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23.03.2006

Finanzamt muss Dienstreisen anerkennen

Eine vom Arbeitgeber bezahlte Dienstreise ist auch dann steuerbegünstigt, wenn zur Reise ein touristisches Rahmenprogramm gehört.

Von Marzena Fiok

Das Prinzip kennen die meisten bisher nur von der Anschaffung eines neuen Computers: In der Steuererklärung machen sie genau den Anteil des Kaufpreises geltend, der auf die berufliche Nutzung entfällt. Wird das Gerät beispielsweise zu 30 Prozent auch für Privatvergnügen genutzt, kürzt der Finanzbeamte den Steuerbonus entsprechend. Das gleiche Prinzip gilt auch für Dienstreisen, darauf weisen die Finanzexperten der ING-DiBa AG unter Berufung auf ein Urteil des Bundesfinanzhofes (BFH) hin (Az. VI R 32/03). Danach sind die Kosten einer vom Arbeitgeber bezahlten Dienstreise auch dann steuerbegünstigt, wenn zur Reise ein touristisches Rahmenprogramm gehört.

Im verhandelten Fall wurde eine Außendienst-Tagung in Portugal durchgeführt, die das Finanzamt komplett als private Veranstaltung einstufen wollte. Begründung: An den Nachmittagen standen einige Freizeitaktivitäten auf dem Programm.

Dieses Privatvergnügen - auch wenn es im Vergleich zum beruflichen Nutzen unbedeutend ist - war bisher häufig der Grund dafür, dass die Finanzverwaltung die steuerliche Vorzugsbehandlung der Geschäftsreise strich. Die Folge: Der Beschäftigte musste die Kosten der Reise komplett als geldwerten Vorteil versteuern, inklusive Flug, Hotel und Verpflegung.

Gefährdet waren in dieser Hinsicht bisher alle dienstlichen Reisen in touristische Regionen, sie wurden von den Finanzbeamten oft quasi automatisch und komplett als steuerpflichtiger Lohnbestandteil eingestuft. Dies ist nicht mehr erlaubt, möglich sind nur noch prozentuale Abschläge.

In der Praxis soll das laut BFH wie folgt laufen: Zunächst ermittelt das Finanzamt die Kosten, die eindeutig dem betrieblichen Bereich (Miete der Seminarräume, Referentenhonorare) zuzuordnen sind. Diese sind vollständig steuerlich begünstigt. Eindeutig dem privaten Veranstaltungsteil zuzuordnende Ausgaben (Kosten für Ausflüge oder Freizeitprogramm) werden als Lohn erfasst und versteuert. Ausgaben, die sich nicht eindeutig zu einem der Bereiche zuordnen lassen (Flug, Verpflegung, Hotelkosten), werden auf beide Bereiche aufgeteilt, in der Regel nach dem Zeitanteil des betrieblichen oder touristischen Programms.

Praxis-Tipp: Diese Rechtslage könnte allerdings dazu führen, dass Finanzbeamte bei bisher ohne Probleme akzeptierten Dienstreisen künftig ein Haar in der Suppe suchen, um den Steuervorteil zumindest um einige Prozente privater Veranlassung zu kappen.

Wer dem vorbeugen will, muss das Besuchs- oder Seminarprogramm genau dokumentieren, inklusive der Listen mit Unterschriften der Teilnehmer. Fehlen solche Unterlagen, werden die Finanzämter die strittigen Kosten wohl jeweils pauschal zur Hälfte dem Privatvergnügen und der dienstlichen Veranlassung zuordnen. Unter dem Strich ist das ein Minusgeschäft für die Betroffenen.