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16.12.1977 - 

Anwenderbericht: Industrieanlagen-Betriebsgesellschaft mbH

FiBu-Konfektion sitzt wie angegossen

OTTOBRUNN (uk) - Und es gibt ihn doch, den absolut I zufriedenen Standardsoftware-Anwender: Diplom-Volks- wirt Peter Ulitz, Leiter der kaufmännischen Datenverarbeitung bei der Industrieanlagen-Betriebsgesellschaft mbH (IABG) in Ottobrunn, setzt seit einem Jahr ein Standardpaket für die Finanzbuchhaltung ein und lobt das Fremdprogramm in den höchsten Tönen: "Reibungslose Umstellung, geringer Anpassungsaufwand, hohe Flexibilität, niedriger Wartungsaufwand" sind nicht etwa Werbesprüche des Software-Anbieters, sondern Zitate aus dem IABG-Erfahrungsbericht. Und wer ob dieser "verdächtigen " Zufriedenheit als notorischer Skeptiker, als "geschädigter" Standardsoftware-Anwender (oder mißtrauischer CW-Redakteur) Zweifel hegt, dem verrät Peter Ulitz sein "Erfolgsrezept": "Wir haben viel Aufwand in Auswahl, Vorbereitung und Test gesteckt, und das hat uns vor Enttäuschungen bewahrt." Wenn das tatsächlich so einfach ist, bleibt eigentlich nur die Frage, warum den Fremd-Programmen bisher als vielgeschmähte (Nicht-)Standardsoftware der große Durchbruch verwehrt blieb. Oder sollte es sieh hierbei doch nur um einen nicht repräsentativen Einzelfall handeln?

Von Dipl.-Volkswirt Peter Ulitz*

Die IABG - Industrieanlagen-Betriebsgesellschaft mbH - in Ottobrunn bei München erbringt mit ihren mehr als 1600 Mitarbeitern technischwissenschaftliche Dienstleistungen. Aufgrund des in den letzten Jahren sehr schnell gestiegenen Beleganfalls sahen wir uns gezwungen, die Finanzbuchhaltung umzustellen und den neuen Gegebenheiten anzupassen. Maßgebend dafür waren im einzelnen folgende Gründe:

Die Kapazität des eigens für die anfallenden Finanzbuchhaltungsdaten beschafften Kienzle-Magnetkonten-Computers war erschöpft. Beim Monatswechsel kam es zu Engpässen, da es aus organisatorischen und programmtechnischen Gründen nicht möglich war, gleichzeitig in zwei Monaten zu buchen. Außerdem stieg der manuelle Aufwand für die Überwachung von Skontofristen, für den Ausgleich von fälligen offenen Posten sowie für die Kontrolle und Pflege der Konten laufend an. Schließlich konnte die Forderung nach schnelleren und genaueren Informationen mit dem bisherigen Verfahren nicht erfüllt werden.

Zur Beseitigung des bestehenden Engpasses und für die Einführung eines neuen Verfahrens in der Finanzbuchhaltung standen folgende Möglichkeiten zur Auswahl:

- Erweiterung der bestehenden Buchungskapazität durch Anschaffung eines weiteren gleichartigen Magnetkonten-Computers.

Diese Lösung hätte zwar keinen Umstellungsaufwand erfordert, die Forderungen nach besseren Informationen hätten jedoch auf Dauer gesehen erheblichen zusätzlichen Programmaufwand erfordert. Außerdem wäre in den nächsten Jahren das gleiche Engpaß-Problem wieder aufgetreten.

- Erstellung eines Buchhaltungsprogrammes in eigener Regie für eine der hauseigenen EDV-Anlagen.

Bei der Prüfung dieser Möglichkeit | zeigte es sich, daß der Aufwand für organisatorische Vorarbeiten, eigene Programmierung, Test und Dokumentation wesentlich höher gewesen wäre I als die Kosten für ein fertiges Programm-Paket.

- Ankauf eines Programm-Paketes eines Software-Herstellers.

Bei der Entscheidung für eine Batch-Version des Buchhaltungsprogrammes spielten das Abrechnungs- Verfahren, die Struktur des Unternehmens sowie die Möglichkeiten des Programmes die ausschlaggebenden Rollen. Da aufgrund der mit unseren Auftraggebern getroffenen Vereinbarungen in der Regel nur eine monatliche oder quartalsweise Rechnungsstellung in Frage kommt, andererseits das Programm maschinelle Zahlungen in Abhängigkeit von Skontofristen von beliebigen Zeiträumen zuläßt und die Abrechnung zu jedem beliebigen Zeitpunkt laufen kann, wurden die Anforderungen unserer Finanzbuchhaltung durch die Batch-Version (es gibt auch eine Online-Version des gleichen Programmpaketes) voll erfüllt.

Unsere - teils sehr spezifischen - Anforderungen wurden am besten von einem Softwarepaket der Firma ADVORGA, bestehend aus den Produkten ADVOR 130 (Debitoren), ADVOR 140 (Kreditoren) und ADVOR 170 (Hauptbuchhaltung, Abschlüsse und Kennzahlen), erfüllt.

Daneben waren hohe Flexibilität, geringer Anpassungsaufwand, wirtschaftliche Laufzeiten, ausführliche Dokumentation, eingehende Schulung sowie umfangreiche Abstimmkreise und Vollständigkeitsprüfungen des Programm-Paketes ausschlaggebend für diese Entscheidung.

Neben der Auswahl des Buchhaltungsprogrames mußten gleichzeitig Überlegungen angestellt werden, wie eine Verbesserung der Datenerfassung in der Buchhaltung und somit auch in anderen Fachabteilungen erreicht werden konnte. Hier entschieden wir uns für den Einsatz eines intelligenten Datensammelsystems Philips X1150 zur Datenerfassung.

Die Vorteile dieses Systems liegen nicht nur im Bereich der Erfassung (u. a. in der Fachabteilung), sondern auch in der Vorverarbeitung der Daten. Es bietet unter anderem vielseitige Möglichkeiten der Prüfung bei der Erfassung (etwa 75 Prozent der Prüfungen der Buchhaltungsprogramme werden bereits bei der Erfassung durchgeführt), Erleichterung der Eingabe durch Vorgabe von Feldhinweisen, verarbeitungsgerechte Aufbereitung der Daten automatisches Generieren von Daten, Feldern oder Datensätzen durch Rechenoperationen oder aus Akkumulatorinhalten, Parallel-Betrieb von Datenerfassung und -fernübertragung.

Um eine problemlose Umstellung der Finanzbuchhaltung vornehmen zu können, wurde zusammen mit ADV/ ORGA ein Terminplan erarbeitet, der neben einem Demonstrationslauf auf der hauseigenen IBM-Anlage (IBM 370/135, Betriebssystem OS/VS 1), dem Entwurf der firmenindividuellen Formulare, der Installation und Programmierung des Datensammel-Systems und der Abnahme firmenindividueller Änderungen und Erweiterungen eine Schulung der Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung und der EDV-Abteilung enthielt. Nach den anschließenden Testläufen, der Übernahme der Stammdaten und offenen Posten und dem ersten echten Lauf konnte die Umstellung zum 1. 9. 1976 reibungslos abgeschlossen werden.

Nach Einsatz der Batch-Version des Programmpaketes "Finanzbuchhaltung" in Kombination mit einem intelligenten Datensammelsystem haben wir über einen Zeitraum von einem Jahr folgende Erfahrungen gemacht:

- Das von uns gewählte System stellt in gewisser Weise einen Zwischenschritt zwischen reiner Batch-Verarbeitung und Dialog-Buchhaltung dar.

- Die Erfassung erfolgt in den Fachabteilungen über Bildschirm unter Prüfprogrammkontrolle, die eine sofortige Korrektur der festgestellten Fehler zuläßt.

- Der Buchungsstoff wird in einem Arbeitsgang erfaßt und weitgehendst im Hinblick auf die Verbuchung geprüft (auch für anschließende Arbeitsgebiete).

- Durch diese Art der Offline-Erfassung der Daten ist eine relative Unabhängigkeit der Finanzbuchhaltung von der Auslastung der EDV-Anlage gegeben. Die Erfassung der Buchhaltungsdaten ist stets auf dem laufenden. Die Verarbeitung der Daten kann rechtzeitig im voraus disponiert und dadurch termingerecht abgewickelt werden.

- Die Vielseitigkeit der Auswertungen, die von dem angekauften Programmpaket "Finanzbuchhaltung" zur Verfügung gestellt werden, führt zu einer wesentlichen Arbeitserleichterung in der Buchhaltung. Insbesondere die Erstellung von Sonderauswertungen in Form von speziellen Abschlußübersichten (mit Einzelnachweis und Verdichtung) und Kennzahlenabschlüssen ist relativ kurzfristig ohne Programmieraufwand möglich.

- Die Zuordnung und der Ausgleich offener Posten können nach verschiedenen Verfahren erfolgen (Referenz-Nr., Posten-Nr., Datum, etc.). Dabei werden Skonto- und Korrekturbuchungen der Umsatzsteuer automatisch durchgeführt. Die "Zahlungs-Dispositionsliste" im Kreditorenbereich ermöglicht eine wesentlich bessere Ausnutzung von Skontofristen. Durch die automatische Erstellung von Zahlungsträgern mit OCRA-Beschriftung wurde einerseits Schreibkapazität eingespart und andererseits konnte für den Überweisungsverkehr Zeit gewonnen werden.

- Die von ADV/ORGA zur Verfügung gestellte Dokumentation gliedert sieh in Benutzerhandbücher (für die Fachabteilung) und Programmhandbücher (für die EDV-Abteilung), die im Rahmen eines Wartungsvertrages gepflegt werden. Sie wurden lediglich um die mit entsprechenden Querverweisen zu den Handbüchern versehenen IABG-internen Formulare ergänzt. Die Handbücher sind sehr übersichtlich gegliedert und ausführlich, was sowohl die Einarbeitung als auch ihren Gebrauch bei Spezialfällen im Tagesgeschäft erleichtert.

- Durch die Programmpflege und -erweiterungen, die von ADV/ORGA innerhalb des Wartungsvertrages durchgeführt werden, kann der firmeneigene Wartungsaufwand relativ niedrig gehalten werden.

* Leiter der Abt Kaufmännische Datenverarbeitung Industrieanlagen-Betriebsgesellschaft mbH