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29.01.1982

Fachabteilung soll Automation über die Büroschwelle tragen

Die Automation setzt ihren Fuß nur zögernd über die Büroschwelle.

Zu groß ist die Unsicherheit der Anwender, daß beispielsweise die

Datenübertragungsmedien schon vor der Amortisationszeit von neuen Entwicklungen überrollt werden. Die Einführung der Büroelektronik, und später die Kontrolle, darf nicht ganz allein Aufgabe der DV-Abteilung sein. Organisations-/ und Fachabteilungen müssen gemeinsam mit Unterstützung der EDV versuchen, diese Technologien in den Griff zu bekommen. Auch wenn die Büroautomation sich so schnell nicht durchsetzen wird - aufzuhalten ist sie nicht. Eines Tages werden die Benutzer mit den neuen Bürotechniken leben und die Übertragungs- und Verarbeitungsmedien genauso selbstverständlich wie einen Taschenrechner gebrauchen. ih

Walter Gaile, Leiter Org./Rechnungswesen, Cannstatter Volksbank, Stuttgart (Bad Cannstatt)

Schon seit längerer Zeit wird die Büroautomation als der nächste große Schritt in der Automation der Wirtschaft angekündigt. Auch die verwirrende Vielfalt neuer Büro- und Kommunikationstechniken, die dem Anwender fast täglich über Fachzeitschriften oder durch die Hersteller angeboten werden, lassen bei diesem die bange Frage auftauchen, ob die in seinem Hause eingeführte Bürotechnik überhaupt noch zeitgemäß ist oder ob er nur antiquierte Techniken in seiner Verwaltung einsetzt. Völlig verwirrend wird die Lage für den Anwender, wenn er von den Herstellern zu allem Übermut noch auf die technischen Möglichkeiten des Verbundes dieser Techniken zu einem Büroinformations- und Kommunikationsnetz angesprochen wird.

Betrachtet man aber die Wirklichkeit der Anwendungen nicht nur im eigenen Haus, sondern auch bei anderen Unternehmen, so kann man feststellen, daß das Büro von diesen Anwendungsmöglichkeiten noch weit entfernt ist. Woran mag das liegen?

Ein Grund dürfte sein, daß durch die Einführung der EDV das Problem der Massenverarbeitung gelöst wurde. Es wird deshalb der Druck von den Sachbearbeitern ausbleiben, der zur Umstellung auf die EDV geführt hat. Ferner wurde durch die Umstellung auf EDV, die oftmals von Organisationsabteilungen geplant wurde, die dem täglichen Arbeitsablauf weit entfernt waren, bei den Sachbearbeitern ein Unbehagen ausgelöst. Ihre bisher vorhandenen Arbeitstechniken werden abgelöst durch Arbeitsabläufe, die bis ins Detail zergliedert wurden und dem Sachbearbeiter jede Freiheit in der Gestaltung seiner Arbeit nahmen. Ferner kam die DV und mit ihr die Mikroelektronik nicht zu Unrecht in den Ruf des Job-Killers. Ein weiterer Grund für den zögernden Einsatz von neuen Techniken im Büro dürfte in der laufenden Ankündigung von neuen oder verbesserten Produkten durch die Hersteller liegen. Jede Entscheidung, die heute getroffen wird, ist morgen eventuell technisch überholt. Hier gilt es, zu einem Zeitpunkt einen Schritt zu machen und zu entscheiden. Wer gerade in der Büroautomation immer auf das bessere Produkt wartet, wird nie umstellen. Wer aber sollte diese Entscheidung treffen? Ist es die EDV-Organisation, die allgemeine Betriebsorganisation oder gar die Fachabteilungen, die ja am besten wissen müßten, was von ihnen benötigt wird. Jede der angesprochenen Gruppen dürfte allein nicht in der Lage sein, den nächsten Sprung zu wagen und durchzusetzen. Die DV-Organisatoren wollen sich nicht gern mit solchen Kleinigkeiten, wie Textverarbeitung, Teletext, elektronische Ablagesysteme abgeben. Sie schweben meist in höheren Regionen. Die Betriebsorganisatoren sind von der Mikroelektronik überrollt worden. Ihnen fehlt oft das technische Wissen, um programmgesteuerte Geräte in ihrer Einsatzmöglichkeit überblicken zu können. Bleiben die Fachabteilungen. Sie sind durch Alltagsprobleme so stark ausgelastet, daß sie an technischen Entwicklungen für morgen kein Interesse zeigen. Aber gerade dies ist die Gruppe, die die Auswirkungen der Büroautomation in der Zukunft zu spüren bekommt.

All diese Gründe sind zusammen dafür verantwortlich, daß die Büroautomation nur langsam vorwärtskommt. Sie wird uns also nicht in den nächsten Jahren überrollen, aber es wird vorwärtsgehen. Zuerst werden von den größeren Unternehmen Einzeltechniken eingesetzt werden, die dann mit der DV und der Textverarbeitung verschmelzen. Später werden diese Techniken von den kleineren Betrieben übernommen werden. Die momentane Wirtschaftslage kann dabei etwas hemmend sein, sie kann aber die Entwicklung nicht aufhalten. Wir werden mit der neuen Technik leben müssen und eines Tages sie genauso selbstverständlich gebrauchen wie einen Taschenrechner. Wenn wir bei der beginnenden Büroautomation aus den Fehlern lernen, die wir bei der Einführung der DV gemacht haben (Planen von Arbeitsabläufen im stillen Kämmerlein der Organisation, Zergliedern der Arbeitsabläufe in kleinste Teilbereiche und so weiter), dann müßte beim Zusammenarbeiten der beteiligten drei Gruppen der Sprung in die Büroautomation gelingen.

Jürgen Heinz, Bereichsleiter DV/Org., Unternehmensgruppe Lidl & Schwarz, Neckarsulm

In unserem Haus wird schon seit drei Jahren der qualitativ noch nicht ausgereifte Fernkopierer benutzt, da wir trotz der noch befriedigenden Übertragungsqualität auf dieses Gerät nicht verzichten können.

Durch die aktuelle Preisstellung sowie durch die Anzahl der verschiedenen Preisgestaltungen im "Frischebereich" ist eine sofortige und belegbezogene Übermittlung unerläßlich, und man kann nur hoffen, daß die neue Generation der Fernkopierer der Qualität einer Kopie nicht mehr nachsteht.

Der Einsatz eines intelligenten Kopierers, den ich mir in unserer Firma recht gut vorstellen kann, scheitert noch an den hohen Investitionskosten. Mir ist momentan nur ein Service-Büro in Hamburg bekannt, das den intelligenten Kopierer einsetzt. Das heißt, ein Datenträgerband wird als Originalvorgabe verwendet und der Kopierer wird mittels eines Programmes gesteuert, welches nicht der Techniker verdrahtet, sondern der Programmierer in einer herkömmlichen Programmiersprache programmiert.

Der Einsatzbereich in unserer Branche liegt vordergründig bei der Erstellung von individuellen Ordersätzen pro Verkaufshaus sowie Verkaufs- und Informationsetiketten und für marktbezogene Warenbestellungen.

Der Einzug des intelligenten Telefons in jedes Büro würde wesentlich schneller vorangehen, wenn der Nutzen größer wäre als die Kosten. Noch ist es umgekehrt. Das intelligente Telefon ist bis zum heutigen Zeitpunkt in der Entwicklung noch nicht ausgereift, wobei ich der Überzeugung bin, daß verschiedene Entwicklungen durch die Monopolisierung der Post aus postinternen Gründen zurückgehalten werden. In unserem Unternehmen werden vorprogrammierte Telefonapparate nur da eingesetzt, wo immer wiederkehrende Gesprächspartner mehrere Male am Tag angerufen werden.

Das eine oder andere beschriebene Gerät ist sicherlich noch in der Entwicklung und erst in absehbarer Zeit einsetzbar, wobei der Markt noch nie so aufgeschlossen wie heute diesen Technologien entgegensieht.

Die Einführung dieser Geräte sollte in der Organisations-Abteilung liegen. Bei den intelligenten Kopierern könnte die Unterstützung der DV-Programmierung wichtig sein. Die Kontrolle und Verarbeitung müßte unbedingt in der Fachabteilung durchgeführt werden, wobei selbstverständlich bei der Pflege und Weiterentwicklung Organisation und DV federführend bleiben sollten.

Dadurch, daß die Kontrolle und Verarbeitung in den Fachabteilungen liegt, wird die Verantwortung in die Abteilung gegeben, in welcher die Daten auch entstehen. Das gleiche Prinzip wird in unserem Haus bei der Dialoganwendung praktiziert.

Eine gute und geschickte Orga- und DV-Abteilung sollte sich diesen Bereich nicht aus ihrem Aufgabenkatalog streichen lassen.

Heinz Neben, Abtlg. Betriebstechnik, Hamburg-Mannheimer Versicherungsgesellschaften, Hamburg

Auf dem Gebiet der Büroautomation sind ständig Entwicklungs- und Schrumpfungsprozesse zu beobachten, die auf der Anwenderseite durch Unternehmensziele wie Wirtschaftlichkeit, optimale Arbeitsplatzgestaltung, Erhaltung beziehungsweise Stärkung der Marktposition gesteuert werden.

Ob eine bestimmte Technik einem Wachstums- oder Schrumpfungsprozeß unterliegen wird, hängt hauptsächlich davon ab, in welchem Maße sie den Unternehmenszielen nützen kann ob sie zukunftssicher scheint oder ob zu erwarten ist, daß sie vor der Amortisationszeit durch neue Entwicklungen überholt wird.

Ein Beispiel für letzteres sehen wir in der Einführung der elektronischen Fernschreiber, die wohl durch die Konkurrenz des "Teletex"-Verfahrens ein vorzeitiges Ende finden wird. Die "Electronic Mail" wird allenfalls langfristig zu realisieren sein, das Problem liegt hier unter anderem beim Auf- und Ausbau geeigneter Kommunikationsnetze.

Der Fernkopierer (Telefax) wird sich in peripheren Anwendungsbereichen etablieren, wobei die Frage der Kosten/Nutzen-Relation immer voranzustellen sein wird: Die Fernkopie ist in der Regel dort überflüssig, wo die normale Postlaufzeit für die Übermittlung eines Schriftstückes ausreicht. Wegen der geringen Teilnehmerzahl spielt Telefax als Konkurrenz für Telex/Teletex vorläufig keine bedeutende Rolle. Kopierer mit Verkleinerungs- und Sortiermöglichkeiten setzen wir seit längerer Zeit bei uns ein. Wir konnten uns aus verschiedenen Gründen bisher nicht zu einem Einsatz von einem Kopier- und DV-Drucksystem wie beispielsweise IBM 6670 durchringen.

Inwieweit einmal das Bildschirmtext-Verfahren in die Bürotechnik integriert werden kann, ist noch offen. Wir versprechen uns jedoch hiervon in bestimmten Anwendungsbereichen gewisse Vorteile und sind daher aktiv an der derzeitigen experimentellen Phase beteiligt.

Nach unserer Auffassung kann es in unserer hochspezialisierten Arbeitswelt nicht Aufgabe der Datenverarbeitung sein, für Einführung und Kontrolle von bürotechnischen Einrichtungen zu sorgen. Diese Funktionen sollten in einem rein betriebswirtschaftlichen Planungs- und Entscheidungsprozeß bestimmt werden, nachdem alle vorgelagerten Phasen dieses Prozesses ordnungsgemäß durchlaufen worden sind. Aufgabenträger hierfür ist in unserem Hause die Betriebsorganisation, die gegebenenfalls Vertreter der Fachabteilungen und der EDV hinzuzieht. Dieses Gremium sorgt in aller Regel selbst für die Einführung einer neuen Technik und bestimmt in Abstimmung mit den Anwendern, wer die laufende Kontrolle (Betriebsorganisation oder Fachabteilungen) übernehmen soll.

Norbert Vogt, Projektmanager Telematik, Cap Gemini Deutschland, Düsseldorf

Tradition, Gesetze, Angst und Skepsis der Anwender sorgen dafür, daß die Büroautomation (das heißt Elektronik statt Papier) sich nicht so leicht durchsetzen wird.

In den nächsten fünf Jahren werden Abfragesysteme auf der Basis der Videotex-Technologie bei den meisten Großanwendern eingesetzt, zum Beispiel für die Abfrage von spezialisierten Datenbanken. Das gleiche gilt für die Übermittlung von Bildern und Zeichnungen, Videotex und Telefax.

Interaktive Videotex-Systeme dagegen tun sich schwer. Methoden für den systematischen Entwurf von Dialog-Software sind schon vorhanden, werden aber nur selten praktiziert. Diese Methoden ermöglichen den Entwurf von funktionsfähigen Prototyp-Systemen, damit der Anwender beim Entwurf auch mitreden kann.

Teletex wird sich zögernd als Ersatz für Telex durchsetzen. Voraussetzung ist, daß die bisherigen Textverarbeitungssysteme sich als Teletex-Endgeräte einsetzen lassen.

Die Akzeptanz-Probleme (ähnlich wie bei den Rechnerverbundnetzen) liegen bei den DV-Abteilungen: Wer ist für was zuständig, das heißt für Wartung, Pflege, Standards, Dokumentation. Es ist die Aufgabe der DV-Organisation, einen sinnvollen Rahmen für die Anwender zu schaffen, damit sie ihre Wünsche realisieren können.