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16.08.1985 - 

Projektverlauf ist oft mit falschen Erwartungen gepflastert:

Externe Berater bremsen überspannte Euphorie

In der transaktionsbezogenen, traditionellen Datenverarbeitung ist es durchaus üblich, sich von externen Beratern Anwendungen entwickeln zu lassen und ihre Dienste in Anspruch zu nehmen. Anders bei dem jüngsten DV-Ableger, der Individuellen Datenverarbeitung (IDV) für Endanwender: Beeindruckt von den Aussagen der Anbieter, daß IDV-Software leicht zu erlernen und einfach zu bedienen sei, meint der Anwender hier, ganz ohne fremde Hilfe auskommen zu können.

Bei der individuellen Datenverarbeitung neigen die Initiatoren dazu, einen Verantwortlichen aus den eigenen Reihen "auszugucken" und ihn - so quasi ganz nebenbei - mit der Einführung eines neuen Management-Information-Systems, oder dem Aufbau eines Information-Center zu betrauen. Dies sind Projekte, die nicht "mit links" zu bewältigen sind, weil sie mehr als nur DV-Kenntnisse voraussetzen, vor allem aber kaufmännisches und betriebswirtschaftliches Wissen verlangen, damit die Wünsche der Endanwender wirklich verstanden werden.

Kosten bei Beraterleistung nicht unterschätzen

Berater scheuen sich deshalb häufig, offen zuzugeben, daß ihre Leistung - von der Erstellung des Konzepts bis zum reibungslosen Funktionieren einer IDV in einem großen Konzern - nochmals an den Preis der Software heranreichen kann.

Entsprechende Leistung erbringt ein Berater in Zusammenarbeit mit Mitarbeitern des Unternehmens. Dies sind Aufgaben, die zum größten Teil nur einmal anfallen, so daß die Einstellung eines Mitarbeiters extra dafür nicht sinnvoll erscheint.

Die Erfahrung zeigt, daß während der Pilotstudie, Implementierungs- und Schulungsphase ein neues System von allen Beteiligten begeistert genutzt wird. Neues macht neugierig, die Berater helfen noch, der Einsatz der Software läuft nicht unter Bedingungen des täglichen Trotts.

Anfangseuphorie weicht Frustration

Ist dieser Zeitpunkt erst erreicht, weicht die anfängliche Euphorie häufig der Frustration. Dies ist kein Nachteil der Software, sondern ein bekanntes menschliches Verhalten, das auftritt, wenn Endbenutzer mit IDV-Werkzeugen umgehen sollen, die sie nicht aus dem "Effeff" beherrschen. Schmerzlich ist dann die Erkenntnis, daß die Software kein Alleskönner ist, sondern nur so gut, wie mit ihr gearbeitet wird. Der Benutzer sieht zu diesem Zeitpunkt Nachteile, wo keine sind und kommt dann bestenfalls - häufig aber auch nicht - in die Konsolidierungsphase mit einer realistischeren Einschätzung von Aufwand und Ertrag. Erst jetzt beginnt die wirklich produktive Phase.

Dieser kurze Übergang von der Euphorie zur Frustration und dann weiter zur richtigen Einschätzung ist ganz entscheidend für Akzeptanz oder Ablehnung neuer Technologien und damit für die Wirtschaftlichkeit.

Häufig werden externe Berater zu früh nach Hause geschickt. Sie haben nicht die Gelegenheit, den Anwender zu beraten und zu unterstützen, wenn es am nötigsten ist. Dann nämlich, wenn praxisnah und mal nicht unter optimalen Voraussetzungen schnell und richtig alles aus dem neuen Produkt herausgeholt werden soll.

Wenn Motivation und Akzeptanz hier "abstürzen", ist es wahrscheinlich, daß das neue Konzept, von dem alle einmal begeistert waren, mit zusammenbricht. Dem Kollegen aus dem Information-Center geht es dann wie dem Propheten, der im eigenen Land nichts taugt.

Externe Berater, die in unterschiedlichen Firmen schon häufig ähnliche Stockungen miterlebt und behoben haben, decken Anwendungsfehler schneller auf und finden auch leichter die richtigen Worte, um den Frustrierten endgültig zum überzeugten Anwender zu machen.

Zusätzlich also zur Konzepterstellung leisten externe DV-Dienstleister beim Durchsetzen neuer Technologien wichtige Dienste.

Zeitlich befristete und vorhersehbare Sonderaufgaben für die DV-Abteilung sind ein weiteres Argument für externe DV-Dienstleister. Jahresabschlüsse, Umstrukturierungen, langfristige in sich abgeschlossene Planungen, die von der DV-Abteilung nicht einfach nebenher abzuwickeln sind, lassen sich mit Externen leichter bewältigen. Der Frust der eigenen Mitarbeiter durch plötzliche extreme Auslastung und die damit verbundenen Fehler reduzieren sich so auf ein vernünftiges Maß.