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06.05.1994

First look: Eindruecke von Microsoft Access 2.0 Datenherkules umgibt sich mit zahlreichen Assistenten

Von Michael Matzer*

Die voraussichtlich noch im Mai verfuegbare Version 2.0 von Microsofts Datenbank Access praesentiert sich benutzerfreundlicher fuer den Endanwender und flexibler fuer den Entwickler. Einige grundlegende Schwaechen sind allerdings weiterhin nicht behoben.

Erst mit Version 2.0 wird Access ein vollwertiges Element des Microsoft-Office-Pakets: Der Anwender erhaelt nun den Komfort einer frei definierbaren Symbolleiste, ihm stehen Kontextmenues ueber die rechte Maustaste, OLE 2.0 und sogenannte Assistenten zur Verfuegung. Wie schon Foxpro fuer Windows ist auch Access 2.0 mit der Rushmore-Technologie ausgestattet, die eine hoehere Geschwindigkeit etwa beim Sortieren und Suchen von Datensaetzen erlaubt. Im Gegensatz zu Access stellt Foxpro jedoch eine plattformuebergreifende Entwicklungsumgebung fuer Xbase dar, waehrend Access vor allem fuer den Endanwender optimiert wurde.

Beim Anlegen neuer Datenbankobjekte fallen zunaechst die Assistenten auf: Im "Tabellenassistenten" stehen ueber 40 Vorlagen zur Auswahl. Der Primaerschluessel laesst sich in Access ebenso festlegen wie eventuelle relationale Verknuepfungen mit anderen Tabellen. Fuer die fertige Datensammlung kann der Benutzer mit dem Assistenten "Auto Formular" sofort eine Eingabemaske anlegen, die lediglich die vorhandenen Felder verwendet. Im "Auto Bericht" folgt analog dazu ein Report. Legt man ein Formular im Dialogmodus an, so lassen sich natuerlich verschiedene Unterobjekte besser definieren wie etwa die Spaltenanzahl oder die Unterformulare.

Im Formulardesign helfen neben der Toolbox und der Farbpalette mehrere Assistenten und Editoren, Eigenschaften und Ereignisse zu definieren. Hier lassen sich jetzt etwa Befehlsschaltflaechen bequemer mit Makros oder Modulen hinterlegen. Auch in anderen Datenbankobjekten taucht eine Vielzahl kleiner Assistenten und Editoren auf. So etwa, um Eingabeformen festzulegen oder Steuerelemente zu definieren sowie Ausdruecke in bestimmte Felder zu integrieren. Diese Heinzelmaennchen lassen sich zumeist ueber einen Button mit drei Puenktchen aufrufen. Die Datenbank "Vorlagen.MDB" enthaelt eine Fuelle von fertigen Applikationsmodulen und liefert Designtips, um die Entwicklung eigener Anwendungen zu erleichtern. Der "Serienbrief-Assistent" sorgt fuer einfaches Mischen von Adressdaten mit einem Winword-6.0-Dokument.

Ein ebenfalls sehr hilfreicher Assistent ist fuer Abfragen zustaendig - allerdings nicht fuer die bekannte Query by example (QBE), sondern wahlweise fuer Kreuztabellen, die Suche nach Duplikaten und Inkonsistenzen (Unstimmigkeiten zwischen Tabellen) sowie fuer die Archivierung von Daten. Der Filter "Spitzenwerte" extrahiert nun die Top-Ten-Verkaeufer eines Betriebs; die Abfrage wird dann als Button griffbereit auf die Symbolleiste gelegt.

Jeder einzelne dieser Assistenten laesst sich im neuen Add-in- Manager editieren, etwa um eine einheitliche Arbeitsgrundlage in einem Betrieb zu erhalten. Welche Benutzer davon betroffen sind, wird in den erweiterten Funktionen fuer die Zugriffsrechte festgelegt. Ueber die Symbolleiste lassen sich die anderen Office- Pakete aufrufen, um etwa per Clipboard Daten in eine Excel-Tabelle einfuegen zu koennen.

Auch fuer Entwickler hat Microsoft in Access einiges verbessert. Deutlich vereinfacht wird die Visualisierung und Bearbeitung sowie die Dokumentation einer Datenbankstruktur mit den beiden Optionen "Bearbeiten/Beziehungen" und "Datei/Datenbank-Dokumentierer". Ebenso wichtig sind die Erweiterungen von Makrosprache und Access Basic oder das Prinzip der kaskadierenden Aktualisierung beziehungsweise des Loeschens von Datensaetzen, die als Untergruppe zum Detail einer Master-Tabelle gehoeren. Aendert sich beispielsweise in der Master-Tabelle der Preis eines Artikels, wird die Korrektur an saemtliche damit verbundenen Tabellenfelder weitergegeben. Diese Ueberpruefung einer Datengueltigkeit nimmt Access nun bei Bedarf auf Datenbankebene vor und traegt damit erheblich zur Sicherheit der Informationen bei.

Eine auch im Update nicht behobene Schwaeche von Access liegt im Prinzip des Datenbank-Containers (MDB-Dateien). Er enthaelt saemtliche Objekte einer Datenbank, die allerdings komplett unzugaenglich sind, sobald der Container beschaedigt wird. Insofern ist ein regelmaessiges Backup unerlaesslich. Der Container kann jedoch bei sehr vielen Objekten unhandlich gross werden, so dass er mitunter nicht auf eine Diskette passt. Eine vorherige Komprimierung ist dann unverzichtbar. Andererseits wird dem Anwender durch den Container alles geliefert, was er fuer eine Datenbearbeitung benoetigt.

Hier scheiden sich jedoch die Geister. Denn Access stellt weiterhin hohe Anforderungen an die Hardware: Unter 8 MB RAM wird das Arbeiten mit Access keinen Spass machen, ab 12 MB kommt die Datenbank erst so richtig in Schwung. Bei einer Vollinstallation beansprucht das Programm 19 MB auf der Festplatte. Und noch ein Haken: Auch die neue Access-Version unterstuetzt nicht die Programmiersprache Visual Basic fuer Applikationen, die schon in Excel 5.0 integriert ist.

Das Vollprodukt der Datenbank wird im Fachhandel rund 800 Mark kosten; das Update ist fuer knapp 400 Mark erhaeltlich. Beim Access Developer Toolkit 2.0 berechnet Microsoft fuer die Vollversion 1400 Mark und fuer das Update 1150 Mark.

*Michael Matzer ist freier Journalist in Herrsching bei Muenchen.