Filenet in über 170 Installationen weltweit überzeugen.

Nach Genehmigung von Elfos durch den Verwaltungsrat wurden zwei Projektgruppen, eine in München und die andere in Den Haag, gegründet. Die nachfolgenden Ausführungen beziehen sich ausschließlich auf das Pilotprojekt in München.

Am Münchner Pilotprojekt sind beteiligt:

- 15 Prüfer für die Sachprüfung, wobei die Prüfer allerdings nicht direkt einbezogen sind,

- zwei Formalsachbearbeiter für Formalprüfung und Verfahrensabwicklung,

- zwei Registratoren zum Scannen, Verifizieren und Indexieren sowie

- rund 2000 Akten.

Die Formalsachbearbeiter und Registratoren wurden nach einer internen Ausschreibung, an der sich über 20 Bedienstete beteiligten, ausgewählt.

Ziel des Pilotprojekts ist, die optische Speicherung von Patentakten zu testen und zu untersuchen. Die Projektdauer wurde auf 18 Monate festgelegt.

Bei Positivem Verlauf des Pilotprojekts ist die Erweiterung auf die derzeit 45 übrigen Prüfungsdirektionen geplant. Bei negativem Verlauf würde voraussichtlich das Projekt beendet werden.

Die Hardware setzt sich aus folgenden Filenet-Komponenten zusammen:

- Document Entry Station mit einem Image Terminal, einem Business Form Scanner und einem Universal Scanner, eine Workstation zum Verifizieren und Indexieren,

- zwei Workstations für die Formalsachbearbeiter,

- ein Laserdrucker,

- eine Jukebox für 64 Optical Disks mit einem Alphanumeric-Terminal und einer Magnetbandstation,

- eine zusätzliche Workstation für den System Administrator,

- eine "Free-Service"-Workstation für die Prüfer,

- eine Workstation für den Projektleiter.

Diese Konfiguration, insbesondere die Jukebox mit 64 Optical Disks, weist in bezug auf den derzeitigen Einsatz eine Überkapazität auf. Zweck ist jedoch, den Einsatz einer Jukebox für eine spätere Erweiterung zu testen.

Glosfaserkabel verbindet Rechner mit der Zentrale

Die Document Entry Station und die Workstations wurden im achten beziehungsweise im sechsten Stock und die Jukebox im Computerraum im Erdgeschoß des Hauptgebäudes in München installiert. Die Verbindung vom Computerraum zu den Stockwerken wurde mit einem Glasfaserkabel hergestellt. Der horizontalen Verbindung diente die schon bestehende Token-Ring-Verkabelung. Pro Workstation sind zwei Anschlüsse erforderlich, einer für das Filenet-System und der andere für die 3270-Emulation zum Host-Rechner.

Die Hardware-Installation erfolgte im Dezember 1988 durch Ingenieure von Filenet.

Den Index erstellt spezielle Software

Die Funktionen Scannen und Verifizieren werden weitgehend mit der Standard-Systemsoftware abgewickelt. Für das Indexieren und die weitere Verarbeitung ist eine speziell entwickelte Anwendungssoftware erforderlich. Mit der Analyse für diese Software wurde im August 1988 begonnen, im November 1988 war die Beschreibung fertiggestellt. Nach mehreren Prototype Sessions wurde die Anwendungssoftware stufenweise entwickelt und die Installation im Dezember 1989 abgeschlossen. Diese Software basierte auf der Programmiersprache Workflo.

Das Scannen der Dokumente war einer der Schwerpunkte der Arbeit. Dabei wird unterschieden zwischen dem Scannen von Akten, damit Oberhaupt mit dem Pilotprojekt begonnen werden kann, und dem Scannen von Anmelderpost.

Vor dem Beginn des Scannens müssen die Dokumente entsprechend vorbereitet wer. den. Hierzu sind alle Klammern, Ösen etc. zu entfernen, damit ein einwandfreies Funktionieren des automatischen Einzugs des Scanners gewährleistet ist. Zwischen den einzelnen Dokumenten wird ein Separator Sheet (= end of document) eingelegt. Mehrere einzelne Dokumente oder eine Akte werden zu einem Batch zusammengefaßt. In ein Batch Control Sheet wird der zeitliche Aufwand für Scannen, Verifizieren und Indexieren eingetragen. Es wird nach Erledigung dieser Arbeiten an den System-Administrator weitergegeben, der es für Kontrollzwecke und statistische Auswertungen verwendet.

Vor dem Start des Scanners wird die Scan Session definiert. Den Scanner (Business Form oder Universal Scanner) steuert ein Scanner Control Panel, über das alle erforderlichen Funktionen eingegeben werden.

Die Dokumente werden mit 200 dpi, in Ausnahmefällen mit 400 dpi gescannt. Die bisherigen Erfahrungen zeigen, daß die Dokumente sehr sorgfältig vorbereitet werden müssen. Die unterschiedlichen Papierformate (Legal Size bis DIN A5) und Papierstärken machen ein ständiges Beobachten und häufiges manuelles Eingreifen in den Scan-Vorgang erforderlich.

Die gescannten Dokumente erfordern nach den derzeitigen Erfahrungen eine Speicherkapazität zwischen 50 und 110 KB pro Blatt; der Durchschnitt liegt bei etwa 60 KB. Die Dokumente werden etwa im Faktor eins zu zehn komprimiert gespeichert (CCITT-Gruppe 3). Natürlich erfordern textintensive Formulare mit häufigem Fettdruck mehr Speicherplatz. Diesem Gesichtspunkt sollte bei einer Neugestaltung von Formularen mehr Bedeutung beigemessen werden.

Nach dem erfolgreichen Scannen eines Batches wird dieser zum Verifizieren weitergegeben. Die gescannten Dokumente werden in einem Page Cache zwischengespeichert.

Vorleistung: Verifizierung und Indexierung der Seiten

Das Verifizieren der Dokumente ist eine Qualitätskontrolle der gescannten Blätter. Dabei wird insbesondere die Vollständigkeit des einzelnen Blattes und des ganzen Batches sowie die klare, kontrastreiche Wiedergabe geprüft. Blätter, die den Qualitätsanforderungen nicht entsprechen, werden erneut gescannt.

Das erneute Scannen (Re-scan) kann entweder sofort oder auch später vorgenommen werden.

Es wird von der System-Software sehr gut gesteuert, so daß keine umständlichen Operationen erforderlich sind. Nachteilig ist die fehlende Möglichkeit des Blätterns während des Verifizierens.

Das Verifizieren ist einerseits ein zeitaufwendiger und arbeitsintensiver Vorgang, es sichert aber auf der anderen Seite eine gute Qualität der gescannten Dokumente und steigert somit die Zuverlässigkeit und Akzeptanz der optischen Speicherung.

Die weiteren Erfahrungen werden sicher zeigen, ob das Verifizieren in der jetzigen Form beibehalten wird oder ob es beispielsweise mit dem Indexieren verbunden werden kann.

Nach dem erfolgreichen Verifizieren wird der Batch zum Indexieren weitergegeben.

Das Indexieren der Dokumente ist einer der wichtigsten Arbeitsschritte im ganzen Verfahren. Der richtige Index spielt für das korrekte Speichern und für das Wiederauffinden der Dokumente eine wesentliche Rolle. Das Indexieren stellt an das beteiligte Personal hohe Anforderungen. Der Index besteht aus

- Anmeldenummer,

- Dokument Code und

- Eingangs- oder Absendedatum.

Die Anmeldenummer ist eine einmalige, neunstellige Nummer, die beim Eingang einer -Anmeldung vergeben wird. Sie ist das Hauptzugriffsmerkmal für eine Anmeldung (Beispiel: 78100727.3).

Der Dokument Code identifiziert das einzelne Dokument. Er besteht aus maximal zwölf Stellen und wird in folgende Kategorien unterteilt:

- Epasys Code (Beispiel: EXRE3) oder Nummer eines Formulars

(Beispiel: 1000 oder

- individueller Code, wenn weder ein Epasys Code noch ein Formular zur Verfügung steht.

Über 300 Document Codes

Der Dokument Code wird jedes einzelne Dokument vorab im sogenannten "Entry of Document Codes and Related Information" festgelegt. Folge Angaben sind darin enthalten:

- Dokument Code,

- Formnummer,

- Unterscheidung zwischen Dokument und Message (Message wird nicht auf optischen Platte gespeichert)

- Priorität, nach der Dokumente in die Mailbox Formalsachbearbeiters getragen werden,

- Beschreibung des Dokument Codes (40 Stellen) den drei Amtssprachen

EPA,

- Vordefinition, ob ein Dokument in die Mailbox eingetragen werden soll,

- Vordefinition, ob ein Dokument der Öffentlichkeit Akteneinsichten zur Verfügung gestellt werden darf und

- Vordefinition eines Datenerfassungsschirmes (DEWP Screen) für die Dateneingabe in den Host-Rechner. Mit den obigen Angaben werden wichtige Funktionen des Systems automatisch gesteuert.

Bisher wurden über 300 verschiedene Dokument Codes festgelegt. Diese Dokument Codes wurden in eine hierarchisch strukturierte Help Information aufgenommen, auf die während des Indexierens zugriffen werden kann. Das Eingangs- oder Absendedatum Format DD.MM.YY dient erster Linie dem chronologischen Aufbau der Akte.

Der Index läßt sich jederzeit ändern

Die Indexierung erfolgt Dokument für Dokument. Normalerweise kann bereits mit ersten Blatt ein Dokument indentifiziert werden, es kann auch bei Bedarf im Dokument geblättert werden. Der Index läßt sich jederzeit ändern (berichtigen).

Nach Abschluß des Indexierens werden die Dokument (commit documents). De wird in einer Index-Datenbank gespeichert.

Mit einem Verteilungsprogramm werden die Dokumente in die Mailbok des nach der Geschäftsverteilung zuständigen Formalsachbearbeiter auch die Papierunterlagen zugeleitet. Das Batch Control Sheets zeigt, erhält der System Adiministrator.

Eine Auswertung Control Sheets zeigt, daß für das Speichern eines Blattes rund 30 Sekunden benötigt werden. in diesem Wert ist die Zeit für das Vorbereiten der Dokumente, für das Scannen, Verifizieren und Indexieren enthalten.

Die Bearbeitung der Dokumente durch Formalsachbearbeiter erfolgt nach den Vorschriften des Europäischen Patentübereinkommens (EPÜ). Geprüft werden alle Eingaben von Anmeldern. Bei kompletten Akten, die bereits in Den Haag einer Formalprüfung unterzogen wurden, beschränkt sich die Bearbeitung auf eine stichprobenartige Überprüfung des Indexes. Die Bearbeitung erfolgt anhand der vorgelegten Papierunterlagen und der in die Mailbox eingetragenen gescannten Dokumente. Die Reihenfolge der Bearbeitung richtet sich nach der vordefinierten Priorität. Abweichungen von dieser Reihenfolge, beispielsweise bei einem Telefonanruf, sind durch eine "Browse-and-Select"-Funktion möglich.

Für die in der Mailbox zur Bearbeitung anstehenden Dokumente wird ein "Prefetching" in zweierlei Hinsicht durchgeführt. Zunächst werden immer die zwei nächsten Dokumente von der optischen Platte in das Page Cache geladen, so daß das nächste zur Bearbeitung anstehende Dokument immer sofort in der Workstation zur Verfügung steht. Gleichzeitig werden die normalerweise für eine Bearbeitung erforderlichen Dokumente, wie zum Beispiel die Vollmacht zur Prüfung der Unterschriftsberechtigung, aufgrund entsprechender Vordefinition mit dem zu bearbeiten den Dokument ebenfalls in das Page Cache geladen. Dadurch kann während der Bearbeitung wesentlich schneller auf Dokumente zugegriffen werden als dies normalerweise bei Papierakten möglich ist.

Bei Dokumenten, die ein Update von Epasys (auf dem Host-Rechner) zur Folge haben, wird automatisch ein Datenerfassungsschirm geöffnet, in das die entsprechenden Daten bereits übernommen wurden und das der Formalsachbearbeiter entweder bestätigen oder auch ändern kann.

Daten werden automatisch übernommen

Sind Mängel in einem Dokument enthalten, so kann er in einem Fenster seiner Workstation ein - Formular aufrufen, es entsprechend ergänzen, einen Ausdruck für den Anmelder und für die Papierakte erzeugen und es anschließend als Dokument speichern. Dabei werden in Epasys vorhandene Daten, wie beispielsweise die Anschrift des Anmelders und weitere Daten, automatisch in das Formular übernommen.

Die von Epasys erzeugten Ausdrucke, für Anmelder und interne Zwecke, wie zum Beispiel Gebührenmahnungen und Mitteilungen über Fristabläufe, werden direkt in die Mailbox des Formalsachbearbeiters geschrieben. Nach Bearbeitung dieser Dokumente wird je eine Kopie für den Anmelder und für die Papierakte ausgedruckt und gleichzeitig das Dokument auf der optischen Platte gespeichert. Ein Scannen dieser Dokumente ist nicht erforderlich. Der Index wird automatisch erzeugt.

Im Pilotprojekt werden die Papierunterlagen den Akten beigefügt und diese, soweit erforderlich, den Prüfern zur weiteren Bearbeitung zugeleitet.

Akteneinsicht über Workstations

Dem Gruppenleiter, der für die Arbeitsabwicklung in seiner Gruppe verantwortlich ist, stehen Supervisor-Funktionen zur Verfügung, mit denen er insbesondere die Mailbox seiner Formalsachbearbeiter überwacht. Mit dieser Funktion kann er beispielsweise bei Abwesenheit eines Formalsachbearbeiters den Inhalt der Mailbox auf andere anwesende Formalsachbearbeiter aufteilen. Er kann aber auch den Altersrang von Dokumenten in der Mailbox einzelner Formalsachbearbeiter überprüfen und Dokumente vollständig aus dem System löschen.

Das Europäische Patentübereinkommen erlaubt jedermann die Einsicht in Akten europäischer Patentanmeldungen. Elfos ermöglicht künftig Akteneinsichten über Workstations, ohne daß zeitaufwendige Papierakten vorbereitet und entsprechend zur Verfügung gestellt werden müssen. Möglich wird dies durch ein Inhaltsverzeichnis, das mittels des Indexes aufgebaut wird und internen sowie externen Benutzern zur Verfügung gestellt werden kann. Schließlich kann eine Statistik erstellt werden, die Aufschluß über die Aktivitäten in den einzelnen Bereichen gibt.

Das Pilotprojekt dient primär nicht der Einsparung, sondern fungiert vielmehr als Test der technischen und funktionellen Eignung eines optischen Speicherplatten-Systems. Das bedeutet, daß während der Pilotphase die herkömmlichen Papierakten aus rechtlichen und Sicherheitsgründen zusätzlich zur optischen Speicherung weitergeführt werden müssen.

Der Nutzen läßt sich quantifizieren

Andererseits ist bereits jetzt zu erkennen, daß bei Aufnahme eines vollunterstützten, Regelbetriebes quantifizierbare Nutzeffekte eintreten, die sich dadurch ergeben, daß das ständig steigende Bearbeitungsvolumen sich bewältigen läßt, ohne daß Personal und Sachmittel in gleichem Umfang erhöht werden müssen.

Diese Nutzeffekte werden in erster Linie darin gesehen, daß bei reduziertem Papiervolumen typische, bei der Vorgangsbearbeitung von Papierakten erforderliche Arbeiten entfallen können.

Schon jetzt können beispielsweise der Aktentransport, die Führung der Papierakten und auch die Akteneinsichten durch, die interessierte Öffentlichkeit genannt werden.

Daneben sind nicht quantifizierbare Qualitätsverbesserungen, wie zum Beispiel gleichzeitige Verfügbarkeit von Unterlagen an mehreren Arbeitsplätzen, schnellere Verfahrensabwicklung, erhöhte Auskunftsbereitschaft etc., zu erwarten.