Melden Sie sich hier an, um auf Kommentare und die Whitepaper-Datenbank zugreifen zu können.

Kein Log-In? Dann jetzt kostenlos registrieren.

Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie es hier per E-Mail anfordern.

Der Zugang zur Reseller Only!-Community ist registrierten Fachhändlern, Systemhäusern und Dienstleistern vorbehalten.

Registrieren Sie sich hier, um Zugang zu diesem Bereich zu beantragen. Die Freigabe Ihres Zugangs erfolgt nach Prüfung Ihrer Anmeldung durch die Redaktion.


01.12.1995

Fachbereiche beanspruchen mehr IT-Aufgaben fuer sich SAP-Einfuehrung fuehrt zur Renaissance der zentralen DV

Die DV-Abteilung wird zum internen Dienstleister - eine Binsenweisheit, so scheint es. Doch wer in den DV- und Fachbereichen von dieser Entwicklung betroffen ist, weiss um die revolutionaeren Veraenderungen, die sie nach sich zieht. Organisationstrends wie das Business Process Re-Engineering, die Zerschlagung von Unternehmen in selbstaendige Einheiten oder die im Rahmen von Client-Server-Projekten durchgefuehrte Verlagerung von Rechnerintelligenz an den Arbeitsplatz fuehren dazu, dass die DV- Abteilungen ihre Aufgaben neu definieren muessen. Doch inzwischen zeigt sich auch, dass viele Fachabteilungen mit den ihnen uebertragenen DV-Aufgaben nicht fertig werden. Ihnen fehlt nicht nur das abteilungsuebergreifende Organisationswissen, sie haben oft auch kein Produkt-Know-how - vor allem, wenn es um die Einfuehrung komplexer Standardsoftware-Pakete geht. Im Zusammenhang mit der Einfuehrung von SAP-Software sind bereits wieder Rezentralisierungstendenzen auszumachen.

Die Wahrheit klingt fuer manchen alteingesessenen DV-Leiter bitter: Dieselbe DV, die einst die uneingeschraenkte Verfuegungsgewalt ueber alle IT-Belange im Unternehmen innehatte, muss sich heute den Fachbereichen als interner Zulieferer von Equipment und Services andienen. Dieser Trend wird durch Profit-Center-Strukturen verstaerkt, denn nun erhalten die DV-Spezialisten ihre Auftraege vom Fachbereich, der sie wie einen externen Dienstleister entlohnt.

Oft sprechen die DV-Profis nicht einmal mehr bei der Auswahl von Schluesseltechniken und Herstellern mit. "Unsere Entwicklungsabteilung", so berichtet ein Anwender, "ordert ihr Equipment von Sun Microsystems, die Produktion aber bezieht ihre Rechner von Hewlett-Packard." Ein "DV-Zoo" entstehe, der vom Dienstleister DV integriert werden muesse. Die Kosten tragen zum groessten Teil die Abteilungen, ueber deren Budget immer mehr DV- Investitionen abgerechnet werden.

Juergen Bonn, Seniorberater bei der Diebold Deutschland GmbH, Eschborn, macht aehnliche Beobachtungen bei einem grossen Verlagshaus. Dort hat die zustaendige Fachabteilung quasi im Alleingang ein auf Macintosh-Rechnern von Apple basierendes Layoutsystem sowie einen Unix-Rechner fuer die Belichtung eingefuehrt. Die Projektleitung wurde vom Fachbereich uebernommen, waehrend die DV-Mitarbeiter lediglich ueber die Einhaltung der unternehmensweiten Standards zu wachen hatten.

Und selbst in dieser Position zeigte sich die DV-Spitze nicht besonders souveraen. Als der Fachbereich in einem Punkt mit der Produktvorgabe der DV-Abteilung nicht einverstanden war, wurde die Rahmennorm in einer Sonderkonferenz kurzerhand geaendert. Das hatte zwar Auswirkungen auf das Netz-Management - ein weiteres Protokoll musste gefahren werden -, aber die IT-Abteilung schluckte diese Kroete, weil die Fachabteilung es so wollte.

"In Unternehmen mit einer Profit-Center-Struktur", so berichtet Bonn, "geben die DV-Abteilungen nur noch ganz wenige Rahmenbedingungen vor." In einem Fall habe beispielsweise die DV- Abteilung entschieden, in Zukunft lediglich die PCs eines Herstellers anzuschaffen. Die Fachabteilungen sollten fuer das DV- Equipment zahlen, doch schon nach kurzer Zeit gab es massive Proteste.

Die Fachbereiche wollten den Preiskampf unter den Herstellern fuer ihre Zwecke nutzen und die guenstigsten Angebote wahrnehmen. Folge war, dass die DV-Abteilung ihren "Standard" zurueckziehen musste. Sie definierte nur noch den Rechnertyp und die Netzkarte, um sicherzustellen, dass ein reibungsloser Datenverkehr mit der zentralen DV gewaehrleistet war. "Die DV-Abteilung hat sich als Dienstleister dem Kunden Fachbereich gebeugt", schildert Bonn.

Standards gibt es in vielen grossen Unternehmen inzwischen nur noch in Form von Protokollen, Schnittstellen, Karten etc. - fuer Dinge also, die fuer die zentrale Administration, die Datenuebertragung oder die Anbindung von Arbeitsplatzrechnern an den Host wichtig sind. Die DV-Abteilung wacht ueber diese Normen und bietet intern ihre Unterstuetzung in technischen Fragen an. Aufgabe der Fachbereiche ist es, eine moeglichst optimale Nutzung der Datenverarbeitung zu erzielen und die Unternehmensprozesse vollstaendig abzudecken.

Diebold-Berater Bonn berichtet von einem Grossunternehmen, in dem der Vorstand die Parole ausgegeben hat: "Die DV-Abteilung hat die Effizienz der Informatik nachzuweisen, die Fachabteilung ihre Effektivitaet." Aufgabe der DV sei es, eine moeglichst kostenguenstige zentrale Anlage zu betreiben und marktgerechte Preise bei den Endgeraeten zu garantieren.

Damit die groben Standards gewahrt bleiben, kaufen die Fachbereiche weiterhin ueber die DV-Abteilung ein, allerdings auf eigene Rechnung. Deshalb wird staendig ueberpueft, ob das Angebot der DV-Spezialisten marktgerecht ist. Liegen die Anschaffungen um mehr als fuenf Prozent ueber dem ueblichen Marktpreis, muss sich die DV verantworten.

Aufgabe des Fachbereichs ist es in diesem Fall, herauszufinden, ob und inwieweit die getaetigten DV-Investitionen die jeweiligen Prozesse unterstuetzen. "Wenn eine Software um 20 Prozent teurer ist als bei der Konkurrenz, dafuer aber den Primaerprozess um 30 Prozent besser abdeckt, dann bietet sie auf jeden Fall den besseren Hebel", meint Bonn.

Nur die Fachbereiche koennten wirklich herausfinden, wie der Nutzungsgrad von Software sei und inwieweit Prozesse abgedeckt wuerden. Steht beispielsweise eine groessere Software-Investition an, so muessen die Fachabteilungen prognostizieren, ob bestimmte Potentiale erschlossen werden koennen und wie schnell der Return on Investment zu erwarten ist.

Viele Unternehmen haben noch die alten Strukturen

Ist die DV-Abteilung in ihrer klassischen Form am Ende? Sicher nicht. Ihre Rolle im Unternehmen aendert sich - und auch das primaer nur dort, wo durch Trends wie Business Re-Engineering oder die Einfuehrung von Profit-Center-Strukturen neue Organisationsformen aufkommen.

In Unternehmen, die ihre strenge Spartenorganisation aufrechterhalten und eine ueberwiegend zentrale DV-Strategie fahren, hat sich nur wenig gewandelt; die Abhaengigkeit der Abteilungen von der Datenverarbeitung ist groesser denn je. Die DV thront als Querschnittsfunktion ueber allen anderen Abteilungen. Hier herrscht nach wie vor der schon als "historisch" zu bezeichnende Konflikt: Als "selbstherrlich" und "arrogant" werden die DV-Spezialisten diffamiert, es fehle ihnen das Verstaendnis fuer Benutzerprobleme. Man echauffiert sich auf Anwenderseite ueber starre und schwerfaellige Loesungen sowie das mangelhafte Entgegenkommen der Kollegen, wenn Software geaendert oder erweitert werden muss. Auch Terminueberschreitungen sind ein staendiger Stein des Anstosses.

Die DV-Mitarbeiter haben inzwischen Routine im Kontern: Null Ahnung haetten die Fachabteilungen von der Datenverarbeitung, ihre Erwartungen an neue Loesungen seien voellig ueberzogen. Anwender gelten als lernunwillig und -unfaehig, ihnen fehle die Bereitschaft, sich auf die Argumente der DV-Spezialisten einzulassen. Hinzu kaemen der Bereichsegoismus bei der Stammdatenpflege sowie ein Mangel an systematischer Denkfaehigkeit.

Die Grabenkaempfe zwischen den beiden Parteien sind vielfach dokumentiert worden, unter anderem in dem 1989 erschienenen Buch "Zusammenarbeit zwischen Fachabteilung und EDV" von Bruno Grupp. In diesem wie in anderen Werken wurde die Forderung nach dem "Dienstleister DV-Abteilung" vorgebracht - de facto ist jedoch diese Einrichtung eher die Ausnahme, wenngleich viele Unternehmen davon ueberzeugt sind, sie haetten ihre Datenverarbeitung als Serviceabteilung organisiert.

"Bei 80 Prozent der Unternehmen ist alles so wie frueher", gibt sich Grupp in einem Gespraech mit der CW keinerlei Illusionen hin. Als Inhaber einer Organisationsberatung in Mainz hat er genuegend Firmen kennengelernt, um bilanzieren zu koennen: "Die DV gibt den Ton an, und die Fachabteilungen mucken noch immer nicht auf."

Ob die Situation wirklich so dramatisch ist, liesse sich wohl nur durch eine umfassende Marktforschung herausfinden. Doch sicher ist, dass die DV-Verantwortlichen derzeit wieder vermehrt Beispiele anfuehren koennen, wenn es darum geht, den Vorstandsmitgliedern und Geschaeftsfuehrungen die Vorteile einer zentralen Datenverarbeitung mit einem moeglichst breiten Verantwortungsbereich darzulegen. Oft werden naemlich die Fachbereiche mit den ihnen uebertragenen DV- Aufgaben schlicht nicht fertig. Alles, was sie kennen, sind die eigenen Anforderungen; das noetige Wissen ueber Funktionen und Maengel von DV-Produkten fehlt ihnen ebenso wie das erforderliche Theorie- und Methoden-Know-how.

Hinzu kommen die Probleme, die durch den Business-Re-Engineering- Trend und die Einfuehrung von Standardsoftware entstanden sind. Die Fachbereiche tun sich mit einer abteilungsuebergreifenden Sicht schwer. Oft reicht das Prozessverstaendnis nur bis zur Abteilungsgrenze; ueber den Tellerrand schaut kaum jemand.

Sehr plastisch tritt dieses Problem zutage, wenn die Einfuehrung von Standardsoftware e la SAP ansteht. "Die Leute aus den Fachbereichen stoehnen maechtig, wenn ihnen die Verantwortung uebertragen wird", berichtet Organisationsberater Grupp. "Sie muessen ueber den ganzen Betrieb eine Uebersicht gewinnen, und sie wissen oft nicht, wie sich eine kleine Tabellenaenderung auf andere Teile des Unternehmens auswirkt."

Mit der steigenden Bedeutung integrierter Standardsoftware gewinnt dieses Argument an Schlagkraft. Die Folge einer Entscheidung fuer Fertigware ist in manchen Unternehmen sogar die Renaissance zentraler DV/Org.-Strukturen. Andreas Blume, geschaeftsfuehrendes Vorstandsmitglied des Berufsforschungs- und Beratungsinstituts fuer interdisziplinaere Technikgestaltung e.V.

(BIT) in Bochum, beobachtet, wie die Rolle des DV-Leiters mit der Einfuehrung von SAP-Software wieder wichtiger wird.

"Die dezentralisierte Technik fuehrt nicht unbedingt zu einer Dezentralisierung der Strukturen", so Blume. Es deute sich bereits an, dass via zentrale Softwaresysteme die alten Machtstrukturen im Unternehmen mit der DV-Abteilung als Mittelpunkt ein Revival erlebten. "SAP ist auch als Client-Server-Loesung eine zentrale Software", so Blume, der die Qualitaet der Software nicht an-

zweifelt. "Die Fachabteilungen allein koennen sie nicht warten und einstellen."

Die flaechendeckende Einfuehrung von Standardsoftware verlange idealerweise immer die Etablierung einer Stelle im Unternehmen, an der koordiniert werde. Diese Leistung wird nach Beobachtungen Blumes in der Regel von den DV-Abteilungen erbracht, weil es den Fachabteilungen an Erfahrung und bereichsuebergreifendem Know-how mangele.

Doch den DV-Spezialisten fehlt es nicht selten ebenfalls an Fachkenntnissen - vor allem, wenn es um die Prozessorganisation geht, sind sie mit ihrem Latein schnell am Ende. "Bei uns arbeiten 200 Leute in der Org./DV-Abteilung. Nur drei davon beschaeftigen sich mit der Prozessorganisation. Der Rest programmiert Cobol und andere Sprachen", lautet das zynisch vorgetragene Resuemee eines Anwenders aus der Finanzdienstleistungsbranche.

Den Vorstandsetagen bleibt in Faellen, in denen weder die Fachabteilung noch die DV in der Lage ist, ein Standardsoftware- Projekt zu bewaeltigen, nur eines uebrig: Die Projektleitung wird einem zumeist suendhaft teuren externen Spezialisten uebertragen. Er hat Erfahrungen in verschiedenen Unternehmen gesammelt, kennt sich mit den Re-Engineering-Methoden aus, kann Vergleiche ziehen und Benchmarks durchfuehren. Er weiss, an welcher Stelle welche Kosten entstehen duerfen. Nicht selten geben die Unternehmen gleich das ganze Projekt ausser Haus - der Begriff selektives Outsourcing wird in diesem Zusammenhang immer populaerer.

DV-Abteilung stellt die Synergien her

Wohin entwickelt sich angesichts der teilweise gegenlaeufigen Trends die DV-Abteilung der 90er Jahre? Trotz des Defizits an qualifiziertem Org./DV-Personal und der veraenderten Bedingungen durch die Einfuehrung von Standardsoftware e la SAP wird sie mehr und mehr zu einer internen Organisationsberatung. Sie agiert als Dienstleister, der - sofern eine Profit-Center-Struktur vorhanden ist - seine Leistungen mit den DV-kundigen Fachbereichen abrechnet.

Vereinbarungen ueber Service-Level, Kosten und Lieferzeiten garantieren den Fachbereichen, dass ihre Anforderungen erfuellt werden. Die Programmierung innerhalb des Unternehmens reduziert sich im Zeitalter der Standardsoftware auf ein Minimum; groessere Projekte werden an Externe vergeben, kleinere Aufgaben gemeinsam mit den Fachabteilungen oder von diesen im Alleingang erledigt.

Der Dienstleister DV ist zunehmend dezentral organisiert. Pooling- Konzepte loesen die hierarchische, spartenorientierte Ordnung ab. Je nach Prozessprioritaet gibt es interne Key-Accounts, denen sich die Abteilung in enger Zusammenarbeit mit der jeweiligen Fachabteilung intensiv widmet. Dort allerdings, wo Standards gesetzt oder Synergien zwischen den Unternehmenseinheiten genutzt werden, nimmt die DV-Abteilung diese Aufgabe als zentrale Einheit wahr.

Typische Problemgruppen in der Zusammenarbeit zwischen Fachabteilung und DV

Personelle Probleme

- Fehlendes Verstaendnis fuer den Partner (auf beiden Seiten)

- Mangelnde Information und Motivation der Fachabteilung

- Unzureichende Ausbildung der Fachabteilung

- Menschliche Probleme; mangelnde Benutzerakzeptanz

- Unzureichendes personelles Projekt-Management

- Fuehrungsschwaechen und unklare Kompetenzen

- Personal- und Zeitmangel

- Koordinationsprobleme zwischen Projekten

Sachprobleme

- Mangelnde funktionelle Projektorganisation (Planung und Ueberwachung, Phasenkonzept etc.)

- Sprachbarrieren; benutzerunfreundliche Arbeitstechniken

- Unzureichende Langfristkonzeption (Gesamtkonzeption)

- Keine klaren Projekt-Zielsetzungen

- Fehlende oder unzureichende Dokumentation

- Keine systematische Abwicklung der Systempflegearbeiten

Quelle: Grupp

Bei Haribo geben die Fachbereiche den Ton an

"Bei uns hat sich vieles veraendert", berichtet Gerhard Zeitz, DV- Leiter der Haribo GmbH in Bonn. "Wir arbeiten nicht mehr autonom vor uns hin und druecken den Fachbereichen irgend etwas aufs Auge." Bei Entwicklungsprojekten werden die Abteilungen nicht nur involviert, sie stellen in der Regel auch den Projektleiter. "Wir sehen uns nur noch als ein ausfuehrendes und beratendes Organ", so Zeitz.

Der DV-Chef begruesst diese Entwicklung: Seitdem die Abteilungen Projektverantwortung uebernehmen muessen, hat es fuer sie keinen Sinn, im Falle eines Misserfolgs zu protestieren - der Schwarze Peter liege nun beim Anwender. Er muesse alle Entscheidungen mitverantworten und koenne nicht in die Opposition fluechten, wenn ein Projektergebnis die Erwartungen nicht erfuellt.

Dennoch gibt es Bereiche, in denen die DV-Leitung von Haribo keine Kompromisse macht. "Die Standards in puncto Hersteller und Technik gibt die Datenverarbeitung aus", stellt Zeitz klar. Er arbeitet beispielsweise bei den PCs mit einem "sehr guten Haendler vor Ort" zusammen, der nicht nur Produkte, sondern auch einen zufriedenstellenden Service liefert. "Die PCs und Drucker muessen bei Reparaturen sofort ausgetauscht werden, wir duerfen keine Leerlaufzeiten haben".

Damit die Anwender keine Fremdsoftware auf ihren PC oder ins Netz einspielen und ihre Arbeitszeit nicht mit Spielen vergeuden, greift Zeitz zu einem Trick: Mit einem Software-Tool werden die im Unternehmen zu verwendenden Disketten codiert. Nur Datentraeger mit einem entsprechenden Kennzeichen im Boot-Sektor lassen sich bei Haribo einsetzen - fuer den Gebrauch auf einem Home-PC sind sie wertlos.