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21.09.1979 - 

Anwenderbericht der Vaillant GmbH & Co., Remscheid:

Exportieren in 100 Länder - Fakturieren in sechs Sprachen

Die Vaillant GmbH & Co. in Remscheid produziert Gas- und Ölzentralheizungen, Warmwasser- und Regelgeräte für Heizungsanlagen. Das Unternehmen mit über 3000 Mitarbeitern, mehreren Tochtergesellschaften in Europa, über 20 Vertriebsbüros und Vertriebsstellen in zirka 70 Kundendienstzentralen in der Bundesrepublik exportiert in mehr als 100 Länder. Aufgrund dieser starken Auslandsaktivität wurde für die Export-Abteilung im vergangenen Jahr eine EDV-Lösung angestrebt. Neben einem günstigen Preis-/Leistungsverzeichnis sollten auch Erweiterungsmöglichkeiten in Hardware und Software gegeben sein. Im Januar 1979 wurde das Distributed Processing System MDS 21/4O direkt in der Fachabteilung zur Fakturierung eingesetzt.

Zur Export-Fakturierung gehören folgende Arbeiten:

- Erfassen und Anzeigen von Kundenaufträgen, Credit Nota und Debit Nota, - Druck von Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Versandmeldungen, Gutschriften und Belastungen,

- Erfassen und Drucken notwendiger Korrekturen,

- Stammdatenpflege,

- Aufbau und Bearbeitung von Schlüsseldateien, die in vielfältiger Weise benötigt werden (sechs verschiedene Sprachen etc.),

- Verbuchung in eine Offene-Posten-Datei mit Vorverarbeitung für den Hauptrechner.

Das System

Die Systemkomponenten der Serie 21 sind direkt in der Fachabteilung installiert. Die Konfiguration besteht aus einer frei programmierbaren Zentraleinheit mit vier integrierten Diskettenlaufwerken für die Verarbeitung im Standard des Basisdatenaustausches. Ein Wechselplattenlaufwerk mit 2,5 MB enthält in erster Linie die Stamm- und Schlüsseldateien. Bei den vier Bildschirm-Arbeitsplätzen mit frei beweglichen Tastaturen können Zeichenkapazität und Zeichengröße vom Programm wahlweise auf 480 oder 1920 Zeichen gesteuert werden. Der angeschlossene Terminaldrucker erreicht eine Druckgeschwindigkeit zwischen 90 bis 240 Zeilen pro Minute. Die Vaillant GmbH & Co. will weiterhin die Aufwärtskompatibilität der Serie MDS 21 in Hardware und Software nutzen und zieht die Installation einer MDS 21/50 bereits in Betracht. Dieses System arbeitet im Multiprogramming und ermöglicht die Erweiterung der Peripherie und Vergrößerung der externen Speicherkapazität.

Die Anwendung

Die Abteilung Export I nimmt einen Kundenauftrag entgegen, erstellt einen Beleg und vergibt manuell Artikelnummern und einen geplanten Liefertermin. Dieser Beleg geht an die Abteilung Export Il, in der das System MDS 21/40 räumlich installiert ist. Hier wird der Kundenauftrag erfaßt und anschließend in mehrfacher Ausfertigung eine Auftragsbestätigung für den Kunden und ein Versandauftrag für die Versandabteilung erstellt.

Der Versandauftrag wird im Auslieferungslager bearbeitet, das heißt die Fachkräfte tragen manuell die gelieferte Stückzahl und deren Gewicht, Volumen etc. ein. Anschließend geht der ausgefüllte Versandauftrag an die Abteilung Export II zurück.

Dort wird bei vollständiger Lieferung des Kundenauftrags eine Rechnung für den Kunden gedruckt. Parallel dazu erfolgt eine Verbuchung der Positionen in die Offene-Posten-Datei.

Falls sich aus dem vom Versand zugesandten Formular eine Änderung oder Korrektur des Kundenauftrags ergeben sollte (Frachtkapazitätsbeschränkungen, Lagerkapazität, Ersatzlieferungen etc.), werden diese Änderungen erfaßt und anschließend eine Teilrechnung (ebenfalls mit Offene-Posten-Verbuchung) über die gelieferten Positionen und eine Restauftragsbestätigung mit neuem Liefertermin über die noch zu liefernden Positionen gedruckt. Ein drittes Formular, der Restversandauftrag, geht an den Versand zur weiteren Bearbeitung. Erst wenn der Kundenauftrag komplett ausgeliefert wurde, wird er abgeschlossen.

Der Problemlöser

Mit Hilfe der höheren Programmiersprache MOBOL (Mohawk Business Oriented Language) konnte die komplexe Aufgabenstellung sicher gelöst werden. Diese Sprache zeichnet sich durch leichte Erlernbarkeit, hohen Leistungsumfang und vor allem gute Bildschirmprogrammierung aus.

Der Kundenstammsatz wird am Bildschirm nach Vergabe einer Auftragsnummer und Erfassen der Kundennummer angezeigt. Er enthält zahlreiche Verkettungen zu der Schlüsseldatei. So werden Länder und Sprachkennzeichen, Dauervermerke, Lieferbedingungen, Skonto, Währungskennzeichen in der Schlüsseldatei zugeordnet. Mit Hilfe dieser Verkettungen wird unter anderem auch die Sprache, in der die Rechnungstexte etc. gedruckt werden sollen, festgelegt. Nach Bestätigung oder eventueller Änderung dieser Daten kann ein Auftragsvortext erfaßt werden, bevor die Erfassung der Positionen beginnt. Aufgrund einer Artikelnummer wird der Artikelstammsatz am Bildschirm angezeigt. Es werden anschließend Menge, Preis, verschiedenste Rabattstufen, Positionstexte etc. erfaßt.

Über eine Vorgangsart kann dieser Dialog so gesteuert werden, daß er ebenfalls für die Erfassung von Credit Nota, Debit Nota und für die Korrektur eines bereits gespeicherten Auftrags benutzt werden kann.

Die erfaßten Daten werden in eine Auftragsdatei geschrieben, die dem Druckprogramm "Exdruck" als Input dient.

Durch Eingabe einer bei der Erfassung der Kundenaufträge vergebenen Auftragsnummer (bei "Exein") wird der Auftrag komplett angezeigt. Über Vorgangsarten wird gesteuert, ob Rechnungen, Teilrechnungen, Auftragsbestätigungen, Versandmeldungen etc. gedruckt werden sollen. Notwendige Auftragskorrekturen, die sich durch die Bearbeitung im Versand ergeben, werden hier erfaßt und anschließend die entsprechenden Belege ausgedruckt. Ebenfalls über Vorgangsarten wird gesteuert, in welcher von sechs möglichen Sprachen die gewünschten Papiere gedruckt werden sollen.

Stammdatenpflegeprogramm "Exstamm"

Mit Hilfe von "Exstamm" werden Wartung und Pflege der Stammdateien ermöglicht. Alle dafür notwendigen Operationen wie Einfügen, Löschen, Ändern sind im Programm enthalten. Interessant ist dabei der Aufbau der Schlüsseldatei. Über verschiedene Schlüsselbegriffe wird auf entsprechende Dateisegmente zugegriffen. Wird etwa im Dialog

"Auftragserfassung" im Feld "Zahlungsbedingung" für einen englischen Kunden ein Wert neu erfaßt, so greift das System aufgrund der Feldnummer auf die Zahlungsbedingungsdatei zu. Dort wird der Eintrag für die entsprechende Zahlungsbedingung gesucht. Das ist in diesem Fall ein englischer Text, der dann beim Druckprogramm benutzt wird.

Programm "Exopat"

Das Programm "Exopat" druckt aufgrund der Daten in der Offene-Posten-Datei eine Liste, die im System vorverarbeitet wird. Diese Programmkomponente ist noch in der Entwicklung. Sie soll so ausgebaut werden, daß dadurch der Hauptrechner weiter entlastet wird, indem sämtliche für die Fachabteilung relevanten Statistiken und Auswertungen vor Ort mit Hilfe des Systems MDS 21/40 erstellt werden.

Bei allen Programmen werden grundsätzliche Bedienerfehler und andere fehlerhafte Eingaben im Dialog am Bildschirm in Klartext angezeigt. Darüber hinaus teilt das System dem Bediener mit, welche Maßnahmen diese Fehler beseitigen. Innerhalb eines jeden Programms sind Möglichkeiten vorgesehen, über programmierte Funktionstasten entweder den Ablauf des Dialogs zu beeinflussen oder diesen zu beenden. Nicht zuletzt eine Bedienerfreundlichkeit, die es auch Nicht-EDV-Fachkräften nach kurzer Zeit erlaubt, mit dem System MDS 21/40 zu arbeiten, war für die Vaillant GmbH & Co mitbestimmend für den Einsatz dieses Systems.