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17.08.1990 - 

Bei der Vertragsgestaltung zu beachten

Facilities Management: Tips für den Mittelstand

Verträge über Facilites Management mit Großanwendern werden von Fall zu Fall unterschiedlich ausgehandelt, für den mittelständischen Anwender hingegen ist der Vertragstyp ziemlich homogen. Im folgenden wird aufgeführt, was in diesen Verträgen zu regeln ist.

Facilities Management für den mittelständischen Anwender heißt, nicht nur sich einen, sondern gleich zwei Schritte vom Rechenzentrum zu entfernen. Der erste Schritt bedeutete für den Anwender in den letzten Jahren, Rechenzentrums-Leistungen online zu nutzen. Er holte sich periphere Geräte, eventuell auch einige Programme und einen Teil seiner Daten ins Haus.

Der zweite Schritt heißt heute, sich mehr oder weniger alle Hardware, Software und Daten ins eigene Haus zu holen. Der Anwender erwirbt aber nicht Hard- und Software, sondern er holt sich Verfahren ins Haus. Sein Partner ist nicht ein Händler,

sondern ein Betreuer - ein Rechenzentrum, das ebenfalls zwei Schritte gemacht hat.

Der Anwender wird deshalb in etwa so gestellt wie ein Benutzer eines Rechenzentrums innerhalb einer großen Organisation. Ihm werden DV-Leistung und -Verfahren zur Verfügung gestellt. Dann muß er sich nur noch folgende Fragen stellen:

- Welche Aufgaben im Bereich Operating muß der einzelne Benutzer erledigen und

- inwieweit werden die Bereitstellung von Verfahren und die damit verbundenen Betreuungsleistungen pauschal oder nach Aufwand abgerechnet.

Allerdings besteht ein erheblicher Unterschied zum Rechenzentrums-Betrieb: Dort teilt sich der einzelne Benutzer oder die Benutzergruppe als Abrechnunseinheit die EDV-Kapazität weitgehend mit anderen Benutzern. Dort liegt es außerdem nahe, die Vergütung auf die Benutzungszeit oder auf das einzelne Verfahren zu beziehen; die Laufzeit der Nutzungsvereinbarung braucht nicht auf den Abschreibungszeitraum für die eingesetzte Hardware ausgerichtet zu werden. Hier wird die Hardware hingegen zum exklusiven Gebrauch durch einen Benutzer beschafft. Es liegt fern, die Vergütung auf die Nutzungszeit zu beziehen. Der Vertrag soll möglichst für den Abschreibungszeitraum der Hardware gelten und feste Pauschalen zur Deckung der Abschreibungsraten vorsehen.

Tatsächliches Bereitstellen von Verfahren - also unabhängig von dem Abschreibungszeitraum für die Hardware - kann sich nur ein Anbieter leisten, der einen großen Benutzerkreis hat, so daß die Hardware von einem Benutzer zum nächsten wandern kann.

Hinsichtlich der Vertragsgestaltung gibt es keinen Grund, den Vertrag nicht über die Nutzungszeit der Hardware laufen zu lassen. Schwierigkeiten machen höchstens Erweiterungen. Altgediente DV-Fachleute werden sich daran erinnern, wie schwierig es sich gestaltete, bei IBM die Verlängerung der Mindestmietzeit zu berechnen, wenn Erweiterungen installiert worden waren. Vertragsrechtlich spricht auch nichts dagegen, daß der Benutzer nach Ablauf der Abschreibungszeit eine geringere Pauschale zahlt.

Schwierigkeiten kann aber das Steuerrecht machen. Wenn von vornherein klar ist, daß der Auftraggeber die Hardware für deren normale Lebensdauer nutzt, liegt es nahe, daß er wirtschaftlicher Eigentümer der Hardware ist. Dann ist all das zu beachten, was sonst für Leasingverträge gilt.

Weiterhin muß man die Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes im Auge behalten. Der Auftragnehmer betreibt aus der Sicht des Datenschutzrechts ausgelagerte Rechenzentren. Dementsprechend ist er - neben dem Auftraggeber - für die Sicherheit der Daten zuständig. Er muß sein Dienstleistungszentrum nach dem Bundesdatenschutzgesetz anmelden.

Da er das ausgelagerte Rechenzentrum betreibt, ist es auch seine Aufgabe, eventuell benötigte Postleitungen zu beantragen, insbesondere für die Verbindung mit seinem zentralen Rechenzentrum.

Was im einzelnen geregelt werden muß, ist in nebenstehender Checkliste "Facilities Management" aufgeführt.