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12.12.1986 - 

Wie ein Mikrocomputer-Systemhaus bei der PC-Einführung helfen kann:

Exakte Projektplanung bringt PC in den Konzern

Die Entscheidung, Personal Computer im Verwaltungsbereich eines Großunternehmens einzusetzen, wirft für die Entscheidungsträger eine Fülle von Problemen auf. Oft können die auftretenden Sachfragen im eigenen Haus nicht endgültig geklärt werden: Die Mitwirkung externer Berater bei der Entscheidungsfindung wird erforderlich. Dem Wunsch, Beratung, Schulung, Software und Hardware aus einer Hand zu beziehen, kann hier nur ein leistungsfähiges Mikrocomputer-Systemhaus mit eigener Schulungs- und Softwareabteilung entsprechen. Der folgende Bericht zeigt anhand eines Projekts, das ein Düsseldorfer Systemhaus im Auftrag eines Kunden durchführte, den möglichen Ablauf einer planmäßigen PC-Einführung auf.

Das Projekt wurde in vier Stufen gegliedert (siehe Netzplan): In der Vorbereitungsphase (Stufe 1; Dauer: zirka fünf Wochen) wurden das Konzept für das Gesamtprojekt erarbeitet, Hardware- und Software-Standards festgelegt, drei repräsentative Unternehmensbereiche für den Piloteinsatz von PCs ausgewählt, erste Schulungen des Projektteams durchgeführt und organisatorische Maßnahmen vorgeschlagen, um unnötige Probleme in der Startphase zu vermeiden sowie den langfristigen Erfolg des Projektes zu gewährleisten.

In der Startphase (Stufe 2; Dauer zirka drei Monate) wurden die ersten drei PC-Systeme installiert, Mitarbeiter geschult, Erfahrungen gesammelt und dokumentiert sowie der Aufbau von lokalen Netzwerken sowie die Integration der PCs in die bestehende DV-Umwelt vorbereitet.

Die Bewertungsphase (Stufe 3; etwa ein Monat) dient dazu, die bisher gesammelten Erfahrungen mit dem erstellten Konzept abzugleichen und den Einsatz von PCs in weiteren Bereichen abzustimmen.

Die Realisierung weiterer Installationen und die Abwicklung von Teilprojekten erfolgt in der Einsatzphase (Stufe 4; Dauer zirka drei Monate bis zum Abschlußbericht).

Es wurde ein ständiges Projektteam aus Mitgliedern des Auftraggebers sowie des Systemhauses berufen, die das Projekt über den gesamten Zeitraum begleiten.

Schulung der Benutzer - eine Conditio sine qua non

"Das größte Kapital eines Unternehmens liegt in der fachlichen Qualifikation seiner Mitarbeiter. Diesem Leitsatz getreu wurden Schulungsmaßnahmen auf mehreren Ebenen (Projektteam, Abteilungsleiter, Mitarbeiter) geplant und durchgeführt.

Die Schulungen der Mitarbeiter, die als Anwender in den Pilotprojekten mit den PCs arbeiten, haben grundsätzlich andere Zielrichtungen:

- Vermittlung von Fachwissen, um den Anwender sattelfest in der PC-Benutzung zu machen,

- Überwindung von Vorurteilen gegenüber dem PC (Schwellenangst) und Vorbeugung vor Frustrationen, die beim Selbststudium der Programme leicht auftreten können,

- Verkürzung der Lernphase, die ohne eine gezielte Schulung im allgemeinen etwa die drei- bis zehnfache Zeit erfordert (abhängig von Bedieneroberfläche und Komplexität der Anwendung).

Neben der Schulung am vorgesehenen Softwarepaket gab es eine Einführung in das Betriebssystem.

Die Schulung wurde von dem Systemhaus im interaktiven "Hands-on"-Training durchgeführt. Jedem Teilnehmer des Seminars sollte ein PC zur Verfügung stehen. Die maximale Teilnehmerzahl lag zwischen sechs und acht Personen; so sollte eine möglichst hohe Lerneffizienz erzielt werden.

Der Einsatz von Mikrocomputern soll zentral koordiniert werden, und zwar mit soviel Einflußnahme wie nötig, um ein Chaos zu vermeiden, und sowenig Einflußnahme wie möglich, um die persönliche Initiative und Kreativität der Mitarbeiter in den Fachabteilungen zu erhalten und zu fördern. Insbesondere sind folgende Einzelziele zu verfolgen:

- Definition und Verteilung der Verantwortung,

- Nutzbarmachung der gesammelten Erfahrungen und Aufbau eines Benutzerservice,

- Aufbau eines geordneten Informationsflusses,

- Regelungen bei Auftreten von Problemen und deren Lösung.

Zur Durchführung und Kontrolle der erarbeiteten Lösungen wird die Schaffung einer Zentralstelle "PC-Koordination" empfohlen. Diese Zentralstelle soll darüber hinaus nach Beendigung des Beratungsprojektes den Kontakt zwischen Anwender und Systemhaus aufrechterhalten.

Hoher Akzeptanzgrad überraschte PC-Lieferanten

Nach der Installation der Pilotsysteme wurde zunächst die Anwenderschulung durchgeführt. Der hohe Akzeptanzgrad gegenüber dem PC und die Motivation der Mitarbeiter waren hier überraschend: Nach Einführung in die Möglichkeiten der Software kamen viele konkrete Anwendungsvorschläge und -vorstellungen aus den Reihen der Mitarbeiter. Zum Teil wurden dadurch die in der Planungsphase zur Realisation vorgesehenen Teilaufgaben durch die von den Mitarbeitern vorgeschlagenen Anwendungen ersetzt. Es werden überwiegend anspruchsvolle Aufgaben bearbeitet, die alle zur Verfügung stehenden Möglichkeiten des gewählten integrierten Softwareproduktes ausnutzen.

Neben der ständigen Projektkoordination liegt die Hauptaufgabe des betreuenden Systemhauses in dieser Phase in der konzeptionellen und sachbezogenen Unterstützung der einzelnen Pilotprojekte. Es wird durch Hilfe bei der Erstellung von Formularen für Erfahrungsberichte und das interne Berichtswesen die Arbeit der Bewertungsphase (Stufe 3) vorbereitet. Darüber hinaus liefert die Betreuung der Pilotprojekte wichtige Entscheidungsgrundlagen für die spätere Ausweitung des PC-Einsatzes, zum Beispiel bei den Anforderungen an ein Netzwerk-Design.

Nach der Auswertung der Erfahrungsberichte werden in der dritten Phase Entscheidungen getroffen über die

- Definition von Teilprojekten,

- Festlegung der Prioritäten für weitere Anwendungen,

- Konzeption des einzusetzenden Netzwerks.

In der anschließenden Stufe 4, der Einsatzphase, werden die Teilprojekte entsprechend ihren Prioritäten realisiert.

Ohne gründliche Planung läuft nichts

Bei der Entscheidung, welche PC-Systeme in einem Unternehmen eingeführt werden sollen, ist die Frage nach der Möglichkeit des Datenaustausches zwischen fachlich eng zusammenarbeitenden Arbeitsgruppen von übergeordneter Bedeutung. Hieraus leitet sich unmittelbar die Forderung nach Standardisierung von Hard- und Software ab.

Bei der Standardisierungsempfehlung ist bezüglich der Hardware unter anderem folgendes wichtig:

- zukunftssicherer Standard Ausbaufähigkeit,

- Netzwerkfähigkeit,

- Verträglichkeit mit vorhandenen Host-Systemen.

Standardisierungsgründe bei der Softwareauswahl sind im wesentlichen:

- Austauschbarkeit der Daten verschiedener Anwendungen,

- Erzielung einer einheitlichen Benutzeroberfläche.

Eine einheitliche Benutzeroberfläche ist insbesondere in der Startphase (Stufe 2) von Bedeutung. Je nach Komplexitätsgrad eines Programms und der Anwendung kann es zwischen wenigen Stunden und mehreren Wochen dauern, bis ein Benutzer eine Software beherrscht. Dieser Lernprozeß ist oft mühsam und erfordert gerade vom DV-Einsteiger Geduld und Durchhaltevermögen. Auch nach der Lernphase konzentriert sich der Anwender oft noch hauptsächlich auf die Bedienung des Programms und weniger auf das Problem, das er lösen will. Der Lernprozeß wird um so kürzer, je mehr Probleme mit derselben Software gelöst werden können.

Aus diesem Grund bietet sich eine Software an, die für unterschiedliche Problemkreise geeignet ist und eine einheitliche Bedieneroberfläche besitzt. Multifunktionspakete oder integrierte Softwareprodukte erfüllen diese Forderung. Sie vereinigen in sich verschiedene Programmteile wie Tabellenkalkulation, Datenbanksoftware, Textverarbeitung und Grafik. Bei der Auswahl des geeigneten integrierten Produktes ist der geplante Hauptanwendungsbereich zu berücksichtigen.

Bei Multifunktionspaketen handelt es sich um Universalwerkzeuge, die im konkreten Einzelfall möglicherweise ein Problem gar nicht oder weniger gut als eine Spezialsoftware lösen. Daher ist es ab Stufe 4 (Einsatzphase) erforderlich, zusätzliche Software in Einzelbereichen einzusetzen, um den Vorteil der Flexibilität und den Charakter des PCs als individuelles Werkzeug am Arbeitsplatz zu nutzen.

In Abstimmung mit dem Auftraggeber wurden drei repräsentative Abteilungen für die Pilotanwendungen ausgewählt. Es handelt sich hierbei neben dem Bereich Finanzwesen und Controlling um Verkauf sowie Projekt- und Auftragswesen. Zunächst wurden die Abteilungsleiter im Rahmen eines eintägigen Seminars über die Möglichkeiten des PC-Einsatzes informiert. In Einzelgesprächen gewannen die Verantwortlichen einen Überblick über die einzelnen Aufgabengebiete. Für diese Untersuchungen waren je Abteilung drei Tage angesetzt. Bei der Auswahl der Pilotanwendungen wurden folgende Grundsätze beachtet:

- Die Problemlösung soll zur Akzeptanz des Werkzeuges "PC" beim Anwender beitragen. Dazu muß der Anwender ein Erfolgserlebnis haben. Er soll selbst - nach ausführlicher Schulung und mit Unterstützung durch Spezialisten - ein Problem seines Arbeitsgebietes mit dem neuen Werkzeug "PC" lösen. Er soll die Erfahrung machen, daß der PC seine Arbeit effizienter und einfacher machen kann.

- Die Anwendung soll ein echtes Problem lösen. Die Anwendung darf nicht nur zu reinen Testzwecken durchgeführt und später wieder manuell gelöst werden, da hierdurch ebenfalls die Akzeptanz des Systems beim Anwender leiden wird.

- Mit den Problemlösungen soll ein breites PC-Einsatzspektrum abgedeckt werden. Es ist anzustreben, daß beim Einsatz eines integrierten Paketes Anwendungsfälle aus den Bereichen Datenbank, Kalkulation, Grafik und Textverarbeitung realisiert werden, um ein möglichst großes Erfahrungspotential für die Auswertungsphase aufbauen zu können.