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30.11.2005

Firmen straffen die Buchhaltung

Unternehmen wie Metzeler, A. Berger und Primacom sparen bei der Rechnungsabwicklung Zeit und Geld.
Arbeitsweise der bei A. Berger verwendeten Workflow-Lösung "GFT Inspire".
Arbeitsweise der bei A. Berger verwendeten Workflow-Lösung "GFT Inspire".

Über viele Jahre wurden bei der Metzeler Automotive Profile Systems GmbH (MAPS) täglich über 300 Eingangsrechnungen von vier bis fünf Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen manuell bearbeitet: Die Rechnungen wurden nach der Postzustellung mit Eingangsstempel versehen, den Sachbearbeitern nach Buchstabenkombination zugeteilt und dann händisch in das SAP-basierende ERP-System übertragen. Hinzu kam der für Eingangsrechnungen wichtige "Genehmigungslauf", um zu prüfen, ob die Leistung auch wirklich erbracht wurde. Die Rechnung wurde kopiert, mit einem Laufzettel versehen und zur Genehmigung in die Standorte Mannheim und Dzierzoniow (Polen) sowie das Distributionszentrum Mutzschen geschickt. "Hier waren wir natürlich auf den Rücklauf angewiesen, wobei es hin und wieder auch vorkam, dass Rechnungen nicht mehr auffindbar waren", erläutert Thomas Beer, Director IT Germany. Kamen die Rechnungen dann endlich zurück, mussten sie - da es sich um prüfungsrelevante Unterlagen handelt - noch archiviert werden. Die Archivierung erfolgte über Mikrofiche-Verfilmung bei einem externen Dienstleister. Auch hier war im Anschluss ein Prüfmechanismus notwendig: Mitarbeiter mussten kontrollieren, ob die Rechnungen, die zum Verfilmen geschickt wurden, auch wirklich verfilmt worden waren. Am Ende des Prozesses standen dann das Abheften der Mikrofiches, das Aufheben der Originalbelege und die Lagerung im Archiv. "All das verursachte einen enormen organisatorischen Aufwand - das manuelle Verfahren war für uns nicht mehr tragbar. Es musste eine Alternative gefunden werden", so Beer.

Hier lesen Sie …

• wie Anwender mit automatisierter Rechnungsverarbeitung Zeit und Geld sparen;

• woraus solche Lösungen bestehen;

• wie der komplette Workflow vom Rechnungseingang bis zur Buchung im ERP-System abläuft.

Metzelers Lösung

• Der Rechnungsleser "Frontcollect Invoice" (FCI) der Augsburger Kleindienst Solutions GmbH & Co. KG - ein Unternehmen der Beta Systems Gruppe - verarbeitet gescannte Rechnungen und Gutschriften automatisch und unterstützt die nachfolgende Bearbeitung bis zur selbsttätigen Prüfung der Dokumente. Die Software analysiert Dokumente nach dem Prinzip des Freiformlesens und muss vor dem Einsatz nicht erst trainiert werden. FCI erkennt Rechnungen anhand ihres Aufbaus und greift auf bereits vorhandene Informationen zu. Dazu können etwa Stammdaten aus dem ERP-System zählen. Dabei liest Front Collect Invoice nicht nur Kopfdaten, sondern auch Positionsdaten aus.

• Der Rechnungsmonitor "FIS/edc" (Electronic Document Center) des SAP-Systemhauses und Frontcollect-Partners FIS GmbH aus Grafenrheinfeld verarbeitet einkommende analoge und digitale Dokumente automatisch und stellt sie dem Anwender in seiner gewohnten SAP-Umgebung zur Verfügung. Die Dokumente werden über optische Zeichenerkennung (Optical Character Recognition = OCR) oder über den digitalen Weg (EDI, PDF) an das ERP-System übergeben und dort über einen automatischen Verbuchungsversuch dem Anwender in einem dreiteiligen Splitscreen-Monitor zur Verfügung gestellt.

Das Projektteam bei MAPS hat sich für eine Lösung aus "Frontcollect Invoice" von Kleindienst und "FIS/edc" entschieden. Implementiert wurde das Gesamtsystem von der FIS Informationssysteme & Consulting.

Vereinbart wurde zunächst ein Pilotversuch, der mit drei Wochen relativ kurz terminiert war. Hierzu stellten FIS und Kleindienst die komplette Soft- und Hardware zur Verfügung. "Ein mit ausschlaggebendes Plus zu dieser Zeit war zudem, dass Kleindienst im Herbst 2004 einer der wenigen Anbieter war, der den Freiformleser angeboten hat.", so Beer. Das bedeutet, dass über eine Software Rechnungstexte der verschiedenen Lieferanten selbständig erkannt werden. Es mussten also nicht - wie damals üblich - Formulare entwickelt werden, damit das Programm beispielsweise erkennt, in welchem Bereich des Belegs sich die Adresse befindet. Am Ende der Pilotphase erkannte Frontcollect Invoice schon über 80 Prozent der Rechnungen.

Bearbeitung im SAP-System

Ein weiterer wesentlicher Punkt bei der Einführung der automatisierten Rechnungsbearbeitung war für Beer, dass bereits in der Projektphase ein Prüfer des für MAPS zuständigen Finanzamts Kempten einbezogen wurde: "Wichtig war für uns, dass dieser Prozess begutachtet wurde und nachvollziehbar sicher ist - so beispielsweise die Unveränderbarkeit von Belegen und die Protokollierung von Vorgängen." Insbesondere bei der neuen und komfortablen Bearbeitung im SAP-System mit FIS/edc wird über ein integriertes, mehrstufiges Genehmigungsverfahren protokolliert, wer zu welcher Uhrzeit an welchem Tag welche Aktion ausgeführt hat. Weil alle Informationen im System vorhanden sind, reduziert sich die Durchlaufzeit immens. Auch der Aufwand, der bei der Genehmigung einer Rechnung entsteht, ist wesentlich geringer geworden. "Wir sehen jetzt auf einen Blick anhand einer Liste im FIS/edc sämtliche überfälligen Vorgänge durch eine Ampelfunktion signalisiert." Anwender können aus der SAP-Software heraus noch einmal nachfassen. Abgesehen davon, dass jetzt die Nutzer die SAP-Standardfunktion nutzen, also den digitalen Rechnungsbeleg auch gleich hinter den Rechnungssatz hängen, können sie anhand einer Einzelpostenliste im FIS/edc auf jede Rechnung verzweigen.

Heute wird Frontcollect Invoice und FIS/edc in allen deutschen MAPS-Standorten eingesetzt - geplant ist, dies bis Ende 2005 auch in Polen zu tun. Ein einheitliches europaweites Projekt ist durchaus vorstellbar. Geprüft werden zuvor allerdings noch die gesetzlichen Voraussetzungen - beispielsweise in Italien, Spanien und Frankreich.

Eine Lösung zur Rechnungsverarbeitung hat auch Beers Kollege Wolfgang Hess aus der EDV-Organisation bei A. Berger implementiert. Bei der Unternehmensgruppe gehen jeden Monat rund 4000 Rechnungen von rund 2000 Lieferanten ein, mit steigender Tendenz.

Belegberge abtragen

Der seit über 50 Jahren im Allgäu beheimatete Hersteller von einbaufertigen Präzisionsdreh- und Frästeilen mit rund 1400 Mitarbeitern und einem Umsatz von mehr als 172 Millionen Euro profitiert von der Öffnung des osteuropäischen Markts und plant weitere Expansionen. Bereits heute zählt das traditionsreiche Familienunternehmen neun Standorte weltweit, vier verschiedene Sprachen bestimmen den Geschäftsalltag.

Um die wachsenden Belegberge in der Buchhaltung und die Archivablage frühzeitig in den Griff zu bekommen, führte man im April 2005 eine automatisierte Rechnungsverarbeitung ein. Wobei die Entscheidung bewusst für die "große", ganzheitliche Lösung inklusive automatischer Prüfung, Verbuchung, Freigabe und Archivierung getroffen wurde - schließlich war das Ziel, die Buchhaltung möglichst schnell zu entlasten und langfristig für die Zukunft gewappnet zu sein.

Die internen Projektmitarbeiter aus den Abteilungen Buchhaltung und IT sagten nicht nur den Papierbergen den Kampf an. Auch andere Erwartungen hatten sie klar formuliert: Es galt, über die Hälfte der Geschäftsvorfälle zu automatisieren und die Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten deutlich zu beschleunigen. Die Qualität von Daten und Abläufen sollte gesteigert und die Transparenz erhöht werden. Die Wahl fiel auf eine modulare Lösung, so dass notfalls einzelne Komponenten getauscht werden können, ohne das Gesamtsystem auswechseln zu müssen. Trotzdem sollte alles aus einer Hand kommen. Vieles sprach dafür, GFT Solutions (GFT) als Projektpartner die Gesamtverantwortung zu übertragen: Mit der Archivlösung dieses Herstellers machte man bei A. Berger bereits seit Jahren gute Erfahrung. So stießen zum dreiköpfigen A.Berger-Team fünf weitere Spezialisten hinzu, darunter ein Projektleiter und je ein Experte für Archivierung und Workflow von GFT sowie je ein Experte für Beleglesung von Insiders Technologies und Guder & Partner. Letzterer Anbieter war für die Schnittstelle zum ERP-System "Baan IV" zuständig.

Innerhalb von vier Monaten wurden das Projekt umgesetzt, ein Prototyp erstellt, eine Feinkonzeption ausgearbeitet, die Anforderungen implementiert, getestet und Fehler behoben. Seit Mai 2005 verarbeitet A. Berger in der Unternehmenszentrale in Memmingen eingehende Rechnungen weitgehend automatisiert und papierlos.

Baan-Kopplung

Ein spezieller vorgeschalteter Arbeitsplatz dient dem Digitalisieren der Eingangsdokumente. Ein Scanner, der von der Software "GFT Hyparchiv Powercan" gesteuert wird, wandelt die Dokumente in ein elektronisches XML-Format um und gibt dies an das Programm "Smartfix Invoice" weiter. Nun werden relevante Daten ausgelesen und klassifiziert. Dabei orientiert sich das System sowohl an der spezifischen Dokumentenstruktur als auch an der für Rechnungen typischen Terminologie. Erkannt werden Informationen wie Kreditor, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsbeträge und Währung sowie Bestell- und Lieferscheinnummer. Aber auch Gutschriften und Belastungen identifiziert das System. Auf dieser Basis erfolgt ein Abgleich mit korrespondierenden Bestell- und Wareneingangsdaten aus dem ERP-System. Dafür wurde eine Matching-Datenbank angelegt, die regelmäßig und auf Abruf Informationen aus Baan dupliziert. Am einfachsten ist es, wenn man einer Rechnung entsprechende Informationen aus vorangegangenen Bestellungen oder abgelegten Lieferscheinen zuordnen kann.

Plausibilitätsprüfung

Geprüft wird hinsichtlich Plausibilität, Konsistenz und Vollständigkeit: zum Beispiel, ob der Rechnungsbetrag zur Summe der Einzelposten passt und ob das Verhältnis von Mehrwertsteuer und Nettosumme korrekt ist. Stimmt alles überein, veranlasst das System über GFT Hyparchiv eine elektronische Archivierung und wird danach über das Inbound-Modul von Guder & Partner zur Verbuchung an die Baan-Software übergeben. Statt auf Routinearbeiten wie manuelle Datenerfassung, Kopieren, Anfertigen von Laufzetteln, Ein- und Austüten von Hauspost sowie Ablage können sich die Rechnungsprüfer nun auf ihre eigentliche Aufgabe konzentrieren oder sich komplexeren Spezialfällen widmen.

Die automatische Verarbeitung stößt dann an ihre Grenzen, wenn Bestellungs- oder Wareneingangsdaten nicht eindeutig einer Rechnung zugeordnet werden können. Dies ist dann der Fall, wenn, Rechnungen fehlen, unvollständig oder unplausibel sind oder Liefer- und Bestellabweichungen existieren. Solche Vorgänge sortiert das System ebenso aus wie Rechnungen, auf denen Zeichen nicht sauber erkannt werden. Dann muss manuell verifiziert beziehungsweise nachgearbeitet werden. Gleichwohl wird der folgende Workflow automatisch gesteuert und läuft papierlos ab. Hat man die Rechnungen einmal erfasst, egal ob sie per Post, Fax oder E-Mail eingegangen sind, gibt es keinen Medienbruch mehr.

Freigabeprozesse

Auch die Prüfung und die Freigabe von Rechnungen funktionieren direkt am Bildschirm. Die Zeiten, in denen die Schreibtische der involvierten Mitarbeiter bisweilen unter Papierbergen unübersichtlich zu werden drohten, sind vorbei. Die Papiere gelangen gar nicht erst an ihren Arbeitsplatz.

Den Freigabeprozess stößt "GFT Inspire" an, eine Workflow-Lösung, mit der sich komplexe Abläufe samt Regeln, Plausibilitäten und Eskalationsszenarien relativ einfach definieren lassen. Es ist von Vorteil, dass dies mit einem Programmassistenten über eine grafische Benutzeroberfläche geschieht, denn in der praktischen Anwendung stellte sich schon bald heraus, dass in der Planung zu viele Instanzen im Freigabemechanismus berücksichtigt wurden. Dies konnte mit dem Prozessmodellierungswerkzeug aber schnell und ohne zusätzlichen Programmieraufwand korrigiert werden.

Urlaubsvertretung

Das automatisierte Freigabeverfahren beschleunigt die Durchlaufzeiten enorm. Dabei ist eine optimale Transparenz gewährleistet, zumal jederzeit abrufbar ist, welche Rechnungen noch nicht freigegeben wurden und an welcher Stelle der Freigabekette sich eine konkrete Rechnung seit wann befindet. Ist einer der Mitarbeiter, die an der Prüfung und Freigabe einer Rechnung beteiligt sind, etwa krank, im Urlaub oder können Zahlfristen nicht eingehalten und kann deshalb innerhalb einer vorgegebenen Zeitspanne nicht reagiert werden, so eskaliert das System automatisch nach einer ebenfalls definierten Regel. Dabei kommen Push-Verfahren über E-Mail und Wiedervorlage-Mechanismen zum Einsatz. Gerade in dezentral organisierten Unternehmen wie A. Berger ist dies von Vorteil.

Mit dem elektronischen Rechnungsbuch hat der Anwender sämtliche Vorgänge im Blick. Per Mausklick kann er sich die vollständige Prozesshistorie eines Vorgangs ausführlich anzeigen lassen. Diese wird im Übrigen bei der Übergabe der Rechnungsdaten in Baan zur Rechnung archiviert und ist auch später noch für berechtigte Benutzer abrufbar. Reports, etwa zu offenen Rechnungsvorgängen, zur Bearbeitungsdauer, zu Durchlaufzeiten oder Eskalationen geben zusätzlichen Aufschluss darüber, an welchen Punkten der Prozess weiter verbessert werden kann. All dies hat zur Folge, dass sich das Unternehmen nun häufiger Skonto-Abzüge sichern kann als zuvor, was sich wiederum in barer Münze auszahlt.

Für A. Berger ist die Rechnung aufgegangen. Innerhalb der vergangenen Monate hat sich der Rechnungseingang um 25 Prozent erhöht und kann mühelos ohne zusätzliches Personal bewältigt werden. Auch für das zukünftige Wachstum ist die Lösung skalierbar ausgelegt. Mit der vorhandenen Hard- und Software können 15000 Rechnungen im Monat bewerkstelligt werden.

Wie geplant wurde die Lösung in einer zweiten Projektphase im Sommer 2005 auf drei weitere Standorte ausgeweitet. Auch in Ottobeuren, Wertach und Ummendorf stehen inzwischen eigene Arbeitsplätze zum Scannen, Nachbearbeiten und zur Prozesssteuerung zur Verfügung, während die Archivierung zentral in der Unternehmenszentrale in Memmingen erfolgt.

Dokumentenaustausch

Der Kabelnetzbetreiber Primacom aus Mainz hat ebenfalls seine Rechnungsverarbeitung modernisiert und vereinfacht. Die Gesamtlösung besteht aus einem Dokumenten-Pool auf Grundlage des Dokumenten-Management-Systems von Docuware, "Anydoc Invoice" zur Rechnungserkennung und der Workflow-Software "Jobrouter". Zwischen den über 20 in Deutschland verteilten Regionalbüros und der Verwaltungszentrale in Mainz sowie der technischen Zentrale in Leipzig muss eine schnelle Kommunikation gewährleistet sein.

Austausch und Bearbeitung von Dokumenten zwischen den über 500 innerhalb Deutschlands verteilten und miteinander vernetzten Mitarbeitern waren jedoch zeitaufwändig und teuer. Die Dokumente mussten per Post, bestenfalls noch per Fax verschickt und freigegeben werden. Als größten und schwierigsten Posten beurteilten die DV-Spezialisten bei Primacom die Eingangsrechnungen. Denn diese werden zunächst an die Buchhaltung in Mainz geschickt, müssen aber vom betreffenden Mitarbeiter und - je nach Betrag beziehungsweise Art der Rechnung - teilweise von mehreren Vorgesetzten per Unterschrift freigegeben werden. Dass dies auf dem Postweg ein sehr umständliches und nur schwer nachvollziehbares Unterfangen war, ist gut vorstellbar - zumal so auch Dokumente verloren gehen können. Oft war die Frist für eine mögliche Skontierung schon abgelaufen. Bei der Umstellung auf die digitale Verarbeitung der Belege bestand das Ziel nun jedoch nicht darin, den Freigabeprozess selbst umzustrukturieren, sondern eine effektive Lösung zu finden, die sich an die vorhandenen Gegebenheiten anpassen ließ.

Im Dezember 2004 fiel der Entschluss, die Dokumente jedem hierzu befugten Mitarbeiter jederzeit standortunabhängig zugänglich zu machen. Realisiert wurde das Projekt mit der Alos GmbH aus Köln. Die automatisierte Erfassung und Verarbeitung der Kreditorenrechnungen standen dabei ebenso im Vordergrund wie eine übersichtliche Liste der zu bearbeitenden Belege. Dabei sollte weder die vielschichtige Struktur des Unternehmens noch die vorhandene IT-Umgebung geändert werden.

Um die Produktivität zu steigern, wurde folgender Ablauf festgelegt: Zahlvorgänge werden mit "Oracle Finance" und der Freizeichnungsprozess mit dem Workflow-Modul Jobrouter abgewickelt. Archiviert werden die jährlich etwa 25 000 anfallen-den Eingangsrechnungen mit dem Dokumenten-Management-System "Docuware". Dazu scannt die Anydoc-Invoice-Software das Dokument ein, liest es zunächst im Volltext aus, "merkt" sich die vorgegebenen Indizes vollautomatisch und schickt die Eingangsrechnung im TIF-Format mit der entsprechenden Verschlagwortung an Docuware.

Übergabe nach Oracle Finance

Parallel dazu werden die rechnungsrelevanten Daten an das Oracle-System übergeben. Die Anzahl der zuzuordnenden Indizes beträgt bei Primacom 20 Schlagworte. Hierzu gehören beispielsweise Lieferantenname, Lieferantennummer, Umsatzsteuer-ID, Rechnungsdatum oder Zahlungsziel. Die Kreditorenrechnungen werden bei Primacom durch die Verwendung von eigens hierfür erstellten Schnittstellen zur Oracle-Materialwirtschafts-Applikation größtenteils automatisch in drei Kategorien unterteilt:

• Rechnungen ohne maschinelle Bestellung;

• Rechnungen mit maschineller Bestellung;

• Rechnungen mit maschineller Bestellung auf Projektebene wie etwa Bauprojekte.

Zunächst werden die Kopfdaten einer Rechnung mit Oracle Finance abgeglichen und gegebenenfalls ergänzt. Nach der Validierung wird auf Basis der erfassten Daten ein nach definierten Kategorien zugeordneter Prozess gestartet und dieser zur Freigabe an den Jobrouter-Workflow übergeben.

Abruf via Internet

Dieses Modul bietet eine Aufgabenliste der zur Bearbeitung vorliegenden Dokumente. Für jedes wird dem Mitarbeiter dabei sowohl die aktuelle Aufgabe als auch der Status angezeigt. Der Vorteil liegt auf der Hand: Trotz dezentraler Strukturen können beispielsweise die freizugebenden Rechnungen über Intranet standortunabhängig eingesehen werden, und es lässt sich nachvollziehen, wo sie sich aktuell befinden.

Zudem profitieren die Mitarbeiter von Primacom in hohem Maße auch von der Eskalationsmöglichkeit des Jobrouter: Ist beispielsweise ein Mitarbeiter erkrankt, schickt das Tool das Dokument zur Freigabe automatisch rechtzeitig an den nächsten Befugten. Nach der Freigabe werden zusätzliche Informationen automatisch in Docuware ergänzt und der Buchungsstatus an Oracle Finance gesendet. Zeitgleich wird eine PDF-Datei erstellt und im Archiv abgelegt; diese protokolliert alle Schritte des Freigabeprozesses. Die Datei ist genauso verschlagwortet wie das Dokument selbst. Sie bildet somit den klassischen Kontierungsstempel ab und dient als Buchungsallonge. (fn)